Partager des sites ou documents avec des personnes extérieures à votre organisation

Si votre organisation exerce une activité qui implique de partager des documents ou de collaborer directement avec des fournisseurs ou des clients, il peut s’avérer souhaitable d’utiliser les fonctionnalités de partage externe de SharePoint Online pour partager du contenu avec les personnes extérieures à votre organisation qui ne possèdent pas de licences pour l’abonnement Microsoft Office 365.

Il existe trois manières de procéder :

  • Vous pouvez partager un site entier en invitant des utilisateurs externes à s’y connecter à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un compte professionnel ou scolaire.

  • De même, vous pouvez partager des documents individuels en invitant des utilisateurs externes à se connecter à votre site à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un identifiant utilisateur Microsoft Office 365.

  • Vous pouvez publier ou envoyer aux utilisateurs un lien invité qu’ils peuvent utiliser pour afficher des documents spécifiques sur votre site de manière anonyme.

Remarque   Seule une personne peut se connecter pour accéder à votre site ou document à l’aide d’une invitation que vous avez envoyée. En revanche, la personne qui reçoit votre invitation peut décider de ne pas l’utiliser, mais de transférer celle-ci à une personne qui peut ensuite se connecter à l’aide de son compte Microsoft* ou compte professionnel pour accéder au site ou au document.

Remarque    Votre administrateur global doit activer le partage externe et définir les autorisations appropriées avant de pouvoir partager des sites ou des documents. Pour plus d’informations, voir Gérer le partage externe pour votre environnement SharePoint Online.

Qu’est-ce qu’un utilisateur externe ?

Un utilisateur externe est une personne extérieure à votre organisation qui peut accéder à vos sites SharePoint Online et vos documents, mais ne dispose pas d’une licence pour votre abonnement SharePoint Online ou Microsoft Office 365. Les utilisateurs externes ne sont pas des employés, des sous-traitants ou des agents sur site pour vous ou vos filiales.

Les utilisateurs externes héritent des droits d’utilisation du client SharePoint Online qui les invite à collaborer. C’est-à-dire, si une organisation achète un plan Entreprise E3 et crée un site utilisant les fonctionnalités d’entreprise, les utilisateurs externes se voient accorder les droits pour utiliser et/ou afficher les fonctionnalités d’entreprise sur le site auquel ils sont invités. Si les utilisateurs externes peuvent être invités en tant que membres de projet étendus pour effectuer diverses actions sur un site, ils n’ont pas exactement les mêmes capacités qu’un membre doté d’une licence complète payante au sein de votre organisation. Pour plus d’informations, voir Gérer le partage externe pour votre environnement SharePoint Online.

Partager un site

Lorsque vous partagez un site avec des utilisateurs externes, vous leur envoyez une invitation qu’ils peuvent utiliser pour se connecter à votre site. Vous pouvez envoyer cette invitation à n’importe quelle adresse de messagerie. Lorsque le destinataire accepte l’invitation, il peut se connecter soit avec un compte Microsoft, soit avec un compte professionnel ou scolaire. Lorsque vous partagez un site, vous pouvez sélectionner le type d’autorisation que vous voulez octroyer à cette personne sur le site.

Vous devez être le propriétaire du site ou disposer des autorisations de contrôle total pour partager un site avec des utilisateurs externes.

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. En haut de la page, sélectionnez Sites. Vous pouvez également sélectionner le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365, puis Sites.

    Options de navigation Office 365
  3. Accédez au site que vous voulez partager avec des utilisateurs externes.

  4. Dans le coin supérieur droit de l’écran, sélectionnez Partager.

    Image de la commande Partager dans le coin supérieur droit de l’écran.

  5. Dans la boîte de dialogue Partager, tapez les noms des utilisateurs externes que vous voulez inviter. Par exemple : someone@outlook.com ou someone@contoso.com.

    Rappel : vous pouvez également utiliser la commande Partager pour octroyer l’accès à un site aux utilisateurs internes possédant une licence. Pour cela, il suffit de taper les noms des personnes à inviter.

  6. Tapez un message à inclure dans l’invitation.

  7. Pour affecter l’utilisateur externe à un groupe d’autorisations spécifique, sélectionnez Afficher les options, puis sélectionnez le groupe souhaité.

    Il est préférable d’octroyer le niveau minimal d’autorisation pouvant être requis pour effectuer la tâche souhaitée. Par exemple, si les personnes que vous invitez ont seulement besoin de lire le contenu, affectez-les au groupe Visiteurs, qui possède des autorisations de lecture par défaut. Si les utilisateurs externes ont besoin de modifier ou mettre à jour le contenu, ajoutez-les au groupe Membres, qui possède des autorisations de modification par défaut. Soyez extrêmement prudent lorsque vous ajoutez des utilisateurs externes à un groupe qui possède des autorisations de contrôle total.


    Image de la boîte de dialogue Partager d’un site renseignée à l’aide de noms d’utilisateur correspondant à des utilisateurs externes.

