Organiser les éléments d'une liste

L'organisation de vos listes dépend des besoins de votre groupe et de vos préférences pour le stockage et la récupération de vos informations.

Dans cet article

Différentes façons d'organiser les listes

Ajouter une colonne à une liste

Créer un affichage

Sélectionner un autre affichage

Ajouter un dossier à une liste

Différentes façons d'organiser les listes

Voici quelques façons d'organiser des listes et des éléments de listes :

  • Ajouter des colonnes    Pour aider votre groupe à repérer les éléments les plus importants, vous pouvez créer des colonnes dans votre liste. Vous aurez peut-être besoin de colonnes supplémentaires si vous souhaitez recueillir d'autres informations pour chaque élément de liste, par exemple le service ou le nom d'un employé.

    Si vous avez plusieurs éléments dans une liste, vous pouvez envisager d'indexer certaines colonnes pour faciliter l'affichage de plusieurs éléments ou le basculement d'un mode d'affichage à un autre. Cette fonctionnalité ne modifie pas la façon dont les éléments sont organisés, mais elle peut faciliter dans les grandes entreprises le stockage d'un grand nombre d'éléments dans une liste. Cependant, l'indexation peut nécessiter plus de place pour la base de données. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur.

  • Créer des affichages    Utilisez des affichages si les membres de votre groupe ont souvent besoin de voir les données d'une certaine façon. Les affichages ont recours à des colonnes pour trier, grouper, filtrer et afficher les données. Vous pouvez aussi décider combien d'éléments afficher simultanément dans un affichage. Par exemple, les utilisateurs peuvent parcourir une liste affichant 25 ou 100 éléments par page, selon leurs préférences ou la vitesse de leur connexion.

    Les affichages vous permettent de stocker un grand nombre d'éléments dans une liste, mais de n'en voir que les sous-ensembles nécessaires à un moment donné, comme uniquement les questions posées durant l'année, ou uniquement les événements d'un calendrier qui se déroulent actuellement. Vous pouvez créer des affichages personnels pour vous seul, et si vous détenez l'autorisation de modifier une liste, vous pouvez créer des affichages publics que tout le monde peut consulter.

  • Créer des dossiers    Vous pouvez ajouter des dossiers à la plupart des types de listes, si le propriétaire de votre liste a autorisé la création de dossiers. Ceci est particulièrement utile si les éléments de votre liste peuvent être répartis selon certains critères, par exemple par projet ou par groupe. Les dossiers facilitent le balayage et la gestion des éléments d'une liste. Windows SharePoint Services 3.0 comporte une arborescence qui permet aux utilisateurs de naviguer dans leurs sites et leurs dossiers comme s'ils utilisaient leurs dossiers sur leur disque dur. Par exemple, chaque service peut posséder son propre dossier.

    Utiliser les listes de façon cohérente entre les sites    Si votre groupe travaille avec différents types de listes, vous pouvez ajouter de la cohérence entre plusieurs listes grâce à des type de contenu, des colonnes de site et des modèles. Ces fonctionnalités permettent de réutiliser les paramètres et la structure d'une liste de façon efficace. Par exemple, vous pouvez créer un type de contenu pour un problème de service client qui spécifie plusieurs colonnes (telles que le contact client) et les processus d'entreprise pour le type de contenu. Un autre exemple consiste à créer une colonne de site pour les noms de services avec une liste déroulante des services. Vous pouvez réutiliser la colonne dans plusieurs listes afin de vous assurer que les noms s'affichent toujours de la même façon dans chacune des listes.

    Des liens vers des informations supplémentaires sur les types de contenu, les colonnes de site et les modèles de listes se trouvent dans la section Voir aussi.

Même si vous pouvez utiliser les fonctionnalités de listes de toutes sortes de façons, l'usage que vous en faites dépend de la taille et du nombre de listes que vous possédez, et des besoins de votre organisation.

Stocker de nombreux éléments dans une liste unique

Peut-être avez-vous besoin d'une grande liste qui réponde à des besoins divers. Par exemple, peut-être assurez-vous le suivi d'un grand nombre de problèmes techniques dans votre entreprise, et peut-être ces problèmes concernent-ils des projets et des groupes nombreux.

Utilisez une liste unique si :

  • Votre groupe a besoin d'afficher des informations récapitulatives sur les éléments de la liste, ou différents affichages du même jeu d'éléments. Par exemple, un responsable peut souhaiter voir la progression de tous les problèmes techniques dans l'organisation, ou tous les problèmes qui ont été signalés au cours d'une période donnée.

  • Des personnes ont besoin de consulter ou de rechercher les problèmes dans un emplacement unique sur un site.

  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux fichiers, par exemple pour le suivi de contrôle des versions ou pour demander une approbation.

