Organisation des fichiers dans une bibliothèque

La façon dont vous organisez vos fichiers dans une bibliothèque dépend des besoins de votre groupe et de la manière dont vous préférez stocker et rechercher des informations. Certaines étapes de planification peuvent vous aider à mettre en place la structure la mieux adaptée à votre entreprise.

bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007 offre un certain nombre de bibliothèques et de modèles de bibliothèques prêts à l'emploi. Ces bibliothèques et modèles constitue un bon point de départ pour l'organisation de vos fichiers.

Dans cet article

Bibliothèques et modèles de bibliothèques Office SharePoint Server 2007

Méthodes permettant d'organiser les fichiers

Ajout d'une colonne à une bibliothèque

Création d'une vue

Création d'un dossier dans une bibliothèque

Bibliothèques et modèles de bibliothèques bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007

Lorsque vous installez bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007, des bibliothèques sont créées afin de faciliter l'organisation de votre collection de sites. Les bibliothèques créées dépendent de la configuration de votre collection de sites. Ainsi, les collections de site dont l'option Publication est configurée contiennent les bibliothèques suivantes :

  • Documents     Cette bibliothèque est créée pour chaque site afin de permettre le stockage des documents utilisées dans les pages de ces sites.

  • Images     Cette bibliothèque est créée pour chaque site afin de permettre le stockage des images utilisées dans les pages de ces sites.

  • Pages     Cette bibliothèque est créée pour chaque site afin de permettre le stockage des pages figurant dans ces sites.

  • Documents de la collection de sites     Cette bibliothèque est créée pour permettre le stockage des documents utilisés dans l'ensemble de la collection de sites.

  • Images de la collection de sites     Cette bibliothèque est créée pour permettre le stockage des images utilisées dans l'ensemble de la collection de sites.

  • Bibliothèque de styles     Cette bibliothèque est créée pour permettre le stockage de styles XSL personnalisés et de feuilles de style en cascade (CSS).

Les modèles de bibliothèques sont un autre moyen utilisé par bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007 pour vous aider à organiser vos fichiers. A partir des modèles de bibliothèques, vous pouvez facilement créer des bibliothèques conçues pour prendre en charge des types de fichiers spécifiques et pour activer des fonctions de bibliothèques particulières. Pour plus d'informations sur les modèles de bibliothèques bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007, consultez l'article Modèles de bibliothèques disponibles dans Microsoft Office SharePoint Server 2007.

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Méthodes permettant d'organiser les fichiers

Les bibliothèques offrent diverses fonctionnalités qui vous permettent d'utiliser plusieurs fichiers dans une même bibliothèque. Toutefois, il est possible que l'utilisation de plusieurs bibliothèques convienne mieux à votre organisation.

Stockage d'un grand nombre de documents dans une même bibliothèque

Vous pouvez bénéficier d'une bibliothèque volumineuse capable de répondre à des besoins variés. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs projets au sein d'un même groupe ou plusieurs groupes travaillant sur le même projet.

L'utilisation d'une bibliothèque unique est utile lorsque :

  • Votre groupe a besoin d'accéder à des informations récapitulatives ou à différentes vues concernant un même jeu de fichiers. Par exemple, un responsable peut avoir besoin de voir l'ensemble des fichiers regroupés par service ou par date d'échéance.

  • Les utilisateurs souhaitent rechercher des fichiers dans le même emplacement d'un site.

  • Vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres aux fichiers, tels que le suivi des bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007contrôle de versions de fichiers ou la demande d'approbation.

  • Les groupes qui utilisent la bibliothèque partagent des caractéristiques similaires, telles que les mêmes niveaux d'autorisation.

    Remarque : Des niveaux d'autorisation uniques peuvent être appliqués à des fichiers spécifiques ; toutefois, si ces niveaux varient beaucoup, il est préférable d'utiliser plusieurs bibliothèques.

  • Vous souhaitez analyser les informations relatives aux fichiers dans une feuille de calcul ou recevoir des mises à jour consolidées à propos des fichiers.

    Remarque : Vous pouvez utiliser la technologie RSS pour vous tenir informé de toute modification apportée à une bibliothèque, par exemple lorsque les fichiers stockés dans la bibliothèque sont modifiés. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail d'avoir accès à une liste consolidée des fichiers ayant été modifiés.

