Partager vos sites Office 365 avec des utilisateurs externes

Les personnes qui doivent consulter ou utiliser le contenu de votre site, mais qui n’ont pas de compte d’utilisateur pour votre environnement SharePoint Online ou Office 365 sont appelées « utilisateurs externes ». Vous pouvez partager vos sites et documents avec des utilisateurs externes, soit globalement, c’est-à-dire pour tous les sites du client, soit individuellement pour chaque collection de sites.

Une fois le partage activé pour le client et les collections de sites individuelles, les administrateurs de collection de sites peuvent envoyer des invitations à des utilisateurs spécifiques. Pour des instructions, voir Partager des sites ou des documents avec des personnes extérieures à votre organisation.

Décider du mode de partage de votre contenu

Quand vous déterminez si ou comment vous voulez partager du contenu de manière externe, posez-vous les questions suivantes :

  • À quelles personnes souhaitez-vous octroyer l’accès au contenu de votre site d’équipe et de tous ses sous-sites, et que voulez-vous qu’elles puissent faire ?

  • À quelles personnes de votre organisation voulez-vous octroyer l’autorisation de partager du contenu avec l’extérieur ?

  • Existe-t-il du contenu que vous voulez être sûr de ne jamais mettre à la disposition des personnes extérieures à votre organisation ?

Les réponses à ces questions vous aideront à planifier votre stratégie de partage de contenu.

Essayez ceci :

Si votre besoin est le suivant :

Partager un site. Si vous voulez partager un site, mais également restreindre l’accès des utilisateurs externes à certains contenus internes de votre organisation, envisagez de créer un sous-site doté d’autorisations uniques que vous utiliserez exclusivement à des fins de partage externe.

Fournir à une personne extérieure à votre organisation un accès continu aux informations et au contenu d’un site. Elle a besoin de pouvoir agir en tant qu’utilisateur à part entière du site, ainsi que de créer, modifier et afficher du contenu.

Partager un document et exiger une connexion.

Fournir à une ou plusieurs personnes extérieures à votre organisation un accès sécurisé à un document spécifique à des fins de révision ou de collaboration, mais ces personnes n’ont pas besoin d’un accès continu aux autres contenus de votre site interne.

Partager un document, mais ne pas exiger de connexion.

Partager un lien vers un document qui n’est pas sensible ni confidentiel avec des personnes extérieures à votre organisation afin qu’elles puissent soit l’afficher, soit le mettre à jour en y ajoutant leurs commentaires. Ces personnes n’ont pas besoin d’un accès continu au contenu de votre site interne.

Note de sécurité : 

  • Lorsque vous désactivez le partage externe, tout utilisateur externe disposant d’un accès au site au moment où la fonctionnalité a été désactivée se voit refuser l’accès au site et aucune autre invitation ne peut être envoyée. Si la fonctionnalité est réactivée avec le nom des utilisateurs externes dans les groupes d’autorisations SharePoint, ces utilisateurs sont automatiquement en mesure d’accéder à nouveau au site. Pour empêcher définitivement un utilisateur d’accéder au site SharePoint, vous pouvez le supprimer de la liste des utilisateurs externes.

  • Si le partage externe est désactivé de manière globale, tous les liens invités partagés cessent de fonctionner. Si la fonctionnalité est réactivée par la suite, ces liens se remettent à fonctionner.

Activer le partage externe pour tous les sites SharePoint dans le Centre d’administration Office 365

La possibilité d’inviter des utilisateurs externes sur les sites SharePoint est activée par défaut, de sorte que les propriétaires de site et les administrateurs de collection de sites peuvent partager les sites d’équipe et sous-sites avec des utilisateurs externes à tout moment.

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. Accédez au Centre d’administration Office 365.

    Vignette Administrateur en surbrillance dans Office 365
  3. Dans le Centre d’administration Office 365, tapez externe dans la zone de recherche de la page d’accueil, puis choisissez Partage externe de sites.

    Capture d’écran de la saisie du partage externe dans la zone Rechercher dans la page d’accueil du Centre d’administration
  4. En regard de Permettre aux utilisateurs extérieurs à votre organisation d’accéder à vos sites, faites glisser le curseur en position Activé pour activer le partage externe.

