Outil Réunions 2007

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

L’outil Réunions 2007 vous aide à organiser, animer et enregistrer des réunions.

Que voulez-vous faire ?

Création d’une nouvelle réunion

Navigation entre les réunions

Créer un ordre du jour de réunion

Gestion des participants à une réunion

Création d’éléments d’action

Compte-rendu de réunion d’enregistrement

Utilisation des pièces jointes

Ajout de pièces jointes

Ouverture des pièces jointes

Enregistrer des pièces jointes

Supprimer les pièces jointes

Modifier les autorisations d’outil réunions

Utilisation des raccourcis clavier

Créer une réunion

En règle générale, tous les membres de l’espace de travail autres que les invités peuvent créer des réunions.

  1. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Nouvelle réunion pour démarrer l’Assistant Réunion.

  2. Entrez un sujet et les heures de début et de fin de la réunion.

  3. Si vous le souhaitez, entrez le lieu de la réunion et des détails supplémentaires concernant la réunion.

  4. Cliquez sur OK pour créer la réunion.

Les informations entrées dans l’Assistant Réunion s’affichent sous l’onglet Profil de la réunion. Pour modifier ces informations, cliquez sur Modifier, apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Une fois que vous avez créé une réunion, vous pouvez ajouter des participants et démarrer d’autres activités de réunion telles que la définition de l’ordre du jour.

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Navigation parmi les réunions dans un calendrier 2010

  • Cliquez sur Sélectionne la plage de dates à afficher et sélectionnez le créneau horaire que vous voulez afficher (par exemple, jour, semaine, mois).

  • Cliquez sur les flèches précédent/suivant pour accéder à la date de réunion précédente ou suivante en fonction de la sélection de plage de dates actuelle. Par exemple, si votre période actuelle est « Par semaine », cliquez sur les flèches pour accéder à la semaine précédente ou suivante.

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Créer un ordre du jour de réunion

Étant donné les autorisations par défaut, tout participant dont le rôle est Participant ou plus peut ajouter, modifier ou déplacer des éléments de l’ordre du jour et seul le créateur de la réunion ou les Gestionnaires de l’espace de travail peuvent supprimer des éléments de l’ordre du jour.

Pour ajouter une rubrique d’ordre du jour :

  1. Cliquez sur l’onglet Ordre du jour, puis sur Nouvelle rubrique.

  2. Remplissez le formulaire Nouvelle rubrique d’agenda, puis cliquez sur OK.

Pour modifier un élément d’ordre du jour, sélectionnez-le et cliquez sur Modifier. Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer et fermer.

Pour déplacer une rubrique d’ordre du jour dans la liste des rubriques, sélectionnez-le, puis cliquez sur Icône Déplacer vers le haut ou Icône Déplacer vers le bas .

Pour supprimer une rubrique d’ordre du jour, sélectionnez-la et appuyez sur Suppr.

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Gérer les participants aux réunions

Étant donné les autorisations par défaut, tout participant dont le rôle est Participant ou plus peut modifier l’onglet Participants d’une réunion.

  1. Cliquez sur l’onglet Participants, puis sur Modifier, si nécessaire, pour ouvrir les champs Participants.

  2. Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer et fermer.

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Créer des points d’action

Étant donné les autorisations par défaut, tout participant dont le rôle est Participant ou plus peut ajouter, modifier ou déplacer des points d’action et seul le créateur de la réunion ou les gestionnaires de l’espace de travail peuvent supprimer des points d’action. Pour ajouter un point action :

  1. Cliquez sur l’onglet Actions, puis sur Nouveau point d’action.

  2. Remplissez le formulaire Nouveau point d’action, puis cliquez sur OK.

Pour trier les points d’action, cliquez sur les en-têtes de colonnes. Par exemple, cliquez sur l’en-tête de colonne « Priorité » pour trier tous les points d’action par priorité.

Pour modifier un point d’action, sélectionnez-le et cliquez sur Modifier. Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Enregistrer et fermer.

Pour supprimer un point d’action, sélectionnez-le et appuyez sur Suppr.

