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Une boîte aux lettres partagée permet à un groupe spécifique de personnes de surveiller et d’envoyer facilement du courrier électronique à partir d’un alias de messagerie public, tel que info@contoso.com. Quand une personne du groupe répond à un message envoyé à la boîte aux lettres partagée, la réponse semble provenir de l’adresse partagée et non de la personne. Dans les Outlook classiques, vous pouvez également utiliser la boîte aux lettres partagée comme calendrier d’équipe partagé.

Conseil : Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise et que vous recherchez plus d’informations sur la configuration de Microsoft 365, consultez Aide et apprentissage pour les petites entreprises.

Toutefois, une boîte aux lettres partagée n’est pas conçue pour la connexion directe. Le compte d’utilisateur de la boîte aux lettres partagée doit rester dans un état désactivé.

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Conseil : Pour utiliser une boîte aux lettres partagée, le Microsoft 365 pour les administrateurs doit au préalable la créer et vous ajouter comme membre. Pour plus d’informations, voir créer une boîte aux lettres partagée, qui décrit ce que l’administrateur doit faire.

Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. La boîte aux lettres partagée doit apparaître automatiquement dans le volet Dossier de Outlook.

Une boîte aux lettres partagée apparaît dans la Liste des dossiers d’Outlook

Que faire si cela n’a pas fonctionné ?

  • Si votre administrateur vous ajouté récemment à une boîte aux lettres partagée, cela peut prendre un certain temps avant que la boîte aux lettres partagée n’apparaisse. Patientez un peu puis fermez et redémarrez Outlook de nouveau.

  • Si cela ne fonctionne pas, ajouter manuellement la boîte aux lettres partagée dans Outlook :

    1. Ouvrez Outlook.

    2. Sélectionnez l’onglet Fichier dans le ruban, puis sélectionnez Paramètres du compte > Paramètres du compte.

    3. Sélectionnez l’onglet courrier.

    4. Vérifiez que le bon compte est indiqué, puis sélectionnez modification.

    5. Sélectionnez Paramètres supplémentaires > Options avancées > Ajouter.

    6. Tapez l’adresse de courrier partagé, telle que info@contoso.com.

    7. Cliquez sur OK> OK.

    8. Sélectionnez Suivant > Terminer> Fermer.

Envoyer un courrier électronique à partir de la boîte aux lettres partagée

  1. Ouvrez Outlook.

  2. Cliquez sur Nouveau message.

  3. Si vous ne voyez pas le champ De dans la partie supérieure de votre message, sélectionnez Options > à partir de.

  4. Cliquez sur de dans le message et modifiez-le avec l’adresse de courrier partagé. Si vous ne voyez pas votre adresse de courrier, sélectionnez autre adresse de messagerie, puis entrez l’adresse de courrier partagé.

  5. Sélectionnez OK.

  6. Terminez votre message, puis sélectionnez Envoyer.

    Maintenant lorsque vous voulez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse sera disponible dans votre liste déroulante.

    Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Répondre aux messages envoyés à la boîte aux lettres partagée

  1. Ouvrez Outlook.

  2. Ouvrez le courrier électronique auquel vous voulez répondre.

  3. Dans le champ De en haut de votre message, vous devez voir le nom de votre boîte aux lettres partagée. Si cela n’est pas le cas, ouvrez la liste déroulante et choisissez votre boîte aux lettres partagée.

  4. Terminez votre message, puis sélectionnez Envoyer.

    Lorsque vous voulez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse sera disponible dans votre liste déroulante.

    Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Rechercher dans la boîte aux lettres partagée

Une fois qu’une boîte aux lettres partagée est ajoutée à Outlook, la recherche dans celle-ci est similaire à la recherche dans une boîte aux lettres principale.

  1. Ouvrez Outlook.

  2. Sélectionnez un dossier dans la boîte aux lettres partagée dans le panneau Dossiers à gauche.Sélection du panneau de dossiers

  3. Tapez la requête dans la zone de recherche en haut du ruban (barre d’outils).Zone de recherche

  4. Exécutez la recherche en appuyant sur Entrée ou en cliquant sur le bouton Loupe à droite de la zone de recherche.

    La liste des messages renvoie des résultats basés sur la recherche à partir du dossier sélectionné dans la boîte aux lettres partagée.

Utiliser le calendrier partagé

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. Le calendrier partagé associé à la boîte aux lettres partagée est ajouté automatiquement à votre liste Mes calendriers.

  1. Dans Outlook, accédez à l’affichage Calendrier, puis sélectionnez le calendrier partagé.

    Sélectionnez l’affichage Calendrier

  2. Lorsque vous entrez des rendez-vous, chaque membre de la boîte aux lettres partagée peut les voir.

  3. N’importe quel membre de la boîte aux lettres partagée peut créer, afficher et gérer des rendez-vous dans le calendrier, tout comme ils le feraient leurs rendez-vous personnels. Tous les membres de la boîte aux lettres partagée peuvent voir les modifications apportées au calendrier partagé.

Utiliser la liste de contacts partagée

Une fois que votre administrateur vous a ajouté comme membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez et redémarrez Outlook. La liste de contacts partagée associée à la boîte aux lettres partagée est ajoutée automatiquement à votre liste Mes contacts.

