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Solutions pour partager des blocs-notes dans OneNote
Dans Microsoft OneNote 2010, vous pouvez partager un bloc-notes afin de pouvoir y accéder sur d’autres ordinateurs ou sur le Web, ou d’y travailler avec d’autres personnes.
La prise de notes en tant que groupe est un processus de collaboration. En tant qu’outil de collaboration, OneNote offre beaucoup plus que la simple possibilité d’envoyer des pages de blocs-notes statiques par courrier électronique. En fonction de la nature de vos projets, vous pouvez utiliser OneNote pour préparer ensemble des réunions, utiliser les pages du bloc-notes comme tableau blanc virtuel ou configurer les blocs-notes partagés pour que tout le monde puisse afficher, modifier et ajouter des informations.
Contrairement à d’autres programmes qui « verrouillent » les fichiers pour qu’une seule personne à la fois puisse les modifier, OneNote 2010 permet à plusieurs auteurs d’accéder simultanément à un bloc-notes partagé. Chaque fois qu’une personne apporte des modifications aux pages et aux sections du bloc-notes partagé, OneNote synchronise automatiquement ces modifications de façon à ce que le bloc-notes soit constamment à jour pour tous les utilisateurs.
OneNote gère également une copie distincte des notes hors connexion sur l’ordinateur de chaque utilisateur. Ainsi, les participants de la prise de notes partagées peuvent continuer à modifier les notes en local quand ils sont temporairement déconnectés du réseau. Lors de leur prochaine connexion au bloc-notes partagé, OneNote fusionne automatiquement leurs modifications avec celles des autres.
Création d’un nouveau bloc-notes partagé
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Dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau.
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Sous Stocker le bloc-notes sur, choisissez l’emplacement de stockage du nouveau bloc-notes :
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Cliquez sur Web pour pouvoir utiliser le bloc-notes depuis n’importe quel ordinateur ou navigateur Web. Vous devrez vous connecter à un compte, à la suite de quoi vous pourrez contrôler si votre bloc-notes n’est accessible que par vous-même ou également par les autres personnes.
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Cliquez sur Réseau si vous voulez partager le nouveau bloc-notes avec d’autres personnes sur le même réseau ou sur un site SharePoint (au travail ou en classe, par exemple).
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Dans la zone Nom, entrez un titre descriptif pour l’objet du nouveau bloc-notes (par exemple, Bloc-notes de l’équipe).
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Dans le champ Emplacement Web ou Emplacement réseau, effectuez l’une des actions suivantes :
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Spécifier un emplacement Web Si le service Web est disponible, connectez-vous à un compte existant (tel que Windows Live) ou inscrivez-vous à un nouveau compte. Une fois que vous êtes connecté, la liste des dossiers Web où vous pouvez créer des blocs-notes partagés s’affiche. Si vous n’avez pas besoin de partager les blocs-notes avec d’autres personnes, sélectionnez l’un des Dossiers personnels. Dans le cas contraire, sélectionnez un Dossier partagé auquel les autres utilisateurs auront accès. Pour définir le partage des autorisations des dossiers nouveaux ou existants, OneNote ouvre votre navigateur Web, ce qui vous permet de finir de créer le nouveau dossier de votre bloc-notes. Revenez dans OneNote, puis actualisez la liste des dossiers dans le champ Emplacement Web pour voir le dossier que vous venez de créer. Sélectionnez ce dossier, puis passez à l’étape 5 ci-dessous.
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Spécifier un emplacement réseau Vous pouvez entrer le chemin complet d’un partage réseau, taper un lecteur réseau mappé ou coller l’adresse complète de la bibliothèque de documents SharePoint où vous voulez créer le bloc-notes partagé. Vous pouvez aussi choisir l’emplacement parmi l’un des emplacements SharePoint récents, le cas échant. Notez que le bloc-notes sera accessible par toute personne ayant les autorisations pour cet emplacement réseau ou ce site SharePoint.
