Organiser les éléments d'une liste

La façon dont vous organisez vos liste dépend des besoins de votre groupe et de vos préférences en matière de stockage et de recherche de vos informations.

listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007 propose plusieurs listes et des modèles de liste prêts à l'emploi. Ces listes et modèles constituent un bon point de départ pour l'organisation des éléments d'une liste.

Dans cet article

Listes et modèles de liste d'Office SharePoint Server

Méthodes pour organiser des listes

Ajouter une colonne à une liste

Créer un affichage

Sélectionner un autre affichage

Ajouter un dossier à une liste

Listes et modèles de liste d'listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server

Lorsque vous installez listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint ServerOffice SharePoint Server 2007, plusieurs listes sont créées à votre intention. Elles partagent toutes les mêmes fonctionnalités de base, mais chacune d'elles répond à un besoin spécifique en matière d'organisation. Par exemple, la liste Contenu réutilisable (issue 11199) peut stocker des éléments qui contiennent du code HTML ou du texte pouvant être insérés dans des pages Web. Cette liste peut également accepter la mise à jour automatique, grâce à laquelle les modifications apportées à ses éléments peuvent être appliquées automatiquement aux pages Web qui les utilisent.

Les modèles de liste sont une autre forme d'aide que vous offre listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint ServerOffice SharePoint Server 2007 pour vos tâches d'organisation. Grâce à ces modèles, vous pouvez facilement créer des listes conçues pour accepter des types d'éléments particuliers et pour activer certaines fonctions de liste. Pour plus d'informations sur les modèles de liste d'listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint ServerOffice SharePoint Server 2007, consultez l'article Modèles de liste disponibles dans Office SharePoint Server 2007.

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Méthodes pour organiser des listes

Certaines des méthodes permettant d'organiser les listes et leurs éléments sont présentées ci-dessous :

  • Ajouter des colonnes     Pour mettre en évidence les éléments les plus importants, vous pouvez ajouter des colonnes à votre liste. Vous pouvez aussi en ajouter davantage si vous souhaitez collecter des informations complémentaires pour chaque élément, par exemple le nom du service ou le nom d'un employé.

    Si une liste comporte plusieurs éléments, vous pouvez indexer certaines colonnes pour améliorer les performances lors de l'affichage de plusieurs éléments ou du changement d'affichage. Cette fonctionnalité ne modifie pas l'organisation des éléments, mais elle permet de stocker plus facilement un plus grand nombre d'éléments dans une liste. Toutefois, l'indexation peut occuper davantage d'espace dans la base de données. Pour plus d'informations, contactez l'administrateur.

  • Créer des affichages     Vous pouvez utiliser des affichages si les membres de votre groupe ont souvent besoin de consulter les données d'une manière particulière. Les affichages utilisent des colonnes pour trier, grouper, filtrer et présenter les données. Vous pouvez également indiquer comment les éléments doivent être affichés à un moment donné dans chaque affichage. Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir une liste avec 25 ou 100 éléments par page, selon leurs préférences et la vitesse de leur connexion.

    Les affichages offrent la souplesse nécessaire pour stocker une grande quantité d'éléments dans une liste, mais en n'affichant que les sous-ensembles que vous souhaitez voir à un moment donné, par exemple les problèmes publiés cette année uniquement ou seulement les événements actuels du calendrier. Vous pouvez créer des affichages personnels qui ne sont disponibles que pour vous, et si vous bénéficiez des autorisations pour modifier une liste, vous pouvez créer des affichages publics disponibles pour tout le monde.

  • Créer des dossiers     Vous pouvez ajouter des dossiers à la plupart des types de liste, si le propriétaire a autorisé la création de dossiers. Cela est particulièrement utile si les éléments de la liste peuvent être répartis d'une façon spéciale, par exemple par projet ou par groupe. Les dossiers facilitent l'examen et la gestion des éléments de la liste. listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint ServerOffice SharePoint Server 2007 propose une arborescence qui permet de parcourir les sites et les dossiers, exactement comme sur le disque dur de l'ordinateur. Par exemple, chaque service peut posséder son propre dossier.

    Utiliser les listes de façon cohérente entre les sites    Si votre groupe travaille avec différents types de listes, vous pouvez ajouter de la cohérence entre plusieurs listes grâce à des listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint ServerOffice SharePoint Server 2007type de contenu, des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités permettent de réutiliser les paramètres et la structure d'une liste de façon efficace. Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu pour un problème de service client qui spécifie plusieurs colonnes (telles que le contact client) et les processus d'entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple consiste à créer une colonne de site pour les noms de services avec une liste déroulante des services. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes afin de vous assurer que les noms s'affichent toujours de la même façon dans chacune des listes.

    Des liens vers des informations supplémentaires sur les types de contenu, les colonnes de site et les modèles de listes se trouvent dans la section Voir aussi.

Bien que vous puissiez utiliser les fonctionnalités des listes de diverses manières, la façon dont vous les utilisez dépend de la taille et du nombre de listes que vous possédez et des besoins de votre organisation.

