Mettre à jour les informations relatives aux tâches dans Project Web Access

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Dans la version 2007 de Microsoft Office Project Web Access, vous pouvez afficher et mettre à jour vos affectations de tâches dans Microsoft Office Outlook à l’aide du dossier tâches et le calendrier, que vous soyez actuellement en ligne. Cette opération est utile pour ceux qui ne disposent pas toujours accès au réseau. Si vous mettez à jour vos affectations de tâches alors que vous êtes en mode hors connexion, vous pouvez mettre à jour le serveur avec votre temps mis à jour et les informations d’état lorsque vous êtes en ligne.

Remarque : Pour afficher et mettre à jour vos tâches à partir d’Outlook, vous devez le Microsoft Office 2007 complément Project pour Outlook est installé. Ce complément fonctionne avec Microsoft Office Outlook 2007 et Microsoft Office Outlook 2003. Pour plus d’informations sur le téléchargement et l’installation du Microsoft Office 2007 complément Project pour Outlook, voir Importer les affectations de Project Web Access pour Outlook.

Contenu de cet article

À propos de la mise à jour vos informations sur la tâche dans Outlook

Envoyer l’état des tâches à Project Web Access et votre responsable

Soumettre des heures de votre feuille de temps dans Project Web Access

Envoyer votre heures tâche combinée état et feuille de temps dans Project Web Access

Configurer la mise à jour de la tâche automatique dans Outlook

À propos de la mise à jour vos informations sur la tâche dans Outlook

Nombreuses organisations et responsables de projet choisissent d’effectuer le suivi d’état des tâches indépendamment des heures de travail avec les approbateurs différents pour chaque type de données. Par exemple, peut être affectée à une tâche de 40 heures, mais vous ne pourrez effectuer cette tâche dans les 30 heures. Si votre organisation suit l’état des tâches indépendamment des heures de travail, vous pouvez signaler que la tâche est achevée à 100 %, mais uniquement obligatoire 30 les heures sur 40 allouées à la tâche. Si votre organisation pistes état de la tâche et heures de travail ensemble, et vous accompli 30 les heures sur 40 allouées à la tâche, l’état des tâches affichait 75 % travail achevé.

Les écrans utilisés pour signaler votre état et heures de travail dans Outlook sont différentes, selon la méthode de suivi utilisée par votre organisation ou votre responsable de projet.

Pour déterminer quelle méthode est utilisée pour un de vos affectations de tâches :

  1. Ouvrir une tâche Outlook ou un rendez-vous qui a été importé à partir de Office Project Web Access.

    • Si vous avez ouvert un rendez-vous, sous l’onglet rendez-vous, dans le groupe Afficher, cliquez sur Project Web Access pour afficher le formulaire utilisé pour créer des rapports sur vos tâches.

    • Si vous avez ouvert une tâche, le formulaire utilisé pour créer des rapports sur vos tâches est affiché par défaut.

  2. Sur le formulaire utilisé pour créer des rapports sur vos tâches :

    • Si vous voyez deux onglets, Gestion des tâches et feuille de temps, votre organisation surveille l’état des tâches indépendamment des heures de travail. Vous entrez ces données séparément dans Outlook et vos heures de travail changera pas vos informations de statut de tâche. Suivez les étapes décrites dans les sections Envoyer l’état des tâches à Project Web Access et votre responsable et Envoyez vos heures de travail dans Project Web Access .

      Votre organisation peut choisir effectuer le suivi d’état des tâches indépendamment des heures de travail pour séparer la quantité d’heures de travail réel le volume de travail que vous placez dans vos tâches.

    • Si vous ne voyez pas les deux onglets, et qu’une grille dans laquelle vous pouvez entrer vos heures de la tâche, votre organisation combine état et feuille de temps de suivi. Vous entrez vos heures de travail dans Outlook et le complément calcule vos informations de statut de tâche. Suivez les étapes décrites dans la section Envoyer l’état des tâches combinées et les heures de travail dans Project Web Access .

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Envoyer l’état des tâches à Project Web Access et votre responsable

Informations sur les tâches validées à l’aide d’Outlook remplacera les données d’état de tâche déjà capturées dans Office Project Web Access. Si vous ne savez pas quelles sont les données déjà peuvent être capturées dans Office Project Web Access, vérifiez les informations d’état dans Office Project Web Access avant l’envoi de vos informations sur la tâche à l’aide d’Outlook.

  1. Dans Outlook, ouvrez la tâche synchronisée ou le rendez-vous que vous signalez à partir du dossier tâches ou le calendrier. Si vous avez ouvert un rendez-vous, sous l’onglet rendez-vous, dans le groupe Afficher, cliquez sur Project Web Access pour afficher la tâche formulaire de création de rapports. Si vous avez ouvert une tâche, la tâche reporting formulaire s’affiche, par défaut.

