Objectif de gestion de projet : communiquer des informations sur le projet

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Image de carte de projet

La communication est un élément déterminant dans la réussite d’un projet. Avec Project 2010, la communication d’informations sur un projet se fait en toute simplicité, que ce soit au sein d’une petite équipe travaillant sur un seul projet ou d’une grande organisation avec des besoins en communication à l’échelle internationale menant de nombreux projets.

Project s’intègre à SharePoint pour vous permettre de partager des informations sur les projets, même sans Project Server.

Cet article fait partie de la gestion des objectifs de projet sur la feuille de route.

Exemples de gestion de projet...

Votre tâche : Vous êtes chargé de gérer un nouveau projet et de communiquer régulièrement avec les parties prenantes. En recherchant le terme « partie prenante », vous vous rendez compte qu’il signifie bien plus que seulement votre responsable. Il englobe toutes les personnes concernées par votre projet : votre responsable, les fournisseurs externes, et éventuellement le P-DG de votre organisation. Vous comprenez également que les principales parties prenantes ne sont pas les seules à devoir suivre l’évolution du projet. Votre équipe doit également être tenue informée. La communication semble soudain bien compliquée.

Commencez par le commencement. Analysez les besoins en communication des intervenants. Nombre d’entreprises dotées des meilleures intentions de communication échouent parce qu’elles ne comprennent pas qu’une communication efficace s’effectue de différentes manières. Vous pouvez utiliser Excel pour créer un graphique quadrant Influence/Intérêt pour vous aider à comprendre qui doit savoir quoi et dans quelle mesure. Comme l’illustre le graphique, vous devez être particulièrement attentif aux besoins en communication de la personne ayant le plus d’influence à la fois dans l’issue du projet et sur le déroulement du projet.

Image de la grille d’influence Excel

Fort heureusement pour vous, Microsoft Project 2010 vient justement d’être installé dans votre organisation, et vous aimeriez tester ses excellentes fonctionnalités de communication. Vous avez contacté des chefs de projet expérimentés de votre organisation pour vous aider à comprendre les bases de la gestion de projet, et on vous a vanté les fonctionnalités avancées de création de rapports et de suivi de Project pour le travail de votre équipe. Vous en avez assez d’envoyer des e-mails et de frapper aux portes pour recevoir des mises à jour de projet.

Suite à votre analyse des parties prenantes, vous estimerez peut-être qu’une certaine application Office est plus adaptée au type d’informations que vous voulez envoyer. Voici un aperçu des applications Office et des avantages et inconvénients que vous pourriez constater, en fonction des besoins de vos parties prenantes.

Application

Avantages

Inconvénients

Excel

Peut importer des données à partir de Project pour analyse, par exemple ANOVA avancée et la valeur acquise. En savoir plus sur Project du fonctionnalités d’analyse avancées.

Vous créez trop facilement des graphiques compliqués alors que vous avez seulement besoin d’informations d’ordre général.

Word

Documents Word peuvent être utilisés via le cycle de vie de projet, en particulier pendant la phase d’initiation lorsque des documents de spécifications planification doivent être créé et partagé. En savoir plus sur l’utilisation de création d’un document Word au cours d’initiation du projet (vidéo).

Certains intervenants veulent une présentation visuelle des performances du projet en cours, qu’il serait plus approprié de créer avec Excel, Project ou Visio.

Project

Microsoft Project propose des outils de présentation intégrés pour tous les niveaux de parties prenantes, y compris une barre de planning, équipe de planification de fonctionnalités et données Exporter fonctionnalités. En savoir plus sur les façons d’afficher et présenter les informations de projet.

Il est possible que Project ne soit pas installé sur l’ordinateur des intervenants et, même dans le cas contraire, la complexité des données peut être déroutante. Il serait préférable d’utiliser les fonctionnalités de rapport de Project, telles que les chronologies et les rapports visuels, pour communiquer des informations aux cadres intervenant.

SharePoint

Si vous avez commencé avec une liste de tâches SharePoint, vous pouvez l’importer dans Project. Une modification dans la liste d’une tâche est reflétée dans l’autre liste de tâches. Plus d’informations à l’aide de SharePoint avec Project.

Nécessite un service informatique ou un fournisseur qui peut investir les biens de déploiement de l’entreprise. Cependant, vous pouvez réduire les fastidieuses administration SharePoint en déployant à partir du cloud.

Project Server

Pour la communication d’entreprise et création de rapports, en particulier au niveau du portefeuille, Project Server a avancé communications et des outils de rapport. En savoir plus sur Project Server.

