Ouvrir, modifier et mettre à jour des fichiers à partir d'un site SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez vous connecter à une bibliothèque sur un site SharePoint à l’aide d’Outlook 2007 ou Outlook 2010 et Parcourir, modifier et rechercher des fichiers. Après avoir connecté votre bibliothèque SharePoint à Outlook, vous pouvez travailler avec les fichiers sur votre disque dur, même lorsque vous êtes en déplacement.

Remarque : Les fonctionnalités décrites dans cet article fonctionnent avec les sites SharePoint qui exécutent Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si vous ne savez pas quelles versions de Microsoft SharePoint produits et Technologies en cours d’exécution sur le serveur, demandez à l’administrateur du serveur.

  1. Dans un navigateur web, ouvrez la bibliothèque sur le site SharePoint.

    Si vous ne trouvez pas la bibliothèque, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur le nom de la bibliothèque.

  2. Sous l’onglet bibliothèque, dans le groupe se connecter et exporter, cliquez sur se connecter à Outlook.

Commande Se connecter à Outlook

  1. Lorsque vous êtes invité à ouvrir un programme sur votre ordinateur, cliquez sur Autoriser.

    Dans Outlook, la bibliothèque est ajoutée au volet de Navigation dans un nouveau dossier nommé Listes SharePoint.

    Les fichiers dans la bibliothèque ont un comportement semblable aux messages électroniques. Cliquez ici pour afficher un aperçu du fichier dans le volet de lecture ou double-cliquez sur le fichier pour l’ouvrir. Cliquez sur le fichier pour plus d’options.

    Remarques : 

    • Si la bibliothèque comporte des sous-dossiers et que vous voulez avoir accès à tous les fichiers dans Outlook, affichez la bibliothèque à son niveau supérieur et connectez-la à Outlook. Par défaut, si vous travaillez dans un sous-dossier d’une bibliothèque, puis connectez la bibliothèque à Outlook, seul le contenu de ce dossier est connecté.

    • Pour accéder à uniquement le contenu d’un seul dossier dans Outlook, il existe deux possibilités. Si le dossier qui contient les fichiers que vous voulez accéder dans Outlook n’est pas ouvert, pointez sur le dossier et cliquez sur la flèche du Menu Ouvrir qui s’affiche, puis cliquez sur se connecter à Outlook. Si le dossier que vous voulez vous connecter est déjà ouvert, suivez les étapes pour vous connecter à une bibliothèque. Dans le menu Actions, cliquez sur se connecter à Outlook.

    • Une fois que vous vous connectez à une bibliothèque à Outlook, vous pouvez inviter d’autres membres de l’équipe pour vous connecter à la bibliothèque. Double-cliquez sur le nom de la bibliothèque dans Outlook, puis cliquez sur Partager ce dossier.

Si tous les nouveaux fichiers sont disponibles dans la bibliothèque SharePoint, ces fichiers apparaissent dans le groupe disponible pour téléchargement dans la liste des messages. Vous pouvez marquer des fichiers à télécharger lors de la commande d’Envoi/réception suivante, ou vous téléchargez des fichiers immédiatement si une connexion au site SharePoint n’est disponible.

  1. Dans la liste de messages (groupe Disponible pour téléchargement), cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous voulez télécharger.

    Conseil : Pour sélectionner plusieurs fichiers, appuyez sur CTRL et maintenez-la enfoncée lorsque vous cliquez sur chaque en-tête du fichier.

  2. Cliquez sur Marquer pour téléchargement ou les documents.

Remarque : Si l’aperçu affiche un fichier qui n’a pas encore été téléchargé, cliquez sur télécharger ce document.

Une fois que les fichiers sont téléchargés dans Outlook, vous pouvez ouvrir les fichiers à tout moment, par exemple lorsque vous travaillez en mode hors connexion. Pour déterminer si les fichiers sont disponibles, en haut de la liste des messages, cliquez sur Organiser par, puis cliquez sur disponibilité. Tous les fichiers qui ne sont pas téléchargés apparaissent dans le groupe disponible pour téléchargement.

  1. Dans courrierou laliste des dossiers, dans le volet de Navigation, développez le dossier Listes SharePoint, puis sélectionnez le nom de la bibliothèque SharePoint.

