Partager des fichiers ou des dossiers dans Office 365

Les documents et dossiers Office 365 stockés dans OneDrive Entreprise sont privés jusqu’à ce que vous décidiez de les partager. De même, dans une bibliothèque de site d’équipe, vous pouvez partager des documents ou des dossiers spécifiques avec des personnes qui n’ont pas autrement accès au site. Lorsque vous partagez des documents et des dossiers, vous pouvez décider d’autoriser les utilisateurs à les modifier, ou simplement à les consulter.

Remarque : Vous pouvez également partager des documents avec des utilisateurs externes (c’est-à-dire, des personnes qui ne se trouvent pas dans votre réseau) en les invitant en tant qu’« Invités » ou en créant et en publiant des liens Invité. Pour plus d’informations, voir Partager des sites ou documents avec des personnes extérieures à votre organisation.

Partager un document à l’aide de la commande Obtenir un lien

Vous pouvez partager un lien vers un document que d’autres personnes peuvent à leur tour partager à l’aide de la commande Obtenir un lien. Cette commande est uniquement disponible pour les fichiers individuels, mais il s’agit de la manière la plus simple de partager des documents avec tous les membres de votre organisation ou de les partager avec des personnes externes (si le partage externe est activé pour vos sites).

  1. Accédez à OneDrive Entreprise ou à la bibliothèque de site qui contient le document que vous voulez partager.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le document que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Obtenir un lien. Si la commande Obtenir un lien n’est pas disponible, cliquez sur Partager, puis cliquez sur Obtenir un lien.

    Capture d’écran du partage d’un document avec Obtenir un lien
  3. Sélectionnez le type de lien que vous voulez créer.

    Capture d’écran du choix d’un lien

    Lien destinés au partage interne :

    • Lien de modification - compte nécessaire Les membres de votre organisation peuvent modifier, copier ou télécharger le document.

    • Lien de consultation - compte nécessaire Les membres de votre organisation peuvent consulter, copier ou télécharger le document.

    Liens Invité :

    • Lien de modification - aucune connexion nécessaire Les personnes externes à votre organisation peuvent modifier, copier et télécharger le document.

    • Lien de consultation - aucune connexion nécessaire Les personnes externes à votre organisation peuvent consulter, copier et télécharger le document.

    Remarques : Si vous ne voyez qu’une option Lien restreint au lieu de l’ensemble des options présentées ci-dessus, cela signifie que les liens de partage sont peut-être désactivés ou que vous ne disposez pas des autorisations vous permettant de les utiliser. Pour plus d’informations sur l’activation du partage, voir Vidéo : partager un site sans demande d’accès.

    Si l’accès invité est désactivé, seules les options de type Compte nécessaire seront disponibles.

  4. Si vous sélectionnez un lien de type Aucune connexion nécessaire et que vous voulez définir une durée d’expiration pour le lien, cliquez sur DÉFINIR UNE DATE D’EXPIRATION, puis sélectionnez une durée, par exemple, 30 jours. Les liens de type Compte nécessaire n’expirent jamais et aucune option permettant de définir une durée d’expiration pour ces liens n’est disponible.

    Capture d’écran du choix d’une date d’Expiration pour un lien invité

  5. Cliquez sur Copier pour copier le lien dans le Presse-papiers.

  6. Collez le lien dans un message électronique et envoyez-le ou publiez-le sur un site web afin de le communiquer aux personnes appropriées.

Remarques : 

  • Les liens créés en utilisant la commande Obtenir un lien ne peuvent pas faire l’objet d’une recherche. Ainsi, seules les personnes qui reçoivent un lien peuvent l’utiliser.

  • Les liens de type Aucune connexion nécessaire sont des liens Invité que nous vous recommandons d’utiliser pour le partage externe. Ces liens sont disponibles par défaut dans Office 365, mais un administrateur peut désactiver le partage externe pour vos sites. Pour plus d’informations, voir Partager des sites ou des documents avec des personnes extérieures à votre organisation.

  • Vous pouvez à tout moment supprimer des liens de type Aucune connexion nécessaire dans la boîte de dialogue Partager mentionnée dans les étapes précédentes. Le lien SUPPRIMER se trouve juste à côté du bouton Copier.

