Mettre en œuvre la gestion des enregistrements

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez gérer des enregistrements « sur place », c’est-à-dire en laissant un document à son emplacement actuel sur un site, ou stocker vos enregistrements dans une archive spécifique, telle qu’un site de centre des enregistrements.

Avant de mettre en œuvre la gestion des enregistrements, il est recommandé de créer un plan de gestion des enregistrements pour votre organisation. Pour vous aider à choisir le système approprié de gestion des enregistrements pour votre organisation, voir Choisir comment stocker et gérer les enregistrements.

Créer et configurer un site de centre des enregistrements

Cette section présente une vue d’ensemble des principales étapes à effectuer pour créer et configurer un site de centre des enregistrements. Cliquez sur les liens pour consulter des conseils spécifiques pour chaque étape.

  1. Créez le site du centre des enregistrements à l’aide du modèle de site de centre des enregistrements.

  2. Créez des listes ou des bibliothèques d’enregistrements pour gérer et stocker chaque type d’enregistrement qui est spécifié dans votre plan de gestion des fichiers (déf : un plan de gestion des fichiers décrit les types de documents ou d’éléments qu’une organisation considère comme étant des enregistrements professionnels officiels. Il indique l’emplacement où sont stockés ces enregistrements et fournit des informations permettant de distinguer les différents types d’enregistrements).

  3. Ajoutez un type de contenu associé à vos bibliothèques et listes.

  4. Créez et ajoutez des colonnes de sites aux types de contenu appropriés afin d’y placer et d’y afficher les métadonnées de chaque type d’enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.

  5. Ajoutez une stratégie de gestion des informations à un type de contenu sur le site du centre des enregistrements.

  6. Configurez l’organisateur de contenu pour acheminer chaque type d’enregistrement vers l’emplacement approprié.

Haut de la page

Créer un site de centre des enregistrements

Nous vous conseillons de créer un centre des enregistrements en tant que collection de sites de niveau supérieur, non en tant que sous-site. Pour créer une collection de sites, vous devez être membre du groupe SharePoint Administrateurs de batterie sur l’ordinateur exécutant le site web d’administration centrale de SharePoint.

Dans SharePoint Online, vous pouvez créer un site Centre des enregistrements à partir de votre site SharePoint de niveau supérieur. Cliquez sur + créer le site, puis commencez à l’étape 4 en dessous.

  1. Démarrez SharePoint 2013 ou 2016 l’Administration centrale.

    • Pour Windows Server 2008 R2 :

      • Cliquez sur Démarrer, cliquez sur les Produits Microsoft SharePoint 2013 ou les Produits Microsoft SharePoint 2013, puis cliquez sur Administration centrale de SharePoint 2013 ou Administration centrale de SharePoint 2016.

    • Pour Windows Server 2012 :

      • Dans l’écran d’accueil, cliquez sur Administration centrale de SharePoint 2013 ou Administration centrale de SharePoint 2016.

        Administration centrale de SharePoint 2013 ou Administration centrale de SharePoint 2016 n’est pas dans l’écran d’accueil:

      • Cliquez sur ordinateur, cliquez sur toutes les applications, puis cliquez sur Administration centrale de SharePoint 2013 ou Administration centrale de SharePoint 2016.

  2. Sur le site web d’administration centrale, dans la section Gestion des applications, cliquez sur Créer des collections de sites.

  3. Dans la page Créer une Collection de sites, dans la section Application Web, si l’application web dans laquelle vous voulez créer la collection de sites n’est pas sélectionnée, cliquez sur la flèche vers le bas. Dans le menu Application Web, cliquez sur Modifier une Application Web, puis cliquez sur l’application web dans laquelle vous voulez créer la collection de sites.

  4. Dans la section Titre et description, tapez le titre et une description pour la collection de sites.

  5. Dans la section Adresse du site web, sélectionnez le chemin d’accès à utiliser pour votre URL, par exemple, un chemin d’accès d’inclusion générique tel que /sites/ ou le répertoire racine (/).

