Personnalisez votre site d’équipe Office 365 pour le stockage et le partage de fichiers

Contributeurs : Tom Werner Diane Faigel
Dernière mise à jour : 1er août 2017

Si votre petite entreprise ne compte que quelques employés, nous vous conseillons de configurer le partage de fichiers et la collaboration en ligne de manière à utiliser OneDrive Entreprise conjointement avec un site d’équipe Office 365. Personnalisez ensuite votre site d’équipe Office 365 afin de tirer parti de davantage de fonctionnalités de stockage et de collaboration.

Ce didacticiel fournit des instructions pas à pas pour vous aider à personnaliser votre site d’équipe Office 365 et à partager des fichiers avec des personnes extérieures à votre organisation. Vous pouvez suivre toutes les étapes ou choisir uniquement celles qui vous intéressent.

Si vous suivez toutes les étapes dans l’ordre, vous allez commencer par une page d’accueil de site d’équipe Office 365 de base ressemblant à ceci :

Image du site d’équipe de base

Vous pouvez également la personnaliser afin qu’elle ressemble ceci, avec des liens vers des dossiers et un sous-site OneDrive Entreprise partagés :

Capture d’écran d’un site d’équipe personnalisé avec un sous-site

Étape 1 : personnaliser le stockage de fichiers sur votre site d’équipe Office 365

Durée estimée : 15 à 20 minutes

Au cours de cette étape, nous allons vous montrer comment ajouter des bibliothèques de documents à votre site d’équipe afin d’organiser vos fichiers Office 365. Nous allons ensuite vous montrer comment ajouter une liste de contacts que vous pouvez connecter à votre liste de contacts dans Outlook. Ces deux fonctionnalités sont très prisées pour les sites d’équipe.

Ajouter des bibliothèques de documents à votre site d’équipe

Votre site d’équipe Office 365 contient déjà une bibliothèque de documents que vous pouvez commencer à utiliser. Si vous dépassez la taille de la bibliothèque de documents par défaut, il est facile d’ajouter des conteneurs de stockage à votre site d’équipe. Tout d’abord, prenez le temps de réfléchir à la façon dont vous voulez grouper les fichiers sur votre site d’équipe Office 365, et à la manière dont vous souhaitez nommer les conteneurs de stockage afin de pouvoir retrouver facilement les fichiers. Si vous avez un grand nombre d’informations à organiser, consultez la section Planifier le contenu de votre site d’équipe qui décrit certains pointeurs.

Voici comment créer des bibliothèques de documents avec des noms spécifiques de votre organisation.

  1. Accédez à votre site d’équipe Office 365. Sur la page d’accueil d’Office 365, choisissez Sites > Site d’équipe.

  2. Sur la page d’accueil de votre site d’équipe, choisissez la vignette Ajouter des listes, des bibliothèques et d’autres applications.

    Pour ajouter un nouveau conteneur de stockage à votre site, sélectionnez la vignette « Ajouter des listes, des bibliothèques et d’autres applications ».

  3. Sur la page Vos applications, choisissez Bibliothèque de documents.

    Pour ajouter un nouveau conteneur de stockage des documents, dans la page Vos applications, sélectionnez la vignette Documents.

  4. Tapez un nom pour votre nouvelle bibliothèque de documents, puis choisissez Créer.

    Tapez un nom pour votre bibliothèque de documents, puis sélectionnez Créer.

    Votre nouvelle bibliothèque de documents s’affiche dans le menu de navigation de gauche, sous Récent.

    Après avoir ajouté une nouvelle bibliothèque de documents, celle-ci apparaît dans la partie droite sous Récents.

  5. Pour ajouter des conteneurs de stockage de documents, choisissez de nouveau Ajouter une application > Bibliothèque de documents.

  6. Pour supprimer une bibliothèque de documents, positionnez le pointeur sur sa vignette, choisissez le bouton Plus(...), puis sélectionnez Supprimer.

    Pour renommer ou supprimer une bibliothèque de documents, cliquez sur les points de suspension.

  7. Pour renommer une bibliothèque de documents, choisissez Paramètres, puis Nom, description et navigation de liste. Dans la zone Nom, tapez un nouveau nom, puis choisissez Enregistrer. Choisissez Contenu du site pour pouvoir continuer à ajouter des bibliothèques de documents.