  8. Sélectionnez Partager.

Par défaut, toutes les invitations que vous envoyez à des utilisateurs externes expirent au bout de 7 jours. Si un invité n’accepte pas une invitation dans ce délai, et que vous souhaitez quand même que cette personne ait accès à votre site, vous devez envoyer une nouvelle invitation.

Lorsque les utilisateurs externes reçoivent leurs invitations, ils appuient sur un bouton pour accéder à une page dans laquelle ils se connectent à votre site SharePoint Online à l’aide d’un compte Microsoft ou d’un compte professionnel ou scolaire. Si les utilisateurs ne possèdent pas au moins un compte Microsoft, ils peuvent s’inscrire pour en obtenir un gratuitement.

Partager un document en envoyant ou en publiant un lien invité anonyme

Vous pouvez créer un lien invité anonyme, puis le partager via le support qui vous convient. Par exemple, vous pouvez le publier sur une page de réseau social ou le coller dans un message électronique. Vous pouvez créer un lien invité incluant l’autorisation de modification ou celle d’affichage uniquement.

Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un document avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être activée soit dans les paramètres des services Office 365, soit dans le centre d’administration SharePoint Online (selon votre offre). Le partage externe doit également être activé pour votre collection de sites (offres pour entreprise uniquement).

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. En haut de la page, sélectionnez Sites. Vous pouvez également sélectionner le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365, puis Sites.

    Options de navigation Office 365
  3. Sélectionnez les points de suspension ... en regard du document pour ouvrir sa fenêtre de légende, puis cliquez sur Partager.
    Commencer à partager un document dans une bibliothèque SharePoint

  4. Dans la boîte de dialogue Partager, sélectionnez Obtenir un lien.

  5. Sélectionnez Créer un lien pour le type d’autorisation que vous voulez accorder : affichage seul ou modification.
    Une URL de lien invité est créée.

  6. Sélectionnez l’URL de lien invité et copiez-la.
    Créer un lien invité anonyme et le copier
    Vous pouvez maintenant coller l’URL de lien invité dans le support de votre choix.

  • Si un document se trouve dans une bibliothèque de site d’équipe, les autres membres du site peuvent trouver les liens invités dans la boîte de dialogue Partager et les envoyer à d’autres personnes.

  • Si le fichier que vous essayez de partager se trouve dans une bibliothèque qui utilise la Gestion des droits relatifs à l’information, vous ne pouvez pas le partager avec l’extérieur.

  • Les liens invités anonymes peuvent éventuellement être transférés ou partagés avec d’autres personnes, lesquelles peuvent également être en mesure d’afficher ou de modifier le document sans se connecter. Évitez d’utiliser des liens invités anonymes pour du contenu confidentiel.

  • Les personnes qui sont invitées à accéder à des documents à l’aide de liens invités anonymes peuvent uniquement afficher ou lire les fichiers dans l’application Office Online correspondante. Elles ne peuvent pas ouvrir ces fichiers dans une version de bureau correspondante du programme Office.

  • Si le partage externe est désactivé globalement dans les paramètres des services Office 365 ou le Centre d’administration SharePoint Online, tous les liens partagés cessent de fonctionner. Si la fonctionnalité est réactivée par la suite, ces liens sont de nouveau opérationnels. Il est également possible de désactiver des liens individuels qui ont été partagés si vous voulez révoquer l’accès à un document particulier. Voir Désactiver un lien invité anonyme.

  • Si vous partagez des classeurs Excel comprenant Power View avec des personnes extérieures à votre organisation, ils ne pourront pas voir les feuilles Power View dans ces classeurs.

Permettre aux utilisateurs de créer des liens invités avec les documents que vous avez partagés avec eux

Il est possible que le partage de certains documents à grande échelle vous intéresse. Il est même possible que vous souhaitiez encourager les utilisateurs à les diffuser ensuite. Pour de tels documents, vous pouvez autoriser les utilisateurs à créer des liens invités anonymes avec les documents que vous partagez avec eux.

Pour ce faire, vous devez disposer de l’autorisation de contrôle total.

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. En haut de la page, sélectionnez Sites. Vous pouvez également sélectionner le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365, puis Sites.

    Options de navigation Office 365
  3. Accédez à la bibliothèque pour laquelle vous souhaitez autoriser les utilisateurs à créer des liens invités.

  4. Sélectionnez Paramètres Bouton Paramètres > Paramètres du site > Utilisateurs et autorisations > Autorisations du site > Paramètres de demande d’accès.

  5. Dans la boîte de dialogue Paramètres de demande d’accès, activez Autoriser les membres à partager le site et les fichiers et dossiers individuels.

Lorsque les utilisateurs sélectionnent les documents que vous avez partagés avec eux et ouvrent la boîte de dialogue Partager, ils peuvent désormais créer un lien invité. Ils ne peuvent toutefois créer des liens invités qui permettent aux invités de modifier le document que si vous leur avez donné l’autorisation de modification lorsque vous avez partagé le document la première fois. S’ils ne disposent que de l’autorisation d’affichage, ils peuvent uniquement créer des liens invités incluant l’autorisation d’affichage.

