Ouvrir une feuille de données vide

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article explique comment ouvrir une feuille de données vierge dans Microsoft Office Access 2007. L’article explique également l’utilisation de conception visuelle, une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de concevoir des grandes parties d’une feuille de données visuellement au lieu d’avoir à utiliser le Concepteur de tables.

Contenu de cet article

Informations sur l’ouverture des feuilles de données vide

Créer une feuille de données vide dans une base de données

Ajouter une feuille de données vide à une base de données existante

Ajouter une feuille de données basé sur un modèle à une base de données existante

Définir les types de données pièce jointe ou objet OLE

Ajouter un champ de recherche à une feuille de données

Associer votre nouvelle feuille de données pour le reste de votre base de données

Modifier le type de données d’un champ

Gérer les champs dans une feuille de données

Comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations

Comment Access affecte les types de données lorsque vous collez des informations

Informations sur l’ouverture des feuilles de données vide

Une feuille de données est une représentation visuelle des données contenues dans un tableau ou des résultats renvoyés par une requête. Feuilles de données ressemblent aux feuilles de calcul Microsoft Office Excel 2007, mais avec des fonctionnalités différentes dans certains cas. Par exemple, vous pouvez généralement ajouter qu’un seul enregistrement pour chaque champ dans une feuille de données, et vous devez entrer généralement un type de données spécifique dans un champ donné, tels que des dates et heures ou valeurs Oui/non. Un champ peut également imposer des limites applicables à la taille ou la longueur de vos données, quelque chose Office Excel 2007 ne fait pas par défaut. Par exemple, vous pouvez entrer un maximum de 256 caractères dans certains champs de texte.

Nouvelles fonctionnalités de feuille de données

Office Access 2007 simplifie le processus de création d’une table. Vous pouvez maintenant ouvrir une feuille de données vide (une table) et effectuez la plupart des tâches de conception de que vous avez précédemment pourriez effectuer uniquement à l’aide du Concepteur de tables. Par exemple, après avoir créé une nouvelle feuille de données, vous pouvez définir le type de données pour la plupart des champs dans la nouvelle table en entrant des données manuellement ou en collant des données dans les champs. Par exemple, si vous entrez une date dans un champ vide, Access définit les données de Date/heure type de ce champ. Si vous entrez du texte par exemple un nom, Access applique le type de données texte au champ et ainsi de suite.

Vous pouvez également définir ou modifier des noms de champs sans avoir à utiliser le Concepteur de tables, et vous pouvez ajouter de nouveaux champs en entrant du texte dans la colonne vide dans la partie gauche ou droite de la grille, en fonction de vos paramètres de langue. En outre, vous pouvez utiliser les commandes de mise en forme telles que gras et italique pour ajouter des formats d’affichage à une tâche que vous avez effectuées précédemment dans le Concepteur de tables, les champs.

Remarque : Enfin, bien qu’Access plus rapidement et facilement créer une table, vos tables doivent toujours respecter les règles de conception de base de données.

Pour plus d’informations sur ces règles, voir l’article Concepts de base de création de base de données.

Le processus d’ouverture d’une feuille de données vide

Lorsque vous ouvrez une feuille de données vide, vous ajoutez une table vide créée dans votre base de données. Vous ne pouvez pas ouvrir une feuille de données vide sans créer une nouvelle table. Une fois la nouvelle feuille de données chargée, vous procédez composée des grandes étapes :

  • Vous pouvez entrer un nom pour chaque champ, ou vous pouvez accepter les noms par défaut fournis dans Access.

  • Vous pouvez entrer les données manuellement dans les champs, ou vous pouvez coller des données. Vous n’avez plus à définir un type de données pour chaque champ tout d’abord, car en cours de frappe, http://www.contoso.com et un type de données en fonction du type de données que vous entrez. Par exemple, si vous entrez un nom dans le premier champ dans votre nouvelle table, Access définit ce champ pour le type de données texte. Si vous entrez une date dans le champ suivant, Access lui affecte les données Date/heure type et ainsi de suite. Pour plus d’informations sur les types de données Access définit que vous entrez des données, voir comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations et comment Access affecte les types de données lorsque vous collez des informations, plus loin dans cet article.

    Remarque : Certains types de données ne peut pas être définies pour un champ en collant des données. Par exemple, vous ne pouvez pas définir les types de données pièce jointe ou objet OLE en collant un fichier dans un champ vide. En outre, vous ne pouvez pas créer un champ de recherche en collant une liste de données dans un champ. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces types de données, voir définir les types de données pièce jointe ou objet OLE et Ajouter un champ liste de choix à une feuille de données, les sections plus loin dans cet article.

  • Si vous avez besoin plus tard modifier le type de données défini pour un champ, vous pouvez utiliser les outils fournis dans Access.