  8. Lorsque vous avez fini d’ajouter des bibliothèques de documents, choisissez le lien hypertexte Accueil en haut de la page pour revenir à votre page d’accueil.

    La page d’accueil de votre site d’équipe ressemble à celle illustrée ci-dessous, avec des liens vers vos nouvelles bibliothèques de documents dans le volet de navigation de gauche. Dans notre exemple, nous avons ajouté des conteneurs pour les agendas, les fichiers client, les projets et les instructions.

    Les liens vers vos conteneurs de stockage apparaissent désormais dans le volet de navigation gauche.

Ajouter des listes pour organiser les données (contacts, tâches, événements de calendrier)

Votre site d’équipe inclut un ensemble d’applications par défaut destinées à vous aider à créer des pages pour votre site web interne. Le fonctionnement des applications est semblable à celui des modèles de document Word. Lorsque vous ajoutez une application à votre site d’équipe, une page est créée, dans laquelle vous pouvez entrer des informations dans un format spécifique.

Dans le cadre de cette étape, nous utilisons l’application Contacts pour créer une page pour une liste d’informations de contact relatives, par exemple, aux fournisseurs, aux clients et autres. Ensuite, nous connectons la liste à Outlook afin que les contacts apparaissent quand votre équipe utilise ses comptes de courrier Office 365 dans Outlook.

Commençons avec l’application Contacts.

  1. Dans la page d’accueil de votre site d’équipe, choisissez la vignette Ajouter des listes, des bibliothèques et d’autres applications.

    Choisir la vignette Ajouter des listes, des bibliothèques et d’autres applications

  2. Sur la page Vos applications, choisissez Contacts.

    Sélectionnez l’application Contacts

  3. Tapez un nom pour votre liste de contacts, par exemple, Sous-traitants et fournisseurs, puis choisissez Créer. Ce nom s’affiche en haut de la page des contacts et dans le volet de navigation de gauche.

  4. Sur la page Contenu du site, choisissez votre nouvelle page. Dans cet exemple, il est nommé Sous-traitants et fournisseurs.

  5. Choisissez + nouvel élément pour ajouter un contact.

    Cliquez sur Nouveau pour ajouter un contact

  6. Entrez les informations de votre premier contact. Vous pouvez entrer des informations dans certaines cases ou toutes les cases. Lorsque vous avez terminé, choisissez Enregistrer.

    Entrez les informations dans le formulaire de contacts.

    Par défaut les informations Nom, Prénom, Société, Téléphone professionnel et Téléphone personnel s’affichent sur votre page de contacts. Voici à quoi celle-ci ressemble avec quelques contacts ajoutés.

    Capture d’écran montrant de nombreux contacts ajoutés à votre page

  7. Pour afficher la liste de contacts avec vos comptes de messagerie Office 365 dans Outlook, en haut de la page, choisissez Liste > e connecter à Outlook.

    Cliquez sur Se connecter avec Outlook pour synchroniser votre liste de contacts avec Outlook.

  8. Dans les boîtes de dialogue de sécurité, choisissez Autoriser à deux reprises, puis Oui. Il se peut que vous soyez invité à entrer vos informations d’authentification Office 365 pour votre compte de courrier. Dans ce cas, entrez vos adresse de courrier et mot de passe Office 365.

  9. Il faut de 5 à 10 minutes pour que les informations de contact de votre site d’équipe apparaissent sous Autres contacts dans Outlook. Dans Outlook, choisissez Envoyer et recevoir des pour actualiser. Ensuite, les informations de contact apparaissent dans Outlook.

    Capture d’écran de vos contacts de site d’équipe lorsqu’ils apparaissent dans Outlook

    Notez que les contacts que vous entrez dans Outlook n’apparaissent pas dans la liste de contacts de votre site d’équipe.

    Après que vous avez configuré votre site d’équipe pour le connecter à Outlook, chaque fois que vous mettez à jour les contacts sur votre site d’équipe, la modification apparaît automatiquement aussi dans Outlook.

