Mettre à jour les données d'une base de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article explique comment mettre à jour des données existantes. Microsoft Office Access 2007 offre de nombreux outils permettant de mettre à jour les enregistrements existants, notamment les feuilles de données, les formulaires, les requêtes, la fonction de recherche et de remplacement, ainsi que la nouvelle fonction Collection de données.

N’oubliez pas que la mise à jour des données n’est pas la même procédure que l’entrée de nouvelles données. Pour plus d’informations sur la saisie de nouvelles données dans une base de données, voir l’article Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de données.

Contenu de cet article

Conception de base de données influence de mise à jour

Impact des types de données sur la mise à jour

Impact des propriétés de champ de table sur la mise à jour

Utiliser un formulaire pour mettre à jour des données

Utiliser une feuille de données à jour des données

Utiliser une requête mise à jour pour modifier les données existantes

Utiliser une requête Ajout pour ajouter des enregistrements à des tables

Collecte de données permet de mettre à jour les enregistrements

Mises à jour en cascade permet de modifier les valeurs de clé primaires et étrangères

Impact de la conception d'une base de données sur la mise à jour

Lisez cette section si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser Access ou si vous ne connaissez pas bien les concepts sous-jacents aux bases de données relationnelles. Il est bien plus facile d'effectuer des mises à jour importantes lorsque vous comprenez quelques principes de base liés à la conception d'une base de données.

Une base de données Access n'est pas un fichier au même sens qu'un document Microsoft Office Word 2007 ou qu'une présentation Microsoft Office PowerPoint 2007. En réalité, une base de données Access type est un ensemble, ou collection, de tables, plus un jeu d'objets construits autour de ces tables : formulaires, états, requêtes, etc.

En outre, ces objets doivent être conformes à un ensemble de principes de création. À défaut, la base de données ne fonctionnera pas de manière optimale ou risque d'échouer. Ces principes de création ont un impact sur le mode de saisie des données. Tenez-en toujours compte en ce qui concerne les objets et la conception d'une base de données.

  • À quelques exceptions près (notamment un type de liste appelé liste de valeurs), dans Access, toutes les données sont stockées dans une ou plusieurs tables, dont le nombre varie en fonction de la conception et de la complexité de la base de données. Vous pouvez consulter ou mettre à jour les données dans un formulaire, dans un état ou dans les résultats d'une requête. Toutefois, les données ne sont stockées que dans des tables.

  • Chaque table doit contenir des données correspondant à un problème, une catégorie ou un objectif. Par exemple, une table d'informations sur des contacts professionnels ne peut pas contenir d'informations commerciales. Sinon, il peut s'avérer difficile, voire impossible, de rechercher les informations appropriées.

  • Chaque champ d'une table ne doit accepter qu'un seul type de données. Par exemple, vous ne devez pas stocker des remarques dans un champ dont la valeur doit être numérique. Si vous tentez d'entrer du texte dans ce type de champ, Access génère un message d'erreur.

  • À une exception près, les champs d'un enregistrement ne doivent accepter qu'une seule valeur. Par exemple, une base de données correctement conçue vous empêchera d'entrer plusieurs adresses dans un champ d'adresse. Ce principe est contraire à Microsoft Office Excel 2007, où, par défaut, vous pouvez entrer autant de noms, d'adresses ou d'images que vous le souhaitez dans une cellule, sauf si vous définissez cette dernière pour accepter uniquement des types de données restreints.

    Par ailleurs, Office Access 2007 intègre une nouvelle fonctionnalité : les champs à plusieurs valeurs. Grâce aux champs à plusieurs valeurs, vous pouvez joindre plusieurs éléments de données à un enregistrement et créer des listes acceptant plusieurs valeurs. Par exemple, vous pouvez ajouter un fichier texte, une présentation Office PowerPoint 2007 et plusieurs images à un enregistrement de la base de données. Il est également possible de créer une liste de noms et d'y sélectionner autant de noms que nécessaire. Les champs à plusieurs valeurs peuvent vous paraître contraires aux règles de conception d'une base de données du fait qu'un élément de données peut stocker plusieurs enregistrements. Toutefois, vous constaterez que ce n'est pas le cas, car Access applique les règles en tâche de fond en stockant les données dans des tables masquées spéciales.

Pour plus d'informations sur les thèmes et les fonctionnalités abordés dans cette section, cliquez sur les liens ci-dessous.

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Impact des types de données sur la mise à jour

Lisez cette section si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser Access ou si vous ne connaissez pas bien les concepts sous-jacents aux bases de données relationnelles. Il est bien plus facile d'effectuer des mises à jour importantes lorsque vous comprenez quelques principes de base liés à la conception d'une base de données.

Lors de la conception d'une table de base de données, vous sélectionnez le type de données de chaque champ de la table. Cette opération améliore la précision de la saisie des données. Supposons que vous définissez le type de données Numérique pour un champ car vous devez calculer des chiffres de vente. Si un utilisateur tente d'entrer du texte dans ce champ, Access génère un message d'erreur et interdit à l'utilisateur de sauvegarder l'enregistrement modifié. Vos chiffres sont ainsi préservés.

Me montrer comment afficher les types de données

Access propose à présent deux manières d'afficher les types de données pour un champ de table. Vous pouvez utiliser les commandes de l'onglet Feuille de données ou ouvrir la table en mode Création. Les procédures suivantes expliquent comment utiliser ces deux techniques.

Afficher des types de données à l'aide des commandes de l'onglet Feuille de données

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser.

  2. Cliquez sur le champ sur lequel vous souhaitez travailler.

  3. Dans l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur la flèche orientée vers le bas pour que la liste Type de données affiche le type de données défini pour ce champ.

Afficher des types de données en mode Création

  • Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

    Access ouvre la table dans la grille de création ; le nom et le type de données de chaque champ de la table s'affichent dans la partie supérieure de la grille.

    Champs en mode Création

Le type de données défini pour chaque champ d'une table constitue le premier niveau de contrôle sur les valeurs autorisées ou interdites dans un champ. Dans certains cas, un type de données peut vous empêcher d'entrer des données, quelles qu'elles soient. Le tableau ci-dessous répertorie les types de données disponibles dans Office Access 2007 et décrit leur impact sur la saisie de données.

Type de données

Effet sur la saisie de données

Texte

Les champs Texte acceptent des caractères textuels ou numériques, y compris des listes d'éléments délimitées. Un champ Texte accepte un plus petit nombre de caractères qu'un champ Mémo : de 0 à 255 caractères. Dans certains cas, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de conversion pour effectuer des calculs sur les données d'un champ texte.