Impact des règles de création de feuilles de données

Lorsque vous ouvrez et commencez à remplir dans une feuille de données, n’oubliez pas que les bases de données relationnelles adhèrent à un ensemble de règles de conception, et vous devez suivre ces règles de conception lorsque vous créez vos feuilles de données. Les règles autoriser des bases de données fonctionner correctement et qu’ils vous assurer que vous pouvez extraire les données correctes à partir d’une base de données. Une discussion sur les règles de conception est dépasse le cadre de cet article. .

Si vous ne connaissez pas les règles de conception de base de données, voir l’article Concepts de base de création de base de données.

Comment Access ajoute une clé primaire aux nouvelles feuilles de données

Par défaut, Access crée un champ de clé primaire nommé « ID » pour toutes les nouvelles feuilles de données, et il affecte le type de données pour le champ NuméroAuto. Par défaut, Access masque également le champ de l’affichage feuille de données, mais vous pouvez afficher le champ N° à tout moment en cliquant sur un en-tête de colonne, en cliquant sur Afficher les colonnes et puis à l’aide de la boîte de dialogue Afficher les colonnes pour afficher le champ masqué. Cette illustration montre la boîte de dialogue Afficher les colonnes d’une nouvelle table :

Boîte de dialogue Afficher les colonnes

Vous pouvez également afficher le champ ID et tous les champs masqués en ouvrant la table en mode Création, et également lorsque vous affichez la liste des champs de table dans le volet Liste de champs. Pour plus d’informations sur l’utilisation du volet Office, consultez la section associer votre nouvelle feuille de données pour le reste de votre base de données, plus loin dans cet article.

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Créer une feuille de données vide dans une base de données

Lorsque vous avez besoin créer une base de données simple, tel qu’une liste de contacts, vous pouvez créer une nouvelle base de données avec une feuille de données vide. Office Access 2007 rend le processus plus rapide et plus facile que les versions antérieures, car vous n’êtes pas obligé d’utiliser le mode Création pour créer la nouvelle table. N’oubliez pas que vous pouvez utiliser le mode feuille de données pour effectuer toutes les tâches de création de table à l’exception de la création d’un champ de recherche. Pour plus d’informations sur l’ajout d’un champ de recherche à une table, voir la section Ajouter un champ liste de choix à une feuille de données, plus loin dans cet article.

Créer une nouvelle table dans une base de données

  1. Démarrez Access et dans la page Prise en main de Microsoft Access, sous Nouvelle base de données vide, cliquez sur Base de données vide.

  2. Sous Base de données vide, dans la zone Nom de fichier, entrez un nom pour la nouvelle base de données. Pour modifier l’emplacement de la nouvelle base de données, cliquez sur l’icône de dossier. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur créer.

    Access crée la nouvelle base de données et ouvre une table intitulée Table1 en mode feuille de données, comme suit :

    Table vide créée dans une nouvelle base de données

  3. Dans la feuille de données, double-cliquez sur le premier en-tête de colonne (la cellule colorée intitulée Ajouter un nouveau champ ) et entrez un nom pour le champ.

  4. Cliquez sur l’en-tête de colonne suivant, ou utilisez les touches de direction pour placer le focus sur l’en-tête suivant et puis entrez un nom pour ce champ. Répétez cette procédure jusqu'à ce que vous ayez nommé vos champs de table.

  5. Dans la première cellule vide sous un nom de champ, entrez les données appropriées.

    Access utilise les données que vous entrez pour définir un type de données pour le champ. Par exemple, si vous entrez une date, Access définit le champ pour les données de Date/heure type.

    Important : N’oubliez pas qu’un champ doit contenir qu’un seul type de données. Par exemple, un champ de date ne doit pas contenir les noms de clients et un champ de prix ne doit pas contenir de numéros de téléphone.

    Pour plus d’informations sur les types de données Access définit que vous entrez des données, voir comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations et comment Access affecte les types de données lorsque vous collez des informations, plus loin dans cet article.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

    Raccourci clavier appuyez sur CTRL + S.

    La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

  7. Dans le champ Nom de la Table, entrez un nom pour la nouvelle table, puis cliquez sur OK.

    Remarques : 

    • Lorsqu’Access crée la table, il ajoute un champ de clé primaire intitulé ID, et il affecte le type de données pour le champ NuméroAuto. Access masque le champ par défaut. Pour afficher le champ, avec le bouton droit n’importe quel en-tête de colonne et cliquez sur Afficher les colonnes, puis utilisez la boîte de dialogue Afficher les colonnes pour afficher la colonne.

      - ou -

      Cliquez sur l’onglet de document pour la table, puis cliquez sur Mode Création.

    • Vous pouvez modifier ou supprimer la clé primaire uniquement en ouvrant la table en mode Création. Pour savoir comment procéder, voir l’article Ajouter, définir, modifier ou supprimer la clé primaire.

    • Si vous êtes dans Access et maîtrisez de conception de base de données et pourquoi vous devez clés primaires, voir l’article Concepts de base de création de base de données.