Regardez également les autres applications incluses dans votre site d’équipe. Par exemple, vous pouvez utiliser l’application Calendrier pour créer une page affichant un calendrier permettant de suivre des événements importants. Ou vous pouvez utiliser l’application Tâches pour suivre et gérer les tâches associées à un projet sur une barre de planning. Toutefois, ces applications ne se connectent pas à Outlook.

Étape 2 : personnaliser la page d’accueil de votre site d’équipe Office 365

Durée estimée : de 30 à 40 minutes

Vous pouvez personnaliser la page d’accueil de votre site d’équipe afin de faciliter et d’accélérer l’accès aux informations nécessaires. Par exemple, vous pouvez y inclure des liens vers des dossiers OneDrive Entreprise d’employés, des liens vers des Documents, Contacts, Tâches et Calendriers, et un bloc-notes OneNote dans lequel stocker les ordres du jour et notes de réunion.

Dans le cadre de cette étape, nous allons vous montrer comment créer des liens vers des pages importantes et réorganiser les informations de votre site pour en faciliter l’accès.

Mettons-nous au travail.

Supprimer les vignettes de prise en main et le Flux d’actualités (3 minutes)

À présent que nous avons fini d’utiliser les liens de prise en main, nous allons les supprimer de la page d’accueil. Cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas continuer à personnaliser le site. Toutes les personnalisations du site d’équipe restent disponibles via le menu Modifier et la zone Paramètres du site du site.

  1. En haut de la page Accueil de vos sites d’équipe, choisissez Page > Modifier.

    Cliquez ensuite sur Modifier.

  2. Choisissez Disposition du texte > Trois colonnes avec en-tête et pied de page. Cela vous permet d’accéder au plus grand nombre d’options de mise en page.

    Image montrant le choix de la disposition du texte pour votre page d’accueil

  3. Pointez sur la zone Flux de site, puis appuyez sur Suppr pour la supprimer. Choisissez Supprimer ceci pour éliminer les vignettes de prise en main.

    Supprimer les vignettes Prise en main

  4. Dans Message de la page web, choisissez OK.

    Cliquez sur OK dans le message sur la suppression de la vignette Prise en main pour tout le monde.

    Vous disposez à présent d’une page d’accueil dégagée pour organiser et personnaliser.

    Page d’un site d’équipe avec seulement une bibliothèque de documents

Ajouter un message de bienvenue à votre page d’accueil (10 minutes)

  1. Si vous avez quitté le mode Édition, revenez-y. En haut de la page Accueil de votre site d’équipe, choisissez Page > Modifier.

  2. Dans la zone supérieure, tapez un message de bienvenue, par exemple, Bienvenue sur le site interne de Contoso. Choisissez l’onglet Format du texte, puis utilisez les contrôles de police pour mettre en forme le texte (si vous voyez un message évoquant l’impossibilité d’afficher le composant WebPart, ignorez-le).

    Utilisez les contrôles de police en haut de la page pour mettre en forme votre message de bienvenue

  3. Lorsque vous avez terminé, choisissez Enregistrer.

Déplacer le conteneur de stockage de documents vers le côté gauche de la page (5 minutes)

  1. Revenez en mode Édition. En haut de la page Accueil de votre site d’équipe, choisissez Page > Modifier.

  2. Effectuez un glisser-déplacer de la zone Documents vers le côté gauche de la page. Il s’avère parfois épineux d’agripper la zone, de sorte que son déplacement peut nécessiter quelques minutes (si vous voyez un message évoquant l’impossibilité d’afficher le composant WebPart, ignorez-le).

    Composant WebPart Déplacer les documents

  3. Modifiez le titre de la bibliothèque de documents. Choisissez Modifier le composant WebPart.

    Modifiez le titre de la bibliothèque de documents.

  4. Dans la zone située à droite de l’écran, développez la section Apparence. Dans la zone Titre, entrez Documents d’équipe. Faites défiler vers le bas, puis choisissez OK pour enregistrer.

    Remplacez le titre par défaut de la bibliothèque Documents par Documents d’équipe.