Mémo

Vous pouvez entrer de grandes quantités de données en chiffres et en lettres dans ce type de champ. En outre, si le concepteur de la base de données définit le champ de manière à ce qu'il supporte la mise en forme de texte enrichi, vous pouvez appliquer les types de mise en forme que vous trouvez habituellement dans les programmes de traitement de texte tels que Office Word 2007. Par exemple, vous pouvez appliquer différentes polices et tailles de polices à des caractères spécifiques de votre texte et les mettre en gras ou en italique, etc. Vous pouvez également ajouter des balises HTML (Hypertext Markup Language) aux données.

Pour plus d’informations sur la mise en forme de texte enrichi dans un champ Mémo, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

À l'instar des champs de texte, vous pouvez également exécuter des fonctions de conversion sur les données d'un champ Mémo.

Numérique

Vous ne pouvez entrer que des chiffres dans ce type de champ et il est possible d'effectuer des calculs sur les valeurs d'un champ numérique.

Date/Heure

Vous ne pouvez entrer que des dates et des heures dans ce type de champ. En fonction du paramétrage du champ défini par le concepteur de la base de données, les conditions suivantes peuvent s'appliquer :

  • Si le concepteur de la base de données a défini un masque de saisie pour le champ (une série de caractères littéraux et espace réservé qui apparaissent lorsque vous sélectionnez le champ), vous devez entrer les données dans les espaces et le format fournis par le masque. Par exemple, si le masque est du type JJ_MMM_AAAA, vous devez saisir une date correspondant à ce format dans les espaces correspondants ; par exemple, 11 oct 2006. Vous ne pouvez pas saisir un nom de mois complet (comme juillet) ni une année à deux chiffres.

  • Si le concepteur n'a pas créé de masque de saisie pour déterminer le mode de saisie d'une date ou d'une heure, vous pouvez entrer la valeur à l'aide de n'importe quel format de date ou d'heure valide. Par exemple, vous pouvez taper 11 oct. 2006, 11/10/06, 11 octobre 2006, etc.

  • Le concepteur de la base de données peut appliquer un format d'affichage au champ. Le cas échéant, si aucun masque de saisie n'est présent, vous pouvez entrer une valeur dans presque tous les formats, mais Access affiche les dates conformément au format d'affichage défini. Par exemple, si vous tapez 11/10/2006, le format d'affichage peut être défini de manière à afficher la valeur sous la forme 11-oct-2006.

    Pour plus d’informations sur les masques de saisie, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

Monnaie

Vous ne pouvez entrer que des valeurs monétaires dans ce type de champ. En outre, vous ne devez pas entrer le symbole monétaire. En effet, par défaut, Access applique le symbole monétaire (¥, £, $, €, etc.) défini dans les paramètres régionaux de Windows.

NuméroAuto

Il est impossible d'entrer ou de modifier des données dans ce type de champ. Access augmente les valeurs d'un champ NuméroAuto par incréments au fur et à mesure que vous ajoutez des enregistrements à une table.

Oui/Non

Lorsque vous cliquez sur un champ prévu pour ce type de données, Access affiche une case à cocher ou une liste déroulante, selon la manière dot vous mettez en forme le champ. Si vous mettez en forme le champ de manière à afficher une liste, vous pouvez sélectionner Oui ou Non, Vrai ou Faux ou Activé ou Désactivé dans la liste, toujours en fonction du format appliqué au champ. Vous ne pouvez pas saisir de valeurs dans la liste, ni modifier les valeurs de la liste directement à partir d'un formulaire ou d'une table.

Objet OLE

Utilisez ce type de champ pour afficher des données issues d'un fichier créé dans un autre programme. Par exemple, vous pouvez afficher un fichier texte, un graphique Excel ou des diapositives PowerPoint dans un champ Objet OLE.

Les pièces jointes vous permettent d'afficher les données provenant d'autres programmes de manière plus simple, plus rapide et plus flexible. Pour plus d'informations, voir l'entrée Pièce jointe, plus loin dans ce tableau.

Lien hypertexte

Vous pouvez entrer des données dans ce type de champ et Access l’ajuste dans une adresse Web. Par exemple, si vous tapez une valeur dans le champ, Access entoure votre texte avec texte Uniform Resource Locator (URL), comme suit : http://www. your_text.com. Si vous entrez une adresse Web valide, votre lien fonctionnera — dans le cas contraire, le lien va produire dans un message d’erreur. En outre, la modification des liens hypertexte existants peut être difficile, car en cliquant sur un champ lien hypertexte avec la souris démarre votre navigateur Web et vous permet d’accéder au site spécifié dans le lien. Pour modifier un champ lien hypertexte, sélectionnez un champ adjacent, utilisez les touches TAB ou flèche pour déplacer le focus vers le champ lien hypertexte et appuyez sur F2 pour activer la modification.

Pièce jointe

Vous pouvez joindre des données d'autres programmes dans ce type de champ, mais vous ne pouvez pas saisir ou entrer de texte ou de données numériques.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un champ pièce jointe, voir l’article joindre des fichiers et des graphismes aux enregistrements de votre base de données.

Assistant Liste de choix

L'Assistant Liste de choix n'est pas un type de données. Il s'agit de l'Assistant qui permet de créer deux types de listes déroulantes : les listes de valeurs et les champs Liste de choix. Une liste de valeurs utilise une liste délimitée d'éléments que vous entrez manuellement lorsque vous utilisez l'Assistant Liste de choix. Ces valeurs peuvent être indépendantes de toute autre donnée ou de tout autre objet de votre base de données.

En revanche, un champ Liste de choix utilise une requête pour récupérer des données issues d'une ou de plusieurs autres tables d'une base de données ou de tout autre emplacement, par exemple un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0. Le champ Liste de choix affiche alors les données dans une liste déroulante. Par défaut, l'Assistant Liste de choix attribue au champ de table le type de données Numérique.

Vous pouvez travailler avec les champs liste de choix directement dans les tables, ainsi que dans les formulaires et états. Par défaut, les valeurs dans un champ de recherche apparaissent dans un type de contrôle de liste appelé une zone de liste déroulante, une liste comportant une flèche de déroulement : Liste de choix vide . Selon la façon dont le Concepteur de base de données a défini le champ de recherche et la zone de liste déroulante, vous pouvez modifier les éléments dans la liste et ajouter des éléments à la liste. Pour ce faire, le Concepteur de base de données doit définir une propriété pour le champ liste de choix (la propriété est appelée Limiter à liste, et le concepteur a désactiver cette option).

