Organiser des documents et des sites dans Office 365

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

L’organisation des documents et des sites OneDrive Entreprise et SharePoint Online constitue l’un des défis les plus fréquents dans le cadre professionnel. Voici quelques façons d'organiser des documents et sites OneDrive Entreprise.

Stocker des documents dans OneDrive Entreprise ou dans la bibliothèque de votre site d’équipe

Pour plus d’informations sur l’utilisation de OneDrive Entreprise avec des sites d’équipe, configuration idéale pour les petites entreprises, voir Configurer le stockage et le partage des fichiers dans Office 365.

OneDrive Entreprise est votre bibliothèque de documents personnels dans Office 365. Les fichiers que vous stockez dans OneDrive Entreprise sont privés par défaut, mais vous pouvez les partager au besoin. Votre site d’équipe est un site partagé par des membres identifiés de votre organisation.

Remarque : OneDrive Entreprise est différent de OneDrive, qui est destiné au stockage de vos fichiers personnels, en dehors de votre lieu de travail.

Vous pouvez stocker jusqu’à 1 To de données dans OneDrive Entreprise. Pour plus d’informations sur les limites de stockage, voir SharePoint Online : limites et frontières logicielles.

Pour accéder à OneDrive Entreprise ou à la bibliothèque de votre site d’équipe, connectez-vous à Office 365, puis :

  • Sélectionnez OneDrive dans l’en-tête, puis cliquez sur Fichiers dans la barre de lancement rapide sur l’un des côtés de l’écran.

  • Sélectionnez Sites dans l’en-tête, puis la vignette Site d’équipe. Sélectionnez ensuite une bibliothèque Documents dans la barre de lancement rapide sur l’un des côtés de l’écran.

Remarque : Si votre site SharePoint a été personnalisé, vous n’avez peut-être pas de barre de lancement rapide.

Pour démarrer des activités dans OneDrive Entreprise ou la bibliothèque de documents de votre site d’équipe, utilisez les options de la barre Commande rapide au-dessus de la bibliothèque ou les points de suspension (...) de chaque fichier :

Utilisez la barre de commandes rapides dans Office 365 pour commencer des activités dans OneDrive Entreprise ou une bibliothèque de documents de site d’équipe SharePoint Online.

Vous pouvez :

Si vous cliquez sur un document avec le bouton droit de la souris, vous obtenez une liste volante d’autres options telles que partager, télécharger, supprimer, déplacer ou copier, ainsi qu’un lien vers le fichier. Pour d’autres conseils, voir Organiser les fichiers dans une bibliothèque.

Rechercher des documents

La plupart des entreprises créent un nombre considérable de documents, et il peut être difficile de trouver ceux dont vous avez besoin, y compris ceux que vous avez créés vous-même. Office 365 permet de trouver rapidement les documents dont vous avez besoin de différentes manières.

La façon dont vous recherchez des documents dépend généralement de ce que vous savez sur le document. Par exemple, vous devez consulter des emplacements spécifiques si vous suivez un document, si une personne a partagé un document avec vous, ou si vous savez qu’un document est stocké dans OneDrive Entreprise ou dans la bibliothèque d’un site d’équipe.

Parfois, vous souhaitez simplement rechercher un document à l’aide de son nom ou d’un terme que vous pensez inclus dedans. Vous pouvez dès lors utiliser la zone de requête de OneDrive Entreprise pour rechercher :

  • les documents dans votre espace OneDrive Entreprise ;

  • les documents qu’un utilisateur a partagés avec vous ;

  • les documents stockés sur un site que vous suivez.

La case Rechercher se situe dans le coin supérieur gauche ou droit de votre espace OneDrive Entreprise ou site SharePoint.

Capture d’écran de la zone Rechercher dans OneDrive dans Office 365.

Dans SharePoint, vous pouvez aussi utiliser l’option Rechercher un fichier située au-dessus des documents ou la case Rechercher dans ce site.

Pour un résumé des façons dont vous pouvez trouver des documents dans Office 365, voir Rechercher un fichier dans Office 365.

Suivre des documents pour les retrouver plus facilement par la suite

Lorsque vous suivez un document, il apparaît dans votre liste Documents suivis dans OneDrive Entreprise.

Capture d’écran des documents OneDrive Entreprise que vous suivez dans Office 365.

Par ailleurs, si vous avez entré des informations personnelles dans votre profil (par exemple, mots clés dans les champs Centres d’intérêts et Me demander), des suggestions sur les documents susceptibles de vous intéresser apparaissent dans votre liste Documents suivis. Sélectionnez Suivre sous n’importe quel document suggéré pour l’ajouter à votre liste Documents suivis.

