Organiser vos messages électroniques

Organiser la boîte de réception avec les règles

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Créez des règles basées sur les expéditeurs ou les destinataires des messages, utilisez des modèles de règles, et supprimez une règle pour faciliter l’organisation de vos messages électroniques.

Créer une règle basée sur les expéditeurs ou les destinataires d’un message
  1. Sélectionnez le message pour lequel vous voulez créer une règle.

  2. Sélectionnez Accueil > Règles.

    Les règles suggérées s’affichent, en fonction des expéditeurs et destinataires de messages.

  3. Sélectionnez une option :

    • Sélectionnez l’une des règles suggérées, un dossier de destination, puis OK.

    • Pour accéder à d’autres options de règles basées sur l’expéditeur, le destinataire ou l’objet du message, cliquez sur Créer une règle.

  4. Si vous avez sélectionné Créer une règle à l’étape 3, la boîte de dialogue Créer une règle s’affiche.

  5. Sous Lorsque je reçois un courrier électronique réunissant toutes les conditions sélectionnées, activez les cases à cocher correspondant aux conditions souhaitées.

  6. Sous Effectuer les opérations suivantes, activez les cases à cocher correspondant à l’action que la règle doit exécuter lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  7. Activez la case à cocher Déplacer l’élément vers le dossier.

  8. Choisissez Sélectionner un dossier, puis sélectionnez un dossier ou cliquez sur Nouveau pour en créer un pour le stockage des messages.

  9. Sélectionnez Options avancées pour ajouter des conditions, actions ou exceptions à la règle.

  10. Suivez les instructions restantes dans l’Assistant Règles, puis sélectionnez OK.

Utiliser des modèles de règles Outlook
  1. Cliquez sur Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

  2. Dans la boîte de dialogue Règles et alertes, sélectionnez Règles du courrier électronique, puis Nouvelle règle.

  3. Sous Étape 1 : sélectionnez un modèle, sélectionnez un modèle dans la liste sous Rester organisé ou Rester à jour.

  4. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, sélectionnez une valeur soulignée. Par exemple, si vous sélectionnez le lien contacts ou groupe public, le carnet d’adresses s’ouvre.

  5. Sélectionnez Suivant.

  6. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou plusieurs conditions, sélectionnez les conditions que les messages doivent remplir pour que la règle s’applique.

  7. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une condition que vous ajoutée, puis spécifiez la valeur.

  8. Sélectionnez Suivant.

  9. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou plusieurs actions, sélectionnez l’action pour la règle doit exécuter lorsque les conditions spécifiées sont remplies.

  10. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une action que vous ajoutée, puis spécifiez la valeur.

  11. Sélectionnez Suivant.

  12. Sous Étape 1 : sélectionnez une ou plusieurs exceptions, sélectionnez les exceptions à la règle, puis Suivant.

  13. Sous Étape 2 : modifiez la description de la règle, cliquez sur une valeur soulignée pour une exception que vous ajoutée, puis spécifiez la valeur.

  14. Sélectionnez Suivant.

  15. Sous Étape 1 : attribuez un nom à cette règle, entrez un nom pour la règle.

  16. Sous Étape 2 : configurez les options de la règle , activez les cases à cocher des options souhaitées.

    • Pour exécuter cette règle sur les messages qui se trouvent déjà dans la Boîte de réception, activez la case à cocher Exécuter cette règle sur les messages figurant dans « Boîte de réception ».

    • La nouvelle règle est désormais activée automatiquement. Pour désactiver la règle, désactivez la case à cocher Activer cette règle.

    • Pour appliquer cette règle à tous les comptes de messagerie configurés dans Outlook, activez la case à cocher Créer la règle sur tous les comptes.

  17. Sélectionnez Terminer.

Supprimer une règle
  1. Sélectionnez un message électronique.

  2. Sélectionnez Accueil > Règles > Gérer les règles et les alertes.

  3. Sélectionnez une règle dans Règles et alertes, puis Supprimer.

  4. Cliquez sur Oui pour confirmer.

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Gérer les messages électroniques à l’aide de règles

Organiser la messagerie à l’aide de règles de boîte de réception dans Outlook.com ou Outlook sur le web

On peut tout simplement automatiser le traitement des mails qui arrivent dans votre boîte.