Si vous ne pouvez pas modifier directement les valeurs dans une liste de choix, vous devez ajouter ou modifier les données dans votre liste de valeurs prédéfinie, ou dans la table qui sert de source pour le champ de recherche. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez la section intitulée « Modifier les éléments d’un champ de recherche » dans l’article Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de données.

Enfin, lorsque vous créez un champ Liste de choix, vous pouvez éventuellement le paramétrer de manière à prendre en charge plusieurs valeurs. Dans ce cas, chaque élément de la liste finale est associé à une case à cocher et vous pouvez en activer ou désactiver autant que nécessaire. Cette figure illustre une liste à plusieurs valeurs typique :

Liste Case à cocher

Pour plus d’informations sur la création de champs liste de choix à valeurs multiples et l’utilisation des listes qui en résulte, voir les articles utiliser une liste qui stocke plusieurs valeurs et Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

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Impact des propriétés d'un champ de table sur la mise à jour

Lisez cette section si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser Access ou si vous ne connaissez pas bien les concepts sous-jacents aux bases de données relationnelles. Avant de pouvoir effectuer des mises à jour importantes, il est essentiel de bien comprendre l'impact des propriétés définies pour les champs d'une table sur la mise à jour.

Lors de la conception d'une base de données, vous commencez généralement par créer une ou plusieurs tables. Vous déterminez les types de données que chaque table doit contenir, définissez les clés primaires (champ qui identifie de manière unique chaque enregistrement, ou ligne) de chaque table et créez les relations entre les tables.

Dans le cadre de ce processus, vous définissez les propriétés des champs de chaque table. Par exemple, vous pouvez définir un champ Texte qui n'accepte pas plus de 50 caractères et un champ Numérique qui n'accepte que des valeurs monétaires.

Vous pouvez définir la plupart des propriétés de champ en mode Création. Toutefois, vous pouvez également définir certaines propriétés à l’aide des commandes dans les groupes dans le ruban, partie de la Interface utilisateur Microsoft Office Fluent. Par exemple, vous pouvez définir des mises en forme visuelles pour les champs texte et Mémo en utilisant les commandes dans le groupe police sous l’onglet accueil. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces commandes, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

Me montrer comment définir ou modifier les propriétés d’un champ de table.

Access fournit à présent deux manières d'afficher les propriétés du champ d'une table — vous pouvez utiliser les commandes de l'onglet Feuille de données ou ouvrir la table en mode Création. Les procédures suivantes expliquent comment utiliser ces deux techniques.

Afficher les propriétés de la table à l'aide des commandes de l'onglet Feuille de données

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser.

  2. Cliquez sur l'onglet Feuille de données et utilisez les commandes du groupe Type de données et mise en forme pour afficher les propriétés de chaque champ de la table.

Afficher les propriétés de la table en mode Création

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode Création.

    Access ouvre la table dans la grille de création.

  2. Dans la partie inférieure de la grille, sous Propriétés du champ, cliquez sur l'onglet Général s'il n'est pas déjà sélectionné.

    - ou -

    Pour afficher les propriétés d'un champ Liste de choix, cliquez sur l'onglet Liste de choix.

    Un champ Liste de choix est un champ de table qui fait appel à une liste de valeurs codée en dur ou à une requête qui récupère des valeurs à partir d'une ou plusieurs tables d'une base de données. Par défaut, le champ Liste de choix fournit ces valeurs sous la forme d'une liste. En fonction du paramétrage du champ Liste de choix défini par le concepteur de la base de données, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs éléments de cette liste.

    Les champs Liste de choix constituent souvent une source de confusion pour les nouveaux utilisateurs d'Access. En effet, la liste d'éléments s'affiche dans un emplacement (la liste créée par Access à partir des données du champ Liste de choix), tandis que les données peuvent être situées ailleurs (la table qui contient les valeurs). Lors de la mise à jour des données d'un champ Liste de choix, n'oubliez pas que vous devez mettre à jour la table source (le second emplacement). Il est impossible de mettre à jour un champ Liste de choix à partir de la liste.

Le tableau ci-dessous répertorie les propriétés de table dont l'impact est le plus grand sur la saisie de données. Il explique également cet impact.

Propriété

Emplacement dans la grille de création d'une table

Valeurs possibles

Comportement lors de la saisie de données

Taille du champ

Onglet Général

0-255

La limite de caractères ne concerne que les champs de type Texte. Si vous entrez plus de caractères que la limite définie, le champ ignore les caractères excédentaires.

Null interdit

Onglet Général

Oui/Non

Si cette propriété est activée, vous devez entrer une valeur dans un champ. Vous ne pouvez alors enregistrer de nouvelles données qu'une fois le champ complété. Si elle est désactivée, le champ accepte les valeurs Null, c'est-à-dire qu'il peut rester vide.

Remarque : La valeur Null est différente de la valeur zéro, qui est un chiffre qu'Access peut utiliser dans des calculs. La valeur Null est une valeur manquante, non définie ou inconnue.

Autoriser des chaînes nulles

Onglet Général

Oui/Non

Si cette propriété est activée, vous pouvez entrer des chaînes nulles, c'est-à-dire qui ne contiennent aucun caractère. Pour créer une chaîne nulle, tapez deux guillemets sans les séparer par un espace (""), puis appuyez sur Entrée.

Indexé

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque vous indexez un champ de table, Access vous empêche d'ajouter des valeurs en double.

Masque de saisie

Onglet Général

Ensemble prédéfini ou personnalisé de caractères littéraux et d'espace réservé

Un masque de saisie vous oblige à entrer les données dans un format prédéfini. Le masque s'affiche lorsque vous sélectionnez un champ d'une table ou un contrôle d'un formulaire. Par exemple, vous cliquez sur un champ Date et les caractères suivants s'affichent : JJ-MMM-AAAA. Ce jeu de caractères est appelé masque de saisie. Vous devez alors entrer la valeur du mois à l'aide d'une abréviation de trois lettres (OCT, par exemple) et l'année à l'aide de quatre chiffres au lieu de deux. Dans cet exemple, entrez une date du type 15-OCT-2006.

