Modèles et papier à lettres

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Utilisez un modèle de courrier si vous envoyez souvent des courriers similaires. Par ailleurs, le papier à lettres améliore la présentation de vos courriers grâce à des arrière-plans, des motifs et des conceptions colorés.

Si vous envoyez fréquemment des messages électroniques au contenu similaire, par exemple,

des messages électroniques d’avancement,

vous gagnerez du temps à utiliser un modèle de message électronique.

La procédure de création d’un modèle de message électronique est identique à celle

d’un message électronique. Cliquez sur ACCUEIL, sur Nouveau message électronique,

puis ajoutez du contenu à votre modèle, par exemple, du texte, des documents, etc.

Si Outlook a été configuré de manière à inclure

automatiquement votre signature dans les messages électroniques,

n’incluez pas celle-ci dans le modèle.

Sélectionnez la signature et appuyez sur Suppr.

Si vous envisagez d’envoyer ce message aux même personnes à chaque fois,

vous pouvez ajouter ceux-ci dans les lignes À et Cc maintenant.

Vous pouvez également ajouter ou supprimer des

destinataires avant d’envoyer le message électronique.

Étant donné que ce message électronique va devenir un modèle,

vous pouvez même ajouter des rappels à votre attention dans le texte.

Par exemple, vous pouvez ajouter une note

pour ne pas oublier d’inclure le mois dans l’objet.

Après avoir rédigé le message, ne l’envoyez pas, mais

enregistrez-le plutôt comme modèle. Pour ce faire, cliquez sur FICHIER,

puis sur Enregistrer sous.

Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de l’option Type, puis cliquez sur Modèle Outlook.

Il est important de ne pas modifier l’emplacement d’enregistrement des modèles.

Ici. >Attribuez un nom facile à retenir au modèle, puis cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous fermez le message électronique,

une boîte de dialogue vous invitant à enregistrer les modifications s’affiche.

Étant donné que cela s’applique au message et non au modèle que nous venons d’enregistrer,

cliquez sur Non.

Le modèle est prêt à être utilisé. Les étapes suivantes

peuvent prêter à confusion au premier abord, mais vous vous y ferez en quelques clics.

Sous l’onglet ACCUEIL, au lieu de cliquer sur Nouveau message électronique,

cliquez sur Nouveaux éléments.

Pointez sur Autres éléments, puis cliquez sur Choisir un formulaire.

Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de

Regarder dans, puis cliquez sur Modèles dans le fichier système.

Voici le modèle.

Si le modèle ne figure pas dans la liste, recommencez l’étape précédente et vérifiez

que vous avez sélectionné l’option Modèles dans le fichier système.

Outlook recherchera les modèles uniquement dans l’emplacement spécifié.

Sélectionnez le modèle et cliquez sur Ouvrir.

Vous pouvez apporter des modifications à votre guise, cela ne modifiera pas le modèle.

Par exemple, ajoutez le mois à l’objet, supprimez la note à mon attention,

entrez l’état d’avancement correspondant au jalon B

et insérez la chronologie du projet à jour.

Vérifiez que les destinataires du message sont appropriés et cliquez sur Envoyer.

Dans la prochaine vidéo,

nous verrons comment créer des modèles de calendriers, de tâches et de contacts.

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