Ouvrir, modifier et mettre à jour des fichiers à partir d'un site SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez vous connecter à une bibliothèque SharePoint de Microsoft pour Microsoft Outlook 2010. Cela permet d'afficher et modifier des fichiers de bibliothèque SharePoint dans Outlook. Vous pouvez travailler avec les fichiers SharePoint, même lorsque vous n'êtes pas connecté au serveur SharePoint.

Remarque : Les fonctionnalités décrites dans cet article fonctionnent le mieux avec SharePoint 2010 ou SharePoint 2007. Si vous ne savez pas quelle version de Microsoft SharePoint de votre organisation utilise, demandez à votre administrateur SharePoint.

Lorsqu'Outlook est connecté à une bibliothèque SharePoint, tel qu'une bibliothèque de documents, cette bibliothèque est répertoriée sous forme d'un dossier dans le volet de Navigation d'Outlook dans le dossier Listes SharePoint. Les fichiers SharePoint n'augmentent pas la taille de votre boîte de réception sur votre serveur de messagerie, car une copie des fichiers SharePoint est enregistrée dans un fichier de données Outlook (.pst) sur votre ordinateur. Lorsque vous cliquez sur un fichier, un aperçu s'affiche dans le volet de lecture.

Que voulez-vous faire ?

Accéder aux fichiers de bibliothèque SharePoint dans Outlook

Télécharger un fichier depuis une bibliothèque SharePoint vers Outlook

Ouvrir un fichier à partir d'une bibliothèque SharePoint dans Outlook

Modifier un fichier à partir d'une bibliothèque SharePoint dans Outlook

Ajouter un fichier dans une bibliothèque SharePoint en envoyant un message électronique

Accéder aux fichiers de bibliothèque SharePoint dans Outlook

  1. Dans un navigateur web, ouvrez la bibliothèque sur le site SharePoint.

    Si vous ne trouvez pas la bibliothèque, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur le nom de la bibliothèque.

  2. Sous l'onglet bibliothèque, dans le groupe se connecter et exporter, cliquez sur se connecter à Outlook.

Connect to Outlook command

  1. Lorsque vous êtes invité à ouvrir un programme sur votre ordinateur, cliquez sur Autoriser.

    Dans Outlook, la bibliothèque est ajoutée au volet de Navigation dans un nouveau dossier nommé Listes SharePoint.

    Les fichiers dans la bibliothèque ont un comportement semblable aux messages électroniques. Cliquez ici pour afficher un aperçu du fichier dans le volet de lecture ou double-cliquez sur le fichier pour l'ouvrir. Cliquez sur le fichier pour plus d'options.

    Remarques : 

    • Si la bibliothèque comporte des sous-dossiers et que vous voulez avoir accès à tous les fichiers dans Outlook, affichez la bibliothèque à son niveau supérieur et connectez-la à Outlook. Par défaut, si vous travaillez dans un sous-dossier d'une bibliothèque, puis connectez la bibliothèque à Outlook, seul le contenu de ce dossier est connecté.

    • Pour accéder à uniquement le contenu d'un seul dossier dans Outlook, il existe deux possibilités. Si le dossier qui contient les fichiers que vous voulez accéder dans Outlook n'est pas ouvert, pointez sur le dossier et cliquez sur la flèche du Menu Ouvrir qui s'affiche, puis cliquez sur se connecter à Outlook. Si le dossier que vous voulez vous connecter est déjà ouvert, suivez les étapes pour vous connecter à une bibliothèque. Dans le menu Actions, cliquez sur se connecter à Outlook.

    • Une fois que vous vous connectez à une bibliothèque à Outlook, vous pouvez inviter d'autres membres de l'équipe pour vous connecter à la bibliothèque. Double-cliquez sur le nom de la bibliothèque dans Outlook, puis cliquez sur Partager ce dossier.

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Télécharger un fichier depuis une bibliothèque SharePoint vers Outlook

Si tous les nouveaux fichiers sont disponibles dans la bibliothèque SharePoint, ces fichiers apparaissent dans le groupe disponible pour téléchargement dans la liste des messages. Vous pouvez marquer des fichiers à télécharger lors de la commande d'Envoi/réception suivante, ou vous téléchargez des fichiers immédiatement si une connexion au site SharePoint n'est disponible.

