Partager des informations avec les dossiers publics

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cette fonctionnalité nécessite l’utilisation d’un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. La plupart des comptes personnels n’utilisent pas Microsoft Exchange. Pour plus d’informations sur les comptes Microsoft Exchange et déterminer la version d’Exchange à laquelle se connecte votre compte, voir les liens dans la section Voir aussi.

Dossiers publics est une fonctionnalité de Microsoft Exchange qui permet de collecter, organiser et partager des informations avec d’autres personnes dans une organisation. En règle générale, les dossiers publics sont utilisés par les utilisateurs ou groupes d’équipes de projet pour partager des informations sur un sujet commun d’intérêt. Lorsque vous êtes connecté au serveur Exchange en cours d’exécution, dossiers nommés « Dossiers publics » apparaissent dans la Microsoft Outlook  Liste des dossiers dans la Volet de navigation. Vous pouvez gérer ces dossiers à partir d’Outlook. Dossiers publics peuvent contenir n’importe quel type d’élément de dossier Outlook tels que des messages, rendez-vous, contacts, tâches, entrées du journal, notes, formulaires, fichiers et validations. Vous pouvez également ajouter un raccourci vers les dossiers publics dans le dossier Favoris sous Dossiers publics.

Avec les dossiers publics, vous pouvez :

Publier des informations dans un forum électronique

  • Les forums permettent de participer à des discussions en ligne. Chaque sujet est stocké dans son propre dossier avec ses propres autorisations d'accès.

  • Un forum peut être libre, ce qui le rend similaire à un groupe de discussion Internet pour lequel tous les participants ont l'autorisation de lire et publier des informations.

  • Un forum peut également être présidé par une personne désignée qui reçoit les éléments des utilisateurs et décide de ceux à publier.

  • Vous pouvez utiliser les informations publiées de différentes manières :

    • Une fois la discussion en ligne engagée, vous pouvez publier une réponse dans le dossier public afin que le groupe puisse la lire.

    • Si vous ne souhaitez pas que tout le groupe lise votre réponse, vous pouvez répondre directement à la personne qui a publié les informations ou transférer les informations publiées uniquement aux destinataires que vous sélectionnez.

    • Pour utiliser un dossier public en tant que forum, le dossier doit pouvoir stocker les messages électroniques.

Partager des éléments Outlook dans un calendrier, une liste de contacts ou une liste de tâches

  • Partagez un calendrier pour effectuer le suivi des réunions, des événements, des vacances ou des délais de projet relatifs au groupe.

  • Partagez une liste de contacts pour mettre à disposition du groupe les noms, fonctions, adresses et numéros de téléphone.

  • Partagez une liste de tâches pour effectuer le suivi de la progression du travail de chaque membre d'un projet commun au groupe.

Partager des fichiers

  • Ouvrez un fichier dans un dossier public pour le lire ou le mettre à jour, ou pour parcourir rapidement une série de fichiers.

  • Utilisez l'Explorateur Windows pour copier un fichier existant à partir d'une autre application vers un dossier public sans avoir à ouvrir l'application du fichier.

  • Publiez un fichier dans un dossier public sans quitter l'application utilisée pour créer le fichier. Par exemple, vous pouvez publier un rapport trimestriel sur les ventes, que vous venez de mettre à jour dans un classeur Microsoft Office Excel de sorte que le groupe puisse rapidement consulter les toutes dernières informations.

Si vous souhaitez partager les fichiers fréquemment lus ou mis à jour par d'autres personnes, l'application d'enregistrement du fichier doit être installée sur votre ordinateur. Lorsque vous copiez un fichier à partir de l'Explorateur Windows, ou que vous publiez un fichier, à partir d'une autre application Microsoft Office ouverte, dans un dossier public, l'emplacement du fichier d'origine reste inchangé. Les modifications effectuées dans le fichier copié ou publié n'ont pas d'incidence sur le fichier d'origine.

Déterminer l'accès aux dossiers grâce à des autorisations

  • Les autorisations relatives aux dossiers publics sont généralement déterminées par un administrateur ou une personne de votre organisation qui est responsable d'un projet ou d'un sujet spécifique.

  • En ce qui concerne les dossiers pour lesquels vous disposez d'une autorisation d'accès, vous pouvez généralement lire les éléments et en ajouter au dossier mais vous ne pouvez supprimer que les éléments que vous avez ajoutés.

  • Si vous bénéficiez de cette autorisation, vous pouvez définir vos propres dossiers publics et accorder à d'autres utilisateurs l'autorisation de les utiliser.

  • Si vous êtes responsable d'un dossier public, vous avez la possibilité d'appliquer à vos dossiers publics vos propres affichages, formulaires, champs personnalisés et règles. Vous pouvez spécifier un affichage donné qui apparaît lorsque les autres utilisateurs ouvrent le dossier pour la première fois.

  • Même lorsque vous ne disposez pas de l'autorisation de modifier un dossier, vous pouvez toujours enregistrer un affichage personnel d'un dossier public correspondant à vos besoins. Lorsque vous enregistrez un affichage personnel d'un dossier public, cet affichage reste toujours à votre disposition.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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