  2. Pour ouvrir un fichier, double-cliquez sur le nom du fichier. Si vous êtes invité à vérifier la source du fichier, cliquez sur Ouvrir si vous savez qu’il comporte aucun risque.

  3. Si le fichier a été mis à jour sur le serveur SharePoint après que qu’il a été téléchargé dans Outlook, vous pouvez invité pour ouvrir la version la plus récente du fichier. Cliquez sur Oui ou non, selon que vous voulez ouvrir la copie sur votre ordinateur ou la version mise à jour à partir du serveur SharePoint.

    Le fichier s'ouvre dans le programme dans lequel il a été créé, si ce programme est installé sur votre ordinateur.

Une fois que les fichiers sont téléchargés dans Outlook, vous pouvez ouvrir les fichiers à tout moment, par exemple lorsque vous travaillez en mode hors connexion. Pour déterminer si les fichiers sont disponibles, en haut de la liste des messages, cliquez sur Organiser par, puis cliquez sur disponibilité. Tous les fichiers qui ne sont pas téléchargés apparaissent dans le groupe disponible pour téléchargement.

Conseil : Pour empêcher une personne d’apporter des modifications à un fichier sur le serveur SharePoint pendant que vous travaillez dessus, consultez le fichier. Ouverture d’un fichier que vous avez extrait, il s’ouvre en mode édition. Vous pouvez commencer à apporter des modifications immédiatement.

  1. Dans courrier ou la liste des dossiers, dans le volet de Navigation, développez le dossier Listes SharePoint, puis sélectionnez le nom de la bibliothèque SharePoint.

  2. Pour ouvrir un fichier, double-cliquez sur le nom du fichier. Si vous êtes invité à vérifier la source du fichier, cliquez sur Ouvrir si vous savez qu’il comporte aucun risque.

  3. Si le fichier a été mis à jour sur le serveur SharePoint après que qu’il a été téléchargé dans Outlook, vous pouvez invité pour ouvrir la version la plus récente du fichier. Cliquez sur Oui ou non, selon que vous voulez ouvrir la copie sur votre ordinateur ou la version mise à jour à partir du serveur SharePoint.

    Le fichier s’ouvre dans le programme dans lequel il a été créé, si vous avez installé sur votre ordinateur. Si le fichier a été créé dans un programme compatible avec SharePoint, par exemple un programme Microsoft Office, la barre des messages peut-être apparaître en haut du document.

  4. Dans la barre des messages, cliquez sur Modifier en mode hors connexion.

    Un message peut s’afficher qui fournit des informations sur l’utilisation en mode hors connexion, telles que des liens vers le dossier Brouillons SharePoint sur votre ordinateur et les Options d’édition en mode hors connexion pour votre programme.

  5. Après avoir modifié le fichier, enregistrez le fichier comme vous le faites habituellement.

  6. Fermez le fichier.

    Si une connexion au serveur est disponible lorsque vous fermez le fichier, la boîte de dialogue Modifier en mode hors connexion peut s’afficher à mettre à jour vos modifications sur le serveur. Si une connexion au serveur n’est pas disponible, la boîte de dialogue n’apparaît pas lorsque vous fermez le fichier, cependant, il peut s’afficher lorsque vous vous reconnectez et rouvrez ensuite le fichier.

  7. Cliquez sur mettre à jour pour mettre à jour le fichier sur le serveur.

  8. Si le fichier est extrait, d’autres personnes ne peuvent pas voir les modifications jusqu'à ce que vous archivez le fichier. Si le fichier est extrait, vous pourriez être invité à archiver le fichier. Pour archiver le fichier, cliquez sur Oui.

    Vous pouvez obtenir invité à entrer des informations supplémentaires, telles que des commentaires sur les modifications que vous avez apportées ou d’autres informations sur le fichier.

  9. Si vous travaillez sur le fichier pendant que vous travaillez sans connexion au serveur, vous n’êtes pas invité à mettre à jour le fichier quand vous la fermez. Pour mettre à jour le fichier sur le serveur, rouvrir le fichier, apportez toutes les modifications souhaitées et fermez le fichier. Lorsque la boîte de dialogue Modifier hors connexion s’affiche, cliquez sur mettre à jour.

