Organiser une réunion en tant que présentateur

Utilisez les options de Microsoft Lync 2010 pour la gestion des participants et du contenu, afin d'organiser une réunion productive et exempte de toute distraction.

Important :  Si vous n'êtes pas l'organisateur de la réunion ou le présentateur principal, notez qu'un grand nombre de ces options affectent ce que les autres participants peuvent voir, entendre ou faire pendant la réunion. Il est recommandé au présentateur de faire preuve de discrétion.

Que voulez-vous faire ?

Enregistrer la réunion

Gérer les participants

Afficher ou masquer la liste des participants

Désactiver ou activer le son des participants

Modifier les privilèges des présentateurs ou des participants pendant la réunion

Autoriser ou refuser l'accès aux personnes présentes dans la salle d'attente

Démarrer une conversation à part avec un ou plusieurs participants

Inviter d'autres personnes à rejoindre la réunion

Utiliser le contenu de la réunion

Afficher ou masquer la fenêtre de partage

Télécharger ou préparer le contenu avant la réunion

Afficher le contenu de la réunion téléchargé

Partager un programme ou votre Bureau

Télécharger un fichier PowerPoint pour une présentation

Télécharger des pièces jointes que les participants pourront consulter et enregistrer

Annoter une présentation PowerPoint ou le tableau blanc

Ajouter un tableau blanc ou un sondage dans la réunion

Modifier les autorisations relatives au contenu

Désigner les personnes autorisées à annoter les présentations PowerPoint

Contrôler les personnes qui peuvent afficher le contenu de la réunion en privé

Modifier les personnes ayant accès au contenu de la réunion

Modifier la liste des personnes pouvant consulter et enregistrer les pièces jointes

Ajouter la vidéo à la réunion

Mettre un terme à la réunion ou la quitter

Enregistrer la réunion

Pour enregistrer la réunion, procédez comme suit :

  • Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le bouton Autres options  Lync 2010 meeting window More Options button , puis cliquez sur Démarrer l'enregistrement.

Pour plus d'informations, consultez Enregistrement et lecture.

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Gérer les participants

Vous pouvez réaliser la plupart des tâches relatives à la gestion de la réunion en cliquant avec le bouton droit sur une ou plusieurs personnes de la liste des participants ou en utilisant le menu Options des personnes  Image du bouton .

Afficher ou masquer la liste des participants

  • Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Afficher la liste des participants.

Il est préférable de laisser afficher la liste des participants pendant la réunion, de façon à connaître les personnes présentes, celles qui prennent la parole et celles qui rencontrent des difficultés avec le partage ou le son. Cependant, il vous faudra peut-être masquer la liste des participants si vous souhaitez, par exemple, revoir une longue conversation de messagerie instantanée.

Désactiver ou activer le son des participants

  • Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour gérer le son d'une ou plusieurs personnes, cliquez avec le bouton droit sur le(s) nom(s) dans la liste des participants, puis cliquez sur Désactiver le son ou sur Activer le son.

    • Pour désactiver ou activer le son de tous les participants à la réunion, cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Désactiver le son des participants.

      Conseil :  Utilisez cette option lors d'une grande réunion, lorsque la participation d'un trop grand nombre de personnes engendre des interférences audio.

Modifier les privilèges des présentateurs ou des participants pendant la réunion

  • Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Dans la liste des participants, cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs participants, puis cliquez sur Désigner comme présentateur ou sur Désigner comme participant, selon le cas.

    • Cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Désigner tout le monde comme participants.

      Conseil :  Choisissez cette option lorsque la présence d'un trop grand nombre de présentateurs perturbe la réunion.

Autoriser ou refuser l'accès aux personnes présentes dans la salle d'attente

  • Dans la liste des participants, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Sous Salle d'attente, cliquez sur Autoriser tout le monde ou sur Refuser tout le monde.

    • En regard du nom de chaque personne, cliquez sur Autoriser ou sur Refuser, selon le cas.

