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Vous pouvez utiliser Microsoft Office SharePoint Server 2007 pour connecter les membres de votre organisation aux bases de données qui sont externes aux sites SharePoint. Les administrateurs peuvent créer un ensemble de connexions central facilement accessible et réutilisable par tous ceux qui bénéficient des autorisations. Cela permet aux utilisateurs d’afficher les données et de les utiliser directement à partir d’un site SharePoint, et aux administrateurs de gérer les connexions.
Se connecter aux données métiers externes en utilisant des bibliothèques de connexions de données
Les bibliothèques de connexions de données sont des bibliothèques centralisées de documents SharePoint qui stockent des fichiers de connexion de données Office (.odc). Chacun de ces fichiers .odc contient des informations sur la façon de localiser les sources de données externes, de s’y connecter, de les interroger et d’y accéder. La centralisation des fichiers de connexion de données Office (.odc) dans une bibliothèque de connexions de données facilite le partage, la gestion et la recherche des fichiers de connexion de données dans un site SharePoint.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 prend en charge la connexion de données aux sources externes suivantes :
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Classeur Microsoft Office Excel 2007
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Base de données Microsoft Office Access
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Autre source de données OLEDB ou ODBC
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Base de données Microsoft SQL Server
Partager des données et « une version de la vérité »
Connectez-vous tout d’abord à une source de données externe en utilisant la bibliothèque de connexions de données qui permet l’accès à une base de données. Vous pouvez ensuite analyser cette source de données unique au moyen d’Excel Services (un service Office SharePoint Server 2007 partagé) et de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services. L’association de ces technologies offre une vue homogène des valeurs et des résultats des formules à partir d’un classeur maître, lequel utilise des informations de connexion de données Office sécurisées et à jour.
1. Un classeur maître contient des données financières cumulées régulièrement mises à jour.
2. Un classeur est publié à la fin de chaque trimestre fiscal.
3. Le processus nommé « Une version de la vérité » simplifie la prise de décision et les comparaisons entre les trimestres fiscaux.
Gérer des sources de données externes à partir d’un seul emplacement
La gestion des sources de données externes est simplifiée grâce à l’utilisation d’Excel Services. Excel Services combiné à la bibliothèque de connexions de données, offre une méthode efficace pour gérer les connexions de feuilles de calcul Excel aux sources de données externes. Les feuilles de calcul récupèrent les dernières définitions de connexions de données Office (ODC) dans une bibliothèque de connexions de données. Elles utilisent ces définitions pour se connecter aux sources de données. Non seulement les données en cours sont immédiatement accessibles aux utilisateurs, mais la gestion du type et du format des données disponibles est réalisée localement et centralement dans la bibliothèque de connexions de données.
Remarque : Cet article fait référence à un site SharePoint exemple créé par Adventure Works, une société fictif qui fabrique vélos, des composants de bicyclette et accessoires bicycling.
Le service informatique de la société Adventure Works, par exemple, a configuré un ensemble de bases de données communes (ODC) auxquelles les employés ont accès. Cela leur permet d’utiliser la bibliothèque de connexions de données pour exposer facilement les données, dans leurs propres feuilles de calcul, à partir de différentes sources de données, à des fins d’analyse.
Les bibliothèques de connexions de données simplifient la maintenance et la gestion des connexions de données car elles permettent aux feuilles de calcul de se connecter aux sources de données externes. Elles maintiennent ensuite à jour ces connexions même si les sources sont renommées ou déplacées sur d’autres serveurs. Si une connexion change, elle doit être mise à jour uniquement dans la bibliothèque et non individuellement dans toutes les feuilles de calcul liées à la source de données d’origine. En configurant Excel Services afin qu’il utilise uniquement des connexions de bibliothèques de connexions de données et non des connexions directes aux sources de données externes, vous vous assurez que les feuilles de calcul se connectent uniquement aux bases de données autorisées. Chez Adventure Works par exemple, lorsqu’une source de données externe doit être déplacée sur un autre serveur, le service informatique met à jour un seul fichier dans la bibliothèque de connexions de données. La connexion établie à partir de la feuille de calcul est mise à jour automatiquement, avec un délai d’interruption minimal.