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Cliquez sur Créer un bloc-notes.
Partage d’un bloc-notes existant
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Dans le menu Fichier, cliquez sur Partager.
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Sous Sélectionner un bloc-notes, choisissez un bloc-notes existant que vous voulez partager avec d’autres personnes ou entre différents ordinateurs que vous utiliserez.
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Sous Partager sur, choisissez où le bloc-notes doit être partagé.
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Cliquez sur Web pour pouvoir utiliser le bloc-notes depuis n’importe quel ordinateur ou navigateur Web.
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Cliquez sur Réseau si vous voulez partager le nouveau bloc-notes avec d’autres personnes ou ordinateurs sur le même réseau ou site SharePoint (au travail ou en classe, par exemple).
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Dans le champ Emplacement Web ou Emplacement réseau, effectuez l’une des actions suivantes :
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Spécifier un emplacement Web Si le service Web est disponible, connectez-vous à un compte existant (tel que Windows Live) ou inscrivez-vous à un nouveau compte. Une fois que vous êtes connecté, la liste des dossiers Web où vous pouvez créer des blocs-notes partagés s’affiche. Si vous n’avez pas besoin de partager les blocs-notes avec d’autres personnes, sélectionnez l’un des Dossiers personnels. Dans le cas contraire, sélectionnez un Dossier partagé auquel les autres utilisateurs auront accès. Pour définir le partage des autorisations des dossiers nouveaux ou existants, OneNote ouvre votre navigateur Web, ce qui vous permet de finir de créer le nouveau dossier de votre bloc-notes. Revenez dans OneNote, puis actualisez la liste des dossiers dans le champ Emplacement Web pour voir le dossier que vous venez de créer. Sélectionnez ce dossier, puis passez à l’étape 5 ci-dessous.
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Spécifier un emplacement réseau Vous pouvez entrer le chemin complet d’un partage réseau, taper un lecteur réseau mappé ou coller l’adresse complète de la bibliothèque de documents SharePoint où vous voulez créer le bloc-notes partagé. Vous pouvez aussi choisir l’emplacement parmi l’un des emplacements SharePoint récents, le cas échant. Notez que le bloc-notes sera accessible par toute personne ayant les autorisations pour cet emplacement réseau ou ce site SharePoint.
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Cliquez sur Partager le bloc-notes.
Remarque : Si l’emplacement Web ou réseau que vous voulez utiliser est indisponible, assurez-vous que vous êtes connecté à Internet ou au réseau, et que vous avez les autorisations nécessaires avant de vouloir enregistrer et utiliser les bloc-notes dans de tels emplacements.
Créer un message électronique avec un lien vers le bloc-notes partagé pour vous-même ou pour d’autres
Une fois que vous avez créé ou partagé un bloc-notes, OneNote vous demande si vous voulez créer un message électronique avec un lien vers le bloc-notes partagé.
Si vous partagez le bloc-notes avec d’autres personnes, cliquez sur Envoyer un lien par messagerie pour composer le courrier électronique à l’attention de vos destinataires. Ce message comportera un lien vers le bloc-notes partagé, sur lequel les destinataires pourront cliquer pour ouvrir le bloc-notes partagé sur leur ordinateur.
Remarque : Les destinataires qui n’ont pas déjà l’autorisation d’accéder à l’emplacement du bloc-notes partagé ne pourront pas utiliser ce dernier. Le lien pointe uniquement vers l’emplacement, sans fournir un accès automatique.
Si vous ne partagez pas votre bloc-notes avec d’autres personnes, mais que vous voulez l’utiliser sur plusieurs ordinateurs, vous pouvez cliquer sur Envoyer un lien par messagerie, puis envoyer le message électronique avec le lien vers votre propre compte de messagerie Web. De cette façon, vous pourrez ouvrir aisément le bloc-notes partagé à partir d’un autre ordinateur.