Démarrer une conversation à part avec un ou plusieurs participants

  • Dans la liste des participants, sélectionnez une ou plusieurs personnes, cliquez avec le bouton droit sur le(s) nom(s) sélectionné(s), puis cliquez sur l'option de contact souhaitée.

Inviter d'autres personnes à rejoindre la réunion

Pour inviter d'autres personnes à l'aide de Lync 2010, procédez comme suit :

  1. (Facultatif) Pour modifier les options d'accès ou les options des présentateurs pour les personnes que vous souhaitez inviter, dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le lien Informations relatives à la participation et options de la réunion, cliquez sur le bouton Options de la réunion, puis apportez les modifications requises. Pour plus d'informations, voir Modifier les options de la réunion pendant la réunion.

  2. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Inviter par nom ou numéro de téléphone.

  3. Entrez un numéro de téléphone, sélectionnez un ou plusieurs contacts existants ou recherchez un contact, selon le cas.

  4. Cliquez sur OK et les personnes que vous invitez recevront une notification leur demandant de rejoindre la réunion.

Pour inviter d'autres personnes par courrier électronique, procédez comme suit :

  1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes, puis cliquez sur Inviter par courrier électronique.

  2. (Facultatif) Pour modifier les options d'accès et les options des présentateurs pour les personnes que vous souhaitez inviter, dans l'invitation de la réunion, cliquez sur Autres options. Pour plus d'informations, voir Définir les options de réunion ou de téléconférence.

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Utiliser le contenu de la réunion

Dans Lync, le contenu de la réunion est affiché à droite de la liste des participants dans l'espace appelé la fenêtre de partage. Si vous êtes le présentateur actuel, vous pouvez utiliser des présentations Microsoft PowerPoint, des tableaux blancs et des sondages dans cet espace. Lorsque vous partagez un programme ou votre bureau, toutes les personnes de la réunion voient ce que vous partagez dans la fenêtre de partage.

Afficher ou masquer la fenêtre de partage

  • Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, puis sur Afficher la fenêtre de partage.

Télécharger ou préparer le contenu avant la réunion

  1. Avant la réunion, dans le Calendrier de Microsoft Outlook, ouvrez l'invitation pour une réunion que vous avez planifiée, puis cliquez sur Participer à une réunion en ligne.

  2. Dans la fenêtre de conversation, effectuez l'une des opérations suivantes ou les deux :

    • Cliquez sur le menu Partager pour télécharger une présentation PowerPoint, ajouter un tableau blanc ou créer un sondage.

    • Cliquez sur le bouton Ajouter ou consulter les pièces jointes   Lync Add or view attachments button in online meetings pour télécharger un fichier.

Pour plus d'informations, voir « Télécharger un fichier PowerPoint pour une présentation » ou « Télécharger des pièces jointes que les participants pourront consulter et enregistrer » plus tard dans cette section.

Afficher le contenu de la réunion téléchargé

  • Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, pointez sur Contenu récent, puis cliquez sur le contenu que vous souhaitez afficher.

Partager un programme ou votre Bureau

Télécharger un fichier PowerPoint pour une présentation

  1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, puis sur Présentation PowerPoint.

  2. Sélectionnez le fichier à ajouter, puis cliquez sur Télécharger.

Télécharger des pièces jointes que les participants pourront consulter et enregistrer

  1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le bouton Ajouter ou consulter des pièces jointes.

  2. Dans la boîte de dialogue Pièces jointes, cliquez sur Ajouter des pièces jointes.

  3. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Télécharger.

Annoter une présentation PowerPoint ou le tableau blanc

  • Dans la fenêtre de partage, dans la barre d'outils d'annotation située dans le coin inférieur gauche, cliquez sur l'outil d'annotation souhaité.

Vous ou toute autre personne de la réunion pouvez annoter un tableau blanc ou une diapositive PowerPoint en procédant comme suit :

  • Utilisez le Pointeur laser, une ligne pointillée de couleur portant votre nom.

  • Insérez des traits ou des formes.

  • Ajoutez du texte.

  • Dessinez ou surlignez avec le Stylet.