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Enregistrer un compte-rendu de réunion

Étant donné les autorisations par défaut, tout participant dont le rôle est Participant ou plus peut modifier le compte-rendu de réunion. Pour modifier le compte-rendu d’une réunion :

  1. Sélectionnez l’onglet Minutes et cliquez sur Modifier, si nécessaire, pour ouvrir la zone de texte à modifier.

  2. Tapez du texte dans la zone de texte. Si vous le souhaitez, cliquez sur Insérer l’agenda pour insérer l’ordre du jour actuel de la réunion dans la zone de texte.

  3. Sélectionnez une option pour enregistrer ou annuler votre travail.

    • Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications en cours et laisser la zone de texte ouverte pour toute saisie supplémentaire.

    • Cliquez sur Enregistrer et fermer pour enregistrer les modifications et quitter le mode d’édition de l’ordre du jour.

    • Cliquez sur Annuler pour ignorer les modifications apportées depuis le dernier enregistrement de l’ordre du jour.

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Utiliser des pièces jointes

Le profil de réunion, les rubriques d’ordre du jour et les points d’action peuvent tous inclure des pièces jointes. En règle générale, seul le créateur de la réunion ou les gestionnaires de l’espace de travail peuvent ajouter ou supprimer des pièces jointes.

Ajouter des pièces jointes

  1. Sélectionnez le profil de réunion, une rubrique d’ordre du jour ou un point d’action et cliquez sur Modifier.

  2. Cliquez sur le menu déroulant Pièces jointes, puis sélectionnez Ajouter.

  3. Sélectionnez les fichiers à joindre et cliquez sur Ouvrir.

  4. Enregistrez vos modifications.

Ouvrir des pièces jointes

  1. Cliquez sur le menu déroulant Pièces jointes.

  2. Sélectionnez la pièce jointe que vous souhaitez ouvrir.

    La pièce jointe s’ouvre dans une application prise en charge si une telle application est installée sur votre ordinateur. Dans le cas contraire, une boîte de dialogue Windows « Ouvrir avec » s’affiche avec d’autres options.

Enregistrer des pièces jointes

  1. Cliquez sur le menu déroulant Pièces jointes et sélectionnez Enregistrer tout.

  2. Sélectionnez l’emplacement sur le disque où enregistrer les pièces jointes, puis cliquez sur OK.

Supprimer des pièces jointes

  1. Sélectionnez la fonctionnalité de réunion (profil, ordre du jour ou point d’action) qui contient la pièce jointe à supprimer et cliquez sur Modifier.

  2. Cliquez sur le menu déroulant Pièces jointes, puis sélectionnez Supprimer.

  3. Sélectionnez les pièces jointes à supprimer.

  4. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

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Modifier les autorisations de l’outil Réunions

Pour afficher les autorisations affectées actuellement aux rôles des membres, cliquez sur l’onglet Espace de travail, sur Propriétés, puis sur l’onglet Autorisations.

Par défaut, tous les membres à l’exception des invités sont autorisés à créer ou à modifier des réunions, ainsi qu’à supprimer les réunions qu’ils créent. Les gestionnaires disposent de toutes les autorisations disponibles.

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Utiliser des raccourcis clavier

Le tableau ci-dessous répertorie les raccourcis clavier de l’outil Réunions. Les raccourcis disponibles dépendent du mode dans lequel vous utilisez l’outil.

Pour

Appuyez sur

Créer une réunion

Ctrl+N

Créer un élément d’ordre du jour

Ctrl+T

Créer un point d’action

Ctrl+M

Afficher toutes les réunions

Ctrl+L

Afficher uniquement les réunions d’aujourd’hui

Ctrl+D

Afficher les réunions de la semaine en cours

Ctrl+W

Afficher les réunions du mois en cours

Ctrl+O

Afficher les réunions de l’année en cours

Ctrl+R

Copier une rubrique d’ordre du jour en tant que lien

Ctrl+I

Copier un point d’action en tant que lien

Ctrl+K

Copier une réunion en tant que lien

Ctrl+E

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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