    Si vous sélectionnez un chemin d’accès d’inclusion générique, vous devez également taper le nom du site à utiliser dans l’URL de votre site.

  6. Dans la section Sélection du modèle, dans la liste Sélectionnez la version, sélectionnez la version de SharePoint des modèles que vous voulez utiliser.

    Sélectionnez la version expérience si vous souhaitez que la collection de sites pour rechercher et exécuter comme une collection de sites dans SharePoint Server. Une collection de sites qui utilise une version antérieure expérience s’exécute dans une version ultérieure de SharePoint, mais l’expérience utilisateur et l’interface utilisateur de la collection de sites refléteront la version antérieure. Une collection de sites pouvant être mis à niveau à tout moment vers la dernière version de l’expérience.

  7. Dans la section Sélection du modèle, sélectionnez l’onglet Entreprise, puis cliquez sur Centre des enregistrements.

  8. Dans la section Administrateur de la collection de sites, tapez le nom d’utilisateur (sous la forme DOMAINE\nom d’utilisateur) de l’utilisateur qui sera l’administrateur de la collection de sites.

  9. Dans la section Administrateur secondaire de la collection de sites, tapez le nom d’utilisateur de l’administrateur secondaire de la collection de sites. Désigner un administrateur secondaire de la collection de sites est la meilleure façon de s’assurer que quelqu’un puisse gérer la collection de sites en l’absence d’un administrateur principal de la collection de sites.

  10. Si vous utilisez des quotas pour gérer le stockage des collections de sites, dans la section Modèle de quota, dans la liste Sélectionnez un modèle de quota cliquez sur un modèle.

  11. Cliquez sur OK.

Créer des bibliothèques ou des listes pour gérer des enregistrements

Les bibliothèques et les listes sont des éléments importants dans la gestion des enregistrements. Elles font office de fichiers CAB pour chaque type d’enregistrement que vous voulez stocker ou gérer. L’association des types de contenu (explications plus loin) aux bibliothèques et listes facilite le classement de vos enregistrements. Il est recommandé de créer une bibliothèque de documents ou liste pour chaque type de contenu de votre plan de gestion des fichiers.

Ajouter un type existant de contenu à une liste ou une bibliothèque

Une fois un type de contenu ajouté à une liste ou à une bibliothèque, cette liste ou bibliothèque peut contenir des éléments de ce type. Lorsque des enregistrements sont envoyés au site du centre des enregistrements, ils sont acheminés vers la liste ou la bibliothèque appropriée selon le type de contenu du document.

Haut de la page

Créer et ajouter des colonnes de site à des listes, des bibliothèques ou des types de contenu

Les colonnes vous aident à grouper, classer et suivre des enregistrements ou d’autres éléments. Une colonne de site définit un élément de métadonnées pouvant être associé à un type de contenu, une liste ou une bibliothèque. Par exemple, vous pouvez ajouter des colonnes de site pour définir l’« auteur » ou la « date de fin ». Ajoutez une colonne de site à un type de contenu pour permettre aux enregistrements de stocker un élément de métadonnées qui est envoyé avec un enregistrement ou pour ajouter des métadonnées permettant de gérer l’enregistrement.

Créer une colonne de site

  1. Dans le site du centre des enregistrements, cliquez sur Paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , puis sur Paramètres du site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du Site, sous Galeries du Concepteur Web, cliquez sur colonnes de Site.

  3. Dans la page Colonnes de sites, cliquez sur Créer.

  4. Dans la page Nouvelle colonne de site, dans la zone Nom de la colonne de la section Nom et type, tapez le nom souhaité.

  5. Sélectionnez le type d’informations que vous voulez stocker dans la colonne, par exemple, la monnaie, la date et l’heure ou le texte.

  6. Dans la section Groupe, sélectionnez le groupe existant dans lequel stocker la nouvelle colonne de site ou sélectionnez Nouveau groupe pour créer un nouveau groupe permettant de stocker la colonne. Les groupes offrent une façon d’organiser les colonnes et de faciliter l’accès à ces dernières.

Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, sélectionnez les paramètres de colonne supplémentaires voulus. Les options disponibles dans cette section diffèrent selon le type de colonne sélectionné dans la section Nom et type. Par exemple, si le type d’informations à stocker dans une colonne est Choix, vous pouvez définir les choix à énumérer dans la section Paramètres de colonne supplémentaires.

  1. Cliquez sur OK.

Ajouter une colonne de site à un type de contenu pour les enregistrements

  1. Dans la page d’accueil du site Centre des enregistrements, cliquez sur paramètres, puis cliquez sur Paramètres du Site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Dans la section Galeries du Concepteur Web, cliquez sur types de contenu de Site.

  3. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le type à configurer.

  4. Après avoir sélectionné un type de contenu de site à partir du site parent ou créé un nouveau type de contenu de site, dans la section Colonnes de la page du type de contenu du site sélectionné, cliquez sur Ajouter à partir de colonnes de site existantes.

  5. Dans la section Sélectionner les colonnes de la page Ajouter des colonnes au type de contenu, sélectionnez le groupe à filtrer à partir de la liste Sélectionner des colonnes dans.

  6. Sélectionnez la colonne que vous souhaitez ajouter à partir de la liste colonnes disponibles , puis cliquez sur Ajouter.

  7. Dans la section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site, indiquez si les types de contenu de site enfant qui héritent de ce type de contenu de site prennent en considération vos modifications.

  8. Après l’ajout des colonnes souhaitées, cliquez sur OK.

Remarque :  Si le type de contenu que vous voulez sélectionner n’apparaît pas sous forme de lien (en grisé) sur cette page, le type de contenu appartient à un site parent du site du centre des enregistrements et, par conséquent, il doit être sélectionné et configuré à partir du site parent. Pour cela, cliquez sur le lien sous la colonne Source à côté du type de contenu de site en grisé sous la colonne Type de contenu de site.

Haut de la page

Créer des stratégies de gestion des informations pour les enregistrements

Une stratégie de gestion des informations consiste en un ensemble de règles appliquées à un type de contenu. Les stratégies de gestion des informations permettent aux organisations de contrôler et de suivre des événements tels que la durée de conservation des contenus ou les actions que les utilisateurs sont autorisés à effectuer sur ces contenus.

Remarque :  Vous devez être membre du groupe Propriétaires pour le site du centre des enregistrements pour pouvoir effectuer cette tâche.

Ajouter une stratégie de gestion des informations à un type de contenu

Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier une stratégie de gestion des informations pour un type de contenu principal. Les types de contenu principal sont installés lors de la création d’une collection de sites. Vous devez créer un type de contenu dérivé d’un type de contenu principal, et appliquer une stratégie de gestion des informations au type de contenu dérivé.

  1. Dans le site, cliquez sur paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , puis cliquez sur Paramètres du Site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Dans la page Paramètres du Site, dans la section Galeries du Concepteur Web, cliquez sur types de contenu de Site.

  3. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le type de contenu auquel vous voulez ajouter une stratégie de gestion des informations.

  4. Dans la page Type de contenu, cliquez sur Paramètres de la stratégie de gestion des informations.

  5. Dans la page Modifier une stratégie, tapez une description pour la stratégie, puis rédigez une brève déclaration de stratégie qui explique son objectif aux utilisateurs. La déclaration de stratégie peut comporter jusqu’à 512 caractères.

  6. Ensuite, vous devez ajouter une ou plusieurs fonctionnalités de stratégie à la stratégie de gestion des informations. Lorsque vous activez les fonctionnalités, des paramètres supplémentaires seront affiche.

Ajouter des fonctionnalités de stratégie à la stratégie de gestion des informations

Les fonctionnalités de stratégie que vous pouvez ajouter à une stratégie d’informations sont les étiquettes, les audits, l’expiration et les codes-barres.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie de rétention à une stratégie de gestion des informations

  1. Dans la page Modifier la stratégie, activez la case à cocher Activer la rétention.

  2. Cliquez sur Ajouter une étape de rétention et sélectionnez l’une des périodes de rétention suivantes à spécifier lors de l’expiration des documents : pour définir la date d’expiration sur la base d’une propriété de date, sélectionnez Cette étape repose sur une propriété de date de l’élément, puis sélectionnez l’action (Créé le ou Modifié le) et la période (jours, mois ou années).