Stockage de nombreux éléments dans une seule liste

Vous pouvez utiliser une seule grande liste pour répondre à différents besoins. Par exemple, vous pouvez effectuer le suivi d'une multitude d'incidents techniques dans votre organisation, et ceux-ci peuvent concerner plusieurs projets et groupes.

Utilisez une seule liste lorsque :

  • Votre groupe a besoin de voir des informations de synthèse sur les éléments de la liste ou différents affichages du même ensemble d'éléments. Par exemple, un responsable peut souhaiter suivre l'évolution de tous les incidents techniques d'une organisation ou voir tous les incidents qui ont été classés à la même période.

  • Les utilisateurs souhaitent parcourir ou rechercher des incidents au même endroit sur le site.

  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux éléments de la liste, par exemple les listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint ServerOffice SharePoint Server 2007type de contenucontrôle de versions de suivi ou la demande d'approbation.

  • Les groupes travaillant sur la liste partagent des caractéristiques similaires, par exemple le même niveau d'autorisation. Une autorisation unique peut être appliquée à des éléments spécifiques de la liste, mais si les niveaux d'autorisation sont très différents, il est préférable d'avoir plusieurs listes.

  • Vous souhaitez analyser les informations relatives à la liste ou recevoir des mises à jour consolidées pour la liste. Vous pouvez recevoir des notifications lors de la modification des éléments de la liste ou voir les modifications apportées à une liste à l'aide de la technologie RSS. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des informations qui ont changé.

Création de plusieurs listes

Vous voudrez peut-être créer plusieurs listes lorsqu'il y a de grandes différences entre les éléments à gérer ou entre les groupes de personnes qui les manipulent.

Utilisez plusieurs listes lorsque :

  • Vous ne pensez pas que quelqu'un aura besoin d'une synthèse globale des éléments.

  • Les groupes de personnes manipulant les informations sont différents, avec des niveaux d'autorisation distincts.

  • Vous devez appliquer des paramètres différents, tels que la gestion des versions ou l'approbation, à plusieurs ensembles d'éléments.

  • Vous n'avez pas besoin d'analyser les éléments ensemble ni de recevoir des mises à jour consolidées pour la liste.

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Ajouter une colonne à une liste

Dans les listes, les informations sont stockées dans des colonnes, telles que Titre, Nom ou Société. Si vous devez stocker d'autres informations sur les éléments de la liste, vous pouvez ajouter des colonnes pour mieux trier, grouper et créer des affichages de la liste. Par exemple, vous pouvez trier une liste selon la date d'échéance ou regrouper les éléments par nom de service.

Plusieurs options sont disponibles pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante d'options, un nombre calculé à partir d'autres colonnes ou encore le nom et la photo de la personne présente sur votre site.

Remarque : La procédure suivante commence à partir de la page de la liste à laquelle vous souhaitez ajouter une colonne. Si cette liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide. Si le nom de votre liste n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  1. Dans le menu Paramètres Settings menu , cliquez sur Créer une colonne.

  2. Dans la section Nom et type, tapez le nom de votre choix dans la zone Nom de la colonne.

  3. Sous Le type d'informations contenues dans cette colonne est, sélectionnez le type d'informations qui doit apparaître dans la colonne.

  4. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description dans la zone Description pour aider à comprendre l'objet de la colonne et ce qu'elle doit contenir. Cette description est facultative.

  5. Selon le type de colonne sélectionné, des options supplémentaires peuvent apparaître dans la section Paramètres de colonne supplémentaires. Sélectionnez les paramètres supplémentaires de votre choix.

  6. Pour ajouter la colonne à l'affichage par défaut, qui apparaît automatiquement à la première ouverture d'une liste ou d'une bibliothèque, cliquez sur Ajouter à l'affichage par défaut.

  7. Cliquez sur OK.

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Créer un affichage

Vous pouvez utiliser les affichages pour voir les éléments d'une liste qui sont les plus importants pour vous ou qui répondent le mieux à un besoin. Par exemple, vous pouvez créer des affichages des derniers éléments créés, des éléments qui concernent un service spécifique ou des éléments qui ont été créés par la même personne.

Affichages dans le menu Affichage

Dans la plupart des listes, vous pouvez trier ou filtrer temporairement les éléments en pointant sur le nom d'une colonne, puis en cliquant sur la flèche à côté de ce nom. Cela est utile si vous devez voir les éléments de la liste d'une certaine manière juste une fois, mais vous devrez répéter les étapes la prochaine fois que vous afficherez la liste.

Tri des éléments de la liste ou de la bibliothèque

Si vous prévoyez d'afficher souvent la liste d'une certaine manière, vous pouvez créer un affichage. Vous pouvez alors utiliser cet affichage chaque fois que vous le souhaitez. Lorsque vous créez un affichage, il vient s'ajouter au menu Affichage Menu Affichage d'une liste.

Les listes peuvent avoir des affichages personnels et des affichages publics. Tout le monde peut créer un affichage personnel pour afficher les listes d'une certaine manière ou pour filtrer et n'afficher que les éléments qui les intéressent. Si vous disposez des autorisations suffisantes pour créer un site, vous pouvez créer un affichage public, que toute personne affichant la liste peut utiliser. Vous pouvez également convertir un affichage public en affichage par défaut ; ainsi, les utilisateurs verront automatiquement la liste dans cet affichage.