  2. Sous l’onglet Gestion des tâches de la tâche formulaire de déclaration, tapez les données appropriées dans la zone pourcentage de travail achevé, travail restant ou travail réel, selon les paramètres de votre organisation. Saisie de données dans un de ces zones calcule automatiquement les deux autres.

    Par exemple, si une tâche nécessite un total de 40 heures de travail et que vous tapez 20 % dans la zone pourcentage de travail achevé, la zone travail réel met automatiquement à jour pour refléter une journée de travail (1D) et la zone de travail restant est mise à jour pour refléter les quatre jours restant pour terminer la tâche (4 d). Si vous pensez que le travail restant sur la tâche doit prendre plu de 4 jours, vous pouvez augmenter le travail restant, et augmenter ainsi la durée totale de la tâche.

  3. Si vous voulez envoyer votre statut sur Office Project Web Access et votre responsable, activez la case à cocher et soumettre au responsable de projet.

  4. Cliquez sur Enregistrer dans Project Web Access.

    Si vous voulez envoyer votre statut ultérieurement, cliquez sur Enregistrer et fermer dans le groupe Enregistrer sous l’onglet tâche ou un rendez-vous. Vos modifications sont enregistrées localement dans Outlook sans les soumettre à votre responsable ou Office Project Web Access. Utilisez cette option lorsque vous travaillez en mode hors connexion.

Par ailleurs, si vous avez capturé des informations d’état pour plusieurs tâches et que vous voulez envoyer toutes les Office Project Web Access, cliquez sur Mise à jour de Project Web Access dans la barre d’outils de Project Web Access dans Outlook. Cela envoie toutes vos modifications en même temps, plutôt que d’exiger soumettre chaque tâche individuellement.

Cette méthode de l’envoi de votre état des tâches envoie également les modifications de feuille de temps.

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Soumettre des heures de votre feuille de temps dans Project Web Access

Heures de feuille de temps validées à l’aide d’Outlook remplacera les heures de feuille de temps déjà capturés dans Office Project Web Access. Si vous ne savez pas quelles sont les données déjà peuvent être capturées dans Office Project Web Access, vérifiez que les heures de feuille de temps dans Office Project Web Access avant l’envoi de vos informations sur la tâche à l’aide d’Outlook.

  1. Dans Outlook, ouvrez la tâche synchronisée ou le rendez-vous que vous signalez à partir du dossier tâches ou le calendrier. Si vous avez ouvert un rendez-vous, sous l’onglet rendez-vous, dans le groupe Afficher, cliquez sur Project Web Access pour afficher la tâche formulaire de création de rapports. Si vous avez ouvert une tâche, la tâche reporting formulaire s’affiche, par défaut.

  2. Sous l’onglet de feuille de temps de la tâche formulaire de déclaration, tapez vos heures travaillées sur la tâche pour chaque jour affiché dans la grille. Ces heures ne change pas des données de statut que vous avez peut-être entré sous l’onglet Gestion des tâches.

    Cliquez sur précédent ou suivant pour faire défiler le calendrier en semaines. Vous ne pouvez pas entrer des heures de feuille de temps qu'une version antérieure à une semaine avant la planifiée date de début de l’affectation de tâche ou une date de l’affectation de fin une semaine après planifiée au plus tard.

    Si vos heures de feuille de temps correspondent le temps planifié pour l’affectation de tâche, vous pouvez copier facilement les heures prévues dans la grille et puis modifier les horaires, selon vos besoins. Cliquez sur Copier planifié pour remplir automatiquement la grille avec les heures de travail par défaut de la tâche. Par exemple, si une tâche a 40 heures de travail prévu pendant une période d’une semaine et que vous avez prévu huit heures par jour pendant 5 jours, en cliquant sur Copier planifié insère automatiquement 8 heures pour chaque jour de la tâche est planifiée pendant la période affichée. Si votre travail réel varie légèrement le travail planifié, vous pouvez modifier les nombres dans la grille avant d’enregistrer votre travail dans Office Project Web Access.

  3. Cliquez sur Enregistrer dans Project Web Access.

    Si vous êtes prêt à soumettre votre feuille de temps à votre responsable, cliquez sur Aller à Web feuille de temps. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et la page du Centre de la feuille de temps s’affiche.

    Pour enregistrer votre feuille de temps d’envoi pour Office Project Web Access ultérieurement, cliquez sur Enregistrer et fermer dans le groupe Enregistrer sous l’onglet tâche ou un rendez-vous. Vos modifications sont enregistrées localement dans Outlook sans les soumettre à votre responsable ou Office Project Web Access. Utilisez cette option lorsque vous travaillez en mode hors connexion.

