Passer à Excel à partir de Sheets

Vous souhaitez passer de Google Sheets à Excel Online ? Ce guide répond aux questions les plus fréquentes que vous pouvez vous poser pour vous simplifier la transition.

Remarque : Les fonctionnalités et informations de ce guide s’appliquent à Excel disponible dans Office 365.

Avec Excel et Office 365, deux méthodes s’offrent à vous pour créer et modifier une feuille de calcul :

  1. Utiliser Excel Online dans un navigateur web afin de favoriser la collaboration.

  2. Utiliser l’application de bureau Excel pour tirer parti de l’ensemble des fonctionnalités du programme.

Excel Online dans un navigateur web et application de bureau Excel

Puis-je collaborer avec d’autres personnes sur la même feuille de calcul ?

Pour ce faire, après avoir ouvert un fichier en cliquant dessus, il vous suffit de cliquer sur Partager en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez également collaborer sur le fichier simultanément dans Excel Online. Cette fonctionnalité s’appelle la co-édition et peut également être utilisée sur des appareils mobiles (en revanche, elle n’est pas disponible sur Mac et est toujours en préversion sur l’application de bureau Excel).

Bouton Partager

Quelle est la différence majeure entre Excel Online et Google Sheets ?

La différence majeure réside dans le fait que, lorsque vous ouvrez un fichier, une ligne d’onglets s’affiche dans la partie supérieure au lieu d’une barre d’outils et de menus. La ligne d’onglets s’appelle le ruban, lequel contient l’ensemble des boutons et des outils.

Onglet Accueil, Insertion, Données, Affichage dans Excel Online

Autres différences*

Tâche

Excel

Google Sheets

Collaborer

  • Partagez des fichiers à partir d’un navigateur ou ordinateur de bureau

  • Co-éditez du contenu à partir d’un navigateur (la fonctionnalité de co-édition à partir de l’application de bureau est toujours en préversion)

  • Discutez avec vos collègues pendant que vous travaillez

  • Protégez des fichiers avec des mots de passe

  • Partagez des fichiers à partir d’un navigateur

  • Co-éditez du contenu à partir d’un navigateur

  • Discutez avec vos collègues pendant que vous travaillez

Modifier

  • Modifiez du contenu en mode hors connexion

  • Modifiez du contenu en mode hors connexion dans Chrome

Mettre en forme

  • Appliquez une mise en forme à l’aide d’une mise en forme conditionnelle, de styles, de thèmes et de modèles de couleurs

  • Appliquez une mise en forme à l’aide d’une mise en forme conditionnelle, de polices et d’espacements

Créer

  • Ajoutez des formules, des tableaux croisés dynamiques, du texte, des images et des graphiques recommandés

  • Remplissez automatiquement les cellules (remplissage instantané)

  • Créez des visualisations de donnés (graphiques, notamment graphiques croisés dynamiques et graphiques SmartArt)

  • Écrivez des macros

  • Utilisez les outils d’analyse rapide, connectez des sources de données externes et créez des modèles de données

  • Écrivez directement dans un fichier avec les entrées manuscrites

  • Modèles

  • Ajoutez des formules, du texte, des images et des graphiques

  • Écrivez des macros

  • Modèles

*Les différences sont basées sur l’édition G Suite Basic et l’offre Office 365 E3 de Microsoft telles que disponibles en mai 2017.

Avec Office, vous pouvez utiliser Excel Online à partir de n’importe quel navigateur web, ou basculer vers Excel 2016 sur votre ordinateur de bureau pour accéder à des fonctionnalités d’édition enrichies.

Pour plus d’informations, voir Nouveautés d’Excel 2016 pour Windows.

Lorsque vous partagez votre classeur avec d’autres personnes, vous pouvez tous travailler sur le fichier en même temps dans Excel Online. Cela s’appelle la co-édition. La co-édition est également disponible dans certaines versions de l’application Excel. Voici quelques conseils pour collaborer avec d’autres personnes.