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Ajouter une feuille de données vide à une base de données existante

Lorsque vous ajoutez une nouvelle feuille de données (une table) à une base de données existante, cette nouvelle table est autonome jusqu'à ce que vous mettre en relation à vos tableaux existant. Par exemple, supposons que vous avez besoin effectuer le suivi des commandes passées par un organisme public. Pour ce faire, vous ajoutez une table nommée Contacts pour le gouvernement à une base de données de vente. Pour tirer parti de la puissance qui fournissent une base de données relationnel, pour rechercher des commandes passées par un contact donné, par exemple, vous devez créer une relation entre la nouvelle table et la (ou des tables) qui contiennent les données de commande.

Pour plus d’informations sur les relations de table et de conception de base de données, voir les articles concepts sur la conception de base de données et créer, modifier ou supprimer une relation.

En outre, n’oubliez pas que vous devez ajouter des champs pièce jointe ou objet OLE à la nouvelle table manuellement à l’aide de la liste Type de données (sous l’onglet feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme ) ou à l’aide du Concepteur de tables. Les étapes décrites dans la section définir les types de données pièce jointe ou objet OLE, plus loin dans cet article, expliquent comment ajouter ces types de champs.

Ajouter une feuille de données à une base de données

  1. Ouvrez la base de données que vous souhaitez modifier.

  2. Dans l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

    Image du ruban Access

    Access ajoute une table vide créée et s’ouvre en mode feuille de données.

    Nouvelle feuille de données ajoutée à une base de données existante

  3. Dans la feuille de données, double-cliquez sur le premier en-tête de colonne (la cellule colorée intitulée Ajouter un nouveau champ ) et entrez un nom pour le champ.

  4. Cliquez sur le champ suivant ou utilisez les touches de direction pour placer le focus sur le champ suivant et entrez un nom pour ce champ. Répétez cette procédure jusqu'à ce que vous ayez nommé vos champs de table.

  5. Dans la première cellule vide sous un nom de champ, entrez les données appropriées.

    Access utilise les données que vous entrez pour définir un type de données pour le champ. Par exemple, si vous entrez une date, Access définit le champ pour les données de Date/heure type.

    Pour plus d’informations sur les types de données Access définit que vous entrez des données, voir comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations, plus loin dans cet article.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

    Raccourci clavier appuyez sur CTRL + S.

    La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

  7. Dans le champ Nom de la Table, entrez un nom pour la nouvelle table, puis cliquez sur OK.

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Ajouter une feuille de données basé sur un modèle à une base de données existante

Outre les tables vides, Office Access 2007 fournit également un ensemble de tables contenant des modèles. Chacune des tables basé sur un modèle correspond aux modèles de base de données qui Office Access 2007 fournit. Par exemple, vous pouvez ajouter une table conçue pour accepter des données bien, Contact ou problème. Les tables basé sur un modèle permettent de créer des petites bases de données en moins de temps, car vous n’êtes pas obligé de nommer les champs et de définir les types de données.

Lorsque vous travaillez, n’oubliez pas que vous pouvez ajouter une table contenant des modèles uniquement à une base de données existante.

Ajouter un tableau basé sur un modèle à une base de données

  1. Ouvrez la base de données que vous souhaitez modifier.

  2. Sous l’onglet créer, dans le groupe tableaux, cliquez sur Modèles de Table, puis sélectionnez un des modèles disponibles dans la liste.

    Image du ruban Access

    Access ouvre la nouvelle table en mode feuille de données. Chaque champ dans la nouvelle table contient un nom et un type de données, et vous pouvez entrer des données sans étape supplémentaire.

  3. Entrez vos données.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

    Raccourci clavier appuyez sur CTRL + S.

    La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

  5. Dans le champ Nom de la Table, entrez un nom pour la nouvelle table, puis cliquez sur OK.

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Définir les types de données pièce jointe ou objet OLE

Lorsque vous utilisez le mode feuille de données pour créer une nouvelle table, vous pouvez définir la plupart des types de données en entrant des données dans la première ligne d’un champ. Toutefois, vous ne pouvez pas utiliser cette méthode pour définir les types de données pièce jointe ou objet OLE. Vous devez définir manuellement les types de données à l’aide de la liste Définir le Type de données sous l’onglet feuille de données, ou à l’aide du Concepteur de tables. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment utiliser les deux méthodes pour définir les types de données.

Utilisez la liste Type de données défini

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table à modifier.

    Cette action ouvre la table en mode feuille de données.

  2. Sélectionnez un nouveau champ.

    Par défaut, les nouveaux champs figurent sur le côté gauche ou droit de la feuille de données (selon vos paramètres régionaux et linguistiques Windows), et l’en-tête lit Ajouter un nouveau champ.

    Nouveau champ dans une feuille de données

    Remarque : Vous devez sélectionner un nouveau champ. Vous ne pouvez pas modifier le type de données d’un champ existant aux types de pièce jointe ou objet OLE.

