Options de messagerie pour la collecte de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

La boîte de dialogue Options de collecte des données à l'aide de la messagerie vous permet d'afficher et de modifier les options qui déterminent la façon dont Microsoft Office Access 2007 traite les réponses à un message électronique de collecte de données. Les paramètres s'appliquent à toutes les réponses futures faites aux messages électroniques actuellement sélectionnés ou en cours de création.

Notez que les modifications apportées à ces paramètres n'affectent pas les réponses qui se trouvent déjà dans votre boîte aux lettres Outlook.

Boîte de dialogue Options de collecte des données à l'aide de la messagerie

Pour afficher la boîte de dialogue

  1. Ouvrez la base de données qui contient le message pour lequel vous souhaitez modifier les options.

  2. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Collecter les données, cliquez sur Gérer les réponses. Image du bouton

  3. Dans la boîte de dialogue Gérer les messages de la collection de données, sélectionnez le message pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres, puis cliquez sur Options des messages.

Paramètres d'importation

Traiter les réponses et ajouter les données à la base de données automatiquement

Cette option permet à Microsoft Office Access 2007 de traiter les réponses dès qu'elles parviennent dans votre boîte aux lettres Microsoft Office Outlook 2007. Office Outlook 2007 et Office Access 2007 s'utilisent parallèlement pour exporter le contenu des formulaires de chaque réponse dans les tables de destination dans Access. Si cette case à cocher n'est pas activée, vous devez traiter les réponses manuellement.

En savoir plus sur le traitement automatique et manuel des réponses

Les réponses sont exportées automatiquement à partir d'Outlook vers Access si les conditions suivantes sont réunies lorsque les réponses atteignent votre boîte aux lettres Outlook :

  • Office Outlook 2007   Office Outlook 2007 doit être installé sur votre ordinateur. Si le programme ne fonctionne pas lors de l’arrivée d’une réponse, traitement commencera la prochaine fois que vous démarrez Outlook. 

  • Office Access 2007   Office Access 2007 doit être installé sur votre ordinateur. 

  • Base de données     La base de données ne doit pas être protégée par un mot de passe et ne doit pas être ouverte en mode exclusif. Le nom ou l'emplacement de la base de données ne doit pas avoir été modifié depuis que vous avez envoyé le message électronique.

  • Table et requêtes     Le nom des tables ou des requêtes que vous avez spécifiées et les propriétés des champs sous-jacents ne doivent pas avoir été modifiés depuis que vous avez envoyé le message électronique. Par exemple, si vous modifiez le type de données d'un champ et remplacez le type Numéro par NuméroAuto après avoir envoyé le message, l'exportation échoue.

  • Autorisations    Vous devez avoir les autorisations requises pour ajouter ou mettre à jour le contenu des tables sous-jacentes et la requête.

Si une ou plusieurs conditions ne sont pas remplies, le traitement automatique échoue. Résolvez les problèmes, puis exportez manuellement les réponses dont l'exportation a échoué. Les réponses qui arrivent dans votre boîte aux lettres après que vous avez résolu les problèmes continueront à être traitées automatiquement.

Traitement automatique    Si vous souhaitez déterminer les réponses qui sont traitées et quand elles le sont, choisissez un traitement manuel. Dans ce cas, les réponses seront acheminées vers votre Boîte de réception Outlook. Toutefois, elles ne seront pas exportées vers la base de données tant que vous les sélectionnez manuellement et que vous cliquez avec le bouton droit sur chaque réponse dans Outlook et choisissez Exporter des données vers Microsoft Office Access pour chacune d'elle.

Vous pouvez également être amené à traiter manuellement les réponses dont le traitement automatique a échoué. Après avoir résolu le problème qui a entraîné l'échec, vous devez exporter chaque réponse manuellement.

Avant de commencer une opération d'exportation, tenez compte des considérations suivantes :

  • Office Access 2007   Office Access 2007 doit être installé sur votre ordinateur. 

  • Base de données     Si la base de données est protégée par un mot de passe, vous serez invité à taper le mot de passe au début de l'opération d'exportation. Par ailleurs, la base de données ne doit pas être ouverte en mode exclusif et son nom ou son emplacement ne doivent pas avoir été modifiés depuis que vous avez envoyé le message électronique.

  • Tables et requêtes    Le nom des tables et des requêtes que vous avez spécifiées et les propriétés des champs sous-jacents ne doivent pas avoir été modifiés depuis que vous avez envoyé le message électronique.

  • Autorisations    Vous devez avoir les autorisations requises pour ajouter ou mettre à jour le contenu des tables sous-jacentes et la requête.

Ignorer les réponses des personnes auxquelles vous n'avez pas envoyé de message

Cette option autorise uniquement le traitement automatique des réponses envoyées par les destinataires d'origine de votre message. Les réponses des autres destinataires seront stockées dans le dossier de destination dans Outlook, mais elles ne seront pas traitées automatiquement. Si vous le souhaitez, vous pouvez les traiter manuellement.

Accepter plusieurs réponses pour chaque destinataire

Cette option autorise les destinataires à envoyer plusieurs réponses pour un même message électronique. Si vous sélectionnez cette option, chaque destinataire peut répondre plusieurs fois au message et chaque réponse est traitée automatiquement. Si vous ne la sélectionnez pas, chaque destinataire peut envoyer plusieurs réponses, mais seule la première réponse de chaque destinataire est traitée automatiquement. Les réponses suivantes sont stockées dans le dossier de destination dans Outlook, et vous pouvez ensuite les traiter manuellement ou les supprimer.

Remarque : Ce paramétrage permet de contrôler le nombre de réponses qui est traité et non le nombre d'enregistrements dans les réponses. En d'autres termes, si vous envoyez un formulaire Microsoft Office InfoPath 2007, un destinataire pourra vous envoyer plusieurs enregistrements dans une même réponse. Access traitera automatiquement tous les enregistrements présents dans la réponse, car les enregistrements sont tous contenus dans le même formulaire d'un seul message.

Autoriser plusieurs lignes par réponse

Lorsque vous utilisez un formulaire InfoPath pour envoyer des données, un destinataire peut ajouter plusieurs enregistrements en cliquant sur Insérer une ligne en bas du message électronique. Si vous souhaitez traiter un seul enregistrement par réponse, désactivez cette case à cocher.

Autoriser les mises à jour des données existantes uniquement

Lorsque vous utilisez un formulaire InfoPath pour mettre à jour des données, un destinataire peut vous envoyer de nouveaux enregistrements, en plus de mises à jour d'enregistrements. Pour empêcher ce destinataire d'ajouter de nouveaux enregistrements à l'aide du formulaire InfoPath, activez cette case à cocher.

Paramètres du traitement automatique

Nombre de réponses à traiter

Tapez le nombre total de réponses (provenant de tous les destinataires) que vous souhaitez traiter automatiquement. Si vous souhaitez que toutes les réponses soient traitées automatiquement, tapez une valeur élevée dans la zone de texte. Les réponses qui arrivent lorsque cette valeur est atteinte sont stockées dans le dossier de destination, mais ne sont pas traitées automatiquement.

Date et heure d'interruption

Spécifiez la date et l'heure auxquelles le traitement automatique des réponses doit être interrompu pour ce message électronique. Les réponses qui arrivent après cette date et cette heure sont stockées dans le dossier de destination dans Outlook, mais ne sont pas traitées automatiquement.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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