Personnaliser les formulaires du Gestionnaire de contacts professionnels à l'aide des champs définis par l'utilisateur

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

À l’aide de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous pouvez personnaliser vos formulaires Compte, contact professionnel, Opportunité et projet professionnel pour afficher exactement les informations que vous voulez effectuer le suivi. Par exemple, si vous êtes un agent immobilier, vous souhaiterez peut-être suivre le type de propriété (résidentielle ou professionnelle) qu’un client est intéressé. En personnalisant les formulaires, vous obtenez la possibilité de mieux trier, filtrer, classer et analyser vos données. Pour faire ceci consiste à créer vos propres champs définis par l’utilisateur, puis ajoutez ou supprimez-les pour concevoir des formulaires comme vous le souhaitez.

Vous pouvez utiliser ces champs définis par l’utilisateur de la même façon que vous utilisez les champs dans les formulaires par défaut. Par exemple, comme un agent immobilier, vous souhaiterez peut-être envoyer un message électronique à tous les clients qui recherchent un chambres deux. Vous pouvez filtrer la liste des destinataires en utilisant le type du champ de propriété que vous avez créé pour le formulaire.

Lorsque vous créez un formulaire personnalisé, il est enregistré sous forme de fichier .bcmx que vous pouvez partager avec d'autres membres de votre équipe de travail. Vous pouvez également importer des personnalisations créées par d'autres personnes.

Remarque : Formulaires du Gestionnaire de contacts professionnels sont personnalisés en ajoutant des champs, appelés champs définis par l’utilisateur, ou en modifiant la liste des éléments qui sont disponibles dans un champ (liste déroulante). Vous ne pouvez pas modifier la disposition des formulaires ou supprimer des champs par défaut.

Que voulez-vous faire ?

Créer un groupe défini par l’utilisateur ou un champ

Personnaliser un formulaire à des champs définis par l’utilisateur

Supprimer un champ défini par l’utilisateur qui n’est plus nécessaire

Exporter et importer des personnalisations

Créer un groupe ou champ défini par l'utilisateur

Lorsque vous entrez des données dans un formulaire du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, vous les entrer dans un champ (Nom du compte ou Bureau, par exemple) contenu dans le formulaire Compte. Chaque champ fait partie d'un groupe du formulaire. Les champs Nom du compte et Bureau par exemple font partie du groupe Compte. Le nom du groupe apparaît sous la forme d'un sous-titre dans le formulaire.

Important : Pour être ajouté à un formulaire, un champ doit faire partie d'un groupe. Si vous ne spécifiez aucun groupe, un groupe par défaut est créé.

  1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Personnaliser les formulaires du Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur Personnaliser le formulaire de compte, Personnaliser le formulaire de contact professionnel, Personnaliser le formulaire d'opportunité ou Personnaliser le formulaire de projet professionnel.

  2. Dans la boîte de dialogue Gérer les champs définis par l'utilisateur, sélectionnez dans la liste Page la page à laquelle vous souhaitez ajouter un champ.

  3. Cliquez sur le bouton Ajouter un groupe pour créer un groupe d'identification pour vos nouveaux champs et, dans la boîte de dialogue Ajouter un groupe, tapez le nom du groupe.

  4. Sélectionnez le groupe, puis cliquez sur le bouton Modifier pour en modifier le nom.

  5. Cliquez sur le bouton Ajouter un champ.

  6. Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, tapez le nom du champ, sélectionnez une valeur dans la zone Type de données (telle que Texte, Nombre ou Date/Heure) et un Format pour le type de données choisi.

    Remarque : Après avoir enregistré le champ avec un type de données spécifique, vous ne pourrez plus changer le type. Il vous faudra alors supprimer le type de données existant et en sélectionner un autre.

    Qu’est un type de données ?

    Lorsque vous créez un champ, vous devez choisir le type de données qu'il contiendra. Vous avez le choix entre :

    Pour ce type de données

    Sélectionnez le type de données correspondant

    Mots ou phrases de maximum 96 caractères

    Texte

    Nombres avec ou sans séparateur décimal (maximum 19 chiffres de chaque côté du séparateur)

    Nombre

    Pourcentages

    Pourcentage

    Prix, recettes ou autres données liées aux devises

    Devise

    Réponses à des questions simples telles que Oui/Non, Activé/Désactivé ou Vrai/Faux

    Oui/Non

    Date ou heure dans l'un des formats disponibles dans Outlook

    Date/Heure

    Nombres entiers

    Entier

    Liste prédéfinie d'entrées possibles qui permet de gagner du temps ou de préserver l'uniformité des formulaires

    Liste déroulante

Conseil : Après avoir créé un champ défini par l’utilisateur dans un formulaire, vous pouvez le réutiliser ailleurs. Dans la boîte de dialogue Ajouter un champ, cliquez sur Ajouter un champ d’une autre entité, puis cliquez sur le champ souhaité. Vous pouvez pouvez jusqu'à 40 champs par formulaire.