  • Les administrateurs de site peuvent restreindre le partage de sorte que seuls les propriétaires de fichiers et de sites puissent partager ces éléments. Pour plus d’informations sur l’activation des liens de partage, voir Vidéo : partager un site sans demande d’accès.

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Partager un document ou un dossier en invitant des personnes

Si vous voulez partager des dossiers ou des documents, mais que la commande Obtenir un lien n’est pas disponible, vous pouvez inviter des personnes.

  1. Accédez à OneDrive Entreprise ou à la bibliothèque de site qui contient le document ou le dossier que vous voulez partager.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partager.

    Capture d’écran du partage d’un document en cliquant avec le bouton droit et en choisissant Partager

  3. Dans la boîte de dialogue Partager, dans l’onglet Inviter des personnes, entrez les noms ou adresses de messagerie des utilisateurs avec lesquels vous voulez partager le document ou le dossier.

    Capture d’écran du partage d’un fichier dans OneDrive Entreprise

  4. Sélectionnez un paramètre d’autorisation, par exemple, Peut modifier.

    Sélectionner un paramètre d’autorisation pour les personnes invitées à partager un document

  5. Si vous le souhaitez, tapez un message à inclure dans un message électronique à envoyer à tous les invités. Le message électronique contient un lien vers le document partagé.

  6. Si vous ne voulez pas envoyer de message électronique, décochez la case Envoyer une invitation électronique (vous devrez peut-être d’abord cliquer sur Afficher les options).

  7. Cliquez sur Partager.

Remarque : Si l’accès invité est désactivé, l’option Exiger une connexion risque de ne pas être disponible.

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Informations supplémentaires de cet article

En savoir plus sur le stockage et le partage de fichiers dans Office 365

Pour consulter des recommandations sur l’emplacement de stockage des fichiers dans Office 365 et sa configuration, voir Configurer le stockage et le partage des fichiers dans Office 365.

Partager des documents avec un ensemble restreint de personnes

Deux options s’offrent à vous pour partager plusieurs documents avec des personnes sélectionnées :

  • Créer un groupe (si vous utilisez Office 365 et que la fonctionnalité Groupes est activée)

  • Créer un dossier et placer des documents dans ce dossier lors de sa création

Créer un groupe (si vous utilisez Office 365 et que la fonctionnalité Groupes est activée)
  1. Dans le menu de navigation, en regard de Groupes, cliquez sur le signe Plus (+).

    Capture d’écran de la création d’un groupe à partir de OneDrive Entreprise en cliquant sur le signe plus

  2. Donnez un nom au groupe, puis définissez le niveau de confidentialité sur Public ou Privé.

    Capture d’écran de la saisie d’un nom et du clic sur Créer pour créer un groupe à partir de OneDrive Entreprise

  3. Cliquez sur Créer.

  4. Ajoutez des membres au groupe.

  5. Dans votre groupe, en haut de la page, cliquez sur Fichiers pour accéder à l’espace OneDrive du groupe.

    Capture d’écran d’un clic sur les fichiers dans un groupe pour accéder à OneDrive pour le groupe

  6. Faites glisser des fichiers sur la page ou cliquez sur Charger.

Créer un dossier et placer des documents dans ce dossier lors de sa création
  1. Pour créer un dossier, cliquez sur Nouveau > Dossier. Vous pouvez partager ce dossier avec d’autres personnes lors de sa création.

  2. Si vous n’avez pas partagé le dossier lors de sa création, partagez-le en invitant des personnes.

  3. Chargez ou faites glisser des fichiers dans le dossier.

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Voir qui sont les personnes avec lesquelles vous partagez un document ou un dossier

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un document, puis cliquez sur Partager.

  2. Dans la boîte de dialogue Partager, cliquez sur Partagé avec.

    Capture d’écran de l’onglet Partagé dans la boîte de dialogue Partager

  3. Si vous partagez le document avec d’autres personnes que celles dont les noms apparaissent sur la carte, sélectionnez le lien Plus à la fin de la liste de noms. Vous pouvez faire défiler la liste pour afficher tous les noms.

    Conseils : Si la bibliothèque dans laquelle vous travaillez possède une colonne Partage, vous pouvez sélectionner l’icône de personnes pour ouvrir la boîte de dialogue Partager.

