Mettre à jour les données d'une base de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article explique comment mettre à jour des données existantes. Microsoft Office Access 2007 fournit un certain nombre d’outils pour mettre à jour les enregistrements existants, y compris les feuilles de données, formulaires, requêtes, rechercher et remplacer et la nouvelle fonctionnalité de collecte de données.

N’oubliez pas que la mise à jour des données n’est pas la même procédure que l’entrée de nouvelles données. Pour plus d’informations sur la saisie de nouvelles données dans une base de données, voir l’article Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de données.

Contenu de cet article

Conception de base de données influence de mise à jour

Impact des types de données sur la mise à jour

Impact des propriétés de champ de table sur la mise à jour

Utiliser un formulaire pour mettre à jour des données

Utiliser une feuille de données à jour des données

Utiliser une requête mise à jour pour modifier les données existantes

Utiliser une requête Ajout pour ajouter des enregistrements à des tables

Collecte de données permet de mettre à jour les enregistrements

Mises à jour en cascade permet de modifier les valeurs de clé primaires et étrangères

Conception de base de données influence de mise à jour

Lisez cette section si vous connaissez les concepts de bases de données relationnelles ou dans Access. Mises à jour importantes deviennent beaucoup plus faciles à effectuer lorsque vous comprenez quelques principes de base de création de base de données.

Une base de données Access n’est pas un fichier dans le même sens qu’un document Microsoft Office Word 2007 ou un ensemble de diapositives Microsoft Office PowerPoint 2007. En revanche, une base de données Access classique est un une collection de tables, plus un jeu d’objets construits autour de ces tables, formulaires, États, des requêtes et ainsi de suite.

En outre, ces objets doivent être conformes à un ensemble de principes de conception ou la base de données soit fonctionnera mal ou échouer complètement. À son tour, ces principes de conception affectent la saisie de données. Rappelez-vous ces faits sur les objets de base de données et la conception lorsque vous travaillez.

  • À quelques exceptions près (par exemple, un type de liste ou une liste de valeurs), Access stocke toutes les données dans une ou plusieurs tables. Le nombre de tables dépend de la création et la complexité de la base de données. Bien que vous pouvez consulter ou mettre à jour les données dans un formulaire, un état, ou dans les résultats renvoyés par une requête, Access stocke les données dans des tables.

  • Chaque table doit contenir des données pour un problème individuel, une catégorie ou un objectif. Par exemple, une table des informations de contacts professionnels doit contenir pas d’informations sur les ventes. Si c’est le cas, peut devenir difficile, voire impossible de trouver les informations recherchées.

  • Chacun des champs dans une table doit accepter qu’un seul type de données. Par exemple, vous ne devez pas stocker des notes dans un champ défini pour accepter des nombres. Si vous essayez d’entrer du texte dans ce champ, Access affiche un message d’erreur.

  • Avec une exception, les champs dans un enregistrement doivent accepter qu’une seule valeur. Par exemple, une base de données correctement conçue vous empêchera d’entrer plusieurs adresses dans un champ d’adresse. Il s’agit Contrairement à Microsoft Office Excel 2007 qui, par défaut, vous permet d’entrer un nombre quelconque de noms, adresses ou des images dans une seule cellule, sauf si vous définissez cette dernière pour accepter des types de données restreints.

    Toutefois, Office Access 2007 fournit également une nouvelle fonctionnalité appelée un champ à plusieurs valeurs. Vous utilisez des champs à plusieurs valeurs pour joindre plusieurs éléments de données à un seul enregistrement et créer des listes acceptant plusieurs valeurs. Par exemple, vous pouvez joindre un fichier texte, un ensemble de diapositives Office PowerPoint 2007 et n’importe quel nombre d’images à un enregistrement dans votre base de données. Vous pouvez également créer une liste de noms et sélectionner autant de ces noms selon vos besoins. L’utilisation de champs à valeurs multiples peut sembler rompre les règles de conception de base de données, car vous pouvez stocker plusieurs éléments de données par champ de table, mais il n’en fait, étant donné que Microsoft Access applique les règles « en coulisses », en stockant les données dans des tables masquées spéciales.

Les liens suivants vous dirigent vers des articles qui fournissent des informations sur les thèmes et les fonctionnalités décrites dans cette section.

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Impact des types de données sur la mise à jour

Lisez cette section si vous connaissez les concepts de bases de données relationnelles ou dans Access. Mises à jour importantes deviennent beaucoup plus faciles à effectuer lorsque vous comprenez quelques principes de base de création de base de données.

Lorsque vous créez une table de base de données, vous sélectionnez un type de données pour chacun des champs de cette table, un processus qui permet de garantir la saisie de données plus précise. Par exemple, supposons que vous spécifiez le type de données numérique d’un champ, car vous devez calculer des chiffres de ventes. Si une personne tente d’entrer du texte dans ce champ, Access affiche un message d’erreur et ne permettra pas de cet utilisateur enregistrer l’enregistrement modifié, ce qui permet de protéger vos chiffres.

Me montrer comment afficher les types de données

Access propose désormais deux manières d’afficher les types de données pour un champ de table. Vous pouvez utiliser les commandes sous l’onglet feuille de données, ou vous pouvez ouvrir la table en mode Création. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser ces deux techniques.

Afficher les types de données à l’aide des commandes sous l’onglet Feuille de données

  1. Dans le volet de Navigation, double-cliquez sur la table que vous voulez utiliser.

  2. Cliquez sur le champ que vous souhaitez examiner.

  3. Sous l’onglet feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur la flèche vers le bas pour la liste Type de données pour afficher le type de données défini pour le champ.