Ajouter des liens vers des dossiers OneDrive Entreprise de vos employés (10 minutes)

  1. Toujours en mode Édition, dans la zone vide du milieu de la page d’accueil, ajoutez un titre pour les liens vers les dossiers OneDrive Entreprise de vos employés, par exemple, Stockage personnel. Utilisez le menu du haut de la page pour mettre en forme votre texte.

    Dans la zone Autres, ajoutez un titre pour les liens personnels.

  2. Sous le titre que vous venez d’ajouter (par exemple Stockage personnel), répertoriez les noms des dossiers OneDrive Entreprise de vos employés, en les nommant de façon explicite. Dans l’étape suivante, nous allons en faire des liens.

    Répertorier les liens vers les espaces OneDrive des utilisateurs

  3. Sélectionnez le nom du dossier OneDrive Entreprise d’un employé, puis choisissez Insertion > Lien > dresse de provenance.

    Sélectionnez du texte, cliquez sur Insérer, puis sur Lien.

  4. Entrez l’URL du dossier OneDrive Entreprise d’un employé, puis choisissez OK. Vous pouvez créer l’URL en suivant le format suivant : https://<organisation>-my.sharepoint.com/personal/<utilisateur>_<organisation>_com.

    Par exemple, si le nom de votre organisation est Contoso et que l’ID d’utilisateur Office 365 de l’employé est Eleni, l’URL de son dossier OneDrive Entreprise est https://contoso-my.sharepoint.com/personal/eleni_contoso_com.

    Entrez l’URL vers le dossier OneDrive.

  5. Après avoir ajouté des liens pour tous vos employés, choisissez Page > Enregistrer.

    Sélectionnez Page, puis Enregistrer.

Après cela, la page d’accueil de votre site d’équipe ressemble celle ci-dessous, avec des documents partagés d’un côté de la page, et des liens vers des dossiers OneDrive_for_Business d’employés au milieu. Dans cet exemple, nous avons ajouté quelques documents au conteneur Documents d’équipe pour que vous puissiez voir à quoi votre page d’accueil peut ressembler lorsque vous ajoutez des documents.

Modifier le titre de votre site d’équipe (10 minutes)

  1. Sur la page Accueil du site d’équipe, choisissez Paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 > Paramètres du site.

    Dans le coin supérieur droit, sélectionnez le bouton Paramètres, puis sélectionnez Paramètres du site.

  2. Sur la page Paramètres du site, sous Apparence, cliquez sur Titre, description et logo.

    Sous le titre Apparence, sélectionnez Titre, description et logo.

  3. Modifiez le titre de votre site d’équipe, par exemple, pour indiquer clairement qu’il est destiné à une utilisation interne. Vous pouvez également ajouter un logo et une description (la description apparaît dans les résultats des recherches internes et s’avère notamment utile lorsque vous créez un grand nombre de sites d’équipe). Choisissez OK.

    Dans la page Titre, description et logo, entrez les informations de votre site d’équipe.

  4. De retour dans la page d’accueil de votre site d’équipe, si vous voulez que le nom du lien hypertexte en haut de votre page d’accueil diffère du titre de votre site d’équipe, dans la zone de texte en haut de la page, choisissez Modifier les liens, puis tapez un nouveau nom pour le lien hypertexte, tel que Site d’équipe interne.

    Pour renommer le lien hypertexte en haut de votre page d’accueil, sélectionnez Modifier les liens.

  5. Choisissez Enregistrer, même si l’option est grisée. Cela a pour effet d’enregistrer vos modifications.

Désormais, la page d’accueil de votre site d’équipe ressemble à celle-ci, avec un titre personnalisé (Site d’équipe de Contoso) et un lien hypertexte personnalisé dans la partie supérieure (Site d’équipe interne).

Voici à quoi ressemble votre page maintenant.

Étape 3 : ajouter des liens vers les pages importantes de votre site d’équipe

Durée estimée : 30 à 60 minutes

Vous pouvez conférer à votre site d’équipe un aspect professionnel, et faciliter la navigation en ajoutant des vignettes ou icônes colorées constituant des liens vers des pages importantes de votre site. Si vous le souhaitez, vous pouvez également insérer des liens vers des sites web externes. Ces liens sont appelés liens promus, car les icônes ou vignettes attirent l’attention.

Voici comment ajouter des liens promus à votre site d’équipe.