  3. Si vous ajoutez un champ objet OLE, double-cliquez sur la ligne d’en-tête et entrez un nom pour le champ. Dans le cas contraire, passez à l’étape suivante, car lorsque vous ajoutez un champ pièce jointe, Access remplace l’en-tête de colonne à une icône de trombone.

  4. Cliquez sur la première ligne de données vide sous l’en-tête.

  5. Sous l’onglet feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Type de données (la liste en haut du groupe), puis sélectionnez Objet OLE ou pièce jointe.

    Liste des types de données

    Si vous sélectionnez le type de données pièce jointe, jeux d’accès l’en-tête de ligne pour afficher l’icône du trombone, comme suit : Nouveau champ de table auquel le type de données Pièce jointe a été attribué

  6. Enregistrez vos modifications.

  7. Pour ajouter un élément de données vers le nouveau champ, double-cliquez sur la première ligne vide et utilisez la boîte de dialogue pièces jointes pour identifier les données.

    Pour plus d’informations sur l’insertion de fichiers dans votre base de données, voir l’article joindre des fichiers et des graphismes aux enregistrements de votre base de données.

Utiliser le mode Création de Table

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  2. Dans la colonne Nom de champ, sélectionnez une ligne vide et entrez un nom pour le nouveau champ.

    Remarque : Vous devez sélectionner un nouveau champ. Vous ne pouvez pas modifier le type de données d’un champ existant aux types de pièce jointe ou objet OLE.

  3. Dans la colonne Type de données, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de votre nouveau nom de champ et sélectionnez Objet OLE ou pièce jointe dans la liste.

  4. Enregistrez vos modifications.

Pour savoir comment joindre des fichiers aux enregistrements de votre feuille de données, voir l’article joindre des fichiers et des graphismes aux enregistrements de votre base de données.

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Ajouter un champ de recherche à une feuille de données

Autre fonctionnalité que vous devez définir manuellement dans une nouvelle feuille de données est un champ de recherche. Un champ de recherche affiche une série de valeurs sous la forme d’une liste. En règle générale, chaque fois que vous sélectionnez un élément dans une liste déroulante dans une base de données Access, vous utilisez une liste de choix. Vous pouvez créer deux types de listes de recherche.

  • Les listes basées sur une table    utiliser des requêtes pour extraire des valeurs d’autres tables. La requête se trouve dans la table sous-jacente de votre nouvelle feuille de données. Vous créez une liste basée sur une table lorsque vous avez besoin d’utiliser les valeurs qui se trouvent ailleurs dans votre base de données. Par exemple, supposons que vous tenir à jour une base de données des problèmes de prise en charge. Les informations se trouvent dans une table, mais la liste des personnes qui les traitent réside dans une autre table et les données de cette table changent fréquemment. À l’aide d’une liste basée sur une table vous évite d’avoir à entrer manuellement une longue liste de noms, et il vous propose des données les plus récentes. Vous pouvez utiliser les données dans un tableau pour remplir une liste basée sur une table, ou vous pouvez utiliser les données renvoyées par une autre requête pour remplir une liste basée sur une table.

  • Listes basées sur une valeur    contiennent relativement peu d’éléments que vous utilisez uniquement au sein d’une base de données. Par exemple, supposons que Microsoft Access vous permet de stocker et gérer des informations sur les ressources de l’entreprise. Vous pouvez créer un champ de recherche Condition (ou un nom similaire) et permettre aux utilisateurs de choisir une valeur dans cette liste, comme bon, passable, médiocre et ainsi de suite. Vous créez des listes de valeurs en entrant une liste d’éléments directement dans la table sous-jacente de votre nouvelle feuille de données.

Lorsque vous ajoutez une liste de recherche basée sur une table à votre nouvelle feuille de données, Access crée une relation entre la table qui se trouve sous votre nouvelle feuille de données et la table à partir de laquelle le champ de recherche tire ses données. Le champ liste de choix résultant devient également une clé étrangère : une colonne dont les valeurs correspondent aux valeurs de clé primaire dans l’autre table. Si vous débutez dans Access et vous avez besoin de plus d’informations sur les relations, les clés primaires et clés étrangères, voir l’article Concepts de base de création de base de données.

Enfin, vous pouvez ajouter une liste de recherche basée sur une table ou valeur en utilisant l’Assistant ou en créant manuellement dans le Concepteur de tables. L’Assistant fournit la méthode la plus simple et plus rapide pour créer un champ de recherche, afin que les étapes décrites dans cette section expliquent comment utiliser cette méthode.

Ajouter un champ de recherche en mode feuille de données

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table à modifier.

    Access ouvre la table en mode Feuille de données.

  2. Sous l’onglet feuille de données, dans le groupe champs et colonnes, cliquez sur Colonne de recherche.

    L’Assistant Liste de choix démarre.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Créer une liste basée sur une table   

      1. Sélectionnez je souhaite la colonne de recherche pour rechercher les valeurs dans une table ou requête, puis cliquez sur suivant.