Remarque : N'oubliez pas que les masques de saisie ne déterminent que le mode de saisie des données, pas leur mode d'affichage. Par exemple, si vous entrez la date 15-OCT-2006, Access peut stocker la valeur sous la forme 15102006 : c'est-à-dire, sans aucune mise en forme. Ensuite, lorsque cette date apparaît dans une table, un formulaire ou un état, elle peut s'afficher sous la forme 15/10/2006.

Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de masques de saisie, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

Contrôle de l'affichage

Onglet Liste de choix

Les valeurs varient en fonction du type de données défini pour le champ

Pour les champs de type Texte et Numérique, vous pouvez sélectionner un contrôle Zone de texte, Zone de liste ou Zone de liste déroulante. Pour les champs de type Oui/Non, vous avez le choix entre les contrôles Case à cocher, Zone de texte et Zone de liste déroulante.

Remarque : Si vous sélectionnez un autre contrôle que Zone de liste ou Zone de liste déroulante, Access masque les propriétés restantes dans l'onglet Liste de choix.

Origine source

Onglet Liste de choix

Table/Requête
Liste de valeurs
Liste de champs

Si vous réglez la zone de propriété Contrôle de l'affichage sur Zone de liste ou sur Zone de liste déroulante, vous pouvez définir cette propriété sur Table/Requête, Liste de valeurs ou Liste de champs. À son tour, cette propriété contrôle le type de valeur que vous pouvez utiliser dans la propriété Contenu. Voir l'entrée suivante.

Contenu

Onglet Liste de choix

Varie en fonction de la propriété Origine source

Si vous définissez la propriété Origine source sur Table/Requête, ce champ de propriété peut contenir le nom d'une table ou d'une requête. Si vous définissez la propriété sur Liste de valeurs, cette propriété contient une liste de valeurs séparées par des points-virgules (;). Enfin, si vous définissez la propriété Origine source sur Liste de champs, cette propriété contient le nom d'une table, d'une requête ou d'une instruction SQL (Structured Query Language).

Limiter à la liste

Onglet Liste de choix

Oui/Non

Lorsque la valeur Oui, Access recherche des valeurs correspondantes quand les utilisateurs entrent du texte dans un contrôle de zone de liste déroulante. Autrement dit, le paramètre Oui Active la saisie semi-automatique. Le paramètre Oui empêche l’utilisateur de modifier les éléments d’une liste directement dans le contrôle de zone de liste ou une liste déroulante. À la place, les utilisateurs doivent modifier les éléments dans la zone de propriété Source ligne, ou dans le cas de champs liste de choix, modifiez les éléments du tableau qui contient les données sources pour le champ de recherche. Pour plus d’informations sur l’utilisation de champs liste de choix, consultez la section intitulée « Modifier les éléments d’un champ de recherche » dans l’article Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de données.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Onglet Liste de choix

Oui/Non

Active ou désactive la commande Modifier les éléments de liste pour les listes de valeurs, mais pas pour les champs Liste de choix. Pour activer cette commande pour les champs Liste de choix, tapez un nom de formulaire valide dans la propriété Formulaire Modifier les éléments de liste . La commande Autoriser les modifications de la liste de valeurs apparaît dans un menu contextuel accessible lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur une zone de liste ou une zone de liste déroulante. Lorsque vous exécutez cette commande, la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste s'affiche. Sinon, si vous indiquez le nom d'un formulaire dans la zone de propriété Formulaire Modifier les éléments de liste, Access ouvre le formulaire correspondant au lieu de la boîte de dialogue.

Vous pouvez exécuter la commande Modifier les éléments de liste à partir d'une zone de liste ou d'une zone de liste déroulante située dans un formulaire, ainsi qu'à partir d'une zone de liste déroulante située dans une table ou les résultats d'une requête. Les formulaires doivent être ouverts en mode Création ou Navigation, tandis que les tables et les résultats des requêtes doivent l'être en mode Feuille de données.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Onglet Liste de choix

Nom d'un formulaire de saisie de données

Si vous indiquez le nom d'un formulaire de saisie de données dans cette propriété de table, le formulaire correspondant s'ouvre lorsqu'un utilisateur exécute la commande Modifier les éléments de liste. Sinon, c'est la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste qui s'affiche lors de l'exécution de cette commande.

Pour plus d'informations sur la création des tables d'une base de données et sur la définition des propriétés, voir les articles suivants :

  • Concepts de base de création de base de données explique les concepts fondamentaux tels que la planification d’une base de données, conception des données et la normalisation — le processus de fractionnement de vos données en tables liées et éliminer les données redondantes.

  • Créer des tables dans une base de données explique comment créer des tables, ajouter des clés primaires (champs qui identifient chaque ligne ou un enregistrement dans la table) et comment définir des types de données et propriétés du tableau.

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Mettre des données à jour à l'aide d'un formulaire

Un formulaire permet de mettre à jour des petits volumes de données, c'est-à-dire plusieurs enregistrements à mettre à jour manuellement. Grâce aux formulaires, vous pouvez modifier et mettre à jour de petits volumes de données de manière plus simple, plus rapide et plus précise.

Comment vous utilisez un formulaire pour modifier des données dépend de la conception du formulaire. Les formulaires peuvent contenir un nombre quelconque de contrôles tels que des listes, des zones de texte, des boutons et des feuilles de données — grilles semblables aux feuilles de calcul Excel. À son tour, chacun des contrôles dans le formulaire lit les données depuis ou écrit des données dans un champ de table sous-jacente. Que pouvez-vous faire avec un contrôle donné dépend du type de données défini pour le champ de table sous-jacente, des propriétés définies pour ce champ et éventuellement des différentes propriétés que le Concepteur de base de données défini pour chaque contrôle. Pour plus d’informations sur l’impact des types de données et propriétés du champ sur la saisie de données, voir comment les types de données affectent la manière dont vous entrez des données et impact des propriétés de champ de table sur la saisie de données, plus haut dans cet article.

Les sections suivantes expliquent comment utiliser les contrôles de saisie de données les plus courants. Si vous avez des questions sur une base de données spécifique, contactez votre administrateur système ou le concepteur de la base de données.

Ajouter ou modifier du texte dans une zone de texte

Access propose un contrôle de texte à utiliser avec les champs Texte et Mémo. En règle générale, vous pouvez déterminer si le champ sous-jacent est de type Texte ou Mémo d'après la taille du contrôle, qui indique la taille de ce champ. Par exemple, si vous liez le contrôle à un champ Texte qui n'accepte pas plus de 50 caractères, définissez la taille du contrôle en conséquence. En revanche, si vous liez le contrôle à un champ Mémo, vous pouvez en définir la taille pour pouvoir afficher un ou deux paragraphes sans devoir faire défiler le champ.