Cette automatisation va vous permettre de gagner du temps et donc de vous libérer de l'espace pour faire quelque chose de bien plus intéressant que de traiter certains mails.

Alors, comment est-ce qu'on peut faire ça ?

Eh bien, on va prendre un petit exemple, voilà, je suis sur ce mail qui est un mail de retour automatique.

J'en reçois souvent de mes correspondants lorsque j'écris à tel ou tel correspondant Confirmation de réception.

Ce genre de mails, j'aimerais bien que ça aille directement, par exemple, dans les ةléments supprimés, ça me plairait bien.

Comment est-ce que je peux faire ça ?

Je me mets sur l'un de ces mails et je vais dans Accueil, et je vais dans le groupe Déplacer, et je clique sur Règles, et lorsque je suis sur Règles, je clique sur Créer une règle.

Dans la boîte de dialogue qui fait son apparition, je vais choisir une condition, je vais dire lorsque l'objet contient Confirmation de réception, puis je vais effacer tout ce qu'il y a derrière.

Donc, tout mail dans lequel l'objet contiendra Confirmation de réception, je vais en faire quoi ?

Eh bien, je vais cliquer sur cette case et dire que je veux déplacer l'élément vers un dossier.

Sélectionner le dossier vers le dossier ةléments supprimés, ça me semble bien.

Je clique sur ةléments supprimés, et je fais OK.

Il ne me reste plus qu'à faire OK.

Alors, là on me dit que la règle est créée, et on me propose même d'Exécuter cette règle maintenant sur les messages qui se trouvent dans le dossier actif, je suis dans la Boîte de réception.

Si j'ai plusieurs messages de ce type dans ma boîte de réception, si je coche cette case et je fais OK, ils vont tous être supprimés d'un simple clic de souris.

La vie est merveilleuse.

Je fais OK.

L'e-mail en question disparaît.

Si je viens dans ةléments supprimés, en théorie je dois retrouver l'e-mail en question, le voilà.

Alors, ce type de règles, on peut s'en servir pour plein de choses.

Par exemple, là je suis en relation avec une société qui me parle d'un nouveau service qui s'appelle MuséoCube et m'envoie des messages régulièrement.

Ce service m'intéresse, donc ce que j'aimerais, c'est recevoir un message avec MuséoCube dedans, et j'aimerais bien que le message en question y soit affublé d'une catégorie, comme ça par la suite ça me permettrait très rapidement de voir tous les messages ayant trait à MuséoCube.

Comment on peut faire ça ?

Déjà bien sûr, il faut au préalable créer une catégorie.

Donc, je viens dans Classer, je viens dans Toutes les catégories, et donc je crée une catégorie ici.

J'ai créé la catégorie MuséoCube.

Donc, soit en faisant Nouveau, soit en renommant une catégorie existante, peu importe.

La catégorie étant créée, je fais Annuler ici.

Je vais maintenant créer ma règle, je viens sur Accueil, je viens dans Déplacer, je viens sur Règles, et j'ai deux options possibles.

Je peux faire Créer une règle comme nous l'avons vu précédemment.

Si je fais ça, en cliquant sur Options avancées, je vais arriver dans un assistant qui va me guider pour créer mes règles.

Je fais Annuler.

Annuler une deuxième fois et l'autre possibilité consiste à venir sur Règles et à venir sur Gérer les règles et les alertes.

Si je clique là-dessus, je peux voir les règles déjà créées, comme ici, Confirmation de réception.

Cette règle, je peux la supprimer comme ça et je peux aussi la modifier.

Je peux aussi la désactiver, c'est-à-dire que pendant un certain temps, je ne veux plus qu'elle soit là.

Elle n'est pas effacée, je m'en servirai à un autre moment, mais pour l'instant je la désactive, je retire la petite croix.

Donc là, si je veux faire une nouvelle règle, je clique sur Nouvelle règle et je tombe sur un assistant qui est le même que celui de tout à l'heure.

Il est présenté un petit peu différemment, mais globalement c'est le même.

Je fais Annuler.

