Mise à niveau ! Tirer le meilleur parti d’Outlook (2) Organiser votre Boîte de réception (filtrer, définir les couleurs)

Useful feature:  Making the most of Outlook (2) Edit Inbox (filters, color settings)

Il devient difficile de trouver le message dont vous avez besoin lorsque la quantité de messages électroniques s’accroît dans votre boîte de réception.
Découvrons comment organiser votre Boîte de réception et gérer vos messages électroniques.

Cet article est constitué des contenus suivants :

Classer vos messages électroniques par couleur

Créer un nouveau dossier

Trier le courrier reçu

Modifier le nom d’une règle

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Classer vos messages électroniques par couleur

Vous pouvez faciliter la recherche du message électronique souhaité en attribuant des catégories de couleurs, ce qui ajoute de la couleur à la liste de vos messages électroniques dans votre Boîte de réception.

Exercice pratique : démarrer Outlook

Doctor

Reportez-vous à « Lancer et quitter Outlook » pour savoir comment démarrer Outlook.

  1. Cliquez sur Courrier dans le Volet de navigation de gauche, puis cliquez sur Boîte de réception dans Dossiers personnels.

    In the left navigation window, click Mail, and then click Inbox under Personal Folders.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le message électronique auquel attribuer une catégorie de couleur, pointez sur Classer, puis cliquez sur la catégorie de couleur. Dans cet exemple, cliquez sur Catégorie orange.

    Click Orange Category.

    La boîte de dialogue Renommer la catégorie s’affiche.

    Rename category dialog box

Conseil : boîte de dialogue Renommer la catégorie

Doctor

La boîte de dialogue Renommer la catégorie s’affiche la première fois que vous utilisez une catégorie de couleur.

  1. Dans cet exemple, ajoutez le nom « Famille » à la catégorie de couleur pour signaler le courrier provenant de votre famille.

    Tapez « Famille » dans la zone Nom et cliquez sur Oui.

    Rename category dialog box

    La catégorie de couleur Orange est définie en tant que catégorie « Famille » et attribuée au courrier.

    The orange category item is set to Family.

Créer un nouveau dossier

Créons un nouveau dossier dans la Boîte de réception.

  1. Cliquez sur Boîte de réception.

    Click Inbox.

  2. Cliquez sur l’ongletDossier, puis sur Nouveau dossier.

    Click New Folder.

    La boîte de dialogue Créer un dossier s’affiche.

  3. Tapez le nom du nouveau dossier dans la zone Nom. Dans cet exemple, tapez « Contact ».

    In the Name box, type the name of the new folder.

  4. Vérifiez que « Éléments de courrier et de publication » s’affichent dans Contenu du dossier. Vérifiez que la Boîte de réception est sélectionnée dans Sélectionner l’emplacement de ce dossier, puis cliquez sur OK.

    Confirm that Mail and Post Items appears under Folder contains.

    Un dossier appelé « Contact » est créé sous Boîte de réception.

    The folder Contacts is created under Inbox.

Trier le courrier reçu

Lorsque vous utilisez la commande Règles, vous pouvez par exemple déplacer automatiquement un message électronique entrant vers n’importe quel dossier ou attribuer une catégorie. Les règles s’appliquent uniquement au courrier non ouvert. Elles ne s’appliquent pas au courrier ouvert.

Créons par exemple une règle intitulée « Déplacer le courrier » avec « Annonce » dans Objet sur le dossier « Contact ».

  1. Cliquez sur Gérer les règles et les alertes dans le menu Règles.

    Click Manage Rules &amp; Alerts in the Rules menu.

    La boîte de dialogue Règles et alertes s’affiche.

  2. Cliquez sur Nouvelle règle.

    Rules and Alerts dialog box

    L’Assistant Règles s’affiche.

  3. Suivez l’Assistant et créez la règle. Cliquez pour sélectionner l’action à exécuter dans Rester organisé à l’Étape 1 : sélectionnez un modèle. Sélectionnez Déplacer les messages qui contiennent des mots spécifiques dans l’objet vers un dossier.

    Enable Move messages with specific words in the subject to a folder.

  4. Cliquez sur la partie soulignée dans Étape 2 : modifiez la description de la règle (cliquez sur une valeur soulignée). Commencez par cliquer sur des mots spécifiques.

    Click specific words.

    La boîte de dialogue Rechercher le texte s’affiche.

  5. Tapez les mots se trouvant dans l’objet dans Spécifier un mot/une expression à rechercher dans l’objet, puis cliquez sur Ajouter. Tapez « Annonce » et cliquez sur Ajouter.

    Specify Text dialog box

  6. « Annonce » est ajouté dans la zone Rechercher la liste. Cliquez sur OK.

    Specify Text dialog box

  7. Cliquez ensuite sur Spécifié.

    Click specified.

    La boîte de dialogue Règles et alertes s’affiche.

  8. Cliquez pour sélectionner le dossier sur lequel déplacer le courrier électronique dans Sélectionner un dossier, puis cliquez sur OK. Sélectionnez le dossier « Contact ».

    Select the Contacts folder.

Conseil : dossiers de la Boîte de réception

Doctor

Si le dossier que vous avez créé ne s’affiche pas dans la Boîte de réception, cliquez sur la gauche de Expand inbox la Boîte de réception. Le dossier s’affiche.

Cliquez sur Terminer.

Click Finish.

La règle est créée.

Rules and Alerts dialog box

Modifier le nom d’une règle

La règle créée est nommée automatiquement. Vous pouvez modifier le nom afin qu’il soit plus facile à mémoriser.

  1. Cliquez sur Modifier la règle dans la boîte de dialogue Règles et alertes, puis cliquez sur Renommer la règle.

    Rules and Alerts dialog box

    Une boîte de dialogue s’affiche dans laquelle vous pouvez renommer la règle.

  2. Tapez le nom dans la zone Nouveau nom de la règle, puis cliquez sur OK.

    Enter new name for rule

    Le nom de la règle est modifié.

    Rules and Alerts dialog box

« Ajouter une signature » est l’étape suivante.

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