      2. Sous affichage, sélectionnez une option, sélectionnez une table ou requête dans la liste, puis sur suivant.

        Par exemple, si vous voulez utiliser les valeurs d’une table dans votre champ liste de choix, cliquez sur Tables. Si vous voulez utiliser une requête, cliquez sur requêtes. Pour afficher une liste de toutes les tables et requêtes dans la base de données, cliquez sur les deux.

      3. Déplacez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre liste de choix à partir du volet Champs disponibles vers le volet Champs sélectionnés, puis cliquez sur suivant.

      4. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs des options de tri pour les champs que vous avez sélectionné à l’étape précédente, puis cliquez sur suivant.

      5. Vous pouvez également ajuster la largeur de chaque colonne dans votre liste de choix, puis cliquez sur suivant.

      6. Vous pouvez également sous quelle étiquette souhaitez-vous pour votre colonne de recherche, entrez un nom dans la zone de texte.

      7. Si vous le souhaitez, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.

        Cette option vous permet de sélectionner et stocker plusieurs éléments dans la liste.

      8. Cliquez sur Terminer. Si Access vous invite à enregistrer la table, cliquez sur Oui.

        Access ajoute la requête de recherche dans votre nouvelle table. Par défaut, la requête extrait les champs que vous spécifiez, ainsi que les valeurs de clé primaires pour la table source. Access définit ensuite le type de données pour le champ de recherche en fonction du type de données défini pour le champ de clé primaire dans la table source. Par exemple, si le champ de clé primaire dans la table source utilise le type de données NuméroAuto, Access définit le type de données pour votre champ liste de choix pour le type de données numérique.

      9. Revenir en mode feuille de données, accédez à votre champ liste de choix et sélectionnez un élément dans la liste.

    • Créer une liste basée sur une valeur   

      1. Cliquez sur je taperai les valeurs souhaitées, puis cliquez sur suivant.

      2. Dans la zone nombre de colonnes, entrez le nombre de colonnes que vous souhaitez apparaître dans votre liste, puis accédez à la première cellule vide, entrez une valeur.

        Lorsque vous entrez votre première valeur, une autre cellule vide apparaît sous la cellule active.

      3. Lorsque vous avez terminé de taper votre première valeur, utilisez l’onglet ou la touche flèche vers le bas pour déplacer le focus vers la cellule suivante, puis entrez une deuxième valeur.

      4. Répétez les étapes 2 et 3 jusqu'à ce que vous avez terminé de créer votre liste, puis cliquez sur suivant.

      5. Si vous le souhaitez, entrez un nom pour le nouveau champ, puis cliquez sur Terminer.

Ajouter un champ de recherche en mode Création

  1. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la table sous-jacente de votre nouvelle feuille de données, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  2. Sélectionnez le champ que vous voulez convertir.

    - ou -

    Sélectionnez une ligne vide et, dans la colonne Nom du champ, entrez un nom pour le nouveau champ.

  3. Dans la colonne Type de données, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Assistant liste de choix.

    L’Assistant liste de choix apparaît.

  4. Suivez les étapes décrites dans la section précédente pour l’utilisation de l’Assistant.

Lorsque vous créez un champ de recherche, vous pouvez utiliser une nouvelle fonctionnalité appelée une liste à plusieurs valeurs. Pour plus d’informations sur les listes à valeurs multiples et la technologie (fonctionnalité appelée champs à valeurs multiples), voir les articles Ajouter ou modifier un champ de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs, Guide pour les champs à plusieurs valeurset utilisent une liste qui stocke plusieurs valeurs.

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Associer votre nouvelle feuille de données pour le reste de votre base de données

Par défaut, les informations dans une nouvelle feuille de données restent isolées à partir des autres informations dans une base de données jusqu'à ce que vous créez au moins une relation entre la table sous-jacente de votre feuille de données et les autres tables dans votre base de données. Office Access 2007 simplifie le processus de création de relations, parce que maintenant vous pouvez faire glisser des champs à partir d’un volet Office sur une feuille de données ouverte.

Vous pouvez créer deux types de relations à l’aide de la nouvelle technique.

  • Ajouter un champ de clé étrangère dans la table qui se trouve sous votre nouvelle feuille de données. Nouvelle feuille de données est placé sur le côté plusieurs d’une relation un-à-plusieurs.

  • Partager des valeurs de clé primaire à partir de votre nouvelle feuille de données avec une autre table. Cette opération place votre nouvelle feuille de données du côté « un » d’une relation un-à-plusieurs.

Lorsque vous créez ces types de relations, vous utilisez l’Assistant liste de choix pour créer un champ de recherche basée sur une table. Les étapes suivantes expliquent comment créer les deux types de relations.