Ajouter des images à votre site (10 à 15 minutes)

Pour cette étape, nous avons préparé un jeu de cinq images que vous pouvez utiliser en tant que vignettes.

Image des images que vous allez télécharger

  1. Téléchargez les images sur votre ordinateur.

  2. Sur votre site d’équipe, dans le volet de navigation de gauche, choisissez Contenu du site, puis Éléments de site.

  3. Utilisons à présent l’Explorateur Windows pour charger les images dans la bibliothèque Éléments de site. Choisissez Télécharger > Télécharger des fichiers à l’aide de Windows Explorer à la place.

    Sélectionnez plutôt Télécharger des fichiers dans l’Explorateur Windows.
  4. Dans la boîte de dialogue Sécurité, choisissez Autoriser.

  5. Dans l’Explorateur Windows, accédez au dossier dans lequel vous avez stocké les images. Sélectionnez les cinq images et faites-les glisser dans votre bibliothèque Éléments de site.

Vous disposez à présent d’images que vous pouvez ajouter à votre site.

Créer une liste d’URL pour les images et les liens (10 à 15 minutes)

Pour associer les images aux liens, vous devez compiler une liste des emplacements (URL) des deux. Pour ce faire, une méthode simple consiste à copier les emplacements dans Word ou dans Bloc-notes. Ainsi, lorsque serez invité à spécifier les emplacements par la suite, vous les aurez sous la main.

  1. Ouvrez Word ou Bloc-notes.

  2. Sélectionnez la bibliothèque Éléments de site. Pointez successivement sur chaque image, choisissez les points de suspension (...) en regard de celle-ci, puis cliquez avec le bouton droit pour la copier.

    Copiez l’URL de l’image.

  3. Collez l’URL dans Word ou dans le Bloc-notes. Procédez de même pour toutes les images.

  4. Ensuite, dans le même fichier Word ou Bloc-notes, copiez et collez toutes les URL des pages de votre site d’équipe vers lesquelles vous voulez créer un lien. Par exemple, accédez à votre page Sous-traitants et fournisseurs, puis copiez son URL. À la fin, vous devez disposer d’une liste d’URL d’images et des pages correspondantes que vous souhaitez connecter.

    Tableau contenant les URL d’image et les URL de page

Mapper les images et les liens (10 à 15 minutes)

À la fin de cette étape, vous aurez créé un jeu unique d’images et de liens constituant un groupe de liens promus.

  1. Sur la page d’accueil de votre site d’équipe, choisissez Contenu du site > Ajouter une application. Faites défiler vers le bas, puis choisissez Liens promus.

  2. Pour cet exemple, nommez vos liens Tâches supérieures, puis choisissez Créer. Lorsque vous aurez terminé ce didacticiel, le titre de votre application de liens promus (Tâches supérieures) s’affichera sur votre page d’accueil, à l’emplacement où nous avons placé les liens promus.

  3. Choisissez la bibliothèque Tâches supérieures. La page est vide. Choisissez Tous les liens promus.

    Image de l’application Liens promus.

  4. Choisissez + nouvel élément pour ajouter une image et un lien. C’est ici que votre liste d’images et de liens dans Word ou Bloc-notes est nécessaire.

  5. Dans Titre, entrez le nom à afficher sur la vignette. Par exemple, entrez Sous-traitants et fournisseurs.

  6. Accédez à votre fichier Word ou Bloc-notes, puis copiez l’URL de l’image que vous voulez utiliser pour Sous-traitants et fournisseurs. Collez-la dans la zone Emplacement de l’image d’arrière-plan.

  7. Copiez l’URL de la page vers laquelle le lien doit pointer, puis collez-la dans la boîte de dialogue Emplacement du lien.

    Exemple d’informations à fournir pour créer un lien promu

  8. Dans la zone Comportement du menu de lancement, spécifiez si vous voulez ouvrir un nouvel onglet en cas de clic sur l’icône (option recommandée pour les liens vers des sites web externes) ou rester dans l’instance actuelle du navigateur, à savoir la navigation sur la page. Lorsque vous avez terminé, choisissez Enregistrer.