En outre, vous pouvez définir un champ Mémo afin qu'il prenne en charge la mise en forme de texte enrichi. Vous pouvez alors appliquer au texte des polices, tailles, styles et couleurs différents.

Modifier du texte dans une zone de texte

  • Placez le curseur dans la zone de texte de votre choix, puis modifiez les données. N'oubliez pas que vous ne pouvez pas effectuer de calculs sur des nombres dans un champ Texte ou Mémo.

Appliquer une mise en forme de texte enrichi

Remarque : Vous pouvez suivre ces étapes uniquement lorsqu’une zone de texte est liée à un champ Mémo. Consultez les étapes décrites dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article.

  1. La table étant ouverte en mode Feuille de données, sélectionnez le champ Mémo. En règle générale, vous pouvez rechercher un champ nommé Commentaires, Notes ou Description.

  2. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.

    Vous pouvez appliquer des polices et des tailles différentes, mettre le texte en gras ou en italique, modifier les couleurs, etc.

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Mettre des données à jour à l'aide d'une feuille de données

Vous pouvez modifier des données directement en mode Feuille de données (grille constituée de lignes et de colonnes, similaire à une feuille de calcul Excel). Vous pouvez modifier des données dans des tables, les jeux de résultats de requêtes et les formulaires qui affichent des feuilles de données.

En règle générale, vous utilisez une feuille de données pour modifier un faible nombre d'enregistrements ou une partie d'un enregistrement. Si vous êtes habitué à utiliser Excel, les feuilles de données ne devraient vous poser aucun problème et vous pouvez apporter des modifications sans aucune connaissance supplémentaire d'Access (fonctions de création et d'exécution de requêtes, par exemple).

Tenez compte des points suivants lorsque vous modifiez des données :

  • Vous ne devez pas enregistrer les modifications de manière explicite. En effet, Access les valide dans la table lorsque vous déplacez le curseur dans un autre champ de la même ligne ou dans une autre ligne.

  • Par défaut, les champs d'une base de données Access doivent être définis pour accepter un type de données spécifique, comme du texte ou des nombres. Vous devez entrer des données correspondant au type défini pour le champ, sinon Access génère un message d'erreur.

  • Un masque de saisie peut être appliqué à un champ. Il s'agit d'un ensemble de caractères littéraux et d'espace réservé qui vous oblige à entrer les données dans un format spécifique. Par exemple, le masque de saisie d'un code postal peut nécessiter la saisie de données conformes au format français, tandis que le masque de saisie d'un numéro de téléphone peut vous imposer d'entrer des numéros au format allemand.

    Pour plus d’informations sur les masques de saisie, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

  • À l'exception des pièces jointes et des listes à plusieurs valeurs, vous ne pouvez entrer qu'une seule valeur dans la plupart des champs. Pour savoir si un champ accepte des pièces jointes, contactez le concepteur de la base de données ou l'administrateur système. Une liste à plusieurs valeurs est toujours identifiable car une case à cocher s'affiche en regard de chaque élément de la liste.

Modifier des données dans une feuille de données

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table ou la requête qui contient les données à modifier.

    Par défaut, Access ouvre la table ou la requête en mode Feuille de données (grille ressemblant à une feuille de calcul Excel).

  2. Cliquez sur le premier champ à modifier ou placez-y le point d'insertion, puis modifiez les données.

  3. Pour accéder au champ suivant, appuyez sur Tab, utilisez l'une des touches de direction ou cliquez sur le champ suivant.

    Par défaut, lorsque vous appuyez sur Tab, Access utilise les options régionales de Windows pour déterminer si le curseur doit être déplacé vers la gauche ou vers la droite. Si la langue définie sur l'ordinateur se lit de gauche à droite, le curseur se déplace vers la droite lorsque vous appuyez sur la touche Tab. Si cette langue se lit de droite à gauche, le curseur se déplace vers la gauche.

Appliquer une mise en forme de texte enrichi à des données d'un champ Mémo

  1. Ouvrez la table ou les résultats de la requête en mode Feuille de données, puis sélectionnez le champ Mémo.

    En règle générale, vous pouvez rechercher un champ nommé « Commentaires », « Notes » ou « Description ». Si vous ne trouvez pas le champ Mémo, voir les étapes dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article.

  2. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.

    Vous pouvez appliquer des polices et des tailles différentes, mettre le texte en gras ou en italique, modifier les couleurs, etc.

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Modifier des données à l'aide d'une requête Mise à jour

Grâce aux requêtes Mise à jour, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer une partie (mais pas l'ensemble) d'un ou plusieurs enregistrements. Une requête Mise à jour s'apparente à une version améliorée de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous entrez un critère de sélection (l'équivalent d'une chaîne de recherche) et un critère de mise à jour (l'équivalent d'une chaîne de remplacement). Toutefois, contrairement à la boîte de dialogue, une requête Mise à jour peut accepter plusieurs critères. En outre, elle vous permet de mettre à jour simultanément un nombre important d'enregistrements et de modifier des enregistrements de plusieurs tables.

N'oubliez pas que vous ne pouvez pas ajouter d'enregistrements entiers à l'aide d'une requête Mise à jour. Pour cela, vous devez utiliser une requête Ajout.

Pour plus d’informations, voir l’article Ajouter des enregistrements à une table à l’aide d’une requête Ajout.

Remarque : Le moyen le plus sûr d'utiliser une requête Mise à jour est de commencer par créer une requête Sélection afin de tester les critères de sélection. Supposons que vous voulez mettre à jour une série de champs Oui/Non pour un client donné en remplaçant la valeur Non par Oui. Pour cela, vous ajoutez des critères à la requête Sélection jusqu'à ce qu'elle renvoie tous les enregistrements Non correspondant à ce client. Vous convertissez alors la requête Sélection en requête Mise à jour, entrez vos critères de mise à jour, puis exécutez la requête pour mettre à jour les valeurs sélectionnées. Les procédures de cette section expliquent comment créer une requête Sélection pour la convertir ensuite en requête Mise à jour

Créer une requête Sélection

  1. Ouvrez la base de données qui contient les enregistrements à mettre à jour.

  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

    Le Concepteur de requêtes s'ouvre, l'onglet Création s'affiche et la boîte de dialogue Afficher la table s'ouvre.

  3. Sélectionnez la ou les tables contenant les enregistrements à mettre à jour, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.