Important    Vous devez être familiarisé avec la conception de base de données pour créer des relations entre tables avec succès.

Pour plus d’informations sur la conception de base de données et les relations, voir les articles concepts sur la conception de base de données, Ajouter, définir, modifier ou supprimer la clé primaire, Guide pour les relations entre les tables et créer, modifier ou supprimer une relation.

Ajouter un champ de clé étrangère à votre nouvelle feuille de données

  1. Si elle n’est pas déjà, ouvrez votre nouvelle feuille de données en mode feuille de données. Pour ce faire, dans le volet de Navigation, double-cliquez sur la table.

  2. Sous l’onglet feuille de données, dans le groupe champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants.

    Le volet Liste de champs apparaît et répertorie les autres tables dans la base de données.

  3. Développez l’entrée pour la table que vous voulez utiliser.

  4. Faites glisser le champ de clé primaire de la Liste de champs vers votre feuille de données ouverte, puis déposez le champ entre deux des champs existants dans votre feuille de données. Les modifications de curseur de la souris en i lorsque vous sélectionnez un emplacement autorisé.

    Glissement d'un champ de la liste Liste de champs et déplacement entre deux colonnes

    Lorsque vous avez placé le nouveau champ, l’Assistant liste de choix démarre.

  5. Accédez à l’ensemble des étapes pour terminer la procédure suivante.

Utiliser l’Assistant liste de choix pour créer la relation

  1. Déplacez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre liste de choix à partir du volet Champs disponibles vers le volet Champs sélectionnés, puis cliquez sur suivant.

  2. Vous pouvez également sélectionner un ou plusieurs des options de tri pour les champs que vous avez sélectionné à l’étape précédente, puis cliquez sur suivant.

  3. Vous pouvez également ajuster la largeur de chaque colonne dans votre liste de choix, puis cliquez sur suivant.

  4. Vous pouvez également sous quelle étiquette souhaitez-vous pour votre colonne de recherche, entrez un nom dans la zone de texte.

  5. Si vous le souhaitez, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.

    Cette option vous permet de sélectionner et stocker plusieurs éléments dans la liste.

  6. Cliquez sur Terminer. Si Access vous invite à enregistrer la table, cliquez sur Oui.

    Access ajoute la requête de recherche dans votre nouvelle table. Par défaut, la requête extrait les champs que vous spécifiez, ainsi que les valeurs de clé primaires pour la table source. Access définit ensuite le type de données pour le champ de recherche en fonction du type de données défini pour le champ de clé primaire dans la table source. Par exemple, si le champ de clé primaire dans la table source utilise le type de données NuméroAuto, Access définit le type de données pour votre champ liste de choix pour le type de données numérique.

Ajouter la clé primaire à partir de votre nouvelle feuille de données à une autre table

  1. Si vous avez votre nouvelle feuille de données ouvert, fermez-le.

  2. Dans le volet de Navigation, double-cliquez sur la table à laquelle vous souhaitez ajouter la nouvelle clé étrangère.

  3. Sous l’onglet feuille de données, dans le groupe champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants.

    Le volet Liste de champs apparaît et répertorie les autres tables dans la base de données, y compris votre nouvelle feuille de données.

  4. Dans le volet Office, cliquez sur le signe plus en regard de l’entrée pour votre nouvelle feuille de données, faites glisser le champ de clé primaire (le nom par défaut pour le champ est ID) à partir du volet de tâches à la feuille de données ouverte et déposez-le dans un emplacement pratique.

    Par défaut, vous devez placer le nouveau champ entre deux des champs existants dans votre feuille de données. Les modifications de curseur de la souris en i lorsque vous sélectionnez un emplacement autorisé.

    Glissement d'un champ de la liste Liste de champs et déplacement entre deux colonnes

    Lorsque vous avez placé le nouveau champ, l’Assistant liste de choix démarre.

  5. Suivez l’ensemble des étapes précédente pour terminer l’Assistant liste de choix.

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Modifier le type de données d’un champ

Lorsque vous créez une table en mode feuille de données, il peut arriver que vous avez entré les données qui a donné lieu dans Access sélection du type de données incorrect. Par exemple, si vous entrez uniquement les cinq premiers chiffres d’un code postal français, Access applique le type de données numérique au champ, une option qui vous empêche d’entrer des codes postaux provenant d’autres parties du monde. Pour corriger ce type de problème, vous pouvez modifier le type de données pour le champ.

Access propose deux méthodes pour modifier un type de données. Vous pouvez utiliser les commandes sous l’onglet feuille de données ou vous pouvez utiliser le Concepteur de tables. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser ces deux techniques.

Important    Modification des types de données peut entraîner la suppression de données. Par exemple, si vous modifiez un champ texte au type de données numérique et que le champ contient des lettres ainsi que les numéros, Access supprime les données existantes, car il ne peut pas effectuer des calculs sur du texte.

Utilisez les commandes du ruban pour modifier un type de données

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table à modifier.