Par ailleurs, si vous avez capturé heures de travail pour plusieurs tâches et que vous voulez les enregistrer sur Office Project Web Access, cliquez sur Mise à jour de Project Web Access dans la barre d’outils de Project Web Access dans Outlook. Cette opération enregistre toutes vos modifications en même temps, plutôt que de demander à enregistrer chaque tâche individuellement. Après avoir enregistré vos heures de travail dans Outlook, vous devez soumettre votre feuille de temps à votre responsable dans Office Project Web Access.

Cette méthode de l’enregistrement de vos heures de travail dans Office Project Web Access envoie également les modifications apportées à votre état des tâches.

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Envoyer votre heures tâche combinée état et feuille de temps dans Project Web Access

  1. Dans Outlook, ouvrez la tâche synchronisée ou le rendez-vous que vous signalez à partir du dossier tâches ou le calendrier. Si vous avez ouvert un rendez-vous, sous l’onglet rendez-vous, dans le groupe Afficher, cliquez sur Project Web Access pour afficher la tâche formulaire de création de rapports. Si vous avez ouvert une tâche, la tâche reporting formulaire est affichée par défaut.

  2. Tapez vos heures travaillées sur la tâche pour chaque jour affiché dans la grille.

    Cliquez sur précédent ou suivant pour vous déplacer dans le calendrier par semaine. Vous ne pouvez pas entrer des heures de feuille de temps qu'une version antérieure à une semaine avant la planifiée date de début de l’affectation de tâche ou une ultérieurement à une semaine après planifiée date de fin de l’affectation.

    Heures entré dans la grille sont automatiquement reportées pour remplir les zones de pourcentage du travail achevé et le travail Total.

    Par exemple, si une tâche nécessite un total de deux semaines de travail (2 s) et que vous entrez 16 heures de travail pendant la période en cours de création de rapports sur la grille, la zone pourcentage de travail achevé met automatiquement à jour pour refléter les 20 % achevé. Si vous avez besoin de plus de temps pour effectuer cette tâche, vous pouvez taper le travail restant dans la zone de Travail restant pour étendre la durée de la tâche. Vous pouvez également réduire la durée de la tâche en tapant un plus petit nombre dans la zone de Travail restant.

    Si vos heures de feuille de temps correspondent le temps planifié pour l’affectation de tâche, vous pouvez facilement copier les heures prévues dans la grille, puis modifiez les heures selon vos besoins. Cliquez sur Copier planifié pour remplir automatiquement la grille avec les heures de travail par défaut de la tâche. Par exemple, si une tâche a 40 heures de travail prévu pendant une période d’une semaine et que vous avez prévu huit heures par jour pendant 5 jours, en cliquant sur Copier planifié insère automatiquement 8 heures pour chaque jour de la tâche est planifiée pendant la période affichée. Si votre travail réel varie légèrement le travail planifié, vous pouvez modifier les nombres dans la grille avant d’enregistrer votre travail dans Office Project Web Access.

  3. Cliquez sur Enregistrer dans Project Web Access.

    Si vous êtes prêt à soumettre votre feuille de temps à votre responsable, cliquez sur Aller à Web feuille de temps. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et la page de Liste de feuille de temps s’affiche.

    Pour enregistrer votre feuille de temps d’envoi pour Office Project Web Access ultérieurement, cliquez sur Enregistrer et fermer dans le groupe Enregistrer sous l’onglet tâche ou un rendez-vous. Vos modifications sont enregistrées localement dans Outlook, sans les soumettre à votre responsable ou Office Project Web Access. Utilisez cette option lorsque vous travaillez en mode hors connexion.

Par ailleurs, si vous avez capturé heures de travail pour plusieurs tâches et que vous voulez envoyer toutes les Office Project Web Access, cliquez sur Mise à jour de Project Web Access dans la barre d’outils de Project Web Access dans Outlook. Cela envoie toutes vos modifications en une seule fois, plutôt que de que vous ayez à soumettre chaque tâche individuellement. Après l’envoi de vos modifications dans Outlook, vous devez soumettre votre feuille de temps à votre responsable dans Office Project Web Access.

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Configurer la mise à jour de la tâche automatique dans Outlook

Vous pouvez modifier les options par défaut et spécifier comment et la fréquence à laquelle vous souhaitez mettre à jour d’affectations à Office Project Web Access.

Pour mettre à jour Project Web Access automatiquement, vous devez être connecté à Microsoft Office Project Server à l’aide d’un compte d’utilisateur Windows.

  1. Dans Outlook, dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis cliquez sur l’onglet Project Web Access.

  2. Dans la section Mettre à jour d’affectation, cliquez sur tous.

  3. Spécifier le nombre de jours, semaines ou mois dans les zones correspondantes, puis entrez lorsque vous souhaitez que la mise à jour suivante dans la zone de la prochaine mise à jour.

  4. Activez la case à cocher M’envoyer un message de confirmation pour recevoir un message électronique de synthèse après chaque mise à jour.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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