Afficher les types de données en mode Création

  • Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

    Access ouvre la table dans la grille de création et la partie supérieure de la grille affiche le nom et type de données de chaque champ de table.

    Champs en mode Création

Le type de données défini pour chaque champ de table fournit le premier niveau de contrôler ce que vous pouvez et ne pouvez pas entrer dans un champ. Dans certains cas, un type de données vous empêche d’entrer les informations du tout. Le tableau suivant répertorie les types de données qui Office Access 2007 fournit et décrit leur impact sur la saisie de données.

Type de données

Effet sur la saisie de données

Texte

Les champs texte acceptent des caractères textuels ou numériques, y compris délimitée par des listes d’éléments. Un champ de texte accepte un plus petit nombre de caractères qu’un champ Mémo, comprise entre 0 et 255 caractères. Dans certains cas, vous pouvez utiliser les fonctions de conversion pour effectuer des calculs sur les données dans un champ de texte.

Mémo

Vous pouvez entrer de grandes quantités de texte et des données numériques dans ce type de champ. En outre, si le Concepteur de base de données du champ défini pour prendre en charge de la mise en forme de texte enrichi, vous pouvez appliquer les types de mise en forme que vous trouvez généralement dans les programmes de traitement de texte, tel que Office Word 2007. Par exemple, vous pouvez appliquer différentes polices et tailles de polices à des caractères spécifiques de votre texte et les rendre gras ou italique, etc.. Vous pouvez également ajouter des balises Hypertext Markup Language (HTML) aux données.

Pour plus d’informations sur la mise en forme de texte enrichi dans un champ Mémo, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

Comme des champs de texte, vous pouvez également exécuter des fonctions de conversion sur les données dans un champ Mémo.

Nombre

Vous pouvez entrer uniquement des nombres dans ce type de champ, et vous pouvez effectuer des calculs sur les valeurs dans un champ numérique.

Date/Heure

Vous pouvez entrer uniquement les dates et heures dans ce type de champ. Selon la manière dont le Concepteur de base de données définit le champ, vous pouvez rencontrer ces conditions :

  • Si le Concepteur de base de données défini un masque de saisie pour le champ (une série de caractères littéraux et espaces réservés qui s’affichent lorsque vous sélectionnez le champ), vous devez entrer des données dans les espaces et le format qui inclut le masque. Par exemple, si vous voyez un masque tel que jj, vous devez taper une date dans ce format dans les espaces prévus — par exemple, 11 Oct 2006. Vous ne pouvez pas taper un nom de mois complet (par exemple, juillet) ou une valeur d’année à deux chiffres.

  • Si le concepteur n’avez pas créé un masque de saisie pour contrôler la façon dont vous entrez une date ou une heure, vous pouvez entrer la valeur à l’aide des dates valides ou le format d’heure. Par exemple, vous pouvez taper 11 octobre 2006, 11/10/06 ou 11 octobre 2006.

  • Le Concepteur de base de données peuvent s’appliquer un format d’affichage dans le champ. Dans ce cas, si ce n’est pas masque de saisie est présent, vous pouvez entrer une valeur dans n’importe quel format, mais Access affiche les dates selon le format d’affichage. Par exemple, vous pouvez taper 11/10/2006, mais le format d’affichage peut-être être défini pour qu’il affiche la valeur en tant que 11-Oct-2006.

    Pour plus d’informations sur les masques de saisie, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

Devise

Vous pouvez entrer que des valeurs monétaires dans ce type de champ. En outre, vous n’avez pas à entrer manuellement un symbole monétaire. Par défaut, Access applique le symbole monétaire (¥, £, $ et ainsi de suite) spécifié dans vos paramètres régionaux Windows.

NuméroAuto

Vous ne pouvez pas entrer ou modifier les données de ce type de champ à tout moment. Access incrémente les valeurs dans un champ NuméroAuto chaque fois que vous ajoutez un enregistrement à une table.

Oui/Non

Lorsque vous cliquez sur un champ qui est défini sur ce type de données, Access affiche une case à cocher ou une liste déroulante, en fonction de la mise en forme le champ. Si vous mettez en forme le champ pour afficher une liste, vous pouvez sélectionner soit Oui ou non, Vrai ou faux, ou sur ou inactif dans la liste, une nouvelle fois selon le format appliqué au champ. Vous ne pouvez pas entrer des valeurs dans la liste ou modifiez les valeurs dans la liste directement à partir d’un formulaire ou un tableau.

Objet OLE

Vous utilisez ce type de champ lorsque vous souhaitez afficher des données à partir d’un fichier créé dans un autre programme. Par exemple, vous pouvez afficher un fichier texte, un graphique Excel ou une présentation PowerPoint dans un champ objet OLE.

Pièces jointes permettent plus facile, plus rapide et plus flexible pour afficher les données provenant d’autres programmes. Consultez l’entrée de pièce jointe, plus loin dans cette table, pour plus d’informations.

Lien hypertexte

Vous pouvez entrer des données dans ce type de champ et Access l’ajuste dans une adresse Web. Par exemple, si vous tapez une valeur dans le champ, Access entoure votre texte avec texte Uniform Resource Locator (URL), comme suit : http://www. your_text.com. Si vous entrez une adresse Web valide, votre lien fonctionnera — dans le cas contraire, le lien va produire dans un message d’erreur. En outre, la modification des liens hypertexte existants peut être difficile, car en cliquant sur un champ lien hypertexte avec la souris démarre votre navigateur Web et vous permet d’accéder au site spécifié dans le lien. Pour modifier un champ lien hypertexte, sélectionnez un champ adjacent, utilisez les touches TAB ou flèche pour déplacer le focus vers le champ lien hypertexte et appuyez sur F2 pour activer la modification.