    Remarque : Si vous n’avez pas extrait le fichier tout d’abord et quelqu'un met à jour le fichier sur le serveur SharePoint, un message s’affiche pour vous informer d’un conflit de modification. Suivez les instructions à l’écran pour rapprocher les modifications.

Si votre site SharePoint et bibliothèque sont configurées pour recevoir des messages électroniques, vous pouvez ajouter un fichier à la bibliothèque en lui envoyant une pièce jointe dans un message. Si vous procédez ainsi, vous n’êtes pas obligé de connecter votre bibliothèque SharePoint à Outlook.

Avant de pouvoir envoyer des messages dans une bibliothèque, vous devez connaître la bibliothèque est configurée pour recevoir des pièces jointes de courrier électronique et quelle adresse de messagerie à utiliser.

  1. Pour rechercher l’adresse de messagerie de la bibliothèque, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Rechercher dans le carnet d’adresses. Si l’adresse de messagerie n’est pas visible, vous pouvez l’obtenir à partir de la personne qui a configuré la bibliothèque. Puis vous pouvez l’ajouter à votre liste de Contacts pour pouvoir retrouver facilement.

    • Afficher la description de la bibliothèque sur le site SharePoint, qui s’affiche sous le titre de la bibliothèque. Le propriétaire du site peut avoir ajouté l’adresse de messagerie de la bibliothèque à la description.

    • Afficher les paramètres de messagerie pour la bibliothèque. Pour cela, vous êtes autorisé à consulter les paramètres de la bibliothèque :

      1. Dans un navigateur web, ouvrez le site, puis pour ouvrir une bibliothèque, cliquez sur le nom de la bibliothèque.

        S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

      2. Dans le menu paramètres, cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.

        Par exemple, pour une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

      3. Si la bibliothèque est configurée pour recevoir des messages, l’adresse de messagerie s’affiche sous Informations sur la liste, en regard de Adresse de messagerie.

        Votre organisation peut avoir son propre liste de messagerie, qui est nommé à un groupe SharePoint, qui permet aux membres d’envoyer des messages à un autre. L’adresse du groupe SharePoint peut contenir les adresses des bibliothèques de sorte que lorsque vous envoyez des messages aux membres du groupe, les pièces jointes de message sont automatiquement ajoutées au site SharePoint. Votre administrateur SharePoint peut vous fournir plus d’informations sur les bibliothèques SharePoint de votre organisation.

  2. Dans Outlook, créez un message et ajoutez un fichier en tant que pièce jointe.

  3. Dans la zone à ou Cc, entrez l’adresse de messagerie de la bibliothèque SharePoint. Si votre organisation utilise un groupe SharePoint qui inclut la bibliothèque, utilisez plutôt l’adresse de messagerie du groupe SharePoint.

  4. Cliquez sur Envoyer.

Si vous utilisez fréquemment Outlook pour gérer vos informations, vous pouvez travailler avec les fichiers de votre bibliothèque SharePoint directement dans Office Outlook 2007 plutôt que dans un navigateur Web. Supposons que vous répondez à un courrier électronique et que vous avez besoin de vous référer à des instructions stockées sur votre site SharePoint. Si vous avez connecté votre bibliothèque SharePoint à Outlook, vous pouvez rechercher et consulter le fichier comme vous le feriez avec un message électronique, sans quitter Outlook.

Documents provenant d'une bibliothèque SharePoint dans Outlook

1. Dans Outlook 2007, vous pouvez organiser et trier l'affichage d'une bibliothèque SharePoint de plusieurs façons.

2. La flèche rouge apparaît lorsque vous travaillez sur un fichier hors connexion. Vous pouvez cliquer sur cette flèche pour obtenir plus d'informations sur le statut du fichier (par exemple la date de sa dernière modification).

Autre avantage de la modification de fichiers à partir d'Outlook : vos fichiers sont enregistrés sur votre disque dur pendant que vous travaillez dessus, ce qui est généralement plus rapide que si vous travaillez sur un serveur.

Pour parcourir et modifier les fichiers de routine stockés dans votre bibliothèque de documents (documents, feuilles de calcul et présentations), il est plus facile de travailler sur les fichiers provenant de votre site SharePoint dans Outlook. Vous pouvez aussi parcourir les fichiers d'autres types de bibliothèques (les bibliothèques d'images, par exemple). Les opérations plus complexes sur les données, par exemple l'utilisation de listes personnalisées ou la mise à jour d'applications de bases de données, sont plus faciles à gérer directement sur le site SharePoint. Si vous voulez modifier les paramètres ou la structure d'une bibliothèque ou en créer une nouvelle, vous devez travailler directement sur le site SharePoint.