  • Ajoutez une flèche de marquage, une coche ou une croix.

  • Insérez un fichier graphique.

Pour plus d'informations sur les outils d'annotation, voir Collaborer sur un tableau blanc.

Remarque :  Les outils d'annotation ne sont disponibles que pour le contenu que vous présentez dans la fenêtre de partage. Si vous partagez votre Bureau ou un programme, les autres participants doivent en demander l'autorisation avant de pouvoir apporter des modifications au contenu que vous partagez.

Ajouter un tableau blanc ou un sondage dans la réunion

  • Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur Partager, puis sur Nouveau tableau blanc ou sur Nouveau sondage.

Pour plus d'informations, voir Collaborer sur un tableau blanc et Réaliser un sondage.

Modifier les autorisations relatives au contenu

Par défaut, seuls les présentateurs peuvent annoter les présentations PowerPoint, se déplacer de diapositive en diapositive en privé et à leur rythme dans le fichier PowerPoint que vous présentez et accéder en privé aux autres éléments de la Liste de contenu. Tous les participants peuvent consulter et enregistrer les pièces jointes. Utilisez les procédures suivantes pour modifier ces paramètres par défaut.

Désigner les personnes autorisées à annoter les présentations PowerPoint

  1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le lien Informations de participation et options de réunion.

  2. Dans la boîte de dialogue Informations de participation et options de réunion, cliquez sur le bouton Options de la réunion.

  3. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, modifiez le champ Annoter les présentations sur Présentateurs uniquement ou Aucun.

Contrôler les personnes qui peuvent afficher le contenu de la réunion en privé

  1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le lien Informations de participation et options de réunion.

  2. Dans la boîte de dialogue Informations de participation et options de réunion, cliquez sur le bouton Options de la réunion.

  3. Dans la boîte de dialogue Options de réunion en ligne, sous Privilèges, modifiez le champ Consulter de façon privée sur Tout le monde ou Aucun.

Remarque :  Les Bureaux et programmes partagés ne peuvent pas être consultés en privé.

Modifier les personnes ayant accès au contenu de la réunion

Par défaut, seuls les présentateurs possèdent des droits d'accès étendus au contenu de la réunion. Pour modifier cela, procédez comme suit :

  • Dans la Liste de contenu, cliquez sur la flèche en regard de l'élément à modifier, pointez sur Mettre à disposition de, puis cliquez sur Organisateur ou sur Tout le monde.

Lorsque vous choisissez Tout le monde, tous les participants à la réunion peuvent contrôler les présentations PowerPoint, les tableaux blancs et les sondages en procédant comme suit :

  • Enregistrez une copie locale, avec ou sans annotations.

  • Modifiez ce qui est affiché dans la fenêtre de partage de la réunion.

  • Renommez ou supprimez le contenu.

  • Attribuez à tout le monde un accès étendu au contenu de la réunion.

Modifier la liste des personnes pouvant consulter et enregistrer les pièces jointes

Par défaut, toutes les personnes de la réunion peuvent enregistrer et consulter les pièces jointes de la réunion. Pour modifier cela, procédez comme suit :

  1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le bouton Ajouter ou consulter les pièces jointes  Lync Add or view attachments button in online meetings .

  2. Cliquez sur la flèche située à droite du contenu à modifier, pointez sur Mettre à disposition de, puis cliquez sur Organisateur ou sur Présentateurs.

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Ajouter la vidéo à la réunion

Pour ajouter la vidéo à la réunion, procédez comme suit :

  • Dans la fenêtre de la conversation, cliquez sur Vidéo.

Remarque :  Si vous vous êtes connecté à la réunion par téléphone, vous pouvez voir la vidéo, mais pas afficher la vôtre.

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Mettre un terme à la réunion ou la quitter

Pour mettre un terme à la réunion ou la quitter, effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Pour quitter la réunion sans y mettre un terme, fermez la fenêtre de conversation.

  • Pour mettre un terme à la réunion et la quitter, dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes  Image du bouton , puis cliquez sur Terminer la réunion et quitter.

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