Commencer sur OneDrive.com

Drive vous permettait de stocker vos fichiers. À partir de maintenant, OneDrive.com est votre nouvel espace de stockage. Accédez-y, puis connectez-vous avec votre compte professionnel ou scolaire. Cliquez ensuite sur Nouveau > Classeur Excel.

Menu Nouveau de OneDrive, commande Classeur Excel

Partager votre classeur

  1. Sélectionnez Partager.

  2. Entrez les noms ou adresses de courrier des personnes avec lesquelles vous voulez établir le partage.

  3. Sélectionnez l’option Peut modifier ou Peut afficher.

  4. Ajoutez un message si vous le souhaitez, puis sélectionnez Partager.

Vous pouvez également sélectionner Obtenir un lien pour créer un lien que vous pouvez copier dans un courrier, ou sélectionner Partagé avec pour arrêter le partage.

Bouton Partager

Co-éditer un classeur

Une fois que vous avez partagé votre fichier, vous pouvez travailler dessus simultanément avec d’autres personnes.

  • Pour une expérience optimale, collaborez dans Excel Online et consultez les modifications en temps réel.

  • Sous Partager, vous verrez les noms des autres utilisateurs qui modifient également le fichier.

  • Des cellules de couleur montrent l’emplacement exact du document dans lequel chaque personne travaille. Cliquez sur une couleur pour voir qui modifie cette cellule.

Différentes couleurs de cellule pour différentes personnes ; curseur qui survole l’icône représentant une personne et affichant le nom

Ajouter, modifier, supprimer et afficher des commentaires

  • Ajouter un commentaire - Dans l’onglet Insertion ou Révision, sélectionnez Commentaire, entrez votre commentaire, puis sélectionnez Publier.

    Un petit triangle rouge apparaît dans le coin quand une cellule comporte un commentaire.

  • Modifier - Sélectionnez l’onglet Révision > Modifier le commentaire.

  • Supprimer - Sélectionnez Effacer le commentaire ou sélectionnez le bouton Supprimer  dans le commentaire.

  • Afficher - Sélectionnez l’onglet Révision > Afficher les commentaires.

Ajouter, modifier, supprimer et afficher des commentaires

Discuter pendant la modification

  1. Si une autre personne modifie votre fichier, sélectionnez l’option Discussion pour ouvrir une fenêtre de conversation.

  2. Tapez du texte, puis appuyez sur Entrée.

Vos conversations ne sont pas enregistrées lorsque vous fermez un fichier. Si vous voulez conserver un enregistrement de votre conversation et poursuivre des conversations, vous pouvez discuter avec vos collègues dans Teams.

Discuter dans un document

Discuter dans un document - 3

Voici une présentation rapide d’Excel Online. L’utilisation de ce service est assez simple et semblable à celle à laquelle vous êtes habitué.

Donner un nom à votre fichier

En haut de la fenêtre, vous remarquez qu’Excel Online attribue automatiquement le nom Classeur1 à votre classeur (ou Classeur2, Classeur3, etc.). Pour lui attribuer un nom plus pertinent :

  1. Cliquez sur le nom en vigueur.

  2. Entrez un nom qui vous convient.

    N’oubliez pas que toutes les actions que vous effectuez dans Excel Online (par exemple, attribuer un nouveau nom à un fichier ou modifier des cellules) sont enregistrées automatiquement, comme dans Sheets.

Curseur cliquant sur le nom du fichier

Travailler

Après avoir attribué un nom à votre fichier, vous pouvez effectuer les tâches habituelles : entrer des données, ajouter une mise en forme, entrer des formules, créer des graphiques, etc. Toutes les fonctionnalités sont disponibles dans les onglets situés en haut de la fenêtre.

Si vous pensez que les onglets prennent trop de place, double-cliquez sur un onglet pour réduire le ruban. Vous disposerez ainsi de plus d’espace.

Onglet Insertion, menu Graphiques

Modifier du contenu à l’aide de l’application de bureau

Si vous trouvez qu’il manque des fonctionnalités dans Excel Online, vous pouvez toujours modifier le fichier dans l’application de bureau complète Excel. Pour passer à l’application de bureau :

  1. Cliquez sur Modifier dans Excel.

    L’application Excel se lance et ouvre le fichier.