Dans Office Outlook 2007, vous pouvez ouvrir des fichiers créés dans différents types d'applications. Si le fichier est compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007, vous pouvez aussi le modifier et mettre vos modifications à jour sur le serveur. Les fichiers compatibles sont les feuilles de calcul Microsoft Office Excel 2007, les présentations Microsoft Office PowerPoint 2007 et les documents Microsoft Office Word 2007.

Vous pouvez aussi emporter les fichiers avec vous, pas exemple pour travailler dans un avion. Lorsque vous reviendrez à votre bureau, vous pourrez mettre à jour les versions sur votre site SharePoint.

Lorsque vous modifiez et enregistrez un fichier, vos modifications ne sont pas automatiquement mises à jour sur le serveur. Cela vous permet de travailler plus rapidement avec des fichiers hors connexion, puisque votre ordinateur n'a pas à se connecter au serveur pendant que vous travaillez. Lorsque vous fermez un fichier, vous êtes invité à mettre à jour les modifications sur le serveur. Seules les modifications apportées aux fichiers concernés sont mises à jour, ce qui signifie que Outlook n'a pas à synchroniser la totalité de la bibliothèque avec le serveur.

Si quelqu'un modifie un fichier avant que vous ne le mettiez à jour sur le serveur, le programme vous invite à fusionner les deux jeux de modifications lorsque vous mettez à jour le fichier sur le serveur, ou à indiquer la version du fichier que vous voulez conserver. Pour empêcher que d'autres personnes ne modifient un fichier, vous pouvez l'extraire avant de travailler dessus.

Lorsque vous connectez une bibliothèque SharePoint à Office Outlook 2007, elle apparaît dans un dossier appelé listes SharePoint. À partir de ce dossier, vous pouvez utiliser les fonctions de suivi et de communication que vous utilisez normalement avec Outlook : marquer un fichier pour mieux le suivre, catégoriser le fichier et le transférer à des collaborateurs. Les indicateurs et les catégories proposés dans Outlook ne sont pas disponibles sur un site lorsque vous travaillez avec un navigateur Web, mais elles peuvent vous aider à organiser votre travail dans Outlook.

Lorsque vous travaillez dans Outlook, vous pouvez facilement retrouver les fichiers sur lesquels vous travaillez en utilisant les dossiers de recherche que Outlook propose dans le dossier Listes SharePoint. Les dossiers de recherche ne permettent pas de stocker réellement des éléments ; ce sont des vues qui vous permettent de trouver rapidement les éléments stockés dans d'autres dossiers.

Tout comme vous pouvez consulter les messages dans votre boîte de réception, vous pouvez afficher les titres des documents de votre bibliothèque, les rechercher et les ouvrir. Les éventuelles structures de dossiers apparaissent aussi dans Outlook. Les fichiers n'augmentent pas la taille de votre boîte de réception ; ils sont stockés dans un fichier de dossiers personnels (.pst) sur votre disque dur.

Vous pouvez aussi télécharger un seul dossier ou un seul fichier, si vous n'avez besoin de travailler que sur un élément dans Outlook. Si le ou les fichiers sur lesquels vous travaillez sont dans des dossiers, Outlook télécharge aussi la structure des dossiers. Il est toutefois impossible de télécharger une portion filtrée d'une bibliothèque (par exemple les fichiers créés par un département spécifique).

Dans le volet de visualisation de Office Outlook 2007, vous pouvez visualiser différents types de fichiers stockés dans une bibliothèque SharePoint. D'autres informations sur le statut du fichier (par exemple la date de sa dernière modification) peuvent apparaître en haut du fichier.

Informations sur un fichier de bibliothèque SharePoint apparaissant dans un volet de visualisation

  1. À partir d'un navigateur Web, ouvrez la bibliothèque sur le site SharePoint.

    Si vous ne pouvez pas localiser votre bibliothèque, cliquez sur Afficher : Tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le menu Actions Image du menu , cliquez sur se connecter à Outlook.

    Menu Actions dans Documents partagés

  3. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous voulez connecter la bibliothèque à Outlook, cliquez sur Oui.

