Outlook Web App, version légère > Calendrier

Si votre Outlook Web App ressemble à l’image ci-dessous, vous utilisez la version légère de Outlook Web App. Si vous voyez la version légère et ne l’avez pas sélectionnée,vous utilisez un ancien navigateur web qui ne prend pas en charge la version standard. Vous ne pourrez peut-être pas installer un navigateur web qui prend en charge la version standard. Contactez votre administrateur informatique ou votre support technique pour voir si un navigateur web plus récent peut être installé.

Capture d’écran de la boîte de réception dans Outlook Web App Light

Cette article concerne Outlook Web App, qui est utilisé par les organisations que gèrent des serveurs de messagerie Exchange Server 2013 ou 2010. Si vous utilisez Office 365 ou Exchange Server 2016, votre programme de messagerie est Outlook sur le web. Pour obtenir de l’aide sur Outlook sur le web, voir Obtenir de l’aide sur Outlook sur le web.

Vous pouvez utiliser la version légère d’Outlook Web App pour planifier des réunions ou rendez-vous, mais celle-ci offre moins de fonctionnalités que la version standard d’Outlook Web App. Pour obtenir des listes détaillées de fonctionnalités, voir Comparer les versions standard et légère d’Outlook Web App.

Par exemple, vous ne pouvez pas effectuer les tâches suivantes dans la version légère :

  • Afficher ou imprimer votre calendrier par semaine ou par mois.

  • Définir des rappels pour les réunions et rendez-vous.

  • Partager un calendrier avec d’autres personnes, ou ouvrir un calendrier qu’un utilisateur a partagé avec vous.

  • Modifier la couleur ou la disposition de votre calendrier.

Comment afficher mon planning ?

Le calendrier affiche vos rendez-vous et réunions pour le jour actuel.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur Calendrier.

  2. Pour afficher un autre jour, sélectionnez une date dans la vue Calendrier en regard de votre planification.

  3. Pour consulter les détails d’un élément ou le modifier, cliquez dessus.
    Si vous modifiez un élément périodique, tel qu’une réunion hebdomadaire, vous serez invité à changer soit cette occurrence, soit toutes les occurrences de la réunion.

Comment gérer mes rendez-vous ?

À la différence des réunions qui incluent d’autres personnes, les rendez-vous sont des engagements qui ne concernent que vous, par exemple un rendez-vous chez le médecin, la sortie des écoles ou un créneau que vous souhaitez consacrer à un projet. Lorsque vous créez un rendez-vous dans votre calendrier, vous pouvez définir la manière dont il apparaîtra (par exemple, Occupé(e), Absent(e) du bureau) pour ceux qui consulteront votre planning.

  1. Dans la barre d’outils Calendrier, cliquez sur Nouveau rendez-vous.

  2. Dans le champ Objet, entrez une rapide description du rendez-vous.

  3. Dans le champ Emplacement, entrez le lieu du rendez-vous.

  4. Dans les listes Heure de début et Heure de fin, sélectionnez les dates et les heures appropriées.

  5. Dans la liste Afficher la disponibilité, sélectionnez la description devant figurer dans votre planning pour la durée du votre rendez-vous. Votre sélection (Occupé(e), Provisoire, Libre ou Absent(e)) correspond à ce que les autres verront lorsqu’ils consulteront votre planning.

  6. Dans le corps du message, entrez toute information supplémentaire, comme la liste des éléments à emporter pour le rendez-vous. Vous pouvez également cliquer sur l’icône représentant un trombone pour ajouter une pièce jointe au rendez-vous.

  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
    Vous pouvez cliquer sur Annuler pour fermer le rendez-vous sans l’enregistrer et revenir à l’affichage du calendrier.

  1. Cliquez sur la date de l’entrée que vous souhaitez afficher ou modifier. Si le calendrier souhaité n’est pas celui par défaut, sélectionnez-le dans la section Mes calendriers dans le volet de navigation. Si la date que vous recherchez n’est pas dans le mois actuel, utilisez les flèches Mois précédent et Mois suivant en regard du nom du mois pour accéder au mois souhaité.

  2. Cliquez sur l’objet de l’entrée que vous souhaitez ouvrir. Lorsque vous ouvrez un élément périodique, Outlook Web App ouvre uniquement la date actuellement sélectionnée, pas la série. Pour apporter des modifications à une série périodique, cliquez dans la barre d’outils sur Modifier la série ou sur le lien modifier la série situé sous la barre d’outils.