Pièce jointe

Vous pouvez joindre des données provenant d’autres programmes à ce type de champ, mais vous ne pouvez pas taper ou dans le cas contraire entrer du texte ou des données numériques.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un champ pièce jointe, voir l’article joindre des fichiers et des graphismes aux enregistrements de votre base de données.

Assistant Liste de choix

L’Assistant liste de choix n’est pas un type de données. À la place, vous utilisez l’Assistant pour créer les deux types de listes déroulantes : listes de valeurs et les champs de recherche. Une liste de valeurs utilise une liste délimitée d’éléments que vous entrez manuellement lorsque vous utilisez l’Assistant liste de choix. Ces valeurs peuvent être indépendantes de n’importe quel autre objets ou des données dans votre base de données.

En revanche, un champ liste de choix utilise une requête pour récupérer des données d’une ou plusieurs des autres tables dans une base de données, ou dans un autre emplacement, par exemple un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0. Le champ de recherche affiche ensuite les données dans une liste déroulante. Par défaut, l’Assistant liste de choix définit le champ de table sur le type de données numérique.

Vous pouvez travailler avec les champs liste de choix directement dans les tables, ainsi que dans les formulaires et états. Par défaut, les valeurs dans un champ de recherche apparaissent dans un type de contrôle de liste appelé une zone de liste déroulante, une liste comportant une flèche de déroulement : Liste de recherche vide . Selon la façon dont le Concepteur de base de données a défini le champ de recherche et la zone de liste déroulante, vous pouvez modifier les éléments dans la liste et ajouter des éléments à la liste. Pour ce faire, le Concepteur de base de données doit définir une propriété pour le champ liste de choix (la propriété est appelée Limiter à liste, et le concepteur a désactiver cette option).

Si vous ne pouvez pas modifier directement les valeurs dans une liste de choix, vous devez ajouter ou modifier les données dans votre liste de valeurs prédéfinie, ou dans la table qui sert de source pour le champ de recherche. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez la section intitulée « Modifier les éléments d’un champ de recherche » dans l’article Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de données.

Enfin, lorsque vous créez un champ de recherche, vous pouvez éventuellement définir à prendre en charge plusieurs valeurs. Lorsque vous procédez ainsi, la liste résultante affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste, et vous pouvez activer ou désactiver tous les éléments selon vos besoins. La figure suivante illustre une liste à plusieurs valeurs par défaut :

Liste Case à cocher

Pour plus d’informations sur la création de champs liste de choix à valeurs multiples et l’utilisation des listes qui en résulte, voir les articles utiliser une liste qui stocke plusieurs valeurs et Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

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Impact des propriétés de champ de table sur la mise à jour

Lisez cette section si vous connaissez les concepts de bases de données relationnelles ou dans Access. Vous ne pouvez pas effectuer les mises à jour importantes avec succès, sauf si vous comprenez l’impact des propriétés définies pour les champs de table sur la mise à jour.

Lorsque vous concevez une base de données, vous commencez généralement en concevant une ou plusieurs tables. Vous déterminez quels types de données chaque table doit contenir, définissez les clés primaires : un champ qui identifie de façon unique chaque enregistrement (ligne), de chaque table et que vous créez les relations entre les tables.

Dans le cadre de ce processus, vous définissez les propriétés des champs dans chaque table. Par exemple, vous pouvez définir un champ de texte pour accepter pas plus de 50 caractères, et vous pouvez définir un champ numérique pour n'accepter que des valeurs monétaires.

Vous pouvez définir la plupart des propriétés de champ en mode Création. Toutefois, vous pouvez également définir certaines propriétés à l’aide des commandes dans les groupes dans le ruban, partie de la Interface utilisateur Microsoft Office Fluent. Par exemple, vous pouvez définir des mises en forme visuelles pour les champs texte et Mémo en utilisant les commandes dans le groupe police sous l’onglet accueil. Pour plus d’informations sur l’utilisation de ces commandes, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

Me montrer comment définir ou modifier les propriétés d’un champ de table.

Access propose à présent deux manières d’afficher les propriétés d’un champ de table, vous pouvez utiliser les commandes sous l’onglet feuille de données, ou vous pouvez ouvrir la table en mode Création. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser ces deux techniques.

Afficher les propriétés de table à l’aide des commandes sous l’onglet Feuille de données

  1. Dans le volet de Navigation, double-cliquez sur la table que vous voulez utiliser.

  2. Cliquez sur l’onglet feuille de données et utilisez les commandes dans le groupe Type de données et mise en forme pour afficher les propriétés pour chaque champ de table.

Afficher les propriétés de la table en mode Création

  1. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la table, puis cliquez sur Mode Création.

    Access ouvre la table dans la grille de création.

  2. Dans la partie inférieure de la grille, sous Propriétés du champ, cliquez sur l’onglet Général, si ce n’est pas déjà fait.

    –ou–

    Pour afficher les propriétés d’un champ de recherche, cliquez sur l’onglet liste de choix.

    Un champ de recherche est un champ de table qui utilise une liste de valeurs codé en dur ou d’une requête qui Récupère les valeurs d’une ou plusieurs tables dans une base de données. Par défaut, le champ de recherche présente ces valeurs sous la forme d’une liste. Selon la manière dont un concepteur de base de données définit le champ de recherche, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs éléments à partir de cette liste.