  1. Dans la liste de messages (groupe Disponible pour téléchargement), cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous voulez télécharger.

    Conseil : Pour sélectionner plusieurs fichiers, appuyez sur CTRL et maintenez-la enfoncée lorsque vous cliquez sur chaque en-tête du fichier.

  2. Cliquez sur Marquer pour téléchargement ou les documents.

Remarque : Si l'aperçu affiche un fichier qui n'a pas encore été téléchargé, cliquez sur télécharger ce document.

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Ouvrir un fichier à partir d'une bibliothèque SharePoint dans Outlook

Une fois que les fichiers sont téléchargés dans Outlook, vous pouvez ouvrir les fichiers à tout moment, par exemple lorsque vous travaillez en mode hors connexion. Pour déterminer si les fichiers sont disponibles, en haut de la liste des messages, cliquez sur Organiser par, puis cliquez sur disponibilité. Tous les fichiers qui ne sont pas téléchargés apparaissent dans le groupe disponible pour téléchargement.

  1. Dans courrierou leliste des dossiers, dans le volet de Navigation, développez le dossier Listes SharePoint, puis sélectionnez le nom de la bibliothèque SharePoint.

  2. Pour ouvrir un fichier, double-cliquez sur le nom du fichier. Si vous êtes invité à vérifier la source du fichier, cliquez sur Ouvrir si vous savez qu'il comporte aucun risque.

  3. Si le fichier a été mis à jour sur le serveur SharePoint après que qu'il a été téléchargé dans Outlook, vous pouvez invité pour ouvrir la version la plus récente du fichier. Cliquez sur Oui ou non, selon que vous voulez ouvrir la copie sur votre ordinateur ou la version mise à jour à partir du serveur SharePoint.

    Le fichier s'ouvre dans le programme dans lequel il a été créé, si ce programme est installé sur votre ordinateur.

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Modifier un fichier à partir d'une bibliothèque SharePoint dans Outlook

Une fois que les fichiers sont téléchargés dans Outlook, vous pouvez ouvrir les fichiers à tout moment, par exemple lorsque vous travaillez en mode hors connexion. Pour déterminer si les fichiers sont disponibles, en haut de la liste des messages, cliquez sur Organiser par, puis cliquez sur disponibilité. Tous les fichiers qui ne sont pas téléchargés apparaissent dans le groupe disponible pour téléchargement.

Conseil : Pour empêcher une personne d'apporter des modifications à un fichier sur le serveur SharePoint pendant que vous travaillez dessus, consultez le fichier. Ouverture d'un fichier que vous avez extrait, il s'ouvre en mode édition. Vous pouvez commencer à apporter des modifications immédiatement.

  1. Dans courrierou leliste des dossiers, dans le volet de Navigation, développez le dossier Listes SharePoint, puis sélectionnez le nom de la bibliothèque SharePoint.

  2. Pour ouvrir un fichier, double-cliquez sur le nom du fichier. Si vous êtes invité à vérifier la source du fichier, cliquez sur Ouvrir si vous savez qu'il comporte aucun risque.

  3. Si le fichier a été mis à jour sur le serveur SharePoint après que qu'il a été téléchargé dans Outlook, vous pouvez invité pour ouvrir la version la plus récente du fichier. Cliquez sur Oui ou non, selon que vous voulez ouvrir la copie sur votre ordinateur ou la version mise à jour à partir du serveur SharePoint.

    Le fichier s'ouvre dans le programme dans lequel il a été créé, si vous avez installé sur votre ordinateur. Si le fichier a été créé dans un programme compatible avec SharePoint, par exemple un programme Microsoft Office, la barre des messages peut-être apparaître en haut du document.

  4. Dans la barre des messages, cliquez sur Modifier en mode hors connexion.

    Un message peut s'afficher qui fournit des informations sur l'utilisation en mode hors connexion, telles que des liens vers le dossier Brouillons SharePoint sur votre ordinateur et les Options d'édition en mode hors connexion pour votre programme.