    Dans Outlook, la bibliothèque est ajoutée à la liste de dossiers dans un nouveau dossier appelé Listes SharePoint.

    Lorsque vous cliquez sur la bibliothèque récemment ajoutée, les fichiers qu'elle contient apparaissent comme des messages électroniques. Double-cliquez sur un fichier pour l'ouvrir ou cliquez avec le bouton droit pour afficher plus d'options.

    Remarques : 

    • Si votre bibliothèque contient des dossiers et que vous voulez connecter tous les dossiers et tous les fichiers à Outlook, affichez la bibliothèque à la racine avant de la connecter à Outlook. Si, au moment de connecter la bibliothèque, vous êtes en train de parcourir le contenu d'un dossier, seul le contenu de ce dossier sera connecté.

    • Pour connecter uniquement le contenu d'un dossier à Outlook, vous avez deux options. Si le dossier contenant vos fichiers n'est pas ouvert, pointez sur le dossier, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur Connexion à Outlook. Si le dossier que vous voulez connecter est déjà ouvert, suivez la procédure permettant de connecter une bibliothèque : cliquez sur Connexion à Outlook à partir du menu Actions.

Conseil : Une fois que vous vous connectez à une bibliothèque à Outlook, vous pouvez envoyer un message de partage pour les autres membres de l’équipe les inviter à se connecter à la bibliothèque. Double-cliquez sur le nom de la bibliothèque dans Outlook, puis cliquez sur Partager nom de bibliothèque. Cela crée un message électronique contenant un lien et une commande pour vous connecter à la bibliothèque.

Si vous n'avez pas téléchargé un fichier, il apparaît dans le groupe Disponible pour téléchargement dans la liste de messages. Vous pouvez marquer le fichier pour qu'il soit téléchargé lors de l'envoi/réception suivant ou le télécharger immédiatement si vous disposez d'une connexion au site SharePoint.

  1. Dans la liste de messages (groupe Disponible pour téléchargement), cliquez avec le bouton droit sur le fichier que vous voulez télécharger.

    Conseil : Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers d'un coup en maintenant la touche CTRL enfoncée lorsque vous cliquez sur les en-têtes de fichiers.

  2. Dans le menu contextuel, cliquez sur Marquer pour télécharger le(s) document(s).

Remarque : Dans l'aperçu d'un fichier qui n'a pas encore été téléchargé, vous verrez peut-être un bouton Télécharger ce document, sur lequel vous pouvez cliquer pour télécharger le document si vous disposez d'une connexion au serveur.

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Pour ouvrir un fichier dans Office Outlook 2007, vous devez tout d’abord connecter la bibliothèque à Outlook. Pour plus d’informations, voir se connecter une bibliothèque SharePoint à Outlook dans cet article.

Après le téléchargement de fichiers à Outlook, vous pouvez ouvrir les fichiers lorsque vous travaillez en mode hors connexion. Pour vérifier si les fichiers sont disponibles, basculez vers un affichage qui réorganise vos fichiers en fonction de leur disponibilité. Tous les fichiers qui ne sont pas téléchargés apparaissent dans le groupe disponible pour téléchargement. Vous trouverez des liens vers des informations générales sur Réorganiser les vues dans Outlook dans la section Voir aussi.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Courrier, développez le dossier Listes SharePoint et sélectionnez le nom de votre bibliothèque SharePoint.

    Si aucun dossier Listes SharePoint n'apparaît, cliquez sur la flèche à côté de la mention Tous les éléments Courrier et vérifiez que Listes SharePoint est sélectionné.

  2. Double-cliquez sur le nom de votre fichier pour l'ouvrir. Si vous êtes invité à vérifier la source du fichier, cliquez sur Ouvrir si vous pensez que l'ouverture du fichier est sans danger.

  3. Si le fichier a été mis à jour sur le serveur après que vous l'avez téléchargé dans Outlook, vous serez invité à choisir d'ouvrir la version la plus récente du fichier. Cliquez sur Oui ou sur Non, selon que vous voulez ouvrir la version de votre disque dur ou la version du serveur.