  • Les groupes travaillant sur la liste partagent des caractéristiques similaires, telles que les mêmes niveaux d'autorisation. Une autorisation unique peut être appliquée à des éléments spécifiques de la liste, mais si les niveaux d'autorisation sont très divers, créez de préférence plusieurs listes.

  • Vous souhaitez analyser des informations relatives à la liste ou recevoir les mises à jour consolidées pour cette liste. Vous pouvez recevoir des alertes pour toute modification des éléments de la liste, ou afficher ces modifications avec la technologie RSS. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des informations qui ont changé.

Créer plusieurs listes

Vous pouvez avoir besoin de plusieurs listes en cas de différences sensibles entre les éléments à gérer ou entre les groupes de personnes qui travaillent sur ces éléments.

Utilisez plusieurs listes si :

  • Vous ne pensez pas que les utilisateurs auront besoin de récapitulatifs de tous les éléments à la fois.

  • Les groupes de personnes qui travaillent avec ces informations sont distincts et détiennent des niveaux d'autorisation différents.

  • Vous devez appliquer des paramètres différents, pour la gestion des versions ou l'approbation par exemple, à plusieurs jeux d'éléments.

  • Vous n'avez pas besoin d'analyser les éléments ensemble, ni de recevoir des mises à jour consolidées concernant la liste.

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Ajouter une colonne à une liste

Dans les listes, les informations sont stockées dans des colonnes, telles que Titre, Nom ou Société. Si vous avez besoin d'enregistrer des informations supplémentaires concernant les éléments de la liste, vous pouvez ajouter des colonnes pour vous aider à trier, grouper et créer divers affichages de votre liste. Par exemple, vous pouvez trier une liste par date d'échéance, ou grouper les éléments par départements.

Plusieurs options sont disponibles pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante d'options, un nombre calculé à partir d'autres colonnes ou encore le nom et la photo de la personne présente sur votre site.

Remarque : La procédure qui suit commence sur la page de la liste dans laquelle vous voulez ajouter une colonne. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de Lancement rapide. Si le nom de votre liste n'est pas affiché, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  1. Dans le menu Paramètres Settings menu , cliquez sur Créer une colonne.

  2. Dans la section Nom et type, tapez le nom de votre choix dans la zone Nom de la colonne.

  3. Sous Le type d'informations contenues dans cette colonne est, sélectionnez le type d'informations qui doit apparaître dans la colonne.

  4. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description dans la zone Description pour aider à comprendre l'objet de la colonne et ce qu'elle doit contenir. Cette description est facultative.

  5. Selon le type de colonne sélectionné, des options supplémentaires peuvent apparaître dans la section Paramètres de colonne supplémentaires. Sélectionnez les paramètres supplémentaires de votre choix.

  6. Pour ajouter la colonne à l'affichage par défaut, qui apparaît automatiquement à la première ouverture d'une liste ou d'une bibliothèque, cliquez sur Ajouter à l'affichage par défaut.

  7. Cliquez sur OK.

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Créer un affichage

Vous pouvez utiliser les affichages pour ne voir que les éléments d'une liste les plus importants pour vous, ou qui correspondent le mieux à un besoin. Par exemple, vous pouvez créer un affichage pour les éléments créés récemment, pour les éléments qui concernent un département spécifique, ou ceux qui ont été créés par une même personne.

Affichages dans le menu Affichage

Dans la plupart des listes que vous affichez, vous pouvez provisoirement trier ou filtrer les éléments en pointant sur le nom d'une colonne puis en cliquant sur la flèche à côté du nom de cette colonne, mais vous devrez recommencer la prochaine fois que que vous afficherez la liste.

Tri des éléments de la liste ou de la bibliothèque

Si vous prévoyez d'afficher fréquemment la liste d'une certaine façon, créez un affichage que vous pourrez utiliser quand vous voudrez, lorsque vous travaillerez sur cette liste. Lorsque vous créez un affichage, il est ajouté dans le menu Affichage Menu Affichage de la liste.

Les listes peuvent avoir des affichages personnels et des affichages publics. N'importe qui peut créer un affichage personnel pour voir les listes d'une certaine façon ou pour filtrer les seuls éléments de liste qu'il souhaite voir. Si vous détenez l'autorisation de concevoir un site, vous pouvez créer un affichage public que tout le monde peut utiliser pour afficher la liste. Vous pouvez également faire de n'importe quel affichage public l'affichage par défaut, pour que les utilisateurs voient automatiquement la liste dans ce mode d'affichage.

Lorsque vous créez un site, vous pouvez en outre créer des liens vers différents affichages ou pages de conception avec des composant WebPart qui utilisent ces différents affichages. Par exemple, une équipe peut avoir besoin d'un lien vers un affichage d'une liste ne montrant que les documents qui ont été créés par ses membres.

