Modifier un type de contenu pour une liste ou une bibliothèque

Que voulez-vous faire ?

• Ajouter un modèle de document à un type de contenu

• Apporter des modifications aux colonnes pour un type de contenu

• Ajouter un flux de travail à un type de contenu

• Rendre un type de contenu en lecture seule

• Spécifier une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu

• Modifier les paramètres du panneau informations sur le Document pour un type de contenu

• Supprimer un type de contenu d’une liste ou une bibliothèque

Ajouter un modèle de document à un type de contenu

Vous pouvez associer un modèle de document uniquement à un type de contenu de document (tout type de contenu dérivé du type de contenu parent document). En associant un modèle de document à un type de contenu, vous pouvez vous assurer que lorsque les auteurs de créent des documents de ce type de contenu, les documents sont tous basés sur un modèle identique.

Par exemple, votre organisation peut utiliser un modèle de document particulier pour des contrats juridiques. Si vous associez ce modèle de document au type de contenu utilisé par votre organisation pour les contrats juridiques, tout contrat juridique créé via ce type de contenu est basé sur ce modèle de document.

1. Accédez à la bibliothèque de documents dans laquelle vous souhaitez mettre à jour le type de contenu avec un modèle de document.

2. Dans le ruban, cliquez sur l’onglet bibliothèque, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

3. Sous Types de contenu, sélectionnez le nom du type de contenu à modifier.

   Remarque : Si la bibliothèque de documents n'a pas été configurée pour permettre plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n'apparaît pas dans la page Personnaliser de la bibliothèque.

4. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres avancés.

5. Si le modèle de document que vous voulez utiliser est stocké sur votre site, cliquez sur entrer l’URL d’un modèle de document existant et tapez l’URL pour le modèle que vous voulez utiliser.

   Vous pouvez utiliser une URL relative à un emplacement sur un dossier de site ou une ressource. Modèles de document peuvent être stockés dans soit l’emplacement de ressources de site par défaut http://Server nom du Type de nom/formulaires/contenu bibliothèque nom/Site/documents / ou un emplacement de la bibliothèque qui a été configuré spécifiquement pour stocker des modèles de document.

   Le tableau suivant fournit des exemples des types d’URL que vous pouvez utiliser. Les exemples, l’existence du dossier par défaut document modèle ressource (le dossier qui contient les fichiers de types de contenu de site) situé à http://Server nom du Type de nom/formulaires/contenu Document nom/Site/bibliothèque /, et qui se trouve le modèle de document appelle Nomdoc.doc.

1. Si vous voulez télécharger le modèle de document que vous souhaitez utiliser, dans la section Modèle de Document, cliquez sur télécharger un modèle de document, puis cliquez sur Parcourir. Dans la boîte de dialogue Choisir un fichier, recherchez l’emplacement du fichier que vous voulez utiliser, sélectionnez-la, puis cliquez sur Ouvrir.

2. Cliquez sur OK.

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Apporter des modifications aux colonnes pour un type de contenu

Vous pouvez indiquer les propriétés ou les métadonnées à collecter pour un élément d'un type de contenu spécifique en ajoutant des colonnes à ce dernier. Votre organisation peut souhaiter suivre un ensemble spécifique de métadonnées pour tous ses bons de commande ; les numéros de compte, les numéros de projet et les responsables de projet par exemple. Si vous ajoutez des colonnes pour ces métadonnées au type de contenu du bon de commande, les utilisateurs sont invités à fournir des métadonnées pour les éléments de ce type de contenu.

Si vous disposez d'une liste ou d'une bibliothèque contenant des éléments de plusieurs types de contenu différents, vous pouvez collecter des métadonnées uniques pour les éléments de chaque type de contenu en ajoutant des colonnes directement au type de contenu approprié et non à la liste ou à la bibliothèque.