  9. Répétez ces étapes jusqu’à ce que la totalité des images et des pages soient liées.

    Liste de liens promus

  10. Pour voir l’apparence de vos vignettes, choisissez Liste > Affichage actuel > Vignettes.

    Image illustrant l’affichage de vos vignettes

  11. Pour modifier l’ordre de vos vignettes à tout moment, ou apporter d’autres modifications, choisissez Liste > Affichage actuel > Tous les liens promus > Modifier. Utilisez la colonne Organiser pour spécifier l’ordre de vos vignettes. Choisissez Arrêter pour enregistrer vos modifications.

    Utilisez la colonne Ordre pour définir l’ordre de vos vignettes

Ajouter les liens promus à votre page d’accueil (3 minutes)

  1. Sur la page Accueil de votre site d’équipe, choisissez Modifier.

    Capture d’écran de l’icône de modification dans la page d’accueil de votre site d’équipe

  2. Positionnez le pointeur à la fin de votre message d’accueil, puis appuyez sur Entrée. Le pointeur doit toujours être dans la même zone.

  3. Choisissez Insertion > Composant WebPart > Tâches supérieures > Ajouter.

    Capture d’écran de la procédure d’insertion du composant WebPart Tâches supérieures

  4. En haut de la page, choisissez OK. Vous avez terminé.

    Votre site d’équipe ressemble à celui illustré ici.

    Un site d’équipe avec les liens promus dans la page d’accueil

Félicitations ! Vous savez désormais également comment ajouter des liens promus colorés à d’autres parties de votre site d’équipe.

Étape 4 : configurer un sous-site pour le partage de fichiers avec des clients et partenaires

Durée estimée : 15 à 20 minutes

Vous pouvez configurer un sous-site d’équipe, comparable à un site web privé, pour le partage de fichiers et la collaboration avec des clients ou partenaires extérieurs à votre organisation. En configurant des sous-sites dotés d’autorisations uniques, vous contrôlez qui reçoit une invitation pour y accéder, ce qui réduit le risque de partager accidentellement des fichiers destinés à un client avec un autre.

Par exemple, supposons que vous êtes un agent immobilier. Vous pouvez créer pour un client un sous-site sur lequel vous placez des photos de biens que le client peut consulter. Aucun autre client ne peut consulter ce sous-site.

Voici comment créer des sous-sites pour stocker des fichiers de clients.

  1. Sur votre site d’équipe, choisissez Contenu du site > + nouveau sous-site.

    Pour ajouter un nouveau sous-site, sélectionnez Contenu du site, puis sélectionnez un nouveau sous-site.

  2. Sur la page Contenu du site > Nouveau site SharePoint, dans la zone Titre, tapez un nom pour le sous-site. Le client verra ce titre.

  3. Pour Adresse du site web, dans la zone Nom d’URL, spécifiez le nom à afficher dans l’URL du sous-site, par exemple, le nom de l’entreprise du client. Le client le verra également.

    Dans la zone Titre, donnez un nom au sous-site ; dans la zone URL, entrez le nom du client pour l’ajouter à l’URL du site.

  4. Dans la section Sélection du modèle, acceptez les valeurs par défaut.

  5. Pour Autorisations utilisateur, choisissez Utiliser des autorisations uniques.

    Remarque :  Il s’agit de l’option la plus simple à utiliser.

    Dans la page Nouveaux sites SharePoint, sélectionnez l’option Autorisations uniques.
  6. Pour Navigation, procédez comme suit :

    • Pour Afficher ce site dans le volet Lancement rapide du site parent ?, choisissez Oui. Le volet Lancement rapide est le volet de navigation du côté gauche.

    • Pour Afficher ce site dans la barre de liens supérieure du site parent ?, choisissez Non. Si vous avez un grand nombre de sous-sites, il est préférable que les liens s’affichent dans le volet de navigation de gauche, afin de ne pas encombrer le haut de la page.

  7. Pour Héritage de navigation, choisissez Non. Ainsi, le sous-site n’hérite pas de la navigation de votre site d’équipe. Ensuite, choisissez Créer.

    Cliquez sur Oui et Non, puis sélectionnez Créer.