Pour obtenir une présentation des paramètres de demande d’accès, voir Vidéo : partager un site sans demande d’accès.

Partager un document nécessitant la connexion à votre site

Vous devez être propriétaire du site ou posséder des autorisations de contrôle total pour partager un document avec des utilisateurs externes. En outre, la fonctionnalité de partage externe doit être activée soit dans les paramètres des services Office 365, soit dans le centre d’administration SharePoint Online (selon votre offre). Le partage externe doit également être activé pour votre collection de sites (offres pour entreprise uniquement).

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. En haut de la page, sélectionnez Sites. Vous pouvez également sélectionner le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365, puis Sites.

    Options de navigation Office 365
  3. Sélectionnez les points de suspension ... en regard du document pour ouvrir sa fenêtre de légende, puis cliquez sur Partager.
    Commencer à partager un document dans une bibliothèque SharePoint

  4. Vérifiez que l’option Inviter des personnes est sélectionnée, puis entrez les adresses de messagerie des utilisateurs que vous invitez à partager le document. Par exemple : xyz@outlook.com, xyz@gmail.com ou xyz@contoso.com.

  5. Dans la liste déroulante, sélectionnez le niveau d’autorisation que vous voulez octroyer à ces utilisateurs : Peut modifier ou Peut afficher.

  6. Si vous le souhaitez, tapez un message à inclure dans le message électronique. Le message peut inclure des informations ou des instructions sur le document que vous avez partagé.

  7. Activez la case à cocher Exiger une connexion.

    Remarque   Si vous ne sélectionnez pas l’option Exiger une connexion, le message électronique contiendra un lien invité anonyme vers le document. Les liens invités anonymes peuvent éventuellement être transférés ou partagés avec d’autres personnes, lesquelles peuvent également être en mesure d’afficher ou de modifier le document sans se connecter.

  8. Sélectionnez Partager.

Voir qui a accès à un site ou document spécifique

Vous pouvez utiliser la commande Partager pour voir rapidement la liste des personnes avec lesquelles un document a été partagé.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour voir qui a accès à un site, sélectionnez Partager dans l’angle supérieur droit de la page, puis sélectionnez le lien situé après Partagé avec dans la boîte de dialogue Partager pour afficher la liste des personnes qui ont accès au site.

  • Pour voir qui a accès à un document, dossier ou ensemble de documents, sélectionnez l’élément dans la bibliothèque de documents, puis cliquez sur Partagé avec sous le lien Fichiers.

Révoquer l’accès des utilisateurs à un site

Si un site a été partagé avec un utilisateur externe et que vous voulez révoquer l’accès de cet utilisateur au site, vous pouvez le faire en supprimant les autorisations de cette personne pour ce site.

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. En haut de la page, sélectionnez Sites. Vous pouvez également sélectionner le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365, puis Sites.

    Options de navigation Office 365
  3. Accédez au site sur lequel vous voulez annuler une invitation.

  4. Sélectionnez Paramètres Bouton Paramètres > Paramètres du site > Utilisateurs et autorisations > Utilisateurs et autorisations.

  5. Sélectionnez le groupe duquel vous voulez supprimer des utilisateurs.

  6. Sélectionnez les utilisateurs à supprimer, pointez sur Actions > Supprimer les utilisateurs du groupe.

  7. Sélectionnez OK.

Désactiver un lien invité anonyme

Lorsqu’un document a été partagé via un lien invité, cette information apparaît dans le menu des propriétés du document.

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. En haut de la page, sélectionnez Sites. Vous pouvez également sélectionner le lanceur d’applications Icône du lanceur d’applications Office 365, puis Sites.

    Options de navigation Office 365
  3. Accédez à la bibliothèque qui contient le document pour lequel vous voulez supprimer un lien invité.

  4. Pointez sur le document, puis sélectionnez les points de suspension ().

  5. Sélectionnez un lien invité dans la phrase Ouvert à toute personne disposant d’un lien invité. (Si vous ne voyez pas ce lien, votre document est certainement paramétré pour autoriser uniquement les utilisateurs disposant d’un mot de passe et d’un nom d’utilisateur.)

    Boîte de dialogue Propriétés indiquant qu’un document a été partagé à l’aide d’un lien invité.

  6. En regard de l’URL du lien invité, sélectionnez Désactiver.

  7. Lorsque vous devez indiquer si vous souhaitez que le lien soit désactivé, sélectionnez Désactiver le lien.

    Boîte de dialogue vous demandant si vous voulez désactiver un lien invité pour un document qui a été partagé afin qu’il ne fonctionne plus.

Lorsque des personnes extérieures à votre organisation essaient d’accéder au contenu à l’aide du lien invité, un message leur indique qu’elles ne peuvent pas y accéder.

S’applique à : SharePoint Online



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