Il existe plusieurs façons, vous pouvez modifier les colonnes pour un type de contenu. Vous pouvez :

• Ajouter une colonne

• Supprimer une colonne

• Modifier l’ordre des colonnes

• Rendre une colonne obligatoire, facultative ou masquée

Ajouter un flux de travail à un type de contenu

Flux de travail permettre de spécifier un processus d’entreprise pour les éléments et des documents dans un site. Organisations peuvent utiliser des flux de travail pour automatiser et gérer certains processus métier courants, tels qu’approbation du document ou la révision. En ajoutant un flux de travail à un type de contenu, vous pouvez vous assurer que tous les éléments de ce type de contenu sont soumis à des processus métiers cohérents. Si un flux de travail a été ajouté à un type de contenu, ce flux de travail peut être démarré sur des éléments individuels de ce type de contenu.

Vous pouvez ajouter un flux de travail à un type de contenu pour une liste ou une bibliothèque uniquement si un flux de travail a été déployé pour votre site ou espace de travail. Si des flux de travail semblent ne pas être disponibles, prenez contact avec votre administrateur central.

1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez modifier le type de contenu.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous utilisez une liste, cliquez sur l’onglet Liste, puis sur Paramètres de la liste.

   • Si vous utilisez une bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, puis sur Paramètres de la bibliothèque.

3. Sous Types de contenu, cliquez sur le nom du type de contenu auquel vous voulez ajouter un flux de travail.

   Remarque : Si la liste ou bibliothèque n’a pas été configurée pour autoriser plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n’apparaît pas dans la page Personnaliser de la bibliothèque.

4. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du flux de travail.

5. Cliquez sur Ajouter un flux de travail.

6. Dans la page Ajouter un flux de travail, dans la section Flux de travail, sélectionnez le modèle de flux de travail à utiliser.

7. Dans la section Nom, tapez un nom unique pour le flux de travail.

8. Dans la section Liste des tâches, spécifiez une liste de tâches à utiliser avec ce flux de travail.

   • Vous pouvez utiliser la liste de tâches par défaut ou en créer une. Si vous utilisez la liste de tâches par défaut, les participants au flux de travail peuvent facilement trouver et visualiser leurs tâches via la vue Mes tâches de la liste.

   • Créez une liste des tâches si les tâches relatives à ce flux de travail impliquent ou révèlent des données sensibles ou confidentielles qui doivent rester distinctes de la liste des tâches générale.

   • Créez une liste des tâches si votre organisation dispose d'un grand nombre de flux de travail ou si les flux de travail impliquent de nombreuses tâches. Dans ce cas, vous pouvez choisir de créer des listes de tâches pour chaque flux de travail.

9. Dans la section Historique, sélectionnez un historique à utiliser avec ce flux de travail. L'historique affiche tous les événements se produisant au cours de chaque instance du flux de travail.

   Vous pouvez utiliser l’historique par défaut ou vous pouvez créer un autre. Si votre organisation dispose de nombreux flux de travail, vous souhaiterez peut-être créer une liste d’historique distincte pour chaque flux de travail.

10. Dans la section Options de démarrage, indiquez comment, quand et par qui un flux de travail peut être démarré.

    Remarque : Des options spécifiques peuvent ne pas être disponibles si elles ne sont pas prises en charge par le modèle de flux de travail que vous avez sélectionné.

11. Cliquez sur OK ou sur Suivant.

12. Dans la page Personnaliser le flux de travail, sélectionnez toutes les options supplémentaires voulues, puis cliquez sur OK.

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Mettre un type de contenu en lecture seule

1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez définir le type de contenu en lecture seule.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous utilisez une liste, cliquez sur l’onglet Liste, puis sur Paramètres de la liste.

   • Si vous utilisez une bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, puis sur Paramètres de la bibliothèque.

3. Sous Types de contenu, sélectionnez le nom du type de contenu qui doit être accessible uniquement en lecture seule.

   Remarque : Si la liste ou la bibliothèque n'a pas été configurée pour accepter plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n'apparaît pas sur sa page Personnaliser.

4. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres avancés.

5. Dans la section Lecture seule, sous Ce type de contenu doit-il être en lecture seule ?, cliquez sur Oui.

6. Cliquez sur OK.

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Choix d'une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu

Vous pouvez appliquer une stratégie de collection de sites existante à un type de contenu de liste. Vous pouvez également créer une nouvelle stratégie de gestion des informations qui s’applique uniquement à un type de contenu de liste spécifique.