  4. Le fichier s'ouvre dans le programme dans lequel il a été créé, si ce programme est installé sur votre ordinateur.

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Pour modifier un fichier dans Office Outlook 2007, vous devez d’abord connecter la bibliothèque à Outlook. Pour plus d’informations, voir se connecter une bibliothèque SharePoint à Outlook dans cet article.

Conseil : Pour éviter qu'une autre personne ne modifie un fichier pendant que vous travaillez dessus, vous pouvez d'abord l'extraire de la bibliothèque placée sur le site SharePoint. Si vous extrayez le fichier avant de l'ouvrir, le fichier ouvre en mode d'édition et vous pouvez commencer immédiatement à le modifier.

Après le téléchargement de fichiers à Outlook, vous pouvez ouvrir les fichiers lorsque vous travaillez en mode hors connexion. Pour vérifier si les fichiers sont disponibles, basculez vers un affichage qui réorganise vos fichiers en fonction de leur disponibilité. Tous les fichiers qui ne sont pas téléchargés apparaissent dans le groupe disponible pour téléchargement. Vous trouverez des liens vers des informations générales sur Réorganiser les vues dans Outlook dans la section Voir aussi.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Courrier, développez le dossier Listes SharePoint et sélectionnez le nom de votre bibliothèque SharePoint.

    Si aucun dossier Listes SharePoint n'apparaît, cliquez sur la flèche à côté de la mention Tous les éléments Courrier et vérifiez que Listes SharePoint est sélectionné.

  2. Double-cliquez sur le nom de votre fichier pour l'ouvrir. Si vous êtes invité à vérifier la source du fichier, cliquez sur Ouvrir si vous pensez que l'ouverture du fichier est sans danger.

  3. Si le fichier a été mis à jour sur le serveur après que vous l'avez téléchargé dans Outlook, vous serez invité à choisir d'ouvrir la version la plus récente du fichier. Cliquez sur Oui ou sur Non, selon que vous voulez ouvrir la version de votre disque dur ou la version du serveur.

  4. Le fichier s'ouvre dans le programme dans lequel il a été créé, si ce programme est installé sur votre ordinateur.

    Si le fichier a été créé dans un programme compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 (Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007), une Barre d'action peut apparaître en haut du fichier. La Barre d'action apparaît sous la barre de titre du fichier et des éventuelles autres barres d'outils apparaissant en haut du fichier. La Barre d'action contient le texte Document de serveur hors connexion et un bouton Modifier hors connexion.

  5. Cliquez sur le bouton Modifier hors connexion.

    Il se peut qu'un message s'affiche pour vous donner des informations sur le travail hors connexion, par exemple des liens vers le dossier Brouillons SharePoint sur votre disque dur et les Options de modification hors connexion de votre programme.

  6. Apportez les modifications souhaitées au fichier et enregistrez-le normalement.

  7. Fermez le fichier.

    Si vous êtes connecté au serveur lorsque vous fermez le fichier, il se peut que la boîte de dialogue Modifier hors connexion apparaisse pour vous permettre de mettre à jour vos modifications sur le serveur. Si vous n'êtes pas connecté au serveur de votre site SharePoint, la boîte de dialogue ne s'affiche pas lorsque vous fermez le fichier, mais peut apparaître lorsque vous vous reconnectez et rouvrez le fichier.

  8. Cliquez sur Mettre à jour si vous êtes prêt à mettre à jour le fichier sur le serveur.

  9. Si le fichier a été extrait, les modifications ne sont pas consultables sur le serveur tant que vous ne l'avez pas archivé. Vous pourrez être invité à l'archiver de nouveau. Si vous êtes prêt à archiver le fichier, cliquez sur Oui.

    Vous pouvez être invité à entrer des informations supplémentaires, par exemple des commentaires sur les modifications apportées ou tout autre détail sur le fichier.

  10. Si vous travaillez sur le fichier en étant déconnecté du serveur, vous ne serez pas invité à le mettre à jour au moment de la fermeture. Lorsque vous êtes prêt à mettre à jour le fichier sur le serveur, rouvrez le fichier, apportez les éventuelles modifications supplémentaires, puis fermez-le. Lorsque la boîte de dialogue Modifier hors connexion s'affiche, cliquez sur Mettre à jour.

Remarque : Si vous n'avez pas extrait le fichier avant de travailler dessus et si quelqu'un l'a mis à jour sur le serveur pendant que vous travailliez dessus, un message indiquant un conflit serveur s'affiche. Suivez les instructions pour harmoniser les modifications.

