Partagez vos données Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Avec Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2010, vos collègues et vous-même pouvant partager les données professionnelles importants pour vous tous. Informations contenues dans les enregistrements Compte, contact professionnel, Opportunité ou projet professionnel sont stockées dans le base de données Gestionnaire de contacts professionnels. Le créateur de cette base de données est également la propriétaire de base de données, qui peuvent partager la base de données.

Remarque : Pour renforcer la sécurité, toutes les données transmises entre le base de données partagée et le base de données locale est chiffré.

Cet article décrit comment partager et arrêter le partage de votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Que voulez-vous faire ?

Gérer l’accès à votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels

Gérer l’accès à votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels

Si vous êtes le propriétaire de base de données, vous pouvez partager votre base de données et accorder l’accès aux utilisateurs sélectionnés qui sont déjà des utilisateurs sur votre ordinateur, ou qui font partie de votre domaine. Vous pouvez également modifier les utilisateurs qui ont accès à votre base de données.

Remarque : Les ordinateurs des utilisateurs peuvent être membres du même groupe de travail. Un domaine n’est pas nécessaire de partager votre base de données.

Les utilisateurs qui ont accès à votre base de données peuvent mettre à jour des enregistrements, créer de nouveaux enregistrements et déplacer des enregistrements vers le dossier Éléments supprimés. Ils ne peuvent pas supprimer définitivement les enregistrements.

Conseil : Si un utilisateur n’a pas accès à votre réseau et doit accéder aux fichiers qui sont répertoriés dans l’historique des communications d’enregistrements d’une base de données partagée, joignez les fichiers dans la section commentaires plutôt lier les fichiers à l’historique des communications. Notez que la limite de taille de la base de données est 4 Go et fichiers qui sont attachés augmentent la taille de la base de données.

En tant que propriétaire de base de données, vous pouvez :

  • Choisir de partager ou non votre base de données avec d’autres personnes.

  • Accorder ou refuser l’accès à votre base de données pour les utilisateurs individuels.

  • Modifier les utilisateurs qui ont accès à votre base de données.

  • Supprimer la base de données.

  • Sauvegarder la base de données.

  • Restaurer une base de données que vous avez précédemment sauvegardés.

  • Supprimer définitivement un enregistrement en vidant le dossier Éléments supprimés.

    Remarque : Tout utilisateur peut restaurer un enregistrement qui se trouve toujours dans le dossier Éléments supprimés.

  • Vérifier les erreurs et réparer la base de données.

Si vous êtes un administrateur de l’ordinateur, vous pouvez :

  • Ajouter de nouveaux utilisateurs à l’ordinateur.

  • Accéder à une base de données partagée sur cet ordinateur, y compris les bases de données créées par d’autres personnes.

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Partager votre base de données

Pour partager votre base de données, procédez comme suit dans l’Assistant Gérer le partage:

Important : Pour vous connecter à la base de données partagée, chaque ordinateur doit être en cours d’exécution Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2010.

Étape 1 : Choisir partager vos données

Remarque : Si votre ordinateur exécute Microsoft Windows XP Édition familiale, vous ne pouvez pas partager votre base de données avec d’autres utilisateurs.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le bouton Gérer le partage.

  3. Dans l’Assistant Gérer le partage, dans la page partager ou arrêter le partage vos données professionnelles, cliquez sur je souhaite partager mes données.

  4. Pour partager votre base de données avec des collègues qui utilisent des ordinateurs différents, activez la case à cocher avec les utilisateurs qui travaillent sur d’autres ordinateurs sur mon réseau.

    L’Assistant Gérer le partage, dans la page partager ou arrêter le partage vos données professionnelles avec je souhaite partager mes données avec les utilisateurs qui travaillent sur d’autres ordinateurs dans mon réseau sélectionné.

  5. Cliquez sur Suivant

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Étape 2 : Décider si vous souhaitez modifier les paramètres de lien de messagerie électronique et le suivi des

Il existe des considérations relatives à la confidentialité et la sécurité lorsque vous établissez une liaison et le suivi du courrier électronique de messages et puis décidez de partager votre base de données. Lorsque vous êtes le seul utilisateur et que vous partagez la base de données afin que vous pouvez connecter à partir d’un autre ordinateur, il existe un nombre moins élevé de problèmes. Lorsque vous partagez vos données avec plusieurs utilisateurs, vous partagez toutes les informations dans la base de données avec toutes les personnes ayant accès à celui-ci.