    Cette action ouvre la table en mode feuille de données.

  2. Sélectionnez le champ à modifier.

  3. Sous l’onglet feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, sélectionnez une option dans la liste Définir le Type de données, située en haut du groupe.

    Le ruban fait partie de la Interface utilisateur Microsoft Office Fluent.

  4. Si Access vous invite à confirmer la modification, cliquez sur Oui uniquement si vous êtes sûr de que vouloir continuer.

  5. Enregistrez vos modifications.

Utilisez le Concepteur de tables pour modifier un type de données

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur la colonne Type de données et sélectionnez un nouveau type de données.

  3. Si Access vous invite à confirmer la modification, cliquez sur Oui uniquement si vous êtes sûr de que vouloir continuer.

  4. Enregistrez vos modifications.

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Gérer les champs dans une feuille de données

Vous pouvez effectuer un nombre de tâches de gestion des tables par clic droit sur la ligne d’en-tête et en sélectionnant une commande dans le menu contextuel correspondant. Par exemple, vous pouvez insérer un champ dans un emplacement spécifique, supprimer ou renommer un champ, afficher ou masquer une colonne, démarrer l’Assistant liste de choix et convertir une colonne à un champ de recherche.

Utilisez les commandes dans le menu contextuel

  • Cliquez sur un en-tête de colonne et sélectionnez une commande dans le menu contextuel.

    Cette illustration montre le menu contextuel :

    Menu contextuel du champ de table

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Comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations

Lorsque vous créez une feuille de données vide, Access affecte un type de données à chaque champ lorsque vous entrez tout d’abord les données dans ce champ. Le tableau suivant répertorie les différents types de données que vous pouvez entrer et le type de données Access s’applique à chacun d’eux.

Remarque : Vous ne pouvez pas définir les types de données pièce jointe ou objet OLE en entrant des données dans un champ vide. Pour plus d’informations sur la définition de ces types de données, voir définir les types de données pièce jointe ou objet OLE plus haut dans ce document.

Si vous tapez :

Office Access 2007crée unchamp avec un type de données :

John

Texte

Un bloc de texte ou du texte et des nombres de plus de 256 caractères.

Mémo.

Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser conception visuelle pour activer la mise en forme de texte enrichi. Pour plus d’informations sur l’activation mise en forme de texte enrichi, voir l’article entrer ou modifier des données dans un contrôle ou une colonne qui prend en charge le texte enrichi.

http://www.contoso.com

Access reconnaît les protocoles Internet suivants : http, ftp, gopher, wais, fichier, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Remarque : Pour accéder à reconnaisse le protocole et définir le type de données lien hypertexte, vous devez suivre le protocole par un espace.

Lien hypertexte

50000

Nombre, entier Long

50 000

Nombre, entier Long

50,000.99

Nombre, Double

50000.389

Nombre, Double

31/12/2006

Les formats de date et l’heure spécifiées dans votre Windows Paramètres régionaux et linguistiques contrôlent la façon dont Access met en forme les données Date/heure.

Me montrer comment définir ou modifier ces paramètres

Dans Windows Vista   

  1. Cliquez sur le bouton Démarrer Image du bouton , puis cliquez sur Le panneau de configuration.

  2. Si vous utilisez l’affichage par défaut dans le panneau de configuration, double-cliquez sur horloge, langue et région.

    - ou -

    Si vous utilisez l’affichage classique, double-cliquez sur

    Options régionales et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  3. Sous Standards et Formats, cliquez sur Personnaliser.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  4. Cliquez sur l’onglet contenant les paramètres que vous souhaitez modifier, puis apportez vos modifications. Par exemple, pour modifier tout ou partie d’un format de nombre, cliquez sur l’onglet nombre et modifiez le paramètre souhaité. Pour obtenir de l’aide d’une option, cliquez sur le bouton aide (? ), puis cliquez sur l’option.

Dans Microsoft Windows XP (affichage classique)   

  1. Dans la barre des tâches Windows, cliquez sur Démarrer, puis cliquez sur Le panneau de configuration.

  2. Dans le panneau de configuration, double-cliquez sur Options régionales et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  3. Sous Standards et Formats, cliquez sur Personnaliser.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  4. Cliquez sur l’onglet contenant les paramètres que vous souhaitez modifier, puis apportez vos modifications. Par exemple, pour modifier tout ou partie d’un format de nombre, cliquez sur l’onglet nombre et modifiez le paramètre souhaité. Pour obtenir de l’aide d’une option, cliquez sur le bouton aide (? ), puis cliquez sur l’option.

Dans Microsoft Windows XP (affichage des catégories)

  1. Dans la barre des tâches Windows, cliquez sur Démarrer, puis cliquez sur Le panneau de configuration.

    Le panneau de configuration s’affiche.

  2. Cliquez sur Options régionales, Date, heure et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales, Date, heure et linguistiques, s’affiche.

