Organisation d’une réunion Skype Entreprise dans Outlook

Organisation d’une réunion Skype Entreprise dans Outlook

Vous pouvez utiliser Outlook ou Outlook Web App pour planifier une réunion Skype, de la même façon que vous planifiez normalement des réunions, mais avec un ou deux clics supplémentaires. Si votre compte est configuré pour la conférence rendez-vous, la demande de réunion Skype inclut les informations d’appel (numéro de téléphone et ID de conférence).

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Si vous n’utilisez pas un programme Outlook (ou Windows), vous pouvez organiser de nouvelles réunions avec Skype Entreprise Web Scheduler. Accédez au programme sur https://sched.lync.com ou apprenez-en davantage sur Lync Web Scheduler.

Planification d’une réunion Skype à l’aide d’Outlook

  1. Ouvrez Outlook et accédez à votre calendrier.

  2. Dans le ruban de l'onglet Accueil, sous la section Réunion Skype, cliquez sur Nouvelle réunion Skype. Si la section Réunion Skype ne s'affiche pas, vous devez installer Skype Entreprise.

    Outlook - Bouton Nouvelle réunion Skype

  3. Organisez la réunion comme d’habitude, à savoir :

    • Dans la zone À, tapez l’adresse de messagerie de chaque personne à inviter, en séparant les adresses par des points-virgules.

    • Dans la zone Objet, tapez le nom de la réunion.

    • Si la réunion comprend des personnes sur place, cliquez sur Recherche de salles dans la section Options de l’onglet Réunion, puis recherchez une salle ou, dans la zone Emplacement, tapez un emplacement de réunion, comme une salle de conférence.

      Outlook - Bouton Recherche de salles

    • Sélectionnez les heures de début et de fin.

      Remarques : 

      • Pour rechercher un horaire qui convient à tout le monde, cliquez sur Assistant Planification dans la section Afficher du ruban de l’onglet Réunion.

      • Outlook - Bouton Assistant Planification

  4. Dans la zone de la réunion, tapez l’ordre du jour. Veillez à ne pas modifier les informations relatives à la réunion Skype.

    Important : 

    • La planification d’une réunion avec les options par défaut, comme ce nous venons de le faire, est plus adaptée aux petites réunions internes, comme les réunions informelles avec peu de collaborateurs. Si vous avez une réunion avec des personnes extérieures à votre entreprise ou si vous planifiez un événement important, modifiez les options de réunion avant d’envoyer les invitations afin qu’elles correspondent mieux aux besoins de la réunion. Dans la demande de réunion, dans la section Réunion Skype du ruban Réunion, cliquez sur Options de la réunion, puis sélectionnez les options appropriées.

    • Outlook - Bouton Options de réunion

  5. (Facultatif) Préchargez vos pièces jointes de réunion. Ainsi, lorsque des participants rejoignent la réunion, tout sera prêt. Reportez-vous à la section Précharger des pièces jointes pour une réunion Skype Entreprise.

  6. (Facultatif) Dans la section Afficher du ruban Réunion, cliquez sur Assistant Planification pour vérifier que l’horaire de la réunion est optimal.

  7. Vous avez presque terminé. Il reste à vérifier les informations et à cliquer sur Envoyer.

Organisation d’une réunion en ligne à l’aide d’Outlook Web App

Pour créer une demande de réunion Skype Entreprise dans Outlook Web App, vous devez :

  1. Sur le portail Office 365, cliquez sur le lanceur d’applications puis sur Calendrier pour ouvrir l’application Calendrier.

    Outlook Web App - Ouvrir le calendrier

  2. Cliquez sur le signe plus ou sur Nouveau juste sous le lanceur d’applications, puis complétez les informations sur la réunion suivant la procédure habituelle.

    Bouton Nouveau dans la barre d’outils du calendrier Office 365
  3. Au centre de la fenêtre de réunion, au-dessus de la zone de message, cliquez sur Réunion en ligne.

    Outlook Web App - Bouton Réunion en ligne

    Des informations d’appel, comme un lien Participer à une réunion en ligne, s’affichent dans la zone de message. Si votre compte est configuré pour les conférences rendez-vous, un lien Rechercher un numéro local s’affiche également.

    Outlook Web App - Informations sur la participation à la réunion en ligne dans la demande de réunion

    Remarques : Si vous ne voyez pas le lien Réunion en ligne, cela peut s’expliquer par l’une des raisons suivantes :

    • Vous n’utilisez pas un navigateur qui prend en charge la version complète de Outlook Web App.

    • Votre abonnement Office 365 n’inclut pas Skype Entreprise.

    • Vous êtes connecté en tant qu’utilisateur ne disposant pas d’une licence pour Skype Entreprise.

  4. Si la réunion comprend des personnes sur place, dans Emplacement, saisissez un emplacement pour la réunion, comme une salle de conférence, ou cliquez sur Ajouter une salle pour chercher une salle de conférence.

    Conseil : Pour rechercher un horaire qui convient à tout le monde, cliquez sur Assistant Planification en haut de la fenêtre de réunion.

    Conseils : 

    • Pour afficher les paramètres des personnes ayant accès à la réunion en ligne, devant patienter pour leur admission à la réunion ou pouvant effectuer une présentation pendant la réunion, cliquez sur Paramètres de la réunion en ligne (juste au-dessus de la zone de messagerie).

    • Bouton Paramètres de réunion en ligne dans Outlook Web App

  5. (Facultatif) Dans la zone de réunion, vous pouvez taper un ordre du jour ou toute autre information concernant la réunion. Veillez à ne pas modifier les informations de réunion en ligne.

  6. (Facultatif) Pour ajouter une image ou une pièce jointe avec l’ordre du jour, en haut de la fenêtre de réunion, cliquez sur l’icône Autres actions (…), cliquez sur Insérer, puis sur Pièces jointes ou fichiers OneDrive ou Images incorporées.

    Outlook Web App - Autres options, pièces jointes ou images

  7. Dans la partie supérieure de la fenêtre de réunion, cliquez sur Envoyer.

Voir aussi

Précharger des pièces jointes pour une réunion Skype Entreprise

Définir les options de réunion de Skype Entreprise

Modifier les paramètres des participants pour les réunions Skype Entreprise

Lancer une téléconférence avec Skype Entreprise

Utiliser Skype Entreprise pour la messagerie instantanée et les réunions en ligne

Qu’est-ce que Skype Entreprise ?

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