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Planifier une réunion

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Utilisez Outlook pour afficher le calendrier, vérifier les plannings des participants, rechercher une salle et envoyer une invitation à une réunion.

Créer une réunion
  1. Dans Outlook, sélectionnez votre Calendrier.

  2. Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Nouvelle réunion Nouvelle réunion .

  3. Pour inviter un contact à votre réunion :

    • Entrez une adresse de messagerie ou un nom dans le champ À.

    • Sélectionnez À pour ajouter des contacts à partir du carnet d’adresses.

      1. Dans la boîte de dialogue Sélectionnez les participants et les ressources, sélectionnez un contact.

      2. Indiquez si le contact est un participant Obligatoire ou Facultatif .

      3. Sélectionnez OK.

  4. Tapez l’objet de la réunion dans le champ Objet.

  5. Tapez le lieu de la réunion dans le champ Emplacement.

  6. Pour sélectionner une salle de conférence :

    1. Sélectionnez Salles....

    2. Dans la Sélectionner les salles :Toutes les salles, sélectionnez une salle disponible.

    3. Sélectionnez Salles.

    4. Sélectionnez OK.

  7. Sélectionnez les Heure de début et Heure de fin de la réunion.

  8. Sous l’onglet Réunion, sélectionnez des options supplémentaires :

    1. Affichez votre disponibilité et sélectionnez une option dans la liste déroulante Afficher comme.

    2. Définissez un rappel de réunion et sélectionnez une heure dans la liste déroulage Rappel.

    3. Choisissez Fuseaux horaires pour sélectionner un fuseau horaire pour la réunion.

    4. Choisissez Périodicité pour définir la fréquence à laquelle la réunion doit avoir lieu.

  9. Sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, sélectionnez Assistant Planification pour vérifier la disponibilité des participants.

  10. Si la plage horaire actuelle est occupée, déplacez le curseur vers une plage disponible.

  11. Sous l’onglet Réunion, choisissez Rendez-vous pour ajouter du texte au message électronique d’invitation à la réunion.

  12. Sélectionnez Envoyer pour envoyer la demande de réunion.

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Planifier une réunion avec d’autres personnes

Je vous propose de découvrir comment faire une réunion à l'aide d'Outlook.

Alors, en quoi Outlook peut m'aider ?

Quand on convoque plusieurs personnes pour faire une réunion, il y a toujours un problème de planning.

Tantôt c'est l'un qui est disponible, tantôt c'est l'autre, mais c'est difficile de trouver le moment où tout le monde est disponible.

Outlook, à condition toutefois qu'il soit connecté à un compte Office 365 ou bien un compte Microsoft Exchange sur un serveur d'entreprise, Outlook dans ce cas-là va être en capacité de dire qui est disponible et qui ne l'est pas au moment de votre réunion et il va même vous proposer des moments où tout le monde peut se retrouver en réunion.

Donc, c'est quand même un sérieux gain de temps dans la vie quotidienne professionnelle.

Alors, pour faire cette réunion, je me positionne par exemple sur le 21, et je fais un clic droit, je viens sur Nouvelle demande de réunion, je fais un clic gauche, un dialogue fait son apparition qui ressemble peu ou prou au dialogue que l'on a lorsqu'on prend un simple rendez-vous.

Je vais d'abord sélectionner les personnes.

Je clique sur ہ et je vais venir ici sur la Liste d'adresses globale dans le Carnet d'adresses.

Je voudrais qu'Antoine Malouin participe de manière obligatoire.

Je vais venir sur Sylvie Martin.

Je ne clique qu'une seule fois, et je vais cliquer ici sur facultatif, pour dire à Sylvie Martin, que je ne lui demande de venir que de manière facultative dans cette réunion.

Vous voyez donc que vous pouvez mettre une ou plusieurs personnes en obligatoire, une ou plusieurs personnes en facultatif.

Je fais OK.

Maintenant, je vais marquer l'objet de la réunion, " Préparation...

...

des actions...

...

de vente pour les fêtes ", Voilà, maintenant, à quel emplacement ?

اa c'est une bonne question, je vais pouvoir soit rouvrir cette petite boîte et trouver la liste de toutes les salles qui sont disponibles, parmi toutes les salles qui existent, soit cliquer tout simplement sur Salles où là j'ai un peu plus de détails.

Donc, j'ai la possibilité d'aller chercher aussi les salles.

Je vais donc double-cliquer, et je fais OK.

ہ partir de ce moment-là, dans Emplacement, je vois apparaître la salle.

Alors maintenant, il ne me reste plus qu'à mettre un texte libre de manière à expliquer les tenants et les aboutissants de cette réunion, le pourquoi du comment.

Je peux aussi grâce à l'onglet Insérer aller insérer des fichiers que je peux trouver sur mon disque dur avec Parcourir.