  2. Continuez à travailler.

    Lorsque vos modifications sont enregistrées dans l’application, celles-ci sont enregistrées dans OneDrive. Vous n’avez pas besoin d’utiliser la commande « Enregistrer sous » et de recharger le fichier.

Bouton Modifier dans Excel

Vous remarquerez certainement quelques différences entre Google Sheets et Excel Online. Voici quelque conseils qui faciliteront la transition vers Excel Online.

Conseil 1 : l’onglet Accueil contient la plupart des commandes

Onglet Accueil avec les boutons Couper, Copier, Coller, Reproduire la mise en forme ; des options de mise en forme telles que Police, Alignement et Format de nombre ; Insérer des lignes/colonnes ; Somme automatique et Trier

L’onglet Accueil contient les boutons et fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent : boutons du Presse-papier (Couper, Copier, Coller) et options de mise en forme (Couleur, Alignement et Format de nombre).

N’oubliez pas de jeter un coup d’œil au côté droit de l’onglet Accueil. Vous pouvez insérer des lignes et des colonnes, additionner des nombres et effectuer un tri.

Conseil 2 : l’onglet Insertion est réservé aux tableaux, graphiques, etc.

Dans l’onglet Insertion, vous pouvez insérer des éléments spéciaux, tels que des tableaux, des graphiques, des liens hypertexte, etc.

Si vous avez besoin d’insérer des lignes, des colonnes et des cellules, accédez au côté droit de l’onglet Accueil.

Onglet Insertion, menu Graphiques

Conseil 3 : vous avez besoin d’un formulaire ? Créez une enquête.

Si vous voulez insérer un formulaire permettant de recueillir des données, commencez par créer une enquête dans OneDrive en cliquant sur Nouveau > Enquête Excel. Vous disposerez ainsi d’une enquête et d’un classeur qui collecte des données de l’enquête.

Menu Nouveau, commande Enquête Excel

Conseil 4 : figer des colonnes et des lignes en même temps

Si vous voulez figer des colonnes et des lignes en même temps, sélectionnez une cellule située sous les lignes que vous voulez figer et à droite des colonnes à figer. Cliquez ensuite sur Affichage > Figer les volets > Figer les volets.

Onglet Affichage, menu Figer les volets, commande Figer les volets

Conseil 5 : filtrer des données avec un tableau

Si vous avez besoin de filtrer des données, cliquez dans des données, puis cliquez sur Insertion > Tableau. Les boutons de filtrage s’affichent.

Onglet Insérer, bouton Tableau, menu Filtres

Conseil 6 : utiliser la fonctionnalité Somme automatique pour détecter votre plage (aucune sélection nécessaire)

Si vous avez des nombres situés dans des cellules continues, le bouton Somme automatique Bouton Somme automatique permet de vous simplifier la tâche. La plage à additionner est détectée automatiquement. Dans cet exemple, la fonctionnalité détecte que les cellules C2 à C7 doivent être additionnées. Vous n’avez pas besoin d’entrer les références de cellule, comme dans Sheets.

Plage de cellules détectée automatiquement avec le bouton Somme automatique

Conseil 7 : travailler en mode hors connexion

À l’instar de l’application Drive, l’application OneDrive synchronise les fichiers avec votre ordinateur. Ouvrez l’Explorateur de fichiers ou le Finder sur Mac. Le dossier OneDrive s’affiche à droite de la fenêtre. Copiez des fichiers dans ce dossier, déplacez-les, etc. Si vous perdez la connexion à Internet, vous pouvez toujours ouvrir et modifier ces fichiers en mode hors connexion. Lorsque vous vous reconnecterez, ils seront synchronisés avec OneDrive.

Explorateur Windows, dossier OneDrive, fichiers Excel

Obtenir de l’aide avec la fonctionnalité Rechercher

  1. Sélectionnez Dites-nous ce que vous voulez faire dans la partie supérieure de l’écran.

  2. Tapez ce que vous voulez faire.

    Par exemple, entrez figer pour découvrir comment figer les volets afin de verrouiller des lignes ou des colonnes.

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