Gérer les calendriers et les réunions sur un Mac

Planifier une réunion sur Mac

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Utilisez Outlook pour configurer et coordonner une réunion en consultant des calendriers, en vérifiant la disponibilité des participants, et en envoyant des invitations.

Créer une réunion
  1. Sélectionnez Calendrier.
    Courrier

  2. Sélectionnez Accueil > Réunion.
    Origine

  3. Dans le champ À, tapez les adresses de messagerie des participants que vous voulez inviter à la réunion, ou choisissez Carnet d’adresses Carnet d’adresses pour y sélectionner les noms.

  4. Entrez l’objet de la réunion dans le champ Objet.

  5. Entrez un emplacement dans le champ Emplacement, ou sélectionnez Carnet d’adresses Carnet d’adresses .

  6. Dans la boîte de dialogue Rechercher, tapez une partie du nom de l’emplacement.
    Rechercher des contacts

  7. Choisir une salle, puis sélectionnez Ajouter à la réunion.

  8. Sélectionnez X pour fermer la boîte de dialogue.

    Remarque : L’Emplacement sélectionné a été ajouté à la réunion dans les champs À et Emplacement.

  9. Si vous ne souhaitez pas qu’une autre personne vous propose une réunion au même moment, pour Afficher en tant que, sélectionnez Occupé(e), puis, pour Rappel, sélectionnez une heure. Rappel

    Remarque : Si vous ne souhaitez pas que les participants invités envoient de RSVP et de Proposition de nouvelle heure, désactivez les options Demander une réponse et Autoriser les propositions. Réponses

  10. Entrez les détails de la réunion dans le corps du message.

  11. Sélectionnez Planification pour afficher les disponibilités des invités :

    • Absent(e) du bureau : représenté en rouge

    • Provisoire : Représenté avec des bandes orientées vers la droite

    • Aucune information : Représenté avec bandes orientées vers la gauche

    • Occupé : Représenté en bleu
      Planification

  12. Si vous voulez ajouter d’autres participants, sélectionnez Ajouter.

  13. Sélectionnez le curseur, puis faites-le glisser pour sélectionner l’heure de la réunion.

  14. Faites glisser le curseur vers l’extérieur ou vers l’intérieur pour raccourcir pour allonger la durée de la réunion.

  15. Sélectionnez Envoyer. Organiser une réunion

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Après avoir commencé à étudier le calendrier des rendez-vous, c'est-à-dire les éléments qui nous sont propres, nous allons voir maintenant comment inviter des personnes à se rendre à une réunion.

Donc, je vais avoir de la même façon ici dans le ruban, et vous voyez que l'on continue bien à décliner de la gauche vers la droite, la possibilité de créer une réunion avec des invités.

Je viens donc créer ce formulaire.

Bien évidemment, il va falloir que je décide à qui j'envoie cette invitation.

L'objet Donc, ça va être " Suivi de projet "....

L'emplacement, si effectivement j'ai une salle...

ou plusieurs salles dans mon entreprise et que ces salles ont été déclarées sur le serveur de messagerie comme ressources, je pourrai venir les chercher également dans l'annuaire exactement comme ce qui correspond à proprement parler à un destinataire.

Je vais définir le jour.

Alors, je vais mettre cette réunion à la date du 17, à partir de quelle heure ?

Ce sera 10:00 jusqu'à 11:30.

Donc, il me calcule automatiquement de la même façon ici la durée.

Je vais pouvoir venir ici renseigner des informations supplémentaires avec " Ordre du jour ".

Et là, je me retrouve exactement comme si j'étais dans le corps d'un message.

Alors, petite précision, ne cherchez pas ici la possibilité d'insérer une pièce jointe à l'intérieur.

Par contre, n'oubliez pas que vous avez toujours ces informations dans la partie supérieure avec votre barre de menus où vous avez notamment ici, sur le menu déroulant Réunion, la possibilité d'ajouter une ou plusieurs pièces jointes.

Donc, je viens ajouter ici une pièce jointe qui apparaît comme si j'étais dans le corps d'un message, bien évidemment.

Je vais pouvoir également ici définir le rappel.

Le statut, je vous le rappelle, est automatiquement, puisque ce n'est pas une journée entière, passé à Occupé(e).

Ce n'est pas une réunion périodique avec le fait de se reproduire régulièrement.

Par contre, je veux demander une réponse aux personnes que je vais choisir, et je les autorise à me proposer un nouvel horaire.

J'ai bien évidemment la possibilité de vérifier les noms, de définir le fuseau horaire, ce qui normalement a été fait lors de la première ouverture d'Outlook, de venir classifier par l'intermédiaire des catégories cette réunion que je vais mettre ici dans Projets.

Et puis je n'ai plus qu'à venir ici, comme c'est l'objet d'un mail, choisir la personne à qui je décide d'envoyer ce mail.

Bien évidemment, j'ai ma saisie automatique.

C'est à Gérard Lambert que je vais envoyer cette invitation.

Voilà, en fin de compte mon document est prêt.

Je n'ai plus qu'à envoyer l'invitation.

Il me demande si je veux spécifier un emplacement.

Je n'ai pas de salle, il sait où ça doit se passer.

Donc, je fais Envoyer l'invitation.

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