Objectif de gestion de projet : communiquer les informations relatives au projet

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Communiquer avec votre équipe

La communication d’informations relatives à un projet est souvent difficile, qu’il s’agisse d’obtenir des informations de la part de votre équipe sur l’état d’avancement ou d’informer les dirigeants de l’état du projet.

Découvrez quand et comment communiquer des informations relatives à un projet et en effectuer un compte rendu. Une communication inefficace peut affecter la collaboration au sein de votre équipe et mettre en péril votre projet.

Pour accéder à plus d’articles dans cette série de guides sur la gestion de projet, voir Feuille de route de projet.

Tout d’abord, quelques conseils de gestion de projet.

  • Répertorier les parties prenantes    Avant de commencer un projet, déterminer qui sont les parties prenantes. Une que fait à la place d'un projet est d'oublier un parties prenantes critique qui a Oui/non impact sur votre projet

  • Obtenir un plan de communication accédant au plus tôt    Créer des stratégies de communication et les processus dans votre projet avant le début du projet. Mieux encore, possèdent des processus de communication apparaissent sous la forme d'une tâche sur les premières lignes de votre projet afin que cette partie essentielle de collaboration devient engagement de tout le monde.

  • Communiquer souvent    Une fois par semaine sur la droite pour désactiver les problèmes de tête avant qu'ils ne de collecte des informations sur les tâches. Si vous communiquez le plus souvent que qui, membres de l'équipe peuvent arrêter l'envoi des mises à jour en raison de l'heure supplémentaire à leur élaboration.

  • Anticipez les problèmes    Si tout semble va bien, car vous n'avez pas rien négatif entendu, vous êtes probablement dirigé vers des problèmes. Même les mieux exécuter projets rencontrer des problèmes. Votre travail consiste à aller les retrouver facilement avant qu'ils ne deviennent plus grands problèmes.

  • Utiliser la technologie appropriée    Comprendre les membres de votre équipe et des besoins de communication des parties prenantes. Par exemple, membres de l'équipe rapports sur l'état des tâches souhaiterez peut-être utiliser la messagerie ou Project Server, alors qu'un responsable peut être préférable d'un bien présenté graphique ou un tableau croisé dynamique. Voici une liste des programmes que vous pouvez utiliser pour faciliter la communication.

Application

Avantages

Inconvénients

Projet

  • Accès à des outils de présentation intégrés pour tous les niveaux de parties prenantes.

  • Compréhension facile des affichages de chronologie et de planificateur d’équipe.

  • Permet d’exporter des données vers Excel et Visio en vue de la communication de données complexes.

  • Votre entreprise n’utilise peut-être pas Project.

  • Les projets sur lesquels travaille votre entreprise peuvent être trop petits pour tirer parti de logiciels de planification puissants.

Project Server

  • Idéal pour les communications avancées et pour le compte rendu des informations relatives au projet dans l’ensemble d’une organisation.

  • Permet de comparer l’état de plusieurs projet ou d’un portefeuille de projets.

  • Les entreprises de petite taille peuvent avoir besoin de l’aide de consultants pour installer et utiliser Project Server.

Excel

  • Project permet d’exporter des données vers Excel pour une analyse avancée, telle que l’ANALYSE DE VARIANCE et l’analyse de la valeur acquise.

  • Idéal pour la planification anticipée de projets ou pour les livrables de haut niveau pouvant être ajoutés ultérieurement à Project.

  • Excel ne dispose pas des fonctionnalités de planification automatisées requises pour les projets plus complexes.

Word

  • Idéal pendant la phase de démarrage lorsque vous avez besoin de partager des documents de planification tels que les budgets et les livrables.

  • Ne convient pas pour les présentations visuelles destinées aux dirigeants des parties prenantes. Utilisez plutôt Excel, Visio, PowerPoint ou la fonctionnalité de compte rendu de Projet elle-même.

SharePoint

  • Offre des fonctionnalités de synchronisation sans Project Server. Une modification apportée dans une liste de tâches sera répercutée dans l’autre.

  • Coûteux déploiement au sein de la société. Si vous n'avez pas les ressources d'entreprise pour installer SharePoint, vous pouvez utiliser Office 365 avec SharePoint online.

PowerPoint

  • Idéal pour des présentations percutantes pour les dirigeants des parties prenantes.

  • Les analystes et les ingénieurs souhaiteront peut-être des graphiques plus détaillés afin de réaliser des analyses budgétaires plus complexes.

Visio

  • Idéal pour les phases initiales d’un projet où vous devez communiquer les processus métiers et les processus de fabrication au moyen de diagrammes de flux ou d’autres diagrammes.

  • Peut présenter trop d’informations pour un public composé de dirigeants. Utilisez plutôt les fonctionnalités de compte rendu de Project.

Lync   

  • Idéal pour les équipes se trouvant à différents endroits. Vous pouvez partager les informations de projet au moyen de messages instantanés, de la voix, de vidéos ou au cours de réunions en ligne.

  • Nécessite un service informatique pour déployer. Si vous n'avez pas les ressources d'entreprise pour installer Lync, vous pouvez utiliser Office 365 avec Lync Online.

Vérifier les mises à jour d’état à partir de Project Server

Si votre équipe utilise Project Server, téléchargez les mises à jour d’état des tâches sur le serveur avant de communiquer avec votre équipe sur l’avancement du projet.

Suivre l’avancement de vos prévisions, de débutant à expert

Il y a des façons simples d’effectuer le suivi de l’avancement et il y a des méthodes plus complexes. Trouvez celle qui convient le mieux pour votre projet et votre équipe.

Converser par messagerie instantanée avec un membre de l’équipe de projet à l’aide de Lync

Lorsqu’une question est soulevée pendant que vous travaillez sur un planning de projet, placez le pointeur de votre souris sur le nom d’une personne et partagez avec elle une conversation instantanée à l’aide de Lync.

Participer à une réunion en ligne Lync

Si les participants ne peuvent pas venir à une réunion, utilisez Lync pour partager les informations relatives au projet. Partagez des diapositives PowerPoint, des feuilles de calcul Excel ou un bloc-notes OneNote pour partager les plans de projet. Les participants peuvent accéder aux réunions depuis leur bureau, depuis leur domicile ou au moyen de leur appareil mobile.

Créer un rapport de projet

Avec Project 2013, vous pouvez créer et personnaliser des rapports graphiques saisissants à partir de n’importe quelles données de projet, et ce sans utiliser d’autres logiciels. À mesure que vous travaillez sur le projet, les rapports sont modifiés pour refléter les dernières informations. Aucune mise à jour manuelle n’est requise !

Synchroniser avec une liste de tâches SharePoint

Les membres de l’équipe peuvent voir le planning et mettre à jour leur travail dans SharePoint, ces modifications s’afficheront dans Project. Et vice versa.

Utiliser Office 365 avec SharePoint et Lync online

Travaillez sur les ébauches de caractéristiques du projet à l’aide d’Office 365. Tant que vous travaillez sur un PC disposant d’une connexion Internet, vous pouvez travailler sur vos documents à l’aide des versions complètes de Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, à la demande et depuis n’importe où.

Vous pouvez également utiliser SharePoint et Lync Online si votre entreprise n’a pas installé ces logiciels sur les ordinateurs des utilisateurs.

Publier les modifications des tâches sur le serveur

Lorsque vous apportez des modifications à des tâches, publiez ces modifications sur Project Server de façon à ce chacun ait accès aux informations appropriées pour poursuivre son travail.

Revenir à la Feuille de route de gestion de projet

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Très bien ! Vous avez d’autres commentaires ?

Comment pouvons-nous l’améliorer ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

×