    Champs de recherche confondent souvent des nouveaux utilisateurs d’Access, car une liste d’éléments s’affiche dans un emplacement (la liste Access crée à partir des données dans le champ de recherche), mais les données peuvent résider dans un autre emplacement (la table qui contient les données). N’oubliez pas que lorsque vous mettez à jour les données dans un champ de recherche, vous devez mettre à jour la table source (le second emplacement). Vous ne pouvez pas mettre à jour un champ de recherche dans la liste.

Le tableau suivant répertorie les propriétés de table qui est le plus grand sur la saisie de données et explique leur impact.

Propriété

Emplacement dans la grille de création de table

Valeurs possibles

Comportement lorsque vous essayez d’entrer des données

Taille du champ

Onglet Général

0 et 255

La limite de caractères s’applique uniquement aux champs définis sur le type de données texte. Si vous essayez d’entrer plus que le nombre spécifié de caractères, le champ les caractères excédentaires.

Obligatoire

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque activé, cette propriété vous oblige à entrer une valeur dans un champ, et Access ne vous permet pas d’enregistrer toutes les nouvelles données jusqu'à ce que vous renseignez le champ. Lorsque désactivée, le champ accepte les valeurs null, ce qui signifie que le champ peut rester vide.

Remarque : Une valeur null n’est pas la même chose qu’un zéro. Zéro est un chiffre et Access s’en servir dans les calculs. Une valeur null est une valeur manquante, non définie ou inconnue.

Autoriser des chaînes nulles

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque activé, vous pouvez entrer des chaînes vides, des chaînes qui ne contiennent aucun caractère. Pour créer une chaîne de longueur nulle, vous tapez une paire de guillemets droits sans espace entre eux (» «), puis appuyez sur ENTRÉE.

Indexées

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque vous indexez un champ de table, Access vous empêche d’ajout de valeurs en double.

Masque de saisie

Onglet Général

Prédéfini ou personnalisé jeux de caractères littéraux et espaces réservés

Un masque de saisie vous oblige à entrer des données dans un format prédéfini. Les masques apparaissent lorsque vous sélectionnez un champ dans une table ou un contrôle dans un formulaire. Par exemple, supposons que vous cliquez sur un champ de Date et que le jeu de caractères : MMM-DD-YYYY. Ce jeu de caractères est appelé un masque de saisie. Il vous oblige à entrer des valeurs de mois comme abréviations de trois lettres, par exemple OCT et la valeur de l’année en tant que quatre chiffres, au lieu de deux. Si vous voyez ce masque, vous donc entrer une date comme 15-OCT-2006.

Remarque : N’oubliez pas que les masques de saisie déterminent uniquement la saisie de données, pas comment Access affiche ces données. Par exemple, vous pouvez entrer une date sous forme de 15-OCT-2006, mais Access peut stocker la valeur en tant que 10152006 — c'est-à-dire avec aucune mise en forme des caractères. Puis, lorsque vous affichez la date dans un tableau, un formulaire ou un état, l’accès peut être défini pour l’afficher sous forme de 15/10/2006.

Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de masques de saisie, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

Afficher le contrôle

Onglet liste de choix

Valeurs dépendent du type de données défini pour le champ

Pour les champs texte et numérique, vous pouvez choisir entre une zone de texte, une zone de liste ou un contrôle de zone de liste déroulante. Pour indiquer Oui/aucun champ, vous pouvez choisir entre une case à cocher, une zone de texte ou un contrôle de zone de liste déroulante.

Remarque : Si vous sélectionnez rien d’autre que la Zone de liste ou Zone de liste déroulante, Access masque les propriétés restantes sous l’onglet liste de choix.

Origine source

Onglet liste de choix

Table/requête
valeur liste
liste de champs

Si vous définissez la propriété Afficher le contrôle de Zone de liste ou Zone de liste déroulante, vous pouvez définir cette propriété Table/requête, Liste de valeurs ou Liste de champs. À son tour, cette propriété contrôle le type de valeur que vous pouvez utiliser dans la propriété Source ligne. Consultez l’entrée suivante.

Contenu

Onglet liste de choix

Dépend de la propriété Origine Source.

Si vous définissez la propriété Origine Source sur Table/requête, ce champ peut contenir le nom d’une table ou une requête. Si vous définissez la propriété sur Liste de valeurs, cette propriété contient une liste de valeurs séparées par des points-virgules (;). Si vous définissez la propriété Origine Source sur Liste de champs, cette propriété contient le nom d’une table, une requête ou une instruction SQL Structured Query Language ().

Limiter à liste

Onglet liste de choix

Oui/Non

Lorsque la valeur Oui, Access recherche des valeurs correspondantes quand les utilisateurs entrent du texte dans un contrôle de zone de liste déroulante. Autrement dit, le paramètre Oui Active la saisie semi-automatique. Le paramètre Oui empêche l’utilisateur de modifier les éléments d’une liste directement dans le contrôle de zone de liste ou une liste déroulante. À la place, les utilisateurs doivent modifier les éléments dans la zone de propriété Source ligne, ou dans le cas de champs liste de choix, modifiez les éléments du tableau qui contient les données sources pour le champ de recherche. Pour plus d’informations sur l’utilisation de champs liste de choix, consultez la section intitulée « Modifier les éléments d’un champ de recherche » dans l’article Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de données.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Onglet liste de choix

Oui/Non

Active ou désactive la commande Modifier les éléments de liste pour les listes de valeurs, mais pas pour les champs liste de choix. Pour activer cette commande pour les champs de recherche, entrez un nom de formulaire valide dans la propriété Formulaire modifier les éléments de liste . La commande Autoriser les modifications de liste de valeurs apparaît dans un menu contextuel que vous ouvrez par clic droit sur la zone ou liste modifiable contrôle zone de liste. Lorsque vous exécutez la commande, la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste s’affiche. Sinon, si vous spécifiez le nom d’un formulaire dans la zone de propriété Formulaire modifier les éléments de liste, Access ouvre le formulaire correspondant au lieu de la boîte de dialogue.