Si des membres de votre groupe sont appelés à afficher une liste sur des appareils mobiles, vous pouvez créer des affichages mobiles qui fixent des limites, par exemple le nombre maximal d'éléments dans un affichage, en fonction de la bande passante et des limitations de ces appareils. Pour trouver des liens vers d'autres informations sur la création d'affichages, consultez la section Voir aussi.

  1. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  2. Dans le menu Paramètres Settings menu , cliquez sur Créer un affichage.

  3. Sous Choisir un format d'affichage, cliquez sur le type d'affichage à créer. Dans de nombreux cas, vous souhaitez créer un Affichage standard, mais vous pouvez en choisir d'autres pour des situations spécifiques, comme la création d'un calendrier ou d'un affichage de Gantt.

  4. Dans la zone Nom de l'affichage, tapez le nom de l'affichage, comme Trié par nom.

  5. Si vous souhaitez définir cet affichage comme affichage par défaut, activez la case à cocher Définir cet affichage comme affichage par défaut.Vous pouvez définir cette vue comme vue par défaut uniquement s'il s'agit d'une vue publique et si vous disposez des autorisations pour modifier la conception d'une liste.

  6. Dans la section Audience, sous Afficher les audiences, indiquez si vous voulez créer un affichage personnel que vous seul pourrez utiliser ou un affichage public que d'autres pourront utiliser.

  7. Dans la section Colonnes, vous pouvez afficher ou masquer des colonnes en activant les cases à cocher appropriées. En regard du nom de la colonne, entrez le chiffre correspondant à l'ordre de votre colonne dans l'affichage.

  8. Dans la section Trier, déterminez si et comment vous voulez trier les éléments de la liste. Vous pouvez utiliser deux colonnes pour le tri, par exemple sur le nom, puis sur le prénom.

  9. Dans la section Filtrer, déterminez si et comment vous voulez filtrer les éléments de la liste. Un affichage filtré ne vous montre qu'une petite sélection de la liste, par exemple seulement les éléments créés par un département spécifique, ou ayant le statut approuvé.

  10. Dans la section Regrouper par, vous pouvez regrouper les éléments qui ont la même valeur au sein de leur section, telle qu'une section extensible pour les documents par un auteur spécifique.

  11. Dans la section Totaux, vous pouvez compter le nombre d'éléments d'une colonne, tel que le nombre total de problèmes. Dans certains cas, vous pouvez résumer ou distiller des informations supplémentaires, telles que des moyennes.

  12. Dans la section Style, sélectionnez le style de l'affichage ; par exemple une liste avec ombrage dans laquelle toutes les lignes sont ombrées.

  13. Si votre liste possède des dossiers, vous pouvez créer un affichage dans lequel n'apparaissent pas les dossiers. Un tel affichage est parfois appelé affichage 2D. Pour afficher tous les éléments de votre liste au même niveau, cliquez sur Afficher tous les éléments sans dossiers.

  14. Vous pouvez limiter le nombre d'éléments qui peuvent être affichés dans la liste, ou sur la même page. Ces paramètres sont particulièrement importants si vous créez un affichage pour un appareil mobile. Dans la section Limitation des éléments, sélectionnez les options voulues.

  15. Si vous prévoyez de consulter la liste sur un appareil mobile, sélectionnez les options que vous voulez dans la section Mobile.

  16. Cliquez sur OK.

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Sélectionner un autre affichage

Certaines listes possèdent plusieurs affichages, et vous pouvez créer des affichages supplémentaires. S'il existe plusieurs affichages, vous pouvez en changer en utilisant le menu Affichage.

  1. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  2. Dans le menu Affichage Menu Affichage , cliquez sur l'affichage souhaité.

    Conseil : Pour modifier l'affichage existant, cliquez sur le menu Affichage, puis sur Modifier cet affichage.

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Ajouter un dossier à une liste

Si vous avez plusieurs types d'éléments de liste, ajoutez des dossiers pour vous aider à organiser votre liste.

  1. Si la liste n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre liste n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste.

  2. Dans le menu Nouveau Menu Nouveau , cliquez sur Nouveau dossier.

    La commande Nouveau dossier n'est pas disponible si la personne qui a créé votre liste a spécifié qu'il n'est pas possible de créer des dossiers dans cette liste.

  3. Tapez un nom pour le dossier, puis cliquez sur OK.

Conseil : Si vous avez plusieurs listes avec des dossiers ou si les membres de votre groupe souhaitent parcourir une liste de la même façon qu'ils parcourent leur disque dur, votre groupe devrait peut-être activer l'arborescence. Avec l'arborescence, vous pouvez développer et réduire les dossiers, et naviguer facilement de l'un à l'autre.

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