Si vous êtes le seul utilisateur à accéder à votre base de données à partir de plusieurs ordinateurs

Lorsque vous êtes la seule personne utilisant votre base de données, les considérations de sécurité sont minimes, telles que la conservation de votre mot de passe sécurisé. Activer une adresse de messagerie pour la messagerie électronique liaison et suivi, car personne ne peut voir les messages.

Remarque : Vous devez partager votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour pouvoir utiliser une copie de la base de données en mode hors connexion, tel que sur un ordinateur portable, mais il est toujours qu’un seul utilisateur de la base de données. Pour plus d’informations sur l’utilisation en mode hors connexion, voir travail hors connexion à l’aide de gestionnaire de contacts professionnels.

Si vous avez plusieurs utilisateurs de votre base de données

Lorsque vous partagez une base de données Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs, vous disposez de plusieurs options pour gérer votre courrier électronique liaison et suivi des paramètres :

  • Modifier vos paramètres avant de partager votre base de données     Si vous attachez déjà des enregistrements dans votre base de données pour les messages électroniques, vous pouvez modifier vos paramètres de liaison et le suivi pour inclure uniquement les messages électroniques que vous voulez d’autres personnes à voir, et vous pouvez supprimer les messages électroniques dans chaque enregistrement que vous ne voulez pas voir. Chaque utilisateur de votre base de données s’affiche tous les messages électroniques qui sont liées à votre base de données.

  • Conservez vos paramètres qu’elles sont     Cela signifie que si un de vos messages est automatiquement lié, tout utilisateur ayant accès à la base de données peut voir les messages liés.

  • Désactivez toutes vos paramètres     Cela signifie qu’aucuns nouveaux messages ne sont liées, mais tous les messages qui ont été liés avant la désactivation de vos paramètres sera toujours disponibles pour tous les utilisateurs qui accèdent à votre base de données.

Remarque : Avec n’importe lequel de ces options, vous pouvez supprimer les messages électroniques existants et les éléments d’historique des communications que vous ne souhaitez pas que vos collègues à afficher avant de partager votre base de données. Pour plus d’informations sur la suppression des éléments d’historique des communications, voir suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Modifier les paramètres de lien de messagerie électronique et le suivi des
pour modifier vos paramètres de liaison de messagerie et de suivi, cliquez sur Annuler pour fermer l’Assistant Gérer le partage et ouvrez la boîte de dialogue Gérer la liaison et le suivi. Pour plus d’informations sur la liaison et suivi des messages électroniques et modification de vos paramètres, voir liaison et suivi des messages électroniques dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Conserver ou désactivez les paramètres de liaison et le suivi de votre messagerie

la gérer le partage de l’Assistant, dans la page de paramètres de suivi et le lien de courrier électronique avec je veux conserver mon lien en cours de la messagerie électronique et effectuer le suivi des paramètres sélectionnés.

  1. Dans l’Assistant Gérer le partage, dans la page lier adresses de messagerie et le suivi des paramètres, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Activez la case à cocher que je souhaite conserver mon courrier électronique en cours paramètres lier et suivre si vous ne voulez apporter des modifications à vos paramètres avant de partager votre base de données.

    • Désactivez la case à cocher en regard de que je souhaite conserver mon courrier électronique en cours paramètres lier et suivre si vous ne souhaitez plus conserver vos paramètres à partir de ce point.

      Important : Lorsque vous partagez une base de données, vous partagez toutes les informations dans cette base de données avec toutes les personnes ayant accès à celui-ci. Si vous avez configuré liaison automatique et le suivi de vos messages électroniques, tous les messages électroniques existants et à venir et autres éléments d’historique des communications qui sont liées à vos comptes et Contacts professionnels sont disponibles à tous les utilisateurs qui accèdent à la base de données. Si vous ne souhaitez pas partager les messages électroniques existants et les éléments d’historique des communications, supprimez ces éléments avant de partager votre base de données. Pour plus d’informations sur la suppression des éléments d’historique des communications, voir suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Cliquez sur Suivant

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Étape 3 : Sélectionner les utilisateurs de votre base de données

Pour partager votre base de données avec d’autres personnes, vous devez choisir les utilisateurs qui doivent y accéder à votre base de données. Vous pouvez accorder l’accès aux utilisateurs qui ont déjà accès à votre ordinateur, et vous pouvez accorder l’accès aux nouveaux utilisateurs.