  3. Effectuez les modifications souhaitées.

  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

  1. Recherchez et ouvrez l’entrée que vous souhaitez supprimer.

  2. Cliquez sur Supprimer.

  3. Si vous supprimez une demande de réunion, vous êtes invité à envoyer un avis d’annulation aux participants.

  4. Si vous supprimez un élément périodique, vous pourrez supprimer uniquement l’occurrence actuelle, supprimer toutes les occurrences à partir d’une date donnée ou supprimer toutes les occurrences indépendamment de la date.

Une réunion est un rendez-vous que vous partagez avec une autre personne. Lorsque vous demandez une réunion, en plus de définir une heure et un objet, vous ajoutez la liste des participants à inviter. Vous pouvez également ajouter des ressources, telles qu’une salle de conférence ou un projecteur. Si les destinataires figurent dans le carnet d’adresses de votre organisation, vous pouvez consulter leurs heures de disponibilité. La plupart des destinataires peuvent répondre aux demandes de réunion en acceptant, en acceptant provisoirement ou en refusant votre invitation. À l’instar des rendez-vous, les demandes de réunion peuvent concerner une seule réunion ou être planifiées en tant que réunions périodiques.

  1. Dans la barre d’outils du Calendrier, cliquez sur Nouvelle demande de réunion.

  2. Dans les boîtes de dialogueÀ et Facultatif, entrez le nom des personnes auxquelles vous souhaitez adresser cette demande de réunion. Pour accéder à des options supplémentaires, cliquez sur l’icône Vérifier les noms dans la barre d’outils. Pour plus d’informations sur l’ajout de participants à une demande de réunion, voir « Comment définir les destinataires d’une demande de réunion ? » dans Outlook Web App Light > Carnet d’adresses.

  3. Pour spécifier une salle de conférence ou un appareil que vous souhaitez utiliser pendant la réunion, tapez la ressource ou la salle de conférence dans la zone Ressources.

  4. Pour vérifier la disponibilité des participants et ressources potentiels, cliquez sur Assistant Planification. Une liste des heures possibles et la disponibilité des participants potentiels seront affichées. Cliquez sur l’heure que vous souhaitez sélectionner.
    Les heures possibles sont ajustées en fonction des heures ouvrées de chaque participant. Si un ou plusieurs participants se trouvent dans un fuseau horaire distant, il se peut que vous ne voyiez aucune heure disponible.

  5. Par défaut, la case à cocher Demander une réponse à cette invitation est activée. Si vous ne souhaitez pas que les destinataires de votre demande de réunion vous envoient leurs réponses, désactivez la case à cocher.

  6. Dans la zone Objet, tapez l’objet de la réunion.

  7. Dans la zone Emplacement, tapez l’emplacement où la réunion se tiendra. Si vous avez sélectionné une Ressource, elle sera entrée automatiquement dans le champ Emplacement.

  8. Dans les listes Heure de début et Heure de fin, sélectionnez les dates et les heures appropriées.

  9. Dans la liste Afficher la disponibilité, sélectionnez la description qui s’affichera dans votre agenda pendant la durée de la réunion. Votre sélection (Occupé(e), Libre, Provisoire ou Absent(e)) représente ce que les autres verront lorsqu’ils consulteront votre agenda et celui de tous les participants.

  10. Dans le corps du message, tapez tout message qui doit accompagner votre demande de réunion. Vous pouvez également cliquer sur l’icône représentant un trombone pour ajouter une pièce jointe à la demande de réunion.

  11. Cliquez sur Envoyer.

Pour modifier une réunion :

  1. Recherchez et ouvrez la demande de réunion initiale dans votre calendrier.

  2. Apportez les modifications nécessaires.

  3. En cas de conflit de planification avec un ou plusieurs participants, cliquez sur Assistant Planification pour consulter les heures possibles et la disponibilité. Cela vous aidera à trouver un horaire plus accommodant.

  4. Pour envoyer la mise à jour à tous les participants, cliquez sur Envoyer une mise à jour.

Pour annuler une réunion :

  1. Recherchez et ouvrez la réunion que vous souhaitez annuler.

  2. Si vous souhaitez inclure un message, notamment le motif de l’annulation, tapez votre message dans le corps du formulaire de réunion.