  1. Dans Outlook, sélectionnez Contacts.

  2. Sous Mes contacts, sélectionnez le dossier des contacts de la liste de contacts partagée.

    Une liste de contacts partagée apparaît dans le volet des contacts d’Outlook

Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook

Une fois que votre administrateur vous a ajouté en tant que membre d’une boîte aux lettres partagée, fermez, puis redémarreznouvel Outlook. La boîte aux lettres partagée doit s’afficher automatiquement dans le volet Dossier.

Que faire si cela n’a pas fonctionné ?

Si votre administrateur vous ajouté récemment à une boîte aux lettres partagée, cela peut prendre un certain temps avant que la boîte aux lettres partagée n’apparaisse. Attendez un peu, puis fermez et redémarrez lenouvel Outlook.

Rechercher la boîte aux lettres partagée dans le volet dossiers

Dans le volet dossier à gauche, recherchez le dossier Partagé avec moi . Cliquez dessus pour le développer. Votre boîte aux lettres partagée est un sous-dossier sous Partagé avec moi. Lorsque vous sélectionnez le nom de la boîte aux lettres partagée, il se développe pour afficher les dossiers de courrier standard, tels que Boîte de réception, Brouillons et Éléments envoyés.

Envoyer un courrier électronique à partir de la boîte aux lettres partagée

  1. Ouvrez nouvel Outlook pour Windows.

  2. Sous l’onglet Accueil , sélectionnez Nouveau > Courrier.

  3. Si vous ne voyez pas le champ De en haut de votre message (en regard de Envoyer), sous l’onglet Options , sélectionnez Afficher à partir de.

  4. Cliquez sur de dans le message et modifiez-le avec l’adresse de courrier partagé. Si vous ne voyez pas votre adresse de courrier, sélectionnez autre adresse de messagerie, puis entrez l’adresse de courrier partagé.

  5. Terminez la saisie de votre message, puis choisissez Envoyer.

    Maintenant lorsque vous voulez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse sera disponible dans votre liste déroulante.

    Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Répondre aux messages envoyés à la boîte aux lettres partagée

  1. Ouvrez nouvel Outlook pour Windows.

  2. Ouvrez le courrier électronique auquel vous voulez répondre.

  3. Dans le champ De en haut de votre message, vous devez voir le nom de votre boîte aux lettres partagée. Si ce n’est pas le cas, choisissez la zone de liste déroulante De et choisissez votre boîte aux lettres partagée.

  4. Terminez la saisie de votre message, puis choisissez Envoyer.

    Lorsque vous souhaitez envoyer un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, l’adresse est disponible dans votre liste déroulante De .

    Chaque fois que vous envoyez un message à partir de votre boîte aux lettres partagée, vos destinataires verront uniquement l’adresse de courrier partagé dans le message.

Rechercher dans la boîte aux lettres partagée

Une fois qu’une boîte aux lettres partagée est ajoutée à la nouvelle boîte aux lettres Outlook, la recherche dans celle-ci est similaire à la recherche sur une boîte aux lettres principale.

  1. Ouvrez nouvel Outlook pour Windows.

  2. Sélectionnez un dossier dans la boîte aux lettres partagée dans le volet dossiers à gauche. 

  3. Dans la zone Rechercher en haut de la fenêtre Outlook, tapez la requête que vous souhaitez utiliser pour la recherche, puis appuyez sur Entrée.

    Barre de recherche Outlook

    La liste des messages affiche les résultats en fonction de la recherche à partir du dossier sélectionné dans la boîte aux lettres partagée.

Utiliser une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile (téléphone ou tablette)

Pour accéder à une boîte aux lettres partagée sur un appareil mobile, procédez comme suit. 

  1. Connectez-vous à votre compte principal dans Outlook pour iOS ou Android.

  2. Appuyez sur le bouton Ajouter un compte dans le volet de navigation gauche , puis sur Ajouter une boîte aux lettres partagée

    Ajoutez une boîte aux lettres partagée dans Outlook Mobile.

  3. Si vous avez plusieurs comptes dans Outlook Mobile, sélectionnez le compte qui dispose des autorisations pour accéder à la boîte aux lettres partagée. 

    Sélectionnez le compte qui dispose d’autorisations sur votre boîte aux lettres partagée.

Une fois le processus de configuration du compte terminé, la boîte aux lettres partagée s’affiche dans la liste des comptes dans Outlook pour iOS ou Outlook pour Android. 

Pour supprimer une boîte aux lettres partagée, accédez à Paramètres > Comptes. Appuyez ensuite sur la boîte aux lettres partagée, puis sélectionnez Supprimer le compte

Envoyer des réponses automatiques à partir d’une boîte aux lettres partagée

Seul le Microsoft 365 pour les administrateurs dispose des autorisations pour configurer cette option. Pour obtenir des instructions, voir créer une boîte aux lettres partagée.

Voir aussi

Ajouter des règles de boîte aux lettres partagée

Ajouter une boîte aux lettres partagée dans Outlook sur le web

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