Important : Pour vous connecter à la base de données partagée, chaque ordinateur doit être en cours d’exécution Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook 2010.

Ajouter des utilisateurs qui ont déjà accès à votre ordinateur
  • Dans l’Assistant Gérer le partage, dans la page Sélectionner des utilisateurs, activez la case à cocher en regard des noms des utilisateurs avec lesquels vous voulez partager votre base de données, puis cliquez sur suivant.

Ajouter un utilisateur qui n’est pas répertorié dans la page Sélectionner des utilisateurs.

Remarque : Seul le propriétaire de la base de données peut accorder l’accès à la base de données.

  1. Dans la page Sélectionner des utilisateurs, cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel utilisateur.

  2. Dans la boîte de dialogue Ajouter un utilisateur, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si votre ordinateur fait partie d’un groupe de travail   

      1. Dans la zone mot de passe temporaire, tapez un mot de passe que vous êtes certain que l’utilisateur n’a pas été utilisé avant.
        Ce mot de passe temporaire peut être utilisé qu’une seule fois. La première fois que ce nouvel utilisateur accède à la base de données Gestionnaire de contacts professionnels, l’utilisateur est invité à taper ce mot de passe temporaire et tapez son réseau actuel ou mot de passe local. À partir de cet instant, le mot de passe réseau accorde l’accès à la fois au réseau et à la base de données.

        Remarque : Vous devez taper un mot de passe temporaire pour chaque utilisateur. Tout mot de passe utilisé (temporaire ou permanent) doit être conforme aux normes de sécurité définies pour le réseau local. Ce mot de passe doit être renseigné.

      2. Dans la zone Confirmer le mot de passe, retapez le mot de passe temporaire.

      3. Activez la case à cocher Autoriser cet utilisateur à se connecter à cet ordinateur si vous souhaitez que le nouvel utilisateur ait l’autorisation d’ouvrir et de fermer une session sur votre ordinateur et l’accès à d’autres fichiers sur votre ordinateur, y compris la base de données.

    • Si votre ordinateur fait partie d’un domaine   

      1. Tapez le nom de la domaine que l’utilisateur est membre.

      2. Tapez le Nom d’utilisateur de l’utilisateur auquel vous voulez accorder l’accès à votre ordinateur. Ce nom doit être le même nom d’utilisateur (ou l’ID d’ouverture de session) tapé par l’utilisateur lorsqu’il se connectent au réseau.
        - Ou -
        cliquez sur Parcourir pour rechercher un nom d’utilisateur et un domaine.

  3. Cliquez sur suivant.

    Conseil : Vous pouvez attribuer des enregistrements à vos collègues disposant de droits d’accès à votre base de données partagée. Par exemple, si vous voulez affecter un compte à un collègue qui a accès à votre base de données, vous pouvez sélectionner le nom de votre collègue dans la liste affecté à dans la page Général de l’enregistrement compte.

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Étape 4 : Vérifiez que vos paramètres de l’ordinateur permettra à d’autres personnes à accéder à votre base de données

Pour partager votre base de données locale avec d’autres utilisateurs, vous devrez peut-être ajuster les paramètres sur votre ordinateur pour autoriser l’accès. Nous vous recommandons que vous autorisez Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook modifier ces paramètres, mais vous pouvez également désactiver la case à cocher en regard de n’importe quel paramètre que vous ne souhaitez pas modifier.

Remarques : 

  • Vous verrez la page Paramètres de l’ordinateur vérifier pour le partage de base de données uniquement si vous avez coché avec les utilisateurs qui travaillent sur d’autres ordinateurs dans mon réseau dans la première étape de l’Assistant Gérer le partage.

  • Vous devez être un administrateur et connecté en tant qu’administrateur, afin que les modifications à apporter, ou afin de les retrouver. Si vous n’êtes pas un administrateur, demandez à une personne qui est un administrateur sur l’ordinateur doit ouvrir une session en tant qu’administrateur et apportez les modifications à votre place.

  1. Dans l’Assistant Gérer le partage, dans la page Paramètres de l’ordinateur vérifier pour le partage de base de données, activez la case à cocher je souhaite passer en revue les paramètres qui vont être modifiés pour afficher la liste de tous les paramètres que Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook changera.