  5. Après avoir modifié le fichier, enregistrez le fichier comme vous le faites habituellement.

  6. Fermez le fichier.

    Si une connexion au serveur est disponible lorsque vous fermez le fichier, la boîte de dialogue Modifier en mode hors connexion peut s'afficher à mettre à jour vos modifications sur le serveur. Si une connexion au serveur n'est pas disponible, la boîte de dialogue n'apparaît pas lorsque vous fermez le fichier, cependant, il peut s'afficher lorsque vous vous reconnectez et rouvrez ensuite le fichier.

  7. Cliquez sur mettre à jour pour mettre à jour le fichier sur le serveur.

  8. Si le fichier est extrait, d'autres personnes ne peuvent pas voir les modifications jusqu'à ce que vous archivez le fichier. Si le fichier est extrait, vous pourriez être invité à archiver le fichier. Pour archiver le fichier, cliquez sur Oui.

    Vous pouvez obtenir invité à entrer des informations supplémentaires, telles que des commentaires sur les modifications que vous avez apportées ou d'autres informations sur le fichier.

  9. Si vous travaillez sur le fichier pendant que vous travaillez sans connexion au serveur, vous n'êtes pas invité à mettre à jour le fichier quand vous la fermez. Pour mettre à jour le fichier sur le serveur, rouvrir le fichier, apportez toutes les modifications souhaitées et fermez le fichier. Lorsque la boîte de dialogue Modifier hors connexion s'affiche, cliquez sur mettre à jour.

    Remarque : Si vous n'avez pas extrait le fichier tout d'abord et quelqu'un met à jour le fichier sur le serveur SharePoint, un message s'affiche pour vous informer d'un conflit de modification. Suivez les instructions à l'écran pour rapprocher les modifications.

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Ajouter un fichier dans une bibliothèque SharePoint en envoyant un message électronique

Si votre site SharePoint et bibliothèque sont configurées pour recevoir des messages électroniques, vous pouvez ajouter un fichier à la bibliothèque en lui envoyant une pièce jointe dans un message. Si vous procédez ainsi, vous n'êtes pas obligé de connecter votre bibliothèque SharePoint à Outlook.

Avant de pouvoir envoyer des messages dans une bibliothèque, vous devez connaître la bibliothèque est configurée pour recevoir des pièces jointes de courrier électronique et quelle adresse de messagerie à utiliser.

  1. Pour rechercher l'adresse de messagerie de la bibliothèque, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Rechercher dans le carnet d'adresses. Si l'adresse de messagerie n'est pas visible, vous pouvez l'obtenir à partir de la personne qui a configuré la bibliothèque. Puis vous pouvez l'ajouter à votre liste de Contacts pour pouvoir retrouver facilement.

    • Afficher la description de la bibliothèque sur le site SharePoint, qui s'affiche sous le titre de la bibliothèque. Le propriétaire du site peut avoir ajouté l'adresse de messagerie de la bibliothèque à la description.

    • Afficher les paramètres de messagerie pour la bibliothèque. Pour cela, vous êtes autorisé à consulter les paramètres de la bibliothèque :

      1. Dans un navigateur web, ouvrez le site, puis pour ouvrir une bibliothèque, cliquez sur le nom de la bibliothèque.

        Si le nom de votre bibliothèque n'est pas affiché, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

      2. Dans le menu paramètres, cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

        Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

      3. Si la bibliothèque est configurée pour recevoir des messages, l'adresse de messagerie s'affiche sous Informations sur la liste, en regard de Adresse de messagerie.

        Votre organisation peut avoir son propre liste de messagerie, qui est nommé à un groupe SharePoint, qui permet aux membres d'envoyer des messages à un autre. L'adresse du groupe SharePoint peut contenir les adresses des bibliothèques de sorte que lorsque vous envoyez des messages aux membres du groupe, les pièces jointes de message sont automatiquement ajoutées au site SharePoint. Votre administrateur SharePoint peut vous fournir plus d'informations sur les bibliothèques SharePoint de votre organisation.

  2. Dans Outlook, créez un message et ajoutez un fichier en tant que pièce jointe.

  3. Dans la zone à ou Cc, entrez l'adresse de messagerie de la bibliothèque SharePoint. Si votre organisation utilise un groupe SharePoint qui inclut la bibliothèque, utilisez plutôt l'adresse de messagerie du groupe SharePoint.

  4. Cliquez sur Envoyer .

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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