Voici quelques-unes des méthodes permettant d'afficher et de gérer les fichiers contenus dans une même bibliothèque :

  • Ajout de colonnes    Pour permettre à votre groupe de mettre en évidence les données les plus importantes et d'afficher les données de différentes façons, vous pouvez ajouter des bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007contrôle de versionscolonne à votre bibliothèque. Les colonnes s'affichent en haut de la page de bibliothèque sous forme d'en-têtes de type « Nom du service » ou « Échéance ». Vous pouvez ensuite utiliser ces en-têtes de colonne pour trier et filtrer les fichiers de la bibliothèque.

  • Création de vues     Si les membres de votre groupe ont régulièrement besoin d'afficher les données d'une certaine façon, vous pouvez utiliser des bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007contrôle de versionscolonneaffichage. Dans une vue, les colonnes permettent de trier, de grouper, de filtrer et d'afficher les données.

  • Création de dossiers     Si une bibliothèque contient de nombreux fichiers pouvant être regroupés de façon logique, vous pouvez utiliser des dossiers pour créer des groupes dans la bibliothèque. Grâce aux dossiers, les utilisateurs peuvent analyser et gérer les fichiers comme ils en ont l'habitude. bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007 fournit une arborescence à l'aide de laquelle les utilisateurs peuvent naviguer vers les sites et les dossiers, de la même façon qu'ils utilisent des dossiers sur un disque dur.

  • Configuration de plusieurs modèles     Si plusieurs types de contenus sont configurés dans une bibliothèque, vous pouvez créer différents types de modèles par défaut — contrats de vente, présentations commerciales ou feuilles de calcul budgétaire, par exemple — au sein de la même bibliothèque. Les types de contenus apportent flexibilité et cohérence entre les différentes bibliothèques.

Création de plusieurs bibliothèques

Vous êtes généralement amené à créer plusieurs bibliothèques lorsqu'il existe des divergences flagrantes entre les jeux de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer ou entre les groupes d'utilisateurs qui emploient ces fichiers.

Utilisez plusieurs bibliothèques lorsque :

  • Les types de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer sont différents et les utilisateurs sont peu susceptibles d'afficher fréquemment des récapitulatifs de ces fichiers ou d'effectuer des recherches sur ceux-ci.

  • Les groupes d'utilisateurs qui emploient les fichiers sont différents et ne possèdent pas les mêmes niveaux d'autorisation.

  • Vous devez appliquer des paramètres distincts, tels que le contrôle des versions et l'approbation, aux différents jeux de fichiers.

  • Vous devez analyser les fichiers ensemble ou recevoir des mises à jour consolidées concernant les fichiers.

  • Vous souhaitez fournir différents jeux d'options pour la création de nouveaux fichiers ou vous souhaitez que les options du menu Nouveau d'une bibliothèque apparaisse dans un autre ordre.

Voici quelques méthodes permettant d'utiliser plusieurs bibliothèques de façon efficace :

  • Configuration de colonnes et de modèles de sites     Si votre organisation souhaite mettre en place des paramètres cohérents dans ses différentes bibliothèques, elle peut configurer des modèles et des colonnes de sites. Les paramètres peuvent être partagés entre plusieurs bibliothèques, il n'est donc pas nécessaire de les recréer à chaque fois.

  • Envoi des fichiers vers un autre emplacement     Si vous souhaitez qu'un fichier soit disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez le stocker dans une bibliothèque puis en envoyer une copie dans les autres. Vous pouvez choisir de recevoir un rappel pour mettre à jour les copies du document lorsque vous modifiez l'original.

  • Création de modèles de bibliothèques     Si vous souhaitez mettre en place des paramètres uniformes ou réutiliser des caractéristiques entre les différentes bibliothèques, vous pouvez enregistrer une bibliothèque en tant que modèle. Les modèles de bibliothèques sont proposés comme option dans votre site lorsque vous cliquez sur Créer dans le menu Actions du site.

Remarque : Si vous ajoutez de nouveaux fichiers dans une bibliothèque qui en contient déjà d'un projet antérieur, vous aurez peut-être du mal à déterminer s'il est préférable de créer une nouvelle bibliothèque ou d'ajouter les fichiers dans la bibliothèque existante. Chaque situation est différente, mais si vous pensez qu'à un moment donné vous devrez analyser ou gérer tous les fichiers en même temps, il est conseillé d'ajouter les fichiers à la bibliothèque existante. Vous pourrez utiliser des colonnes, des filtres et des vues pour que seuls les fichiers les plus récents s'affichent dans la vue par défaut.