  3. Cliquez sur Modifier le format des nombres, des dates et heures.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  4. Sous Standards et Formats, cliquez sur Personnaliser.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  5. Cliquez sur l’onglet contenant les paramètres que vous souhaitez modifier, puis apportez vos modifications. Par exemple, pour modifier tout ou partie d’un format de nombre, cliquez sur l’onglet liste numérotée et modifiez le paramètre souhaité. Pour obtenir de l’aide d’une option, cliquez sur le bouton aide (? ), puis cliquez sur l’option.

Date/Heure

31 décembre 2006

Remarque : Access ne reconnaît pas les noms de jours (lundi, mardi, et ainsi de suite) comme entrée valide pour sélectionner les données de Date/heure type. Vous devez entrer le nom d’un mois.

Date/Heure

10:50:23

Date/Heure

10:50:00

Date/Heure

17:50

Date/Heure

$12,50

Access reconnaît le symbole monétaire spécifié dans vos paramètres régionaux et linguistiques Windows.

Me montrer comment définir ou modifier ces paramètres

Dans Windows Vista   

  1. Cliquez sur le bouton Démarrer Image du bouton , puis cliquez sur Le panneau de configuration.

  2. Si vous utilisez l’affichage par défaut dans le panneau de configuration, double-cliquez sur horloge, langue et région.

    - ou -

    Si vous utilisez l’affichage classique, double-cliquez sur

    Options régionales et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  3. Sous l’onglet Formats, sous format actuel, cliquez sur Personnaliser ce format.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  4. Cliquez sur l’onglet symbole monétaire et dans la liste des symboles monétaires, sélectionnez le symbole que vous voulez utiliser. Pour obtenir de l’aide d’une option, cliquez sur le bouton aide (? ), puis cliquez sur l’option.

Dans Microsoft Windows XP (affichage classique)   

  1. Dans la barre des tâches Windows, cliquez sur Démarrer, puis cliquez sur Le panneau de configuration.

    Le panneau de configuration s’affiche.

  2. Dans le panneau de configuration, double-cliquez sur Options régionales et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  3. Sous Standards et Formats, cliquez sur Personnaliser.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  4. Cliquez sur l’onglet symbole monétaire et dans la liste des symboles monétaires, sélectionnez le symbole que vous voulez utiliser. Pour obtenir de l’aide d’une option, cliquez sur le bouton aide (? ), puis cliquez sur l’option.

Dans Microsoft Windows XP (affichage des catégories)   

  1. Dans la barre des tâches Windows, cliquez sur Démarrer, puis cliquez sur Le panneau de configuration.

    Le panneau de configuration s’affiche.

  2. Cliquez sur Options régionales, Date, heure et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales, Date, heure et linguistiques, s’affiche.

  3. Cliquez sur Modifier le format des nombres, des dates et heures.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  4. Sous Standards et Formats, cliquez sur Personnaliser.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  5. Cliquez sur l’onglet symbole monétaire et dans la liste des symboles monétaires, sélectionnez le symbole que vous voulez utiliser. Pour obtenir de l’aide d’une option, cliquez sur le bouton aide (? ), puis cliquez sur l’option.

Monnaie

21.75

Nombre, Double

123,00 %

Nombre, Double

3.46E + 03

Nombre, Double

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Comment Access affecte les types de données lorsque vous collez des informations

Lorsque vous collez des données dans la nouvelle feuille de calcul, vous pouvez coller différents types de données dans un ou plusieurs champs. Par exemple, supposons que vous collez plusieurs colonnes de données de contact, et ces données contiennent des codes postaux dans le monde entier — un mélange d’enregistrements et des nombres.

Lorsque vous collez des données, Access traite chaque enregistrement (chaque ligne dans la colonne) et détermine le type de données pour chaque enregistrement. Access essaie de choisir un type de données qui stocke toutes vos informations sans perdre ni troncation tous les enregistrements. Dans le cadre de cette, Access affecte parfois un type de données large à un champ.

Cette liste fournit des exemples de la façon dont Access sélectionne les types de données.

  • Lorsqu’Access trouve des types de données mixtes, il affecte généralement le champ au type de données texte, car la plus grande flexibilité fournissent des champs de texte.

  • Lorsqu’Access trouve nombres avec un symbole monétaire, Access définit le type de données numérique et supprime le symbole monétaire. Cela permet de mieux trier et filtrer les données et un plus grand nombre de fonctions d’agrégation. Si vous souhaitez que le symbole de devise, vous pouvez appliquer un format monétaire au champ numérique ou convertir le champ à un type de données devise.

  • Si vous collez des données avec une combinaison de symboles monétaires, Access applique le type de données texte au champ et conserve les symboles.

  • Si vous collez des dates et heures avec une combinaison de formats d’affichage (par exemple 14/12/2005 et 14.12.2005), Access applique les données Date/heure type et le format de date général.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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