Vous pouvez exécuter la commande Modifier les éléments de liste à partir de la zone de liste et une zone de liste déroulante située dans un formulaire, ainsi qu’à partir d’une zone de liste déroulante située dans les tables et les résultats d’une requête. Formulaires doivent être ouverts en mode Création ou affichage du navigateur ; tables et les jeux de résultats de requête doit être ouvert en mode feuille de données.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Onglet liste de choix

Nom d’un formulaire de saisie de données

Si vous spécifiez le nom d’un formulaire de saisie de données dans cette propriété de table, ce formulaire s’ouvre lorsqu’un utilisateur exécute la commande Modifier les éléments de liste. Dans le cas contraire, la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste s’affiche lorsque les utilisateurs exécutent la commande.

Pour plus d’informations sur la création des tables de base de données et définition des propriétés, consultez les articles suivants.

  • Concepts de base de création de base de données explique les concepts fondamentaux tels que la planification d’une base de données, conception des données et la normalisation — le processus de fractionnement de vos données en tables liées et éliminer les données redondantes.

  • Créer des tables dans une base de données explique comment créer des tables, ajouter des clés primaires (champs qui identifient chaque ligne ou un enregistrement dans la table) et comment définir des types de données et propriétés du tableau.

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Utiliser un formulaire pour mettre à jour des données

Vous utilisez un formulaire pour mettre à jour de petites quantités de données. Dans ce cas, « petite » signifie n’importe quel nombre d’enregistrements que vous souhaitez mettre à jour manuellement. Formulaires pouvant offrent un moyen plus facile, plus rapide et plus précis pour modifier et mettre à jour les données de petites quantités.

Comment vous utilisez un formulaire pour modifier des données dépend de la conception du formulaire. Les formulaires peuvent contenir un nombre quelconque de contrôles tels que des listes, des zones de texte, des boutons et des feuilles de données — grilles semblables aux feuilles de calcul Excel. À son tour, chacun des contrôles dans le formulaire lit les données depuis ou écrit des données dans un champ de table sous-jacente. Que pouvez-vous faire avec un contrôle donné dépend du type de données défini pour le champ de table sous-jacente, des propriétés définies pour ce champ et éventuellement des différentes propriétés que le Concepteur de base de données défini pour chaque contrôle. Pour plus d’informations sur l’impact des types de données et propriétés du champ sur la saisie de données, voir comment les types de données affectent la manière dont vous entrez des données et impact des propriétés de champ de table sur la saisie de données, plus haut dans cet article.

Les sections suivantes expliquent comment utiliser les contrôles d’entrée des données les plus courants. Si vous avez des questions concernant votre base de données spécifique, contactez votre administrateur système ou le Concepteur de base de données.

Ajouter ou modifier du texte dans une zone de texte

Access fournit un contrôle de texte à utiliser avec les champs texte et Mémo. En règle générale, vous pouvez déterminer si le champ sous-jacent est du texte ou Mémo par la taille du contrôle, qui indique la taille du champ de table sous-jacente. Par exemple, si vous liez le contrôle à un champ de texte qui n’accepte pas plus de 50 caractères, vous redimensionnez le contrôle en conséquence. En revanche, si vous liez le contrôle à un champ Mémo, vous pouvez redimensionner le contrôle pour afficher un ou deux paragraphes de texte sans avoir à faire défiler.

En outre, vous pouvez définir un champ Mémo pour prendre en charge la mise en forme de texte enrichi. Vous pouvez ensuite appliquer différentes polices, tailles, styles et couleurs à votre texte.

Modifier du texte dans une zone de texte

  • Placez le curseur dans la zone de texte et modifier vos données. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas effectuer des calculs sur des nombres dans un champ texte ou Mémo.

Appliquer la mise en forme de texte enrichi

Remarque : Vous pouvez suivre ces étapes uniquement lorsqu’une zone de texte est liée à un champ Mémo. Consultez les étapes décrites dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article.

  1. La table ouverte en mode feuille de données, sélectionnez le champ Mémo. En règle générale, vous pouvez rechercher un champ nommé « Des commentaires, » Notes » ou « Description ».

  2. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.

    Vous pouvez appliquer différentes polices et les tailles, mettre du texte en gras ou italique, modifier les couleurs et ainsi de suite.

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Utiliser une feuille de données à jour des données

Vous pouvez modifier les données directement en mode feuille de données (une ligne et colonne grille semblable à une feuille de calcul Excel). Vous pouvez modifier des données dans des tables, les jeux de résultats de requête et les formulaires qui affichent des feuilles de données.

En règle générale, vous utilisez les feuilles de données lorsque vous devez modifier uniquement un petit nombre d’enregistrements ou des parties d’un enregistrement unique. Si vous êtes habitué à Excel, les feuilles de données doit être relativement simple à comprendre et vous pouvez apporter des modifications sans une connaissance approfondie d’Access, tels que la possibilité de créer et exécuter des requêtes.

