Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook 2016 et Outlook 2013

Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook 2016 et Outlook 2013

L’utilisation d’une boîte aux lettres partagée peut être une solution idéale pour les entreprises comptant des groupes de personnes travaillant à partir de différents emplacements. Avec les autorisations appropriées, un membre d’un groupe peut accéder à une boîte aux lettres partagée qui s’affiche dans son carnet d’adresses. La boîte aux lettres partagée est automatiquement disponible dans le volet Dossiers d’Outlook.

Remarque : Un compte Microsoft Exchange Server est nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Pour plus d’informations, voir Qu’est-ce qu’un compte Microsoft Exchange Server ?

Seuls les administrateurs peuvent créer une boîte aux lettres partagée et accorder des autorisations aux utilisateurs sur la boîte aux lettres partagée. Si vous souhaitez ouvrir une boîte aux lettres partagée à l’aide d’Outlook sur le web ou d’Outlook Web App au lieu d’Outlook, voir Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook Web App.

Une boîte aux lettres partagée est une méthode simple pour permettre aux membres d’un groupe de communiquer entre eux. Voici d’autres avantages liés à l’utilisation d’une boîte aux lettres partagée :

  • Elle permet à un groupe spécifique de surveiller et d’envoyer des courriers électroniques à partir d’un alias de courrier public, par exemple, info@contoso.com ou contact@contoso.com.

  • Elle permet au membre d’un groupe de répondre à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée ; cette réponse semblera provenir de la boîte aux lettres partagée et non de la boîte aux lettres de la personne.

  • Elle permet aux membres du groupe, en fonction de leurs autorisations individuelles, d’accéder aux contacts partagés et au calendrier partagé qui sont associés à la boîte aux lettres partagée.

Après avoir décidé d’utiliser une boîte aux lettres partagée pour l’équipe, contactez l’administrateur de votre organisation. C’est lui qui doit créer une boîte aux lettres partagée et vous ajouter au groupe d’utilisateurs avant que vous puissiez l’utiliser. Si vous souhaitez ouvrir une boîte aux lettres partagée à l’aide d’Outlook sur le web ou d’Outlook Web App au lieu d’Outlook, voir Ouvrir et utiliser une boîte aux lettres partagée dans Outlook Web App.

Si vous disposez d’autorisations sur une boîte aux lettres partagée, celle-ci apparaît automatiquement dans le volet des dossiers d’Outlook.

Une boîte aux lettres partagée apparaît dans la liste des dossiers d’Outlook

Remarque :  Si votre administrateur ne vous a fourni que récemment l’accès à une boîte aux lettres partagée, l’affichage automatique de la boîte aux lettres partagée dans votre profil Outlook peut prendre un peu de temps. Si la boîte aux lettres partagée n’apparaît pas automatiquement, vous devrez peut-être redémarrer Outlook pour la voir.

Si vous disposez d’autorisations sur une boîte aux lettres partagée, le calendrier partagé associé à la boîte aux lettres partagée est ajouté automatiquement à votre liste Mes calendriers.

  1. Dans Outlook, sélectionnez Calendrier.

  2. Dans le volet Dossiers, sous Mes calendriers, sélectionnez le calendrier partagé.

    Un calendrier partagé apparaît dans la liste des dossiers d’Outlook

Si vous disposez d’autorisations sur une boîte aux lettres partagée, la liste de contacts partagée associée à la boîte aux lettres partagée est ajoutée automatiquement à votre liste Mes contacts.

  1. Dans Outlook, sélectionnez Contacts.

  2. Sous Mes contacts, sélectionnez le dossier des contacts de la liste de contacts partagée.

    Une liste de contacts partagée apparaît dans le volet des contacts d’Outlook

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