Je vais prendre ce que j'utilise le plus couramment parce que je trouve ça plus pratique.

En général, je pars toujours du message.

Comme je pars du message, je fais Règles, je fais Créer une règle, et je viens dans Options avancées directement.

Là, il faut que je cherche quelque chose, et vous remarquez qu'il y a quand même une pléthore de possibilités.

Ces possibilités, on appelle ça une condition.

Donc, il faut que je trouve une condition qui dit que dans le corps du message il y a le mot MuséoCube.

Qu'est-ce que je pourrais avoir en magasin qui dis ça ?

Tiens, ça.

Regardez, contenant des mots spécifiques dans le corps du message.

Oh !

اa me semble bien.

Je vais mettre une croix sur cette condition, et là on me dit d'accord, OK, t'as choisi la condition, c'est bien, mais maintenant il faut la paramétrer.

ةtape 2 : modifiez la description de la règle, c'est-à-dire paramétrez votre règle.

Et là, on me dit contenant des mots spécifiques.

Oui, mais lesquels ?

Je clique dessus et je vais dire quand ça contient le mot MuséoCube.

Je fais Ajouter, et au cas où un jour l'accent n'y est pas, je vais aussi écrire MuseoCube sans accent.

Comme ça, je suis tranquille, ça couvre tout.

Je fais OK.

Donc là, j'ai paramétré ma règle.

J'ai dit quel est le paramètre de cette règle.

Bien sûr, je peux ajouter une autre règle.

Par exemple, où j'apparais dans la zone A, eh bien, je mets une croix ici.

Il faut que ces deux conditions soient réunies pour que ça se passe.

Là, je vais retirer la croix.

Donc, une fois que j'ai fait ça, j'ai fait l'étape 1, l'étape 2, je fais Suivant.

Là maintenant, on en arrive à l'étape suivante qui est : qu'est-ce que je veux faire comme action?

?

Eh bien, il faut que je trouve quelque chose qui me dit catégorie.

Alors, pareil, vous voyez que des actions, il y en a plein.

Tiens, l'assigner à la catégorie spécifiée.

Oh !

اa me semble très bien.

Je vais cliquer dessus et je vais choisir ici l'assigner à la catégorie quoi ?

Je clique dessus, et je vais dire la catégorie MuséoCube, et je fais OK.

Donc là, Appliquer cette règle après l'arrivée du message contenant MuséoCube avec un accent ou MuseoCube sans accent dans le corps du message, l'assigner à la catégorie MuséoCube.

Il n'y a pas le mot catégorie, mais on fait comme s'il y était, à la catégorie MuséoCube spécifiée.

Je fais maintenant Suivant, et là on me dit : existe-t-il des exceptions ?

Peut-être que dans tel ou tel cas, sauf ceci, sauf cela, sauf si je suis l'unique destinataire, sinon tu fais l'action.

On peut mettre des exceptions, une ou plusieurs, puisque ce sont des cases à cocher.

Je fais Suivant, il n'y a pas d'exception, ici, je vais attribuer un nom à cette règle.

Je vais dire Catégorie MuséoCube automatique, ou tout autre nom qui vous convient.

Alors, maintenant que c'est fait, on me dit Exécuter cette règle sur les messages déjà dans la " Boîte de réception ".

C'est un peu comme tout à l'heure, je vais dire Oui, je veux le faire, et bien sûr je veux activer la règle.

Donc, maintenant, tout ce qui, dans ma boîte de réception, a ce mot MuséoCube avec ou sans accent va se retrouver en théorie, sauf erreur de ma part, affublé de la bonne catégorie.

Je fais Terminer.

Et là, on me dit : Cette règle est uniquement exécutée lorsque vous relevez vos courriers électroniques dans Outlook.

Si Outlook n'est pas en cours d'exécution, cette règle ne s'applique pas aux courriers électroniques que vous relevez en ligne ou à partir d'un autre appareil.

Je fais OK.

Et là, je vois qu'automatiquement le mail en question a pris la catégorie jaune.

Dedans, il y a bien le mot MuséoCube avec un accent, et celui-là, pareil, je vois le mot MuséoCube dedans, donc la catégorie a bien été appliquée.

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