    Icône Partager pour un document partagé avec plusieurs personnes

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Arrêter le partage d’un document ou d’un dossier

Pour rendre un document ou un dossier privé à nouveau, vous pouvez arrêter de le partager.

  1. Sélectionnez l’icône de personnes du document ou dossier pour ouvrir la boîte de dialogue Partager.

    Icône Partager pour un document partagé avec plusieurs personnes

  2. Dans l’onglet Partagé avec de la boîte de dialogue Partager, sélectionnez Peut afficher ou Peut modifier en regard du nom de la personne avec laquelle vous voulez arrêter le partage, puis sélectionnez Arrêter le partage.

    Capture d’écran de la manière d’arrêter le partage avec chaque personne

  3. Pour arrêter de partager un document avec tout le monde, sélectionnez ARRÊTER LE PARTAGE en dessous de la liste des personnes.

    Capture d’écran de la manière d’arrêter le partage avec tout le monde

    Remarque : Le lien ARRÊTER LE PARTAGE permettant de supprimer tous les utilisateurs à la fois n’est pas disponible pour les dossiers. Pour arrêter de partager un dossier avec plusieurs utilisateurs ou groupes, procédez comme suit : Cliquez sur AVANCÉ, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les utilisateurs ou les groupes à supprimer, puis cliquez sur Supprimer les autorisations.

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Autres méthodes pour partager un document ou un dossier avec tous les membres de votre organisation

Dans OneDrive Entreprise, d’autres méthodes s’offrent à vous pour partager un document avec tout le monde :

  • Utilisez la boîte de dialogue Partager. Suivez la procédure décrite ci-dessus pour partager un document ou un dossier, mais tapez Tout le monde dans la zone Inviter des personnes.

    Partager un document avec tout le monde à l’aide de la boîte de dialogue Partager

  • Créez un dossier « Partagé avec tout le monde » (ou avec un nom semblable) et placez-y des documents tandis que vous créez ceux-ci. Pour créer un dossier, cliquez sur Nouveau > Dossier. Vous pouvez partager le dossier avec des personnes lors de sa création.

    Dossier Partagé avec tout le monde dans OneDrive Entreprise

Remarque : Il est possible que vous ayez déjà un dossier Partagé avec tout le monde mis en service pour vous.

La boîte de dialogue Partager vous permet de sélectionner l’option Tout le monde sauf les utilisateurs externes. Si votre organisation autorise le partage externe, le partage avec « Tout le monde » inclut les utilisateurs externes : personnes extérieures à votre société qui ont auparavant été invitées à partager des documents en tant qu’invités, par vous ou par d’autres employés dans votre organisation.

Si vous avez déjà un dossier Partagé avec tout le monde mis en service pour vous, tout le monde est autorisé à modifier les documents que vous placez dans le dossier Partagé avec tout le monde, sauf si vous modifiez les paramètres d’autorisation ou si votre espace OneDrive Entreprise a été créé avant juin 2014. Si votre espace OneDrive Entreprise a été créé avant cette date, le dossier Partagé avec tout le monde a été créé avec des autorisations de lecture seule. Vous pouvez modifier le paramètre d’autorisation à tout moment en suivant les instructions de partage d’un dossier énoncées plus haut dans cet article.

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Comment les utilisateurs peuvent-ils accéder aux documents que j’ai partagés avec tout le monde ?

Les documents que vous partagez avec tout le monde n’apparaissent pas dans la vue Partagés avec moi dans OneDrive Entreprise. Pourquoi ? Notez que selon la taille de votre organisation, des centaines voire des milliers de documents peuvent être partagés avec tout le monde. Par ailleurs, vous ne pouvez pas envoyer d’invitation de partage par courrier électronique à tous les membres de votre organisation.

Les utilisateurs peuvent trouver ces documents en :

  • suivant un lien que vous leur envoyez directement dans un message électronique.

    L’URL web des documents apparaît dans leur légende.


    URL web d’un document

    Copiez-collez l’URL dans un courrier électronique adressé aux personnes spécifiques que vous voulez informer.

  • utilisant la zone de recherche dans OneDrive Entreprise.

    Dans cet exemple, Madeleine Cormier effectue une recherche sur le mot clé « Arrêts Cour » pour trouver tous les documents pertinents partagés avec elle dans son organisation.

    Mots clés de recherche pour rechercher des documents que des personnes ont partagés avec vous

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