Organiser une réunion en tant que présentateur

Afficher ou masquer la liste des participants

• Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Afficher la liste des participants.

Il est préférable de laisser afficher la liste des participants pendant la réunion, de façon à connaître les personnes présentes, celles qui prennent la parole et celles qui rencontrent des difficultés avec le partage ou le son. Cependant, il vous faudra peut-être masquer la liste des participants si vous souhaitez, par exemple, revoir une longue conversation de messagerie instantanée.

Désactiver ou activer le son des participants

• Effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Pour gérer le son d'une ou plusieurs personnes, cliquez avec le bouton droit sur le(s) nom(s) dans la liste des participants, puis cliquez sur Désactiver le son ou sur Activer le son.

  • Pour désactiver ou activer le son de tous les participants à la réunion, cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Désactiver le son des participants.

    Conseil :  Utilisez cette option lors d'une grande réunion, lorsque la participation d'un trop grand nombre de personnes engendre des interférences audio.

Modifier les privilèges des présentateurs ou des participants pendant la réunion

• Effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Dans la liste des participants, cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs participants, puis cliquez sur Désigner comme présentateur ou sur Désigner comme participant, selon le cas.

  • Cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Désigner tout le monde comme participants.

    Conseil :  Choisissez cette option lorsque la présence d'un trop grand nombre de présentateurs perturbe la réunion.

Autoriser ou refuser l'accès aux personnes présentes dans la salle d'attente

• Dans la liste des participants, effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Sous Salle d'attente, cliquez sur Autoriser tout le monde ou sur Refuser tout le monde.

  • En regard du nom de chaque personne, cliquez sur Autoriser ou sur Refuser, selon le cas.

Démarrer une conversation à part avec un ou plusieurs participants

• Dans la liste des participants, sélectionnez une ou plusieurs personnes, cliquez avec le bouton droit sur le(s) nom(s) sélectionné(s), puis cliquez sur l'option de contact souhaitée.

Inviter d'autres personnes à rejoindre la réunion

Pour inviter d'autres personnes à l'aide de Lync 2010, procédez comme suit :

1. (Facultatif) Pour modifier les options d'accès ou les options des présentateurs pour les personnes que vous souhaitez inviter, dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le lien Informations relatives à la participation et options de la réunion, cliquez sur le bouton Options de la réunion, puis apportez les modifications requises. Pour plus d'informations, voir Modifier les options de la réunion pendant la réunion.

2. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Inviter par nom ou numéro de téléphone.

3. Entrez un numéro de téléphone, sélectionnez un ou plusieurs contacts existants ou recherchez un contact, selon le cas.

4. Cliquez sur OK et les personnes que vous invitez recevront une notification leur demandant de rejoindre la réunion.

Pour inviter d'autres personnes par courrier électronique, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Inviter par courrier électronique.

2. (Facultatif) Pour modifier les options d'accès et les options des présentateurs pour les personnes que vous souhaitez inviter, dans l'invitation de la réunion, cliquez sur Autres options. Pour plus d'informations, voir Définir les options de réunion ou de téléconférence.

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Afficher ou masquer la fenêtre de partage

• Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, puis sur Afficher la fenêtre de partage.

Télécharger ou préparer le contenu avant la réunion

1. Avant la réunion, dans le Calendrier de Microsoft Outlook, ouvrez l'invitation pour une réunion que vous avez planifiée, puis cliquez sur Participer à une réunion en ligne.

2. Dans la fenêtre de conversation, effectuez l'une des opérations suivantes ou les deux :

   • Cliquez sur le menu Partager pour télécharger une présentation PowerPoint, ajouter un tableau blanc ou créer un sondage.

   • Cliquez sur le bouton Ajouter ou consulter les pièces jointes   pour télécharger un fichier.

Pour plus d'informations, voir « Télécharger un fichier PowerPoint pour une présentation » ou « Télécharger des pièces jointes que les participants pourront consulter et enregistrer » plus tard dans cette section.

Afficher le contenu de la réunion téléchargé

• Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, pointez sur Contenu récent, puis cliquez sur le contenu que vous souhaitez afficher.

Partager un programme ou votre Bureau

• Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, puis cliquez sur Bureau ou sur Programmes. Pour plus d'informations, voir Partager votre Bureau et des programmes.

Télécharger un fichier PowerPoint pour une présentation

1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, puis sur Présentation PowerPoint.

2. Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Télécharger.

Télécharger des pièces jointes que les participants pourront consulter et enregistrer

1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le bouton Ajouter ou consulter des pièces jointes.

2. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter des pièces jointes.

3. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Télécharger.

Annoter une présentation PowerPoint ou le tableau blanc

• Dans la fenêtre de partage, dans la barre d'outils d'annotation située dans le coin inférieur gauche, cliquez sur l'outil d'annotation souhaité.

Vous ou toute autre personne de la réunion pouvez annoter un tableau blanc ou une diapositive PowerPoint en procédant comme suit :

• Utilisez le Pointeur laser, une ligne pointillée de couleur portant votre nom.

• Insérez des traits ou des formes.

• Ajoutez du texte.

• Dessinez ou surlignez avec le Stylet.

• Ajoutez une flèche de marquage, une coche ou une croix.

• Insérez un fichier graphique.

Pour plus d'informations sur les outils d'annotation, voir Collaborer sur un tableau blanc.

Ajouter un tableau blanc ou un sondage dans la réunion

• Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, puis sur Nouveau tableau blanc ou sur Nouveau sondage.

Pour plus d'informations, voir Collaborer sur un tableau blanc et Réaliser un sondage.

Désigner les personnes autorisées à annoter les présentations PowerPoint

1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le lien Informations de participation et options de réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Informations de participation et options de réunion, cliquez sur le bouton Options de la réunion.

3. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, modifiez le champ Annoter les présentations sur Présentateurs uniquement ou Aucun.

Contrôler les personnes qui peuvent afficher le contenu de la réunion en privé

1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le lien Informations de participation et options de réunion.

2. Dans la boîte de dialogue Informations de participation et options de réunion, cliquez sur le bouton Options de la réunion.

3. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, modifiez le champ Consulter de façon privée sur Tout le monde ou Aucun.

Modifier les personnes ayant accès au contenu de la réunion

Par défaut, seuls les présentateurs possèdent des droits d'accès étendus au contenu de la réunion. Pour modifier cela, procédez comme suit :

• Dans la Liste de contenu, cliquez sur la flèche en regard de l'élément à modifier, pointez sur Mettre à disposition de, puis cliquez sur Organisateur ou sur Tout le monde.

Lorsque vous choisissez Tout le monde, tous les participants à la réunion peuvent contrôler les présentations PowerPoint, les tableaux blancs et les sondages en procédant comme suit :

• Enregistrez une copie locale, avec ou sans annotations.

• Modifiez ce qui est affiché dans la fenêtre de partage de la réunion.

• Renommez ou supprimez le contenu.

• Attribuez à tout le monde un accès étendu au contenu de la réunion.

Modifier la liste des personnes pouvant consulter et enregistrer les pièces jointes

Par défaut, toutes les personnes de la réunion peuvent enregistrer et consulter les pièces jointes de la réunion. Pour modifier cela, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le bouton Ajouter ou consulter les pièces jointes  .

2. Cliquez sur la flèche située à droite du contenu à modifier, pointez sur Mettre à disposition de, puis cliquez sur Organisateur ou sur Présentateurs.

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