  3. Tapez une valeur dans la zone entre les listes pour définir la période.

  4. Sélectionnez l’action devant se produire à l’expiration du document.

  5. Si vous voulez que l’action sélectionnée soit répétée, activez la case à cocher dans la section Périodicité et sélectionnez la périodicité.

  6. Cliquez sur OK.

Haut de la page

Ajouter une fonctionnalité de stratégie d’audit à une stratégie de gestion des informations

  1. Dans la section Audit de la page Modifier une stratégie, sélectionnez Activer l’audit, puis activez les cases à cocher en regard des événements pour lesquels vous souhaitez conserver une trace d’audit.

  2. Cliquez sur OK.

    Remarque : Pour consulter les journaux d’audit, dans la page Paramètres du site, cliquez sur Rapports du journal d’audit, puis sélectionnez le rapport à afficher.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie de code-barres à une stratégie de gestion des informations

  1. Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Codes-barres, sélectionnez Activer les codes-barres.

  2. Activez la case à cocher Inviter les utilisateurs à insérer un code-barressi vous voulez que les applications clientes Office requièrent que les utilisateurs insèrent un code-barres dans leurs documents.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie d’étiquette à une stratégie de gestion des informations

  1. Dans la section Étiquettes de la page Modifier la stratégie, activez la case à cocher Activer les étiquettes.

  2. Pour demander aux utilisateurs d’insérer une étiquette avant d’enregistrer ou d’imprimer un document, sélectionnez Inviter les utilisateurs à insérer une étiquette avant l’enregistrement ou l’impression.

  3. Pour éviter que les étiquettes soient modifiées après leur ajout, sélectionnez Empêcher la modification d’étiquettes après les avoir ajoutées.

  4. Dans la zone Format d’étiquette, tapez le texte devant s’afficher sur l’étiquette. Vous pouvez utiliser n’importe quelle combinaison de propriétés de document ou texte fixe, à l’exception de propriétés calculées ou par défaut telles qu’un identificateur global unique (GUID) ou Créé par. Pour commencer une nouvelle ligne, utilisez la séquence de caractères \n.

  5. Sélectionnez une police, une taille de police, un style de police et une justification pour le texte d’étiquette.

  6. Entrez une hauteur d’étiquette en pouces dans la zone Hauteur et une largeur d’étiquette en pouces dans la zone Largeur.

  7. Cliquez sur Actualiser pour visualiser vos modifications.

  8. Cliquez sur OK.

Configurer la gestion des enregistrements sur place

Lorsque vous utilisez le centre des enregistrements, vous travaillez dans un référentiel verrouillé et vous pouvez utiliser une opération Envoyer vers pour placer des enregistrements dans ce référentiel. Toutefois, n’importe quel site peut être activé pour la gestion des enregistrements sur place et peut être configuré comme système de gestion des enregistrements. Dans ce type de système, contrairement au centre des enregistrements, vous pouvez stocker les enregistrements avec des documents actifs dans un espace de collaboration. Certains des avantages supplémentaires de l’utilisation d’un système de gestion des enregistrements sur place sont les suivants :

  • Les enregistrements peuvent exister et être gérés sur plusieurs sites.

  • Le contrôle des versions étant activé, la conservation de versions des enregistrements est automatique.

  • La recherche eDiscovery peut être exécutée simultanément dans des enregistrements et des documents actifs.

  • Meilleur contrôle de ce qu’est un enregistrement dans votre organisation et de qui peut créer un enregistrement.