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Ajout d'une colonne à une bibliothèque

Par défaut, les bibliothèques effectuent un suivi d'un nom de fichier, ainsi que des informations concernant l'état d'un fichier, par exemple pour savoir s'il est archivé. Vous pouvez définir des colonnes supplémentaires qui permettent à votre groupe de catégoriser et d'assurer le suivi des fichiers, par exemple en fonction du nom d'un service ou d'un numéro de projet. L'ajout de colonnes permet de tirer pleinement profit des vues multiples de votre bibliothèque.

Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une ligne de texte unique, une liste déroulante d'options, un nombre calculé à partir des autres colonnes ou encore le nom et la photo d'une personne de votre site.

Remarque : La procédure ci-après a pour point de départ la page de la bibliothèque à laquelle vous souhaitez ajouter une colonne. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide. S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  1. Dans le menu Paramètres Settings menu , cliquez sur Créer une colonne.

  2. Dans la section Nom et type, tapez le nom de votre choix dans la zone Nom de la colonne.

  3. Sous Le type d'informations contenues dans cette colonne est, sélectionnez le type d'informations qui doit apparaître dans la colonne.

  4. Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description dans la zone Description pour aider à comprendre l'objet de la colonne et ce qu'elle doit contenir. Cette description est facultative.

  5. Selon le type de colonne sélectionné, des options supplémentaires peuvent apparaître dans la section Paramètres de colonne supplémentaires. Sélectionnez les paramètres supplémentaires de votre choix.

  6. Pour ajouter la colonne à l'affichage par défaut, qui apparaît automatiquement à la première ouverture d'une liste ou d'une bibliothèque, cliquez sur Ajouter à l'affichage par défaut.

  7. Cliquez sur OK.

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Création d'une vue

Vous pouvez utiliser les vues pour afficher les fichiers les plus pertinents pour vous ou ceux répondant au mieux à un objectif. Ainsi, vous pouvez créer une vue des derniers fichiers créés, des fichiers d'un service spécifique ou de ceux créés par un utilisateur donné. Une fois créée, une vue est toujours disponible lorsque vous consultez une bibliothèque.

Affichages dans le menu Affichage

Lorsque vous consultez des fichiers dans une bibliothèque, vous pouvez les trier ou les filtrer temporairement en pointant sur le nom d'une colonne puis en cliquant sur la flèche vers le bas en regard du nom de cette colonne. Cette fonction est particulièrement utile si vous avez besoin d'afficher les fichiers d'une certaine façon ; notez toutefois que vous devrez recommencer l'opération lors de la prochaine ouverture de la bibliothèque.

Tri des éléments de la liste ou de la bibliothèque

Si vous prévoyez d'afficher les fichiers sous un certain angle de façon récurrente, vous pouvez créer une vue. Vous pourrez faire appel à cette vue chaque fois que vous utiliserez la bibliothèque. Lorsque vous créez une vue, elle est ajoutée au menu Vue Menu Affichage de la bibliothèque.

Les bibliothèques peuvent être dotées de vues personnelles et de vues publiques. N'importe quel utilisateur peut créer une vue personnelle pour afficher les fichiers d'une certaine façon ou créer un filtre pour afficher uniquement les fichiers qui l'intéressent. Si vous êtes autorisé à concevoir un site, vous pouvez créer une vue publique, accessible à tous ceux qui consulteront la bibliothèque. Vous pouvez également définir une vue publique comme étant la vue par défaut, de façon à ce que les utilisateurs la voient automatiquement.

En outre, lorsque vous concevez un site, vous pouvez créer des liens vers différentes vues ou pages de conception à partir de bibliothèqueMicrosoft Office SharePoint Server 2007Office SharePoint Server 2007contrôle de versionscolonneaffichagecomposant WebPart qui utilisent les différentes vues.

Si des membres de votre groupe affichent les bibliothèques sur un périphérique mobile, vous pouvez créer des vues mobiles définissant des limites optimales par rapport à la bande passante et aux restrictions du périphérique concerné (par exemple, le nombre d'éléments affichés dans une vue). Vous trouverez des liens pour en savoir plus sur la création de vues dans la section Voir aussi.