    Les tables s'affichent sous la forme de fenêtres dans la section supérieure de la grille de création de la requête. Ces fenêtres répertorient tous les champs contenus dans la table correspondante. La figure suivante présente le concepteur de requêtes avec une table typique.

    Table du Concepteur de requêtes

  4. Double-cliquez sur les champs à mettre à jour. Les champs sélectionnés s'affichent dans la ligne Champ, dans la partie inférieure du Concepteur de requêtes.

    Vous pouvez ajouter un champ de table par colonne dans la section inférieure ou ajouter tous les champs d'une table rapidement en double-cliquant sur l'astérisque (*) située en tête de la liste des champs de la table. La figure suivante présente le concepteur de requêtes avec tous les champs ajoutés.

    Requête avec tous les champs de table ajoutés

  5. Vous pouvez éventuellement entrer un ou plusieurs critères dans la ligne Critères de la grille de création. Le tableau ci-dessous fournit quelques exemples de critères et décrit leur impact sur une requête.

Critères

Effet

> 234

Renvoie tous les nombres supérieurs à 234. Pour rechercher tous les nombres inférieurs à 234, utilisez < 234.

>= "Callahan"

Renvoie tous les enregistrements de Callahan à la fin de l’alphabet

Entre #2/2/2006# Et #1/12/2006#

Renvoie les dates comprises entre le 2 février 2006 et le 1er décembre 2006 inclus (ANSI-89). Si la base de données utilise les caractères génériques ANSI-92, utilisez des apostrophes (') au lieu des signes dièse (#). Exemple : Entre '2/2/2006' Et '1/12/2006'.

Pas "Allemagne"

Recherche tous les enregistrements pour lesquels le contenu du champ n'est pas exactement égal à « Allemagne». Le critère renvoie les enregistrements qui contiennent des caractères en plus d'« Allemagne » tel qu'« Allemagne (Euro) » ou « Europe (Allemagne) ».

Pas "T*"

Recherche tous les enregistrements, à l'exception de ceux qui commencent par T. Si la base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l'astérisque.

Pas "*t"

Recherche tous les enregistrements qui ne se terminent par par la lettre t. Si la base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l'astérisque.

Dans(Canada,UK)

Dans une liste, recherche tous les enregistrements qui contiennent les mots « Canada » ou « UK ».

Comme "[A-D]*"

Dans un champ Texte, renvoie tous les enregistrements qui commencent par les lettres A à D. Si la base de données utilise les caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe % au lieu de l'astérisque.

Comme "*ar*"

Renvoie tous les enregistrements qui contiennent la séquence de lettres « ar ». Si la base de données utilise les caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe % au lieu de l'astérisque.

Comme "Maison Dewe?"

Recherche tous les enregistrements qui commencent par « Maison » et qui contiennent une seconde chaîne de 5 lettres dont les 4 premières lettres sont « Dewe » et dont la dernière lettre est inconnue. Si la base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le trait de soulignement (_) à la place du point d'interrogation.

#2/2/2006#

Renvoie tous les enregistrements correspondant au 2 février 2006. Si la base de données utilise les caractères génériques ANSI-92, placez la date entre apostrophes ('2/2/2006') au lieu d'utiliser des signes #.

< Date() - 30

Renvoie toutes les dates antérieures à 30 jours.

Date()

Renvoie tous les enregistrements contenant la date du jour.

Entre Date() Et AjDate("M", 3, Date())

Renvoie tous les enregistrements entre la date du jour et trois mois à partir de la date du jour.

Est Null

Renvoie tous les enregistrements qui contiennent une valeur Null (vide ou indéfinie).

Est Pas Null

Renvoie tous les enregistrements contenant une valeur.

""

Renvoie tous les enregistrements qui contiennent une chaîne de longueur nulle. Vous utilisez une chaîne vide lorsque vous devez ajouter une valeur à un champ obligatoire, mais que vous ne connaissez pas encore cette valeur. Par exemple, un champ nécessite un numéro de télécopie, mais certains clients n'ont peut-être pas de télécopie. Dans ce cas, entrez une paire de guillemets doubles sans espace entre eux ("") au lieu de taper un numéro.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Vérifiez que la requête a renvoyé uniquement les enregistrements que vous souhaitiez mettre à jour. Si nécessaire, sélectionnez les champs non désirés et appuyez sur Suppr pour les supprimer. Vous pouvez faire glisser des champs supplémentaires dans la grille de création et modifier vos critères jusqu'à ce que les résultats de la requête vous conviennent.

  2. Passez aux étapes suivantes.

Mettre à jour les enregistrements

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour.

    Cette opération convertit la requête Sélection en requête Mise à jour. Access ajoute la ligne Mise à jour dans la partie inférieure du Concepteur de requêtes.

    Requête Mise à jour avec un seul critère de mise à jour

  2. Trouvez le champ qui contient les données que vous souhaitez modifier et entrez votre expression (qui modifiera vos données) dans la ligne Mise à jour de ce champ.

    Le tableau ci-dessous fournit quelques exemples d'expressions et explique comment ils modifient les données.

Expression

Résultat

"Représentant"

Dans un champ Texte, modifie une valeur texte en Représentant.

#10/8/06#

Dans un champ Date/Heure, remplace une valeur de date par 10-aoû-06.

Oui

Dans un champ Oui/Non, modifie une valeur Non en valeur Oui.

"PN" & [NuméroRéférence]

Insère "PN" au début de chaque numéro de référence spécifié.

[PrixUnitaire] * [Quantité]

Multiplie les valeurs dans les champs PrixUnitaire et Quantité.

[Transport] * 1,5

Augmente les valeurs dans un champ Transport de 50%.

SomDom("[Quantité] * [PrixUnitaire]",
"Détails commandes", "[RéfProduit]=" & [RéfProduit])

Lorsque les valeurs RéfProduit dans la table active correspondent à celles de la table Détails commandes, cette expression met à jour les ventes totales en multipliant les valeurs du champ Quantité par celles du champ PrixUnitaire.

Droite([CodePostalEnvoi], 5)

Tronque les caractères les plus à gauche dans une chaîne textuelle ou numérique et laisse les cinq caractères les plus à droite.

VraiFaux(EstNull([PrixUnitaire]), 0, [PrixUnitaire])

Remplace une valeur Null (inconnue ou non définie) par zéro (0) dans le champ PrixUnitaire.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Un message d'alerte s'affiche. La figure suivante présente ce message :

    Le message d'alerte de la requête Mise à jour

  2. Cliquez sur Oui pour exécuter la requête.

    Remarque : Vous pouvez désactiver les messages d’alerte. Pour ce faire, cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office et cliquez sur Options Access, cliquez sur Options avancées, sous Confirmer, désactivez la case à cocher requêtes Action.