  8. Sur la page Configurer les groupes de ce site, ajoutez les noms des membres de votre équipe qui doivent contribuer à ce sous-site, puis cliquez sur OK (dans l’exemple de capture d’écran, le site appartient à Ina Leonte. Votre nom s’affichera sur cette page à la place).

    Acceptez les valeurs par défaut, puis cliquez sur OK.

    Votre sous-site initial ressemblera à celui ci-dessous.

    Un sous-site de base ressemble à ceci

  9. Choisissez Supprimer pour supprimer les vignettes de prise en main. La présence de vignettes de prise en main sur le sous-site lorsque vous le partagez avec des clients peut en effet dérouter ces derniers.

  10. À présent, personnalisez le sous-site du client selon les besoins. Par exemple, choisissez Modifier en haut de la page pour ajouter un message d’accueil, puis déplacez la bibliothèque de documents comme vous l’avez fait pour votre site d’équipe.

  11. Une méthode simple pour conférer au sous-site du client une apparence différente de celle votre site interne consiste à en modifier le thème. Pour tester différents thèmes pour le sous-site du client, choisissez Paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 > Modifier l’apparence.

    Sélectionnez l’option Modifier l’aspect de votre site

    Si vous créez un grand nombre de sous-sites de clients, il peut être utile de définir un thème distinct pour chacun d’eux. Voici un exemple de sous-site de client avec un thème, un message d’accueil et quelques documents.

    Image d’un sous-site après sa création

  12. Pour revenir à la page d’accueil de votre site d’équipe, choisissez Sites en haut de la page du sous-site, puis choisissez Site d’équipe. L’Étape 6 : promouvoir votre site d’équipe pour un accès rapide montre comment ajouter des liens afin de faciliter le retour à votre site d’équipe, sans que vos clients puissent accéder à celui-ci.

    Conseil : Vous pouvez à tout moment supprimer un sous-site et recommencer depuis le début.

À présent, la page d’accueil de votre site d’équipe ressemble probablement à celle illustrée ci-dessous, avec un lien hypertexte vers le sous-site du client du côté gauche. Les membres de votre équipe interne peuvent ainsi y accéder aisément.

Après avoir ajouté un sous-site, celui-ci apparaît dans le menu de lancement rapide situé à gauche de la page d’accueil de votre site d’équipe

Partager des fichiers sur le sous-site avec le client (5 minutes)

Pour partager un fichier sur un sous-site, une des méthodes consiste à créer un lien invité vers le fichier, puis à envoyer ce lien au client. Une seule personne peut accéder au fichier via le lien invité, mais un lien invité peut être transféré à d’autres personnes ou partagé.

  1. Sélectionnez les points de suspension ... en regard du fichier à partager, puis choisissez Partager.

    Sélectionnez les points de suspension en regard du fichier que vous voulez partager, puis Partager

  2. Choisissez Obtenir un lien. Pour autoriser le client à modifier le fichier, sous Modifier choisissez Créer un lien.

  3. Cliquez avec le bouton droit pour copier le lien invité, puis collez celui-ci dans un courrier électronique ou dans un autre support pour votre client.

    Cliquez avec le bouton droit pour copier le lien Invité

Vous avez terminé !

Si vos clients disposent de comptes Microsoft, vous pouvez partager le sous-site entier avec eux. Voici comment procéder :

  1. sur le sous-site de client à partager, choisissez Partager en haut de la page.

    Cliquez sur l’icône Partager pour partager un sous-site avec un client

  2. Entrez les adresses e-mail des personnes que vous voulez autoriser à accéder au sous-site. Incluez également votre adresse afin de recevoir une copie du courrier électronique pour vos archives. Cliquez sur Partager pour envoyer le courrier.

    Tapez les adresses de courrier des clients qui doivent obtenir une invitation pour accéder au sous-site.

  3. Vous pouvez accéder à votre messagerie pour consulter une copie du courrier électronique envoyé à un client. Le courrier ressemblera à ceci avec, en bas, un lien vers le sous-site du client.

    Exemple de message électronique invitant les clients à accéder au sous-site d’un client

Félicitations ! Vous avez terminé la configuration du partage de fichiers pour vos clients.