La procédure ci-après concerne la création d'un type de vue standard. Les options disponibles varient pour les autres types de vue, mais la procédure de base permettant de créer une vue est la même.

  1. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le menu Paramètres Settings menu , cliquez sur Créer un affichage.

  3. Dans la section Choisir un format d'affichage, cliquez sur le type de vue que vous souhaitez créer. Dans la plupart des cas, vous opterez pour l'option Affichage standard, mais vous pouvez choisir d'autres vues répondant à des situations spécifiques, comme la création d'un rapport.

  4. Dans la zone Nom de l'affichage, tapez le nom de l'affichage, comme Trié par nom.

  5. Si vous souhaitez définir cette vue comme vue par défaut pour la bibliothèque, activez la case à cocher Définir cet affichage comme affichage par défaut. Vous pouvez définir une vue comme vue par défaut uniquement s'il s'agit d'une vue publique.

  6. Dans la section Audience, sous Afficher les audiences, indiquez si vous voulez créer un affichage personnel que vous seul pourrez utiliser ou un affichage public que d'autres pourront utiliser.

  7. Dans la section Colonnes, vous pouvez afficher ou masquer des colonnes en activant les cases à cocher appropriées. En regard du nom de la colonne, entrez le chiffre correspondant à l'ordre de votre colonne dans l'affichage.

  8. Dans la section Trier, sélectionnez les options indiquant si les fichiers doivent être triés et de quelle façon. Vous pouvez utiliser deux colonnes pour le tri. Vous pouvez par exemple effectuer un premier tri par auteur, puis un second par nom de fichier pour chaque auteur.

  9. Dans la section Filtrer, sélectionnez les options indiquant si les fichiers doivent être filtrés et de quelle façon. Une vue filtrée affiche une sélection de fichiers plus restreinte, par exemple uniquement les fichiers créés par un service spécifique ou ceux ayant l'état Approuvé.

  10. A l'aide de la section Regrouper par, vous pouvez regrouper les éléments ayant la même valeur dans une section qui rassemble, par exemple, les documents créés par chaque auteur et que vous pouvez développer ou réduire.

  11. Dans la section Totaux, vous pouvez compter le nombre d'éléments d'une colonne, tel que le nombre total de problèmes. Dans certains cas, vous pouvez résumer ou distiller des informations supplémentaires, telles que des moyennes.

  12. Dans la section Style, sélectionnez le style de l'affichage ; par exemple une liste avec ombrage dans laquelle toutes les lignes sont ombrées.

  13. Si votre bibliothèque contient des dossiers, vous pouvez créer une vue dans laquelle ces dossiers ne figureront pas. On parle alors parfois de vue plate. Pour afficher tous vos fichiers au même niveau, cliquez sur Afficher tous les éléments sans dossiers dans la section Dossiers.

  14. Vous pouvez restreindre le nombre de fichiers pouvant être affichés dans la bibliothèque ou sur une même page. Ces paramètres sont particulièrement importants si vous créez une vue destinée à un périphérique mobile. Dans la section Limitation des éléments, sélectionnez les options souhaitées.

  15. Si vous prévoyez d'afficher la bibliothèque sur un périphérique mobile, sélectionnez les options souhaitées dans la section Mobile.

  16. Cliquez sur OK.

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Création d'un dossier dans une bibliothèque

Si vous disposez de plusieurs types de documents ou de contenus divers à l'intérieur d'une bibliothèque, vous pouvez créer des dossiers afin d'organiser le contenu de cette bibliothèque.

  1. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

    Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le menu Nouveau Menu Nouveau , cliquez sur Nouveau dossier.

    Remarque : Il est possible que le créateur de la bibliothèque ait spécifié que les dossiers ne peuvent pas y être créés. Si tel est le cas, l'option Nouveau dossier n'est pas disponible.

  3. Tapez un nom pour le dossier, puis cliquez sur OK.

Conseil : Si vous possédez plusieurs bibliothèques contenant des dossiers et que les membres de votre groupe souhaitent parcourir une bibliothèque de la même façon qu'ils explorent leur disque dur, vous avez la possibilité d'activer l'arborescence sur votre site. Cette arborescence permet de développer ou réduire les dossiers et de les parcourir facilement. Si vous êtes autorisé à concevoir des sites, vous pouvez activer l'arborescence dans la section Options de navigation de la page Paramètres du site.

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