Si votre bibliothèque est volumineuse, vous ne souhaitez peut-être pas afficher tous ses fichiers dans Outlook 2007. Vous pouvez supprimer un à un les fichiers ou les dossiers du dossier Listes SharePoint dans Outlook si vous n'avez pas à les utiliser. Cette procédure ne supprime pas les fichiers de la bibliothèque SharePoint.

  1. Sous Courrier (dans le volet de navigation), dans le dossier Listes SharePoint , sélectionnez la bibliothèque de laquelle vous voulez supprimer un ou plusieurs fichiers.

  2. Dans la liste de messages, sélectionnez le fichier que vous voulez supprimer.

    Pour sélectionner plusieurs fichiers, cliquez sur les en-têtes des fichiers en maintenant la touche CTRL enfoncée. Pour sélectionner tous les fichiers, appuyez sur CTRL + A.

  3. Cliquez avec le bouton droit sur votre sélection, puis cliquez sur Supprimer la copie hors connexion.

L'en-tête du fichier supprimé est transféré du groupe Documents téléchargés vers le groupe Disponible pour téléchargement. Lorsque vous cliquez sur l'en-tête du fichier supprimé, aucun aperçu n'apparaît dans le volet de lecture, puisque la copie locale du fichier a été supprimée.

  1. Sous Courrier (dans le volet de navigation), dans le dossier Listes SharePoint, sélectionnez la bibliothèque que vous voulez supprimer.

  2. Cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Supprimer le nom de la bibliothèque dans le menu contextuel.

  3. Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

    Remarque : Cette procédure ne supprime la bibliothèque dans Outlook mais pas sur le site SharePoint.

Si votre site SharePoint et votre bibliothèque sont configurés pour recevoir les courriers électroniques, vous pouvez ajouter un fichier à la bibliothèque en l'envoyant sous forme de pièce jointe à un message électronique, comme vous envoyez une pièce jointe à un collègue dans un message électronique. Inutile de connecter votre bibliothèque à Outlook.

Avant de pouvoir envoyer un message électronique à une bibliothèque, vous devez savoir si cette dernière est configurée pour les recevoir et, si c'est le cas, obtenir son adresse.

  1. Pour obtenir l'adresse de messagerie de la bibliothèque, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Recherchez dans le Carnet d'adresses. Si l'adresse de messagerie n'y figure pas, vous pouvez l'obtenir de la personne qui a configuré la bibliothèque. Vous pouvez ensuite l'ajouter à votre liste Contacts pour la retrouver facilement ultérieurement.

    • Affichez la description de la bibliothèque sur le site SharePoint ; elle apparaît immédiatement sous le titre de la bibliothèque. Il se peut que le propriétaire de votre site ait ajouté l'adresse de messagerie de la bibliothèque dans sa description.

    • Si vous disposez des autorisations nécessaires, affichez les paramètres de messagerie de la bibliothèque :

      1. Sur votre site dans le navigateur, cliquez sur le nom de la bibliothèque pour l’ouvrir.
        Si le nom de votre bibliothèque n’apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

      2. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur les paramètres pour le type de bibliothèque que vous ouvrez.
        Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

      3. Si la bibliothèque est configurée pour recevoir du courrier électronique, son adresse apparaît dans Informations sur la liste en regard de Adresse de messagerie.

    • Utilisez l'adresse de messagerie de votre groupe SharePoint pour envoyer le fichier en pièce jointe. Il se peut que votre organisation dispose de sa propre liste d'adresses électroniques, appelée groupe SharePoint, qui permet à ses membres de s'envoyer des courriers les uns aux autres. Une adresse de groupe SharePoint peut contenir des adresses de bibliothèques, de sorte que lorsque vous envoyez des messages aux membres du groupe, les pièces jointes sont automatiquement ajoutées à votre site Windows SharePoint Services 3.0.

  2. Dans Outlook, joignez le fichier (document ou feuille de calcul) au message électronique.

  3. Dans le champ À ou Cc box, indiquez l'adresse de la bibliothèque. Si la bibliothèque est déjà intégrée à votre groupe SharePoint, indiquez plutôt l'adresse électronique du groupe SharePoint.

  4. Cliquez sur Envoyer.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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