    Boîte de dialogue Partage externe lorsque le paramètre « Permettre aux utilisateurs extérieurs à votre organisation d’accéder à vos sites » est désactivé
  5. Pour Autoriser vos utilisateurs à envoyer des liens invités pour l’accès aux sites et documents de votre organisation, faites glisser le curseur pour cette option en position Activé.

    Partage externe activé dans le Centre d’administration

    Si vous voulez obliger les utilisateurs à se connecter en utilisant un nom d’utilisateur et un mot de passe, faites glisser le curseur en position Désactivé (pour plus d’informations sur les ID utilisateur des comptes professionnels ou scolaires, voir Qu’est-ce qu’un identifiant utilisateur et pourquoi en ai-je besoin ?).

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Ajuster les paramètres pour des sites individuels

Lorsque vous activez le partage sur des sites SharePoint, il est activé pour tous les sites du client. À partir du Centre d’administration Office 365, vous pouvez ajuster les paramètres de partage afin de ne pas autoriser celui-ci sur des sites sur lesquels un contrôle plus strict est nécessaire ou de révoquer l’accès d’utilisateurs individuels à des sites spécifiques.

Remarque : Si le partage externe est désactivé pour l’ensemble de l’environnement SharePoint Online, vous ne pouvez pas l’activer pour des collections de sites spécifiques.

Sur la page des paramètres de partage des sites (Centre d’administration Office 365), vous pouvez afficher la liste de toutes les collections de sites actives dans votre client, ainsi que les paramètres de partage de chacune d’elles.

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. Accédez au Centre d’administration Office 365.

    Vignette Administrateur en surbrillance dans Office 365
  3. Accédez à Ressources > Sites.

    Menu Ressources dans le Centre d’administration Office 365 avec l’option Sites sélectionnée
  4. Sélectionnez le statut de partage (Partager des liens et des invitations ou Non autorisé) en regard de la collection de sites de votre choix.

    Liste des collections de sites SharePoint avec le statut de partage externe pour chaque collection de sites
  5. Dans la boîte de dialogue de partage, en regard de État de partage, cliquez sur Modifier.

    Boîte de dialogue État du partage pour une collection de sites spécifique avec le partage désactivé
  6. En regard de Permettre aux utilisateurs extérieurs à votre organisation d’accéder à vos sites, faites glisser le curseur en position Activé pour activer le partage externe.

    Boîte de dialogue Partage externe lorsque le paramètre « Permettre aux utilisateurs extérieurs à votre organisation d’accéder à vos sites » est désactivé
  7. Pour Autoriser vos utilisateurs à envoyer des liens invités pour l’accès aux sites et documents de votre organisation, faites glisser le curseur pour cette option en position Activé.

    Partage externe activé dans le Centre d’administration

    Si vous voulez obliger les utilisateurs à se connecter en utilisant un nom d’utilisateur et un mot de passe, faites glisser le curseur en position Désactivé (pour plus d’informations sur les ID utilisateur des comptes professionnels ou scolaires, voir Qu’est-ce qu’un identifiant utilisateur et pourquoi en ai-je besoin ?).

  8. Cliquez sur Enregistrer.

  1. Si vous n’êtes pas dans l’écran de Sites de partage externe, effectuez les étapes 1 à 4 décrites dans Modifier les paramètres de partage d’une collection de sites particulière dans le Centre d’administration Office 365.

  2. Sélectionnez le statut de partage (Partager des liens et des invitations ou Non autorisé) en regard de la collection de sites de votre choix.

  3. Dans la boîte de dialogue de partage, en regard de Membres externes, cliquez sur Modifier.

  4. Sous Supprimer des membres externes, recherchez les membres à supprimer.

    Boîte de dialogue permettant de supprimer les membres externes d’une collection de sites
  5. En regard du nom du membre, sélectionnez Supprimer.

  6. Pour confirmer la suppression, cliquez sur Enregistrer. Notez qu’une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, le ou les utilisateurs sélectionnés n’ont plus accès au site sélectionné. Les liens invités fournis seront désactivés.

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