Utiliser les calendriers à un niveau avancé

Organiser son emploi du temps

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Une fois les parties de base du calendrier ébauchées, vous pouvez ajouter des détails au fur et à mesure et envoyer des mises à jour pour informer toutes les personnes concernées.

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Notions de base des calendriers

Ajouter des jours fériés au calendrier

Une fois les bases du calendrier posées,

vous pouvez ajouter des détails au fur et à mesure et envoyer des mises à jour pour tenir tout le monde informé.

Dans cet événement, j’ai ajouté un nom de contact et d’autres informations. J’envoie la mise à jour et je clique sur Oui pour fermer le message.

Puis, pour m’assurer que tout le monde reçoit l’information, je sélectionne Envoyer des mises à jour à tous les participants.

Tandis que vous ajoutez des informations, vous pouvez passer de l’affichage Mois à un autre plus détaillé. Cliquez sur Semaine.

Pour afficher le calendrier personnel, sélectionnez-le dans la liste de dossiers. Lorsque les deux sont sélectionnés, ils sont affichés côte à côte.

Il existe d’autres manières d’afficher plusieurs calendriers. Sous l’onglet Affichage, cliquez sur Superposition.

Cette option superpose les calendriers et permet de voir en un coup d’œil s’il existe des conflits.

Vous pouvez également choisir l’Affichage Planification, pour présenter la semaine sur une chronologie horizontale.

Cliquez sur Heures de travail pour que l’option ne soit pas en surbrillance, afin d’afficher les événements qui ont lieu en dehors des heures normales de travail.

Cliquez de nouveau sur Semaine pour revenir à cet affichage et ajouter d’autres informations au calendrier.

Sous l’onglet Affichage, cliquez sur Liste des tâches quotidiennes, puis Normal.

Cette section apparaît dans la partie inférieure du calendrier, où vous pouvez insérer des tâches quotidiennes.

Tout comme les rendez-vous et les réunions, une tâche n’est pas obligatoirement une tâche au sens propre.

Il peut s’agir d’un élément ou d’un rappel quelconque associé à un horaire.

Cliquez sous un jour et commencez à taper.

Les tâches s’apparentent aux rendez-vous.

En fait, si vous trouvez qu’une tâche est plus facile à visualiser sous forme de période, il est facile de la convertir.

Par exemple, vous pouvez prendre ce rappel pour « aller à Orléans » et le faire glisser sur le calendrier.

Ajustez ensuite la durée du rendez-vous en faisant glisser la partie inférieure.

Pour afficher toutes les options offertes par une tâche, double-cliquez dessus.

Comme vous le constatez, au lieu des heures de début et de fin, les tâches comportent une Date de début et une Échéance.

Étant donné que vous utilisez une tâche en tant que rappel, les deux dates sont identiques.

Mais vous pourriez créer une tâche pour écrire un roman par exemple, avec une date d’échéance ultérieure de deux ans.

À mesure de l’avancement de la tâche, vous pouvez ensuite mettre à jour les options État,

Priorité et Pourcentage achevé, ajouter des détails ou encore des pièces jointes.

Voici une autre fonctionnalité que vous pouvez utiliser dans le cadre de la planification de la tournée.

Lors de l’ajout d’une tâche, vous êtes désigné comme son propriétaire par défaut.

Vous pouvez cependant attribuer cette tâche à quelqu’un d’autre en sélectionnant Assigner la tâche.

Il suffit d’entrer un nom dans la ligne À.

Même si vous déléguez l’élément à un associé,

vous pouvez conserver une copie mise à jour dans votre liste de tâches et recevoir un rapport d’état lorsque la tâche est terminée.

Ajoutez un message si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer pour envoyer la tâche.

Le destinataire de la tâche ouvre le message électronique. S’il l’accepte, elle est ajoutée à sa liste de tâches.

Il peut choisir d’envoyer la réponse immédiatement ou de modifier la réponse avant l’envoi, avant de cliquer sur OK.

Lorsqu’une tâche est terminée, vous pouvez l’indiquer en cliquant sur l’icône de drapeau.

La tâche disparaît de la liste de tâches quotidiennes du calendrier,

mais vous pouvez toujours la retrouver, aux côtés de toutes les autres tâches, en cliquant sur Tâches dans la barre de navigation, puis Liste des tâches dans la liste de dossiers.

Les tâches terminées sont barrées.

Vous serez peut-être également intéressé par les options consistant à créer votre propre liste de tâches et à classer les tâches personnelles.

Cliquez avec le bouton droit sur Liste des tâches, puis sélectionnez Nouveau dossier.

Vous pourriez créer un dossier Tournée pour séparer les tâches liées à la tournée de vos tâches personnelles.

Mais c’est inutile, car vous allez utiliser la liste Tâche quotidienne du calendrier.

Vous allez cependant avoir recours à des catégories. Sélectionnez une tâche, puis cliquez sur Classer et choisissez une couleur.

Vous pouvez désormais repérer rapidement vos tâches personnelles.

Vous avez utilisé les outils de calendrier et de tâches pour organiser une tournée de promotion.

Mais le succès n’est garanti que si l’ensemble de l’équipe de la tournée dispose des mêmes informations. Dans la vidéo suivante, vous découvrirez comment partager le calendrier.

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