  3. Cliquez sur Supprimer.

  4. Vous serez invité à envoyer une notification d’annulation aux participants.

  5. Si vous annulez une réunion périodique, vous pouvez choisir de supprimer uniquement l’occurrence actuelle, toutes les occurrences à partir d’une date donnée ou toutes les occurrences indépendamment de la date. Une fois la sélection faite, vous devez cliquer sur Envoyer l’annulation pour apporter la modification et prévenir les participants.

Les autres utilisateurs peuvent vous inviter à des réunions en utilisant le calendrier dans Outlook Web App. Ces demandes de réunion apparaissent en tant que message dans votre boîte de réception.

  1. Pour ouvrir la demande de réunion, cliquez sur la demande dans votre Boîte de réception.

  2. Cliquez sur Accepter pour ajouter la réunion à votre calendrier et informer l’organisateur de votre présence. Cliquez sur Provisoire pour ajouter la réunion dans votre calendrier et informer l’organisation de votre présence éventuelle. Cliquez sur Refuser pour indiquer à l’organisateur que vous ne serez pas présent.

  3. Vous pouvez vérifier votre planning avant d’accepter la réunion en cliquant sur Calendrier dans la barre d’outils.

  4. Si vous sélectionnez Modifier la réponse avant l’envoi, une fenêtre de messages adressée à l’expéditeur de la demande de réunion s’ouvrira lorsque vous cliquez sur Accepter, Provisoire ou Refuser. Si vous souhaitez ajouter des destinataires à votre réponse de réunion, entrez-les dans les champs À et Cc.

  5. Si vous souhaitez envoyer un message avec votre réponse, tapez un message dans la zone de texte. Par exemple, vous pouvez expliquer la raison pour laquelle vous ne pourrez peut-être pas assister à la réunion.

  6. Quand vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.

  1. Ouvrez la demande de réunion.

  2. Cliquez sur Transférer dans la barre d’outils.

  3. Dans le champ À, tapez l’adresse de messagerie à laquelle vous souhaitez transférer la demande.

  4. Le texte du message d’origine est copié dans le corps du message. Tapez tous les éléments que vous souhaitez ajouter dans ou au-dessus du message d’origine de l’expéditeur.

  5. Cliquez sur Envoyer.

Comment gérer les éléments périodiques ?

Souvent, les réunions, les rendez-vous et les événements se produisent régulièrement au fil du temps. Au lieu de créer de nouveaux éléments de calendrier pour chaque occurrence, vous pouvez définir l’élément comme étant périodique.

  1. Composez un nouveau rendez-vous ou une demande de réunion ou ouvrez un élément qui apparaît déjà dans votre agenda.

  2. Dans la barre d’outils, cliquez sur Répéter.

  3. Sous Heure du rendez-vous, utilisez les listes Début et Durée pour sélectionner l’heure de démarrage et l’heure de fin de l’élément périodique. Définissez la date du jour où la périodicité doit commencer.

  4. Cliquez sur Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle pour spécifier la fréquence du rendez-vous ou de la réunion. Par défaut, les rendez-vous sont définis pour se répéter chaque semaine.

  5. Définissez les options supplémentaires sous Périodicité. Ces options pour la périodicité dépendent de la fréquence sélectionnée Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle.

  6. Sous Plage de périodicité, sélectionnez l’heure de début et de fin de cette périodicité. Vous pouvez définir une plage de périodicité sans date de fin, qui se termine après un nombre spécifique d’occurrences ou qui se termine à une date spécifique.

  7. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

  1. Dans votre calendrier, ouvrez le rendez-vous ou la réunion à modifier. Sélectionnez Modifier la série.

  2. Dans la barre d’outils des rendez-vous ou des réunions, cliquez sur Répéter.

  3. Dans la boîte de dialogue Périodicité, apportez les modifications nécessaires à la périodicité.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Vous pouvez supprimer des périodicités pour une demande de réunion ou un rendez-vous.

  1. Dans votre calendrier, cliquez pour ouvrir le rendez-vous ou la réunion à supprimer.

  2. Cliquez sur Supprimer.

  3. Vous pouvez supprimer une périodicité particulière, toutes les périodicités à partir d’une date donnée ou toutes les périodicités indépendamment de la date.

  4. Sélectionnez l’option souhaitée, puis cliquez sur Enregistrer et fermer pour un rendez-vous ou sur Envoyer l’annulation pour une réunion.

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