Gardez les points suivants lorsque vous travaillez.

  • Vous n’avez pas besoin d’enregistrer explicitement vos modifications. Access les valide à la table lorsque vous déplacez le curseur vers un nouveau champ dans la même ligne, ou lorsque vous déplacez le pointeur sur une autre ligne.

  • Par défaut, les champs dans une base de données Access doivent être définis pour accepter un type de données, tels que le texte ou les nombres spécifique. Vous devez entrer le type de données que le champ est défini sur Accepter. Si vous n’avez pas, Access affiche un message d’erreur.

  • Un champ peut avoir un masque de saisie. Un masque de saisie est un jeu de caractères littéraux et espaces réservés qui vous oblige à entrer des données dans un format spécifique. Par exemple, un masque de saisie d’un code postal peut-être nécessiter des données conformes au format Français, tandis que le masque de saisie d’un numéro de téléphone peut-être nécessiter vous permettant d’entrer des nombres au format allemand.

    Pour plus d’informations sur les masques de saisie, voir l’article mettre en forme des données dans des lignes et colonnes.

  • À l’exception des pièces jointes et listes à valeurs multiples, vous pouvez entrer qu’une seule valeur dans la plupart des champs. Si vous ne savez pas si un champ accepte les pièces jointes, contactez votre administrateur système ou votre Concepteur de base de données. Vous pouvez toujours identifier une liste à plusieurs valeurs, car Access affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste.

Modifier des données dans une feuille de données

  1. Dans le volet de Navigation, double-cliquez sur la table ou la requête qui contient les données que vous souhaitez modifier.

    Par défaut, Access ouvre la table ou la requête en mode feuille de données — une grille qui ressemble à une feuille de calcul Excel.

  2. Cliquez sur ou dans le cas contraire placer le focus sur le premier champ que vous souhaitez modifier, puis modifier les données.

  3. Pour accéder au champ suivant, appuyez sur TAB, utilisez une des touches de direction ou cliquez sur le champ suivant.

    Lorsque vous appuyez sur TAB, par défaut, Access utilise vos paramètres régionaux Windows pour déterminer si elle déplace le curseur vers la gauche ou vers la droite. Si l’ordinateur est configuré pour utiliser une langue qui lit de gauche à droite, le curseur se déplace vers la droite lorsque vous appuyez sur la touche TAB. Si l’ordinateur est configuré pour une langue qui lit de droite à gauche, le curseur se déplace vers la gauche.

Appliquer la mise en forme de texte enrichi à des données dans un champ Mémo

  1. Avec le résultat table ou la requête ouvert en mode feuille de données, sélectionnez le champ Mémo.

    En règle générale, vous pouvez rechercher un champ nommé « Commentaires », « Notes » ou « Description ». Si vous ne trouvez pas le champ Mémo, voir les étapes dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article.

  2. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.

    Vous pouvez appliquer différentes polices et les tailles, mettre du texte en gras ou italique, modifier les couleurs et ainsi de suite.

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Utiliser une requête mise à jour pour modifier les données existantes

Requêtes Mise à jour vous permet d’ajouter, modifier ou supprimer une partie (mais pas toutes) d’un ou plusieurs enregistrements existants. Vous pouvez considérer requêtes Mise à jour une forme plus puissante de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Vous entrez un critère de sélection (l’équivalent d’une chaîne de recherche) et un critère de mise à jour (l’équivalent d’une chaîne de remplacement). Contrairement à la boîte de dialogue requêtes Mise à jour peuvent accepter plusieurs critères, vous permettent de mettre à jour un grand nombre d’enregistrements en une seule fois et vous permettent de modifier les enregistrements dans plusieurs tables.

N’oubliez pas que vous ne pouvez pas utiliser des requêtes Mise à jour pour ajouter des enregistrements entiers. Pour ce faire, vous utilisez une requête Ajout.

Pour plus d’informations, voir l’article Ajouter des enregistrements à une table à l’aide d’une requête Ajout.

Remarque : Utiliser une requête mise à jour la plus sûre est d’abord créer une requête sélection qui teste vos critères de sélection. Par exemple, supposons que vous souhaitez mettre à jour une série d’Oui/non des champs de ne sur Oui pour un client donné. Pour ce faire, vous ajoutez des critères à votre requête sélection jusqu'à ce qu’elle renvoie tous les enregistrements non souhaités de ce client. Lorsque vous êtes sûr d’avoir les enregistrements corrects, vous convertissez votre requête sélection en une requête mise à jour, entrez vos critères de mise à jour, puis puis exécutez la requête pour mettre à jour les valeurs sélectionnées. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment créer une requête sélection et puis de le convertir en une requête mise à jour.

Créer une requête Sélection

  1. Ouvrez la base de données qui contient les enregistrements à mettre à jour.

  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

    Le Concepteur de requêtes s’ouvre, l’onglet Création s’affiche et la boîte de dialogue Afficher la Table s’ouvre.

  3. Sélectionnez l’ou les tables qui contiennent les enregistrements que vous voulez mettre à jour et cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Fermer.

    Les tables s’affichent sous forme d’une ou plusieurs fenêtres dans la partie supérieure de la grille de création de requête et les fenêtres de la liste tous les champs de chaque table. La figure suivante illustre le Concepteur de requêtes avec une table classique.

    Table du Concepteur de requêtes

  4. Double-cliquez sur les champs que vous souhaitez mettre à jour. Les champs sélectionnés apparaissent dans la ligne champ dans la partie inférieure du Générateur de requêtes.