Trois étapes principales sont requises pour configurer une gestion des enregistrements sur place :

  1. Activer la gestion des enregistrements sur place au niveau de la collection de sites

  2. Configurer les paramètres de déclaration d’enregistrement au niveau de la collection de sites

  3. Configurer les paramètres de déclaration d’enregistrement au niveau de la liste ou de la bibliothèque

    Remarque : Vous devez être un collaborateur ou un administrateur de liste pour pouvoir déclarer manuellement des éléments comme enregistrements.

Haut de la page

Activer la gestion des enregistrements sur place au niveau de la collection de sites

La première étape de la configuration d’un système de gestion des enregistrements sur place consiste à activer la fonctionnalité au niveau de la collection de sites. L’activation de la fonctionnalité active la commande Déclarer/Annuler la déclaration d’un enregistrement sur le ruban.

Remarque :  Vous devez être administrateur de la collection de sites pour effectuer cette tâche.

  1. Dans le niveau plus élevé du site, cliquez sur paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 et puis cliquez sur Paramètres du Site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

  3. En regard de Gestion des enregistrements sur place, cliquez sur Activer.

Configurer les paramètres de déclaration d’enregistrement au niveau de la collection de sites

  1. Dans le niveau plus élevé du site, cliquez sur paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 et puis cliquez sur Paramètres du Site.

    Dans un site de groupe connecté SharePoint, cliquez sur paramètres, cliquez sur Contenu du Site, puis cliquez sur Paramètres du Site.

  2. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Paramètres de déclaration des enregistrements.

  3. Dans la page Paramètres de déclaration des enregistrements, si vous voulez placer une restriction sur ce qui peut être fait pour les éléments qui sont déclarés comme enregistrements, sélectionnez l’une des options dans la section Restrictions liées aux enregistrements.

  4. Dans la section Disponibilité de la déclaration d’enregistrement, choisissez si la déclaration manuelle des enregistrements doit être ou non disponible dans les listes et les bibliothèques par défaut. Si vos choisissez l’option Non disponible dans tous les emplacements par défaut, les enregistrements peuvent uniquement être déclarés par le biais d’une stratégie ou d’un flux de travail.

  5. Dans la section Rôles de déclaration, sélectionnez les rôles pouvant manuellement déclarer et annuler la déclaration des enregistrements.

  6. Cliquez sur OK.

Configurer les paramètres de déclaration d’enregistrement au niveau de la liste ou de la bibliothèque

Vous pouvez disposer de davantage de contrôle sur l’endroit où les éléments peuvent être déclarés comme enregistrements en configurant des déclarations d’enregistrement pour une liste ou une bibliothèque. Lors de la configuration d’une liste ou d’une bibliothèque en vue de la déclaration d’enregistrements, vous pouvez faire en sorte que les éléments soient automatiquement déclarés comme enregistrements lorsqu’ils sont ajoutés à la liste ou la bibliothèque.

  1. Dans la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous voulez configurer les paramètres de déclaration d’enregistrement, cliquez sur l’onglet bibliothèque ou liste sur le ruban, puis cliquez sur Paramètres de la bibliothèque ou Paramètres de la liste.

    Dans SharePoint Online, cliquez sur paramètres Bouton Paramètres d’Office 365 , puis sur paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque.

  2. Sous la page Bibliothèque de documents/Paramètres de liste, sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de déclaration d’enregistrement.

  3. Dans la section Disponibilité de la déclaration manuelle des enregistrements, choisissez :

  4. si vous voulez que la liste ou la bibliothèque utilise les paramètres de déclaration d’enregistrement par défaut utilisés par la collection de sites ;

  5. si les utilisateurs doivent toujours être autorisés à déclarer manuellement les éléments comme enregistrements pour la liste ou la bibliothèque, ou ;

  6. si les utilisateurs ne peuvent jamais déclarer manuellement des enregistrements au sein de la liste ou de la bibliothèque.

  7. Dans la section Déclaration automatique, activez la case à cocher si vous souhaitez que tous les éléments ajoutés à la liste ou la bibliothèque soient automatiquement déclarés comme enregistrements.

  8. Cliquez sur OK.

Haut de la page

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×