Sélectionnez Suivre sous n’importe quel document suggéré pour l’ajouter à votre liste Documents suivis dans Office 365.

Pour suivre un document dans OneDrive Entreprise ou la bibliothèque d’un site :

  1. Faites un clic droit sur le document que vous souhaitez suivre.

    Sélectionnez l’icône Plus (points de suspension) en regard du nom du document dans OneDrive Entreprise pour ouvrir la carte contextuelle du document
  2. Dans la légende du document, sélectionnez Suivre. Si vous ne voyez pas Suivre, cliquez avec le bouton droit sur le fichier, puis sur Avancé et Suivre.

    Sélectionnez la commande Suivre dans le menu de la carte contextuelle dans OneDrive Entreprise

Consulter les documents partagés avec vous par d’autres utilisateurs

Documents personnes partage avec vous, en particulier, sont répertoriés dans la vue Partagés avec moi dans OneDrive Entreprise. Toutefois, les documents personnes « partagent avec tout le monde » ou partagés à l’aide de groupes de sécurité ne sont pas répertoriés dans cet affichage.

Documents que d’autres utilisateurs ont partagés avec vous, qui sont répertoriés dans l’affichage Partagés avec moi dans OneDrive Entreprise.
  1. Dans Office 365, sélectionnez OneDrive Entreprise dans l’en-tête.

  2. Cliquez sur Partagés avec moi dans la barre de lancement rapide à gauche.

Afficher la liste des documents que vous avez récemment ouverts

OneDrive Entreprise répertorie les documents que vous avez ouverts récemment dans Office 365, qu’ils soient stockés dans votre bibliothèque OneDrive Entreprise ou dans la bibliothèque d’un site d’équipe. Cliquez sur Récents dans la barre de lancement rapide à gauche pour voir vos fichiers.

Remarque : Vous devez au moins avoir Office 2013 pour afficher les documents récents.

Définir des alertes sur des documents pour suivre les modifications

Vous pouvez définir une alerte sur un document pour être averti des modifications qui lui sont apportées, y compris si celui-ci est supprimé. Vous pouvez spécifier l’envoi d’alertes par courrier électronique ou message texte et la fréquence à laquelle vous voulez recevoir celles-ci.

Définir une alerte dans SharePoint :
  1. Sélectionnez le document dans la bibliothèque.

  2. Sélectionnez Fichiers>M’avertir>Définir une alerte ou Page > >M’avertir>Définir une alerte dans ce document.

  3. Sélectionnez les options souhaitées dans la boîte de dialogue Nouvelle alerte, puis OK.

Pour plus d’informations sur la définition d’alertes, voir Créer une alerte ou s’abonner à un flux RSS.

Suivre des sites pour les retrouver plus facilement par la suite

Si vous êtes membre de plusieurs sites d’équipe dans votre organisation, vous pouvez les suivre pour simplifier l’accès à ceux-ci. Lorsque vous suivez un site d’équipe, il apparaît sur votre page Sites. Lorsque vous suivez des sites, vous pouvez accéder rapidement aux bibliothèques sur ces sites à partir de OneDrive Entreprise, comme décrit dans la section suivante.

Pour arrêter de suivre un site :
  1. Accédez au site que vous voulez commencer à suivre.

  2. Sélectionnez Suivre sur le côté droit de l’en-tête.

    Suivez un site SharePoint Online et ajoutez le lien vers votre page Sites dans Office 365.

Pour plus d’informations, voir Vidéo : suivre un site SharePoint.

Accéder aux bibliothèques de documents dans les sites d’équipe que vous suivez

Dans OneDrive Entreprise, vous pouvez afficher la liste des sites d’équipe que vous suivez dans Office 365 et accéder aux bibliothèques de documents sur ces sites.

  1. Dans la barre Action rapide, sélectionnez Dossiers de sites. La liste des sites que vous suivez apparaît :

    Sélectionner les dossiers du site dans la barre d’action rapide dans Office 365 pour afficher la liste des sites SharePoint Online que vous suivez.
  2. Sélectionnez un site dans la liste pour afficher les bibliothèques de documents sur le site.

    Sélectionnez un site dans la liste des dossiers du site dans Office 365 pour afficher les bibliothèques de documents sur ce site.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Voir aussi

Afficher et modifier votre profil dans Office Delve

Vidéo : Copier ou déplacer des fichiers de bibliothèque à l’aide de la commande Ouvrir avec l’Explorateur

Créer des dossiers, des bibliothèques et des sous-sites

Rechercher des fichiers perdus ou manquants dans OneDrive

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