Je fais Annuler.

J'ai la possibilité d'insérer des tableaux, des images, bref, je peux vraiment documenter ma réunion.

Alors, une fois que j'ai réglé tous ces éléments, je pourrais envoyer, sauf que j'ai un problème, ces personnes sont-elles disponibles ?

Pour savoir si elles sont disponibles, je ne vais pas faire Envoyer, surtout pas.

Je vais venir sur l'onglet Réunion, dans le groupe Afficher, je vais venir sur Assistant de planification, et là je vais voir ce qui est disponible et ce qui ne l'est pas.

Hop hop alors, je vois qu'à 8:00 du matin, pour ma réunion, tout le monde est disponible.

8:00 du matin, ça fait peut-être un peu tôt.

Alors après, si je fais ma réunion à 9:00.

Voyons, on va faire la réunion à 9:00.

Je viens sur 9, j'ai besoin de, Ah non !

il faut que je m'arrête avant parce que vous voyez qu'il y a un petit souci au niveau de Sylvie Martin.

Sylvie Martin est occupée.

Comment je sais qu'elle est occupée ?

ہ la couleur qu'elle a.

Vous voyez cette couleur, je la retrouve en bas dans la légende, Occupé(e), Provisoire, Absent du bureau, Travaille ailleurs, etc.

Donc, je sais que Sylvie Martin ne pourra pas être là à ce moment-là.

Et puis là, ça fait trop court pour ma réunion.

Et puis décemment, je ne vais pas faire venir les gens trop tôt.

Donc, qu'est-ce que je vais faire ?

Je vais décaler un petit peu, et puis je vais dire au final ma réunion, je vais la faire démarrer là et elle ira jusqu'ici à peu près.

Voilà, et puis la réunion va avoir lieu là, de 13:30 à 15:30.

Donc ça, c'est quand même un outil extrêmement puissant parce que j'ai sous les yeux les disponibilités de chacun, voire même de la salle, car si la salle était occupée, je le verrais de la même manière.

C'est vraiment un outil très puissant.

Une fois que j'ai réglé ces différents éléments, je peux fixer un rappel.

Quinze minutes avant, ça fait un peu court, je vais dire que je préfère qu'il y ait une petite alarme 30 minutes avant.

اa laisse plus de délai.

Cette réunion, je veux qu'elle soit considérée sur le planning comme quoi ?

Comme occupé, absent, provisoire, etc.

Occupée, parce que si quelqu'un vient voir mon calendrier, il verra qu'à ce moment-là je serai occupé et tous les gens qui auront accepté de participer à cette réunion seront eux aussi occupés.

On peut régler la périodicité dans le cas où cette réunion se reproduit plusieurs fois dans le temps.

Je clique sur périodicité.

Dans ce dialogue, je peux régler une périodicité quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, en jouant par rapport au jour de la semaine, etc.

Je fais Annuler.

On peut même gérer les fuseaux horaires, et Je vais sur fuseaux horaires.

Eh bien là, actuellement, je sais que je travaille par rapport au fuseau horaire, Amsterdam, Berlin, Berne, Rome, Stockholm, Vienne.

اa ne va pas.

Le fuseau horaire c'est Bruxelles, Copenhague, Madrid et Paris.

C'est mon fuseau horaire.

Je prends ce fuseau horaire, je l'indique.

Pourquoi ?

Parce que si c'est une réunion en Skype avec des personnes qui sont un peu partout sur la planète, c'est important de jouer du fuseau horaire afin que tout le monde soit là au bon moment.

Ensuite, j'ai la possibilité de mettre que cette réunion a une importance haute ou une importance faible, par exemple.

Donc, une fois que ma réunion est faite, il ne me reste plus qu'à cliquer sur le bouton Envoyer.

La réunion est prise et les différentes personnes vont recevoir une convocation.

Quelque temps a passé et j'aimerais savoir quelles sont les personnes qui ont accepté ou refusé mon invitation à la réunion.

Donc si je veux avoir un suivi, il me suffit tout bêtement de double-cliquer sur ma réunion, puis de venir sur l'onglet Réunion et de venir dans le groupe Afficher sur Suivi.

J'ouvre Suivi.

Je fais Afficher l'état du suivi.

Donc là, je vois que Jean-Luc Delon, l'organisateur de la réunion, n'a pas donné de réponse, car il est l'organisateur.

Antoine Malouin, pour l'instant, pas de réponse.

Par contre, je vois que Sylvie Martin, en tant que participante facultative a accepté.

Et la salle B223, elle aussi " a accepté " donc que j'aille m'installer dedans.

Donc, c'est parfait, j'ai comme ça un suivi de l'état des différentes réponses des différents protagonistes convoqués à cette réunion.

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