Étape 5 : configurer un sous-site d’équipe pour le stockage de fichiers privés (15 à 20 minutes)

Pour configurer un sous-site auquel vous seul pouvez accéder (pas le reste de votre équipe), créez-le en procédant de la manière décrite à l’Étape 4 : configurer un sous-site pour le partage de fichiers en externe. En revanche, sur la page Configurer les groupes de ce site, n’ajoutez pas de membres d’équipe. Seul votre nom, soit celui du propriétaire du site, doit s’afficher.

Lorsque vous accédez à la partie relative à la configuration de la navigation, choisissez Non en réponse à toutes les questions. Ainsi, les membres de votre équipe ne verront pas de lien vers le sous-site sur la page d’accueil de votre site d’équipe. Pour accéder à ce sous-site à l’avenir, dans le lanceur d’applications, choisissez Sites > sous-site de votre équipe.

Si vous voulez ajouter un lien vers votre sous-site sur la page d’accueil de l’équipe afin de vous faciliter l’accès au sous-site, choisissez Oui pour l’une des options de navigation. Dans ce cas, les membres de votre équipe ne peuvent pas accéder au sous-site, mais vous devez leur expliquer pourquoi le lien ne fonctionne pas.

Sélectionnez Non pour masquer la navigation vers votre sous-site

Étape 6 : promouvoir votre site d’équipe pour un accès rapide

Durée estimée : 10 à 15 minutes

Pour faciliter votre accès et celui de vos employés au site d’équipe à partir de n’importe quel emplacement dans Office 365, vous pouvez ajouter le site au lanceur d’applications en tant que vignette personnalisée.

Vignette personnalisée dans le lanceur d’applications Office 365

Vous pouvez également ajouter un lien vers le site dans l’en-tête Office 365. La procédure à suivre est décrite ci-après. Mais ces deux emplacements sont vraiment utiles lorsque vous vous trouvez dans OneDrive Entreprise ou dans une autre application Office 365, et souhaitez accéder à votre site d’équipe.

Ajouter un lien vers votre site d’équipe à l’en-tête Office 365

Votre lien peut être un logo ou un autre image. Des dimensions doivent être de 200 x 50 pixels, et sa taille ne peut pas dépasser 10 Ko. Pour créer votre logo, envisagez d’utiliser Microsoft Paint pour prendre un instantané de votre logo que vous pouvez rogner, redimensionner à l’échelle de 200 x 50 pixels, et enregistrer au format JPEG (cela a pour effet de comprimer le fichier de façon à ce que sa taille soit inférieure à 10 Ko).

Ajoutez un lien vers votre site d’équipe à partir de la partie supérieure de chaque page pour permettre aux utilisateurs d’y accéder aisément

  1. Sur votre site d’équipe, copiez votre URL (le format de celle-ci est https://<nom de votre organisation>.sharepoint.com).

    Copiez l’URL de votre site d’équipe

  2. En haut de la page, sélectionnez le lanceur d’applications Icône de lanceur d’applications , puis Admin.

    Sélectionnez le menu gaufre, puis Administrateur.

  3. Dans le Centre d’administration Office 365, dans la partie gauche de la page, choisissez Profil de la société.

    Sélectionnez Profil de l’entreprise

  4. Sélectionnez Thème personnalisé.

  5. Dans la zone Logo personnalisé, accédez au logo ou à une autre image enregistrée sur votre ordinateur, que vous voulez utiliser.

  6. Dans URL d’un logo interactif, collez l’URL de votre site d’équipe, puis choisissez Enregistrer.

    Sélectionnez votre logo, entrez l’URL de votre site d’équipe, puis sélectionnez Enregistrer.

    Désormais, votre logo ou image s’affiche en haut de chaque page, même dans Courrier, et les autres membres de l’équipe dans votre organisation peuvent cliquer dessus pour accéder à votre site d’équipe.

    Image d’un lien hypertexte vers un site d’équipe

    espace

    Félicitations ! Vous avez terminé ce didacticiel détaillé pour personnaliser votre site d’équipe. Cet article a-t-il répondu à vos questions ? N’hésitez pas à nous laisser un commentaire dans la zone réservée à cet effet au bas de cette page. Nous l’utiliserons pour vérifier nos procédures.

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