    Vous pouvez ajouter un champ de table par colonne dans la partie inférieure ou, vous pouvez ajouter tous les champs dans une table rapidement en double-cliquant sur l’astérisque (*) en haut de la liste des champs de table. La figure suivante illustre le Concepteur de requêtes avec tous les champs ajoutés.

    Requête avec tous les champs de table ajoutés

  5. Vous pouvez également entrer un ou plusieurs critères dans la ligne Critères de la grille de création. Le tableau suivant répertorie certains exemples et explique leur effet sur une requête.

Critères

Effet

> 234

Renvoie tous les nombres supérieurs à 234. Pour rechercher tous les nombres inférieurs à 234, utilisez < 234.

>= "Callahan"

Renvoie tous les enregistrements de Callahan à la fin de l’alphabet

Entre #2/2/2006# Et #12/1/2006#

Renvoie les dates comprises entre le 2 février 06 et le 1er décembre 06 (ANSI-89). Si votre base de données utilise les caractères génériques ANSI-92, utilisez des guillemets simples (') au lieu des signes. Exemple : Entre ' 2/2/2006' et ' 12/1/2006 »

Pas "Allemagne"

Recherche tous les enregistrements pour lesquels le contenu du champ n’est pas exactement égal à « Allemagne». Le critère renvoie les enregistrements qui contiennent des caractères en plus d’« Allemagne » tel qu’« Allemagne (Euro) » ou « Europe (Allemagne) ».

Pas "T*"

Recherche tous les enregistrements hormis ceux commençant par T. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l'astérisque.

Pas "*t"

Recherche tous les enregistrements qui ne se terminent pas par t. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l’astérisque.

Dans(Canada,R-U)

Dans une liste, recherche tous les enregistrements contenant Canada ou R-U.

Comme "[A-D]*"

Dans un champ texte, recherche tous les enregistrements qui commencent par les lettres A à D. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) au lieu de l’astérisque.

Comme "*ar*"

Recherche tous les enregistrements comportant la séquence de lettres « ar ». Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l’astérisque.

Comme "Maison Dewe?"

Recherche tous les enregistrements commençant par « Maison » et contenant une deuxième chaîne de 5 lettres dont les 4 premières lettres sont « Dewe » et la dernière est inconnue. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le caractère de soulignement (_) à la place du point d’interrogation.

#02/02/2006#

Recherche tous les enregistrements du 2 février 2006. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, mettez la date entre apostrophes au lieu d’utiliser des signes # ('02.02.2006').

< Date( )- 30

Renvoie toutes les dates postérieures aux 30 derniers jours.

Date()

Renvoie toutes les enregistrements contenant la date du jour.

Entre Date( ) Et AjDate("m", 3, Date( ))

Renvoie tous les enregistrements compris entre la date du jour et les trois derniers mois.

Est Null

Renvoie tous les enregistrements contenant une valeur Null (vide ou non définie).

Est Pas Null

Renvoie tous les enregistrements contenant une valeur.

""

Renvoie tous les enregistrements contenant une chaîne vide. Les chaînes vides sont utilisées lorsqu'un champ rend obligatoire l'ajout d'une valeur, mais que la valeur n'est pas connue. Par exemple, un champ peut nécessiter la saisie d'un numéro de télécopie. Or, si certains de vos clients ne possèdent pas de télécopieur, vous pouvez taper deux guillemets droits sans espace entre eux ("") à la place d'un numéro.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Vérifiez que la requête a renvoyé uniquement les enregistrements que vous souhaitez mettre à jour. Le cas échéant, vous pouvez sélectionner les champs que vous ne voulez pas et appuyez sur SUPPR pour les supprimer, vous pouvez faire glisser des champs supplémentaires vers la grille de création et vous pouvez modifier vos critères jusqu'à ce que vous êtes satisfait des résultats de la requête.

  2. Passez aux étapes suivantes.

Mettre à jour les enregistrements

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour.

    Cette opération modifie la requête sélection en une requête mise à jour. Access ajoute la ligne mise à jour vers dans la partie inférieure du Générateur de requêtes.

    Requête Mise à jour avec un seul critère de mise à jour

  2. Recherchez le champ qui contient les données que vous souhaitez modifier, puis entrez l’expression (ce qui remplacera vos données) dans la ligne mise à jour vers de ce champ.

    Ce tableau illustre certains exemples d’expressions et explique comment ils modifient les données.

Expression

Résultat

   "Représentant"

Dans un champ Texte, modifie une valeur texte en Représentant.

n ° 8/10/06 #

Dans un champ Date/heure, modifie une valeur de date à 10-août-06.

Oui

Dans un champ Oui/Non, modifie une valeur Non en valeur Oui.

"PN" & [NuméroRéférence]

Insère "PN" au début de chaque numéro de référence spécifié.

[PrixUnitaire] * [Quantité]

Multiplie les valeurs dans les champs PrixUnitaire et Quantité.

[Transport] * 1,5

Augmente les valeurs dans un champ Transport de 50%.

SomDom("[Quantité] * [PrixUnitaire]",
"Détails commandes", "[RéfProduit]=" &  [RéfProduit])

Où les valeurs ProductID dans la table actuelle correspondent aux valeurs ProductID dans la table Détails commande, cette expression mises à jour les ventes totales par multiplier les valeurs dans un champ nommé quantité par les valeurs dans un champ PrixUnitaire.