En outre, lorsque vous créez un site, vous pouvez créer un lien avec différents affichages ou différentes pages de conception à l'aide de listeMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint ServerOffice SharePoint Server 2007type de contenucontrôle de versionscomposant WebPart utilisant les différents affichages. Par exemple, une équipe peut créer un lien vers une liste présentant uniquement les documents ayant été créés par ses membres.

Si des membres de votre groupe affichent une liste sur un appareil mobile, vous pouvez créer des affichages prévus à cet effet et donc limités, par exemple dans le nombre d'éléments affichés, optimisés pour la bande passante et les limitations de ces appareils. Vous trouverez des liens vers des informations complémentaires sur la création d'affichages dans la section Voir aussi.

  1. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  2. Dans le menu Paramètres Settings menu , cliquez sur Créer un affichage.

  3. Sous Choisir un format d'affichage, cliquez sur le type d'affichage que vous souhaitez créer. La plupart du temps, vous créez un Affichage standard, mais vous pouvez choisir d'autres affichages pour des cas particuliers, par exemple lorsque vous créez un calendrier ou un affichage Gantt.

  4. Dans la zone Nom de l'affichage, tapez le nom de l'affichage, comme Trié par nom.

  5. Si vous souhaitez définir cet affichage comme affichage par défaut, activez la case à cocher Définir cet affichage comme affichage par défaut.Vous pouvez définir cette vue comme vue par défaut uniquement s'il s'agit d'une vue publique et si vous disposez des autorisations pour modifier la conception d'une liste.

  6. Dans la section Audience, sous Afficher les audiences, indiquez si vous voulez créer un affichage personnel que vous seul pourrez utiliser ou un affichage public que d'autres pourront utiliser.

  7. Dans la section Colonnes, vous pouvez afficher ou masquer des colonnes en activant les cases à cocher appropriées. En regard du nom de la colonne, entrez le chiffre correspondant à l'ordre de votre colonne dans l'affichage.

  8. Dans la section Trier, indiquez si vous souhaitez trier les éléments de la liste, et de quelle manière. Vous pouvez utiliser deux colonnes pour le tri, par exemple sur le nom, puis sur le prénom.

  9. Dans la section Filtrer, indiquez si vous souhaitez filtrer les éléments de la liste, et de quelle manière. Un affichage filtré présente une sélection plus petite de la liste, par exemple uniquement les éléments qui ont été créés par un service spécifique ou qui ont été approuvés.

  10. Dans la section Regrouper par, vous pouvez regrouper les éléments qui ont la même valeur au sein de leur section, telle qu'une section extensible pour les documents par un auteur spécifique.

  11. Dans la section Totaux, vous pouvez compter le nombre d'éléments d'une colonne, tel que le nombre total de problèmes. Dans certains cas, vous pouvez résumer ou distiller des informations supplémentaires, telles que des moyennes.

  12. Dans la section Style, sélectionnez le style de l'affichage ; par exemple une liste avec ombrage dans laquelle toutes les lignes sont ombrées.

  13. Si votre liste comporte des dossiers, vous pouvez créer un affichage qui ne les inclut pas : c'est ce qu'on appelle parfois un affichage 2D. Pour afficher tous les éléments situés au même niveau de la liste, cliquez sur Afficher tous les éléments sans dossiers.

  14. Vous pouvez restreindre la quantité d'éléments affichés dans la liste ou la quantité d'éléments affichés sur la même page. Ces paramètres sont particulièrement importants si vous créez un affichage pour un appareil mobile. Dans la section Limitation des éléments, sélectionnez les options souhaitées.

  15. Si vous envisagez d'afficher la liste sur un appareil mobile, sélectionnez les options souhaitées dans la section Mobile.

  16. Cliquez sur OK.

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Sélectionner un autre affichage

Certaines listes sont fournies avec plusieurs affichages et vous pouvez en créer en plus. Si différents affichages sont disponibles, vous pouvez passer de l'un à l'autre à l'aide du menu Affichage.

  1. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  2. Dans le menu Affichage Menu Affichage , cliquez sur l'affichage souhaité.

    Conseil : Pour modifier l'affichage existant, cliquez sur le menu Affichage, puis sur Modifier cet affichage.

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Ajouter un dossier à une liste

Si vous avez plusieurs types d'éléments de liste, vous pouvez ajouter des dossiers pour mieux organiser votre liste.

  1. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  2. Dans le menu Nouveau Menu Nouveau , cliquez sur Nouveau dossier.

    La commande Nouveau dossier n'est pas disponible si la personne qui a créé la liste a spécifié qu'aucun dossier ne pouvait être créé dans la liste.

  3. Tapez un nom pour le dossier, puis cliquez sur OK.

Conseil : Si vous disposez de plusieurs listes avec des dossiers ou si les personnes de votre groupe souhaitent parcourir une liste comme ils explorent leur disque dur, votre groupe souhaite peut-être activer l'arborescence. Dans ce mode d'affichage, vous pouvez développer, réduire et parcourir facilement les dossiers.

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