  2. Cliquez sur Suivant

  3. Sous paramètres qui requièrent que les modifications, dans la zone paramètres, passez en revue la liste des paramètres.

  4. Cliquez sur le nom de l’élément pour afficher des détails supplémentaires en regard de la zone paramètres. Si vous ne souhaitez pas apporter la modification recommandée, désactivez la case à cocher en regard de ces derniers.

  5. Cliquez sur suivant lorsque vous êtes prêt à poursuivre.

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Étape 5 : Terminer la dernière page de l’Assistant et accorder l’accès à votre base de données

  1. Dans l’Assistant Gérer le partage, dans la page Accorder l’accès de base de données, sous les utilisateurs suivants ont désormais accès à votre base de données, passez en revue la liste des utilisateurs ayant accès à votre base de données partagée lorsque vous terminez cet Assistant.

  2. Vous pouvez effectuer une des opérations suivantes :

    • Si vous voulez revenir en arrière et apporter des modifications, telles que l’ajout ou suppression d’utilisateurs, cliquez sur précédent.

    • Si vous voulez autoriser tous les utilisateurs dans la liste pour accéder à votre base de données, cliquez sur Terminer.

    • Si vous ne souhaitez pas partager votre base de données, cliquez sur Annuler.

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Étape 6 : Donner le nom de l’ordinateur et le nom de la base de données à chaque utilisateur

Où trouver le nom de l’ordinateur et le nom de la base de données ?   

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels.

  3. Dans la section Gérer les bases de données, en regard du nom de la base de données, le nom de l’ordinateur et la base de données nom complet (nom de l’ordinateur\nom de la base de données).

  4. Les utilisateurs doivent également des informations sur la connexion à la base de données partagée.

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Ajouter ou supprimer accéder un utilisateur d’à votre base de données

Si votre base de données est déjà partagé, vous pouvez autoriser d’autres utilisateurs à accéder à votre base de données ou supprimer leur accès.

Conseil : Vous pouvez attribuer des enregistrements à vos collègues disposant de droits d’accès à votre base de données partagée. Par exemple, si vous voulez affecter un compte à un collègue qui a accès à votre base de données, vous pouvez sélectionner le nom de votre collègue dans la liste affecté à dans la page Général de l’enregistrement compte.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le bouton Gérer le partage.

  3. Dans l’Assistant Gérer le partage, dans la page de Partage de votre de base de données Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur suivant.
    La zone utilisateurs ayant accès à cet ordinateur répertorie tous les utilisateurs qui ont accès à votre base de données partagée.

    Remarque : Par défaut, les administrateurs sur cet ordinateur sont affichés dans cette liste, mais les administrateurs de la domaine ne sont pas inclus, sauf si vous les ajoutez spécifiquement. Toutes les personnes qui est un administrateur, indépendamment de si son compte d’utilisateur est affiché dans cette liste : peut accéder à toutes les données. Pour plus d’informations sur les administrateurs, consultez Comment savoir si je suis un administrateur ?.

  4. Procédez comme suit :

    • Activez la case à cocher en regard des noms des utilisateurs avec lesquels vous voulez partager votre base de données.

    • Désactivez la case à cocher en regard des noms des utilisateurs dont vous voulez supprimer l’accès.

    • Pour ajouter un utilisateur qui n’est pas répertorié dans la page, cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel utilisateur et suivez les instructions dans Ajouter un utilisateur qui n’est pas répertorié dans la page Sélectionner des utilisateurs plus haut dans cet article.

      Remarque : Vous devez être le propriétaire de base de données pour ajouter un nouvel utilisateur à cette liste.

  5. Cliquez sur suivant et complétez l’Assistant.

  6. Donnez à votre nom d’ordinateur et le nom de la base de données à chaque utilisateur.

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Arrêter de partager votre base de données

Remarque : Si vous cessez de partager votre base de données avec vos collègues qui disposent des enregistrements qui leur sont affectées, le champ affecté à sur ces enregistrements sera vide.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le bouton Gérer le partage.

  3. Dans l’Assistant Gérer le partage, dans la page Partager base de données de votre gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur je ne souhaite pas partager mes données.

    L’Assistant Gérer le partage, dans la page partager ou arrêter le partage vos données professionnelles avec je ne souhaitez pas partager mes données sélectionnées.

  4. Cliquez sur suivant et complétez l’Assistant.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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