  3. Pour afficher les résultats de votre requête Mise à jour, sur l'onglet Accueil ou Création, dans le groupe Vues, cliquez sur Afficher, puis sur Mode Feuille de données. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Mode Feuille de données situé sur la barre d'état Access.

    Remarque : Lors de l'exécution de la requête, vous pouvez constater que certains champs manquent dans les résultats. En effet, par défaut, si la requête contient des champs qui ne sont pas mis à jour, Access les supprime. Par exemple, vous pouvez inclure des champs ID issus de deux tables pour vous assurer que la requête renvoie et traite les enregistrements appropriés. Si vous ne mettez pas ces champs à jour, Access les supprime.

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Ajouter des enregistrements dans une table à l'aide d'une requête Ajout

L'une des utilisations les plus fréquentes d'une requête Ajout consiste à ajouter un groupe d'enregistrements issus d'une ou de plusieurs tables d'une base de données source à une ou plusieurs tables d'une base de données de destination. Supposons que votre clientèle s'est élargie et que vous avez une base de données qui contient une table d'informations sur ces nouveaux clients. Pour éviter de devoir entrer ces nouvelles données manuellement, vous pouvez les ajouter dans la table ou les tables appropriées de la base de données. Vous pouvez également utiliser des requêtes Ajout pour effectuer les opérations suivantes :

  • Ajouter des enregistrements basés sur des critères. Par exemple, vous pouvez ajouter uniquement les noms et adresses des clients dont les commandes n'ont pas encore été traitées.

  • Ajouter des enregistrements lorsque certains champs d'une table n'existent pas dans l'autre table. Supposons que la table Clients contient 11 champs et que les champs de la table Clients d'une autre base de données correspondent à 9 de ces champs. Vous pouvez utiliser une requête Ajout qui ajoute uniquement les données contenues dans les champs correspondants et qui ignore les autres.

Le processus de création d'une requête Ajout pour ajouter des données d'une base de données à une autre suit les étapes de base suivantes :

  • Ouvrez la base de données source (la base de données qui contient les enregistrements que vous souhaitez ajouter) et créez une requête Sélection qui renvoie uniquement les enregistrements que vous souhaitez ajouter.

  • Convertissez cette requête Sélection en requête Ajout.

  • Ajoutez les tables et les requêtes de destination à la requête Ajout. Si vous ajoutez des enregistrements à une autre base de données, vous devez commencer par ouvrir cette base de données, puis sélectionner les tables.

  • Exécutez la requête pour ajouter les enregistrements.

Remarque : Sauvegardez vos données avant de commencer. En effet, en cas d'erreur, vous pouvez effacer les enregistrements ajoutés de la table de destination, mais effacer manuellement un grand nombre d'enregistrements peut être une opération très longue. Le fait de disposer d'une sauvegarde peut vous aider à réparer une erreur plus rapidement.

Créer une requête Sélection

  1. Ouvrez votre base de données source ; celle qui contient les enregistrements à ajouter.

  2. Dans l'onglet Créer, cliquez sur Création de requête dans le groupe Autre.

    La grille de conception de la requête s'ouvre et la boîte de dialogue Afficher la table apparaît.

  3. Sélectionnez la table contenant les enregistrements à ajouter, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.

    La table s'affiche sous forme de fenêtre dans la partie supérieure de la grille de création de requête. Cette fenêtre répertorie tous les champs de la table. Cette figure présente une table typique dans le concepteur de requêtes :

    Table du Concepteur de requêtes

  4. Faites glisser les champs à ajouter de la table vers la ligne Champ, dans la partie inférieure de la grille de création de requête.

    Vous pouvez ajouter un champ de table par colonne dans la partie inférieure. Pour ajouter tous les champs rapidement, cliquez sur l'astérisque (*) en haut de la liste des champs de table. Cette figure présente le concepteur de requêtes avec plusieurs champs de table ajoutés :

    Requête avec trois champs dans la grille de création

    Cette figure présente le concepteur avec tous les champs ajoutés :

    Requête avec tous les champs de la table.

  5. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Vérifiez que la requête a renvoyé les enregistrements à ajouter. Si nécessaire, désactivez la case à cocher Afficher ou appuyez sur Suppr pour supprimer les champs non désirés. Vous pouvez également faire glisser des champs supplémentaires dans la grille de création jusqu'à ce que la requête vous convienne.

  6. Passez à l'étape suivante.

Convertir la requête en requête Ajout

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout.

    La boîte de dialogue Ajout s'affiche.

  2. À ce stade, vous pouvez ajouter des enregistrements d'une table à autre dans la même base de données ou ajouter des enregistrements à une table d'une autre base de données.

    • Ajouter des enregistrements à une table de la même base de données

      1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur Base de données actuelle (si cette option n'est pas déjà activée), puis sélectionnez la table de destination dans la liste Nom de la table.

      2. Cliquez sur OK.

        À l'étape 4 de la section précédente, vous avez ajouté une partie ou l'ensemble des champs de la table source dans la grille de création. Si vous avez ajouté toute la table, Access ajoute à présent toute la table de destination dans la ligne Ajouter à, comme cela est illustré ici :.

        Requête Ajout qui inclut tous les champs de deux tables

        - ou -

        Si vous avez ajouté des champs spécifiques lors de l'étape 4 de la section précédente et que les noms des champs correspondent dans les tables source et de destination, Access ajoute automatiquement les noms des champs de destination dans la ligne Ajouter à, comme illustré ici :

        Une requête Ajout avec des champs correspondants

        - ou -

        Si vous avez ajouté des champs spécifiques et qu'une partie ou l'ensemble des noms ne correspond pas dans les tables source et de destination, les champs qui ne correspondent pas restent vides dans la ligne Ajouter à. Cliquez sur chaque champ vide et sélectionnez le champ source de votre choix dans la liste correspondante, comme illustré ici.

        Choisir des champs de destination pour une requête Ajouter

      3. Pour obtenir un aperçu de vos modifications, cliquez sur Afficher.

      4. Rétablissez le mode Création, puis cliquez sur Exécuter pour ajouter les enregistrements.

    • Ajouter des enregistrements à une table d'une autre base de données

      1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur Autre base de données.