Modification des paramètres du panneau Informations sur le document pour un type de contenu

Panneau informations sur le Document, qui s’affiche dans les programmes Microsoft Office 2010 suivants : Word, Excel et PowerPoint — permet aux utilisateurs d’afficher et modifier les propriétés de type de contenu d’un document enregistré sur un serveur de gestion des documents directement à partir du bureau programme qu’elle utilise pour modifier le document. Par exemple, si le type de contenu de document pour une bibliothèque spécifique comporte une colonne d’état, utilisateurs peuvent afficher la propriété état dans le panneau informations sur le Document dans Word lorsqu’ils modifier le document. Ils peuvent également utiliser panneau informations sur le Document pour modifier la valeur de la propriété Status de brouillon à Final. Lorsque le document est enregistré sur le serveur, cette propriété est automatiquement mis à jour dans la colonne statut pour la bibliothèque.

1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez modifier le type de contenu.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous utilisez une liste, cliquez sur l’onglet Liste, puis sur Paramètres de la liste.

   • Si vous utilisez une bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, puis sur Paramètres de la bibliothèque.

3. Sous Types de contenu, cliquez sur le nom du type de contenu pour lequel vous souhaitez modifier le panneau informations sur le Document.

   Remarque : Si la liste ou la bibliothèque n'a pas été configurée pour accepter plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n'apparaît pas sur sa page Personnaliser.

4. Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres du panneau Informations sur le document.

5. Dans la section Modèle du panneau Informations sur le document, procédez comme suit :

   • Pour utiliser un modèle par défaut qui affiche les propriétés (colonnes) ayant été définies pour le type de contenu, cliquez sur Utiliser le modèle par défaut pour les applications Microsoft Office.

   • Pour utiliser un modèle personnalisé existant, cliquez sur utiliser un modèle personnalisé existant (URL, UNC ou URN) et tapez le chemin d’accès à l’emplacement du modèle.

   • Pour télécharger un modèle personnalisé existant (XSN), cliquez sur Télécharger un modèle personnalisé existant (XSN) à utiliser, puis cliquez sur Parcourir pour localiser le modèle à utiliser.

     Remarque : Si vous avez l'intention de télécharger un modèle de cette façon, vous devez supprimer l'URL de publication du modèle dans InfoPath avant de publier et de télécharger le modèle.

   • Pour créer un panneau personnalisé dans InfoPath, cliquez sur Créer un nouveau modèle personnalisé.

     Si vous sélectionnez cette option, InfoPath démarre et lance le modèle par défaut, que vous pouvez personnaliser pour créer un panneau personnalisé.

6. Dans la section Toujours afficher, indiquez si vous souhaitez panneau informations sur ce Document s’affiche automatiquement lorsque des documents de ce type de contenu sont tout d’abord ouverts ou enregistrés au sein d’un programme Office 2010.

7. Cliquez sur OK.

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Supprimer un type de contenu d’une liste ou d’une bibliothèque

Lorsque vous supprimez un type de contenu d’une liste ou bibliothèque, les utilisateurs ne pourront n’est plus créer de nouveaux éléments de ce type de contenu dans la liste ou bibliothèque. Suppression d’un type de contenu à partir d’une liste ou bibliothèque ne supprime pas tous les éléments qui ont été créés à partir du type de contenu.

1. Accédez à la liste ou à la bibliothèque de laquelle le type de contenu doit être supprimé.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si vous utilisez une liste, cliquez sur l’onglet Liste, puis sur Paramètres de la liste.

   • Si vous utilisez une bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque, puis sur Paramètres de la bibliothèque.

3. Sous Types de contenu, cliquez sur le nom du type de contenu que vous voulez supprimer.

   Remarque : Si la liste ou la bibliothèque n'a pas été configurée pour accepter plusieurs types de contenu, la section Types de contenu n'apparaît pas sur sa page Personnaliser.

4. Sous Paramètres, cliquez sur Supprimer ce type de contenu.

5. Lorsque vous êtes invité à confirmer si vous souhaitez supprimer ce type de contenu, cliquez sur OK.

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