Pour les petites entreprises de seulement quelques employés, le déploiement de Project Server peut relever du défi. Pour utiliser efficacement Project Server, votre organisation doit comprendre ses processus opérationnels, sa méthodologie, ses capacités de gestion de projet et la manière de configurer et de gérer l’écart entre la situation actuelle de l’organisation et l’objectif à atteindre afin de tirer le meilleur parti de l’application.

PowerPoint

Idéal pour les présentations percutantes aux principales parties prenantes. En savoir plus sur l’utilisation de PowerPoint pour des présentations efficaces.

Pour les fournisseurs, les analystes et les ingénieurs, une application comme Excel peut être plus appropriée pour créer des graphiques détaillés.

Visio

Idéal pour les phases initiales d’un projet où est utile flux graphiques d’entreprise et processus de fabrication. En savoir plus organigrammes création de projet à l’aide de Visio.

Susceptible de présenter trop d’informations de processus si la présentation s’adresse aux cadres.

Lync Server

Active une expérience d’équipe connecté des transformations de toutes les communications dans une interaction collaboratif, attrayants et accessibles à partir de n’importe quel emplacement.

Nécessite l’intervention d’un service informatique ou fournisseur de services informatiques qui puisse investir les biens de l’entreprise en vue du déploiement.

Office Online programmes (Cloud)

Moyen simple et attrayant pour afficher les informations de projet sur la page web de votre entreprise à l’aide de la feuille de calcul incorporée du code Excel Online. Consultez un exemple du blog Excel.

La sécurité peut être problématique pour certaines entreprises. Assurez-vous que les feuilles de calcul incorporées apparaissent sur un site web sécurisé, ou sont affichées depuis un dossier OneDrive privé (non public).

Médias sociaux

Twitter, Facebook et autres réseaux sociaux peut vous aider à gérer des projets et des équipes en particulier pendant la phase de démarrage d’un projet. En savoir plus sur l’utilisation de médias sociaux dans la gestion de projet

Les membres d’équipe peuvent se montrer réticents à partager des informations moins sécurisées que les serveurs SharePoint.

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Communiquer des informations sur le projet

Examiner les problèmes de votre Échéancier qui doivent être communiqués

Il est essentiel d’identifier les problèmes dans l’échéancier pour assurer une bonne communication des informations aux membres d’équipes et aux intervenants.

Communiquer des informations sur la valeur acquise

La capture d’informations sur la valeur ajoutée est une étape avancée, mais extrêmement importante, vers l’identification des bonnes et des mauvaises performances d’un projet. Les faits généraux ainsi recueillis constituent ce que vos parties prenantes veulent voir.

Synchroniser des tâches de projet avec une liste de tâches SharePoint

Si vous avez déjà créé un projet, vous pouvez en synchroniser la liste de tâches avec une liste de tâches SharePoint. Toute modification apportée dans une liste de tâches sera répercutée dans l’autre.

Exporter une liste SharePoint dans une liste de tâches de projet

Si vous avez créé une liste de tâches SharePoint, vous pouvez l’importer dans Project. Toute modification apportée dans une liste de tâches sera répercutée dans l’autre.

Créer et gérer une liste de tâches de projet SharePoint

Si une liste de tâches est déjà configurée dans SharePoint, vous pouvez ajouter des tâches, les affecter à des personnes et gérer le travail sans Project Server.

Afficher les informations de projet sans Project 2010

Si vous recherchez d’autres manières d’afficher des informations de projet sans Project et sans SharePoint, vous pouvez exporter les informations de Project à l’aide de divers formats et outils.

Devenir un pro de Project Web App

Découvrez comment Project Server et Project Web App peuvent aider votre organisation. Les vidéos suivantes vous guident à travers les concepts de base.

Utiliser Outlook 2010 pour communiquer avec votre équipe

Découvrez les meilleures pratiques d’utilisation d’Outlook pour optimiser l’efficacité des messages électroniques que vous envoyez à votre équipe. Trouvez des solutions plutôt que de créer des problèmes !

Incorporer un classeur Excel dans une page web

Affichez une feuille de calcul incorporée sur un site intranet pour permettre aux intervenants de consulter les informations de projet mises à jour récemment. Le classeur est stocké dans un emplacement public, tel que Windows Live OneDrive

Créer des diagrammes Visio

Visio 2010 vous aide à créer des graphiques percutants pour communiquer des informations de projet d’ordre général aux parties prenantes.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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