      2. Dans le champ Nom de fichier, saisissez l'emplacement et le nom de la base de données de destination.

      3. Dans le champ Nom de la table, saisissez le nom de la table de destination, puis cliquez sur OK.

        - ou -

        Cliquez sur Parcourir, puis recherchez la base de données de destination à l'aide de la seconde boîte de dialogue Ajout. Cliquez sur OK lorsque vous avez trouvé et sélectionné la base de données de destination. La seconde boîte de dialogue se ferme. Dans la première boîte de dialogue, entrez le nom de la table de destination dans le champ Nom de la table, puis cliquez sur OK.

        Saisissez le nom de la table de destination, puis cliquez sur OK pour fermer la première boîte de dialogue Ajout.

        Lors de l'étape 4 de la section précédente, vous avez ajouté une partie ou l'ensemble des champs de la table source à la ligne Champ de la grille de création de requête. Si vous avez ajouté toute la table, Access ajoute à présent toute la table de destination dans la ligne Ajouter à, comme illustré ici :

        Requête Ajout qui inclut tous les champs de deux tables

        - ou -

        Si vous avez ajouté des champs spécifiques à l'étape 4 et que les noms des champs correspondent dans les tables source et de destination, Access ajoute automatiquement les noms des champs de destination dans la ligne Ajouter à de la manière suivante :

        Une requête Ajout avec des champs correspondants

        –ou–

        Si vous avez ajouté des champs spécifiques et qu'une partie ou l'ensemble des noms ne correspond pas dans les tables source et de destination, les champs qui ne correspondent pas restent vides dans la ligne Ajouter à. Cliquez sur chaque champ vide et sélectionnez le champ destination de votre choix dans la liste correspondante, de la manière suivante :

        Choisir des champs de destination pour une requête Ajouter

      4. Pour obtenir un aperçu de vos modifications, cliquez sur Afficher.

      5. Passez en mode Création, puis cliquez sur Exécuter pour ajouter les enregistrements.

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Mettre des enregistrements à jour à l'aide d'une collection de données

Office Access 2007 intègre la nouvelle fonctionnalité Collection de données, qui permet de configurer un formulaire de saisie de données dans Microsoft Office Outlook 2007, de rassembler des données, puis de les stocker dans une base de données Access. L'utilisation de la fonctionnalité Collection de données sort toutefois du cadre de cet article.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de collecte de données, voir l’article intitulé collecter les données dans les messages électroniques.

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Mettre des données à jour à l'aide de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer constitue une autre méthode permettant de modifier de petits volumes de données de manière simple et rapide. L'utilisation de cette boîte de dialogue sort toutefois du cadre de cet article.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la boîte de dialogue, voir l’article utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour modifier des données.

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Modifier des valeurs de clés primaires et étrangères à l'aide de mises à jour en cascade

Il peut arriver que vous ayez besoin de mettre à jour la valeur d'une clé primaire. Si vous utilisez cette clé primaire en tant que clé étrangère, vous pouvez automatiquement répercuter vos modifications sur toutes les instances enfants de la clé étrangère.

Pour rappel, une clé primaire est une valeur qui identifie chaque ligne (enregistrement) d'une table de base de données de manière unique. Une clé étrangère est une colonne correspondant à la clé primaire. En règle générale, les clés étrangères sont situées dans d'autres tables. Elles vous permettent de créer une relation (un lien) entre les données des tables.

Supposons que vous utilisez une référence produit comme clé primaire. Une référence identifie un produit de manière unique. En outre, vous utilisez cette référence comme clé étrangère dans une table contenant des informations sur des commandes. Vous pouvez ainsi retrouver toutes les commandes qui concernent un produit spécifique. En effet, chaque fois qu'une commande est passée pour ce produit, sa référence fait partie de la commande.

Toutefois, ces références (ou autres types de clés primaires) peuvent parfois changer. Dans ce cas, vous pouvez modifier la valeur de la clé primaire et répercuter cette modification en cascade dans tous les enregistrements enfants. Pour pouvoir utiliser cette fonction, activez l'intégrité référentielle et les mises à jour en cascade entre les deux tables.

Tenez compte des points suivants :

  • Vous ne pouvez activer les mises à jour en cascade que pour des champs de clé primaire de type Texte ou Numéro. Vous ne pouvez pas les utiliser pour des champs de type NuméroAuto.

  • Vous pouvez activer les mises à jour en cascade uniquement entre des tables qui entretiennent une relation un-à-plusieurs.

Les étapes suivantes expliquent comment créer une relation et activer des mises à jour en cascade pour cette relation.

Créer la relation

  1. Dans l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.

  2. Sur l'onglet Création, dans le groupe Relations, cliquez sur Afficher la table.

    La boîte de dialogue Afficher la table s'affiche.

  3. S'il n'est pas déjà sélectionné, cliquez sur l'onglet Tables , sélectionnez les tables que vous souhaitez modifier, cliquez sur Ajouter , puis sur Fermer .

    Vous pouvez appuyer sur MAJ pour sélectionner plusieurs tables ou ajouter chaque table individuellement. Sélectionnez seulement les tables des côtés « un » et « plusieurs » de la relation.

  4. Dans la fenêtre Relations , faites glisser la clé primaire de la table du côté « un » de la relation et déposez-la sur le champ Clé étrangère de la table, du côté « plusieurs » de la relation.

    La boîte de dialogue Modifier des relations apparaît. La figure suivante présente cette boîte de dialogue :

    Boîte de dialogue Modifier les relations

  5. Activez la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle et cliquez sur Créer.

  6. Passez aux étapes suivantes.

Activer les mises à jour en cascade dans une clé primaire

  1. Si vous n'avez pas suivi les étapes décrites dans la section précédente, ouvrez la base de données qui contient la relation que vous souhaitez modifier.

  2. Dans l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Relations.

    La fenêtre Relations s'affiche et indique les jointures (représentées sous forme de lignes de connexion) entre les tables de la base de données. La figure suivante illustre une relation typique :

    Relation entre deux tables

  3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne de jointure entre la table parent et la table enfant, puis cliquez sur Modifier une relation.

    La boîte de dialogue Modifier des relations apparaît. La figure suivante présente cette boîte de dialogue :

    Boîte de dialogue Modifier les relations avec une relation existante

  4. Sélectionnez Mettre à jour en cascade les champs correspondants, veillez à ce que la case à cocher Appliquer l'intégrité référentielle soit activée, puis cliquez sur OK.

Plus d'information pour sur la création de relations. consultez les articles suivants :

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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