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Personnaliser un formulaire à l'aide des champs définis par l'utilisateur

Vous pouvez créer, modifier, déplacer ou supprimer des champs et des groupes de champs dans la boîte de dialogue Gérer les champs définis par l'utilisateur.

  1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Personnaliser les formulaires du Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Gérer les champs définis par l'utilisateur, puis cliquez sur Compte, Contact professionnel, Opportunité ou Projet professionnel.

  2. Dans la boîte de dialogue Gérer les champs appropriée dans la liste des pages, sélectionnez la page que vous voulez personnaliser. Si vous avez précédemment ajouté des champs définis par l’utilisateur, ils sont répertoriés dans l’ordre dans lequel ils apparaissent dans la page.

    Pour gérer ces champs, plusieurs solutions s'offrent à vous :

    • Pour ajouter un nouveau groupe ou un champ à ce formulaire, voir défini par l’utilisateur de créer un groupe ou un champ.

    • Pour modifier un champ défini par l’utilisateur, cliquez sur le nom de champ ou du groupe, puis cliquez sur Modifier. Tapez les informations voulues.

      Remarque : Le type de données ne peuvent pas être modifié. Pour plus d’informations sur la modification d’un champ, voir Gérer les champs définis par l’utilisateur dans le Gestionnaire de contacts professionnels : modifier un champ.

    • Pour modifier l’ordre de ces champs, sélectionnez le groupe ou le champ que vous voulez déplacer, puis cliquez sur Déplacer vers le haut ou le bouton Déplacer vers le bas. Pour modifier la position d’un groupe ou un champ dans la colonne de gauche ou la droite, sélectionnez l’élément, puis sur Bouton Déplacer vers la gauche pour déplacer l’élément vers la gauche ou la Bouton Déplacer vers la droite pour déplacer l’élément vers la droite.

    • Pour déplacer un groupe ou un champ vers une autre page du même formulaire, cliquez sur le bouton Déplacer.

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Supprimer un champ défini par l'utilisateur (champ devenu inutile)

Si vous n'avez plus besoin d'un groupe ou champ défini par l'utilisateur, cliquez sur le bouton Supprimer, ce qui supprime le groupe ou le champ de la page ou du formulaire.

Remarque : Lorsque vous supprimez un champ défini par l'utilisateur d'un formulaire, vous supprimez également toutes les informations qui y sont liées dans la base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Si vous pensez que vous réutiliserez ultérieurement ces données, sauvegardez la base de données avant de supprimer le champ. Pour sauvegarder la base de données, vous devez en être le propriétaire de base de données.

Procédure

Si vous êtes propriétaire de la base de données, dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, pointez sur Outils de base de données, puis cliquez sur Gérer la base de données. Dans la boîte de dialogue Gérer la base de données, sous l'onglet Sauvegarder/Restaurer, cliquez sur Sauvegarder la base de données.

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Exporter et importer des personnalisations

Lorsque vous avez créé un ensemble de formulaires que vous souhaitez utiliser, vous pouvez partager ces personnalisations avec d'autres collègues.

Exporter vos personnalisations

Vos personnalisations, notamment les champs définis par l'utilisateur, les groupes et leurs emplacements, sont enregistrées sous forme de fichier .bcmx.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Importer et exporter, puis cliquez sur Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  2. Dans l'Assistant Importer et exporter les données professionnelles, cliquez sur Exporter un fichier.

  3. Cliquez sur Personnalisations Gestionnaire de contacts professionnels (.bcmx), puis sur Suivant.

  4. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner l'emplacement du fichier de personnalisation.

Veillez à sélectionner un emplacement accessible de sorte que ce fichier de personnalisation puisse être partagé avec d'autres collègues.

Importer les personnalisations d'autres personnes

  1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Importer des personnalisations.

  2. Dans l'Assistant Importer et exporter les données professionnelles, cliquez sur Suivant.

  3. Cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de personnalisation (.bcmx) que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Suivant.

Les personnalisations sont appliquées aux formulaires existants de votre base de données.

Remarque : Ce fichier de personnalisation n'est valable que pour la base de données active. Vous devez réimporter le fichier chaque fois que vous créez une base de données ou que vous en sélectionnez une autre.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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