Partager un calendrier

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Utilisez des demandes de réunion de calendrier pour partager des événements, partagez le calendrier entier par courrier électronique, publiez-le sur un site web, ou partagez-le via votre fournisseur de courrier.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notions de base des calendriers

Ajouter des jours fériés au calendrier

Dans ce calendrier, vous avez utilisé des demandes de réunion pour partager les informations concernant chaque événement.

Vous pouvez également partager l’intégralité du calendrier en l’envoyant par message électronique,

en le publiant sur un site web ou en le partageant via votre fournisseur de messagerie.

Pour envoyer un calendrier par message électronique, cliquez sur Accueil, puis Envoyer le calendrier par courrier électronique.

Indiquez le calendrier à envoyer et sélectionnez le niveau de détail que verront les utilisateurs. Cliquez sur OK.

Le calendrier est ajouté à un message électronique. Ajoutez les destinataires et cliquez sur Envoyer.

Vous pouvez également cliquer sur Publier en ligne et Publier ce calendrier pour héberger un instantané du calendrier sur un site web.

Cette option et les autres options de partage sont décrites plus en détail dans le cours Notions de base des calendriers.

Vous pouvez y accéder à partir du lien inclus dans le résumé de ce cours.

La meilleure option consiste cependant à partager via un fournisseur de messagerie qui utilise Microsoft Exchange.

Étant donné que le calendrier de la tournée a été créé en ligne à l’aide d’Exchange,

vous pouvez autoriser les personnes avec qui vous partagez le calendrier à le modifier et à visualiser instantanément les mises à jour.

En l’absence de compte Exchange, il est possible de l’enregistrer dans un fichier de données sur votre ordinateur.

Mais, dans ce cas, seules les options d’envoi par courrier électronique et de publication sont disponibles.

Si vous ne savez pas quel type de compte de messagerie vous utilisez, cliquez sur Fichier, puis Informations.

Sous Informations sur le compte, cliquez sur la liste déroulante située en haut.

Si votre compte n’a pas la mention Microsoft Exchange, vérifiez si votre fournisseur de messagerie

propose une solution de partage de calendrier à l’aide d’une application de navigateur.

Vous allez maintenant partager le calendrier de la tournée.

Sélectionnez le calendrier, cliquez sur Accueil, Partager le calendrier et une invitation de partage s’ouvre.

Dans la ligne À, ajoutez les personnes avec qui vous voulez partager le calendrier.

Sélectionnez cette option pour autoriser les destinataires à ajouter, modifier et supprimer des éléments. Cliquez sur Envoyer, puis Oui.

Cliquez maintenant sur Autorisations du calendrier.

Vous pouvez ici sélectionner les personnes avec qui vous partagez le calendrier et modifier leurs autorisations à tout moment.

Vous pouvez également ajouter ou supprimer une personne. Je vais sélectionner Charline Leblanc et augmenter ses autorisations à Propriétaire.

Voyons ce qui se passe lorsque les membres de l’équipe reçoivent l’invitation de partage.

Ils cliquent sur le message électronique, puis sur Ouvrir ce calendrier. Le calendrier de la tournée est alors ajouté à leur liste de calendriers.

Ils peuvent ensuite organiser leurs calendriers et leurs tâches comme ils l’entendent.

Vous constatez que leur liste de tâches quotidiennes comprend leurs tâches personnelles ainsi que les tâches que vous leur avez attribuées.

Les membres de l’équipe sont autorisés à ouvrir et à modifier tous les éléments du calendrier.

Ils peuvent ensuite envoyer une mise à jour, mais il leur suffit d’enregistrer l’élément

pour que tous ceux qui consultent le calendrier partagé voient immédiatement les modifications.

Le calendrier partagé étant désormais la source d’informations principale,

les membres de l’équipe peuvent supprimer les anciens éléments de réunion de leur calendrier personnel.

Il est facile de repérer les éléments en double avec la vue Superposition.

Enfin, si vous naviguez beaucoup entre plusieurs calendriers, vous pouvez sauter des étapes de la manière suivante.

Configurez les calendriers comme vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Groupes de calendriers et Enregistrer en tant que nouveau groupe de calendriers.

Nommez le groupe et cliquez sur OK. Les groupes de calendriers que vous utilisez le plus souvent sont ainsi facilement accessibles.

Ce calendrier va connaître de nombreuses évolutions à mesure de l’avancée de la tournée. Une fois celle-ci terminée, vous pourrez l’archiver pour référence ultérieure.

Vous découvrirez justement comment faire dans la vidéo suivante.

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