Droite([CodePostalEnvoi], 5)

Tronque les caractères les plus à gauche dans une chaîne textuelle ou numérique et laisse les cinq caractères les plus à droite.

VraiFaux(EstNull([PrixUnitaire]), 0, [PrixUnitaire])

Modifie une valeur null (inconnue ou indéfinie) à zéro (0) dans un champ PrixUnitaire.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Un message d’alerte s’affiche. La figure suivante illustre le message :

    Le message d'alerte de la requête Mise à jour

  2. Cliquez sur Oui pour exécuter la requête.

    Remarque : Vous pouvez désactiver les messages d’alerte. Pour ce faire, cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office et cliquez sur Options Access, cliquez sur Options avancées, sous Confirmer, désactivez la case à cocher requêtes Action.

  3. Pour afficher les résultats de votre requête mise à jour, sur soit la famille onglet ou l’onglet Création, dans le groupe affichages, cliquez sur affichage, puis cliquez sur Mode feuille de données. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Mode feuille de données situé dans la barre d’état Access.

    Remarque : Lorsque vous exécutez la requête, vous pouvez remarquer que certains champs manquent dans votre jeu de résultats. Si votre requête contient les champs que vous ne mettez à jour, Access supprime ces champs par défaut. Par exemple, vous pouvez inclure les champs ID de deux tables pour s’assurer que votre requête renvoie et utilise les enregistrements appropriés. Si vous ne mettez à jour ces champs ID, Access les supprime.

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Utiliser une requête Ajout pour ajouter des enregistrements à des tables

Une des utilisations plus fréquentes d’une requête Ajout consiste à ajouter un groupe d’enregistrements à partir d’une ou plusieurs tables dans une base de données source à une ou plusieurs tables dans une base de données de destination. Par exemple, supposons que vous acquérez de nouveaux clients et une base de données contenant une table d’informations sur ces clients. Pour éviter d’entrer manuellement les nouvelles données, vous pouvez l’ajouter à la table appropriée ou des tables dans votre base de données. Vous pouvez également utiliser Ajouter des requêtes à :

  • Ajouter des enregistrements en fonction de critères. Par exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter uniquement les noms et adresses des clients avec les commandes ouvertes.

  • Ajouter des enregistrements lorsque certains champs dans une table n’existent pas dans l’autre table. Par exemple, supposons que votre table clients comporte 11 champs et les champs dans la table Customers dans une autre base de données correspondent à 9 de votre 11 champs. Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour ajouter uniquement les données dans les champs correspondants et ignorer les autres colonnes.

Le processus de création d’une requête Ajout pour ajouter des données à partir d’une base de données à une autre base de données suit ces étapes de base :

  • Ouvrez la base de données source (la base de données qui contient les enregistrements que vous voulez ajouter) et créer une requête sélection qui renvoie uniquement les enregistrements que vous vous voulez ajouter.

  • Convertir cette requête sélection en requête Ajout.

  • Ajouter les champs et les tables de destination à la requête Ajout. Si vous ajoutez des enregistrements à une autre base de données, vous commencez par ouvrez cette base de données, puis sélectionnez les tables.

  • Exécutez la requête pour ajouter les enregistrements.

Remarque : Sauvegarder vos données avant de commencer. Si vous faites une erreur, vous pouvez supprimer les enregistrements ajoutés à partir de la table de destination, mais suppression manuelle d’un grand nombre d’enregistrements peut prendre un certain temps. Ayant besoin une sauvegarde peut vous aider à résoudre les erreurs éventuelles en moins de temps.

Créer une requête Sélection

  1. Ouvrez votre base de données source — la base de données qui contient les enregistrements que vous voulez ajouter.

  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

    La grille de création de requête s’affiche, et la boîte de dialogue Afficher la Table s’affiche.

  3. Sélectionnez la table contenant les enregistrements que vous souhaitez ajouter, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.

    Le tableau apparaît sous la forme d’une fenêtre dans la partie supérieure de la grille de création de requête. La fenêtre répertorie tous les champs de la table. Cette illustration montre une table classique dans le Concepteur de requêtes :

    Table du Concepteur de requêtes

  4. Faites glisser les champs que vous souhaitez ajouter à la ligne champ dans la partie inférieure de la grille de création de la table.

    Vous pouvez ajouter un champ de table par colonne dans la partie inférieure. Pour ajouter rapidement tous les champs, cliquez sur l’astérisque (* ) en haut de la liste des champs de table. Cette illustration montre le Concepteur de requêtes avec plusieurs champs de table ajoutés :

    Requête avec trois champs dans la grille de création

    Cette illustration montre le concepteur avec tous les champs ajoutés :

    Requête avec tous les champs de la table.

  5. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Vérifiez que la requête a renvoyé les enregistrements que vous voulez ajouter. Le cas échéant, vous pouvez désactivez la case à cocher Afficher ou appuyez sur SUPPR pour supprimer des champs indésirables. Vous pouvez également faire glisser des champs supplémentaires à la grille de création jusqu'à ce que vous êtes satisfait des résultats de la requête.

  6. Passez aux étapes suivantes.

Convertir la requête à une requête Ajout

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout.

    La boîte de dialogue Ajout s’affiche.

  2. À ce stade, vous pouvez ajouter des enregistrements d’une table à une autre dans la même base de données, ou ajouter des enregistrements à une table dans une autre base de données.

    • Ajouter des enregistrements à une table dans la même base de données

      1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur Base de données Active (si ce n’est pas déjà fait), puis sélectionnez la table de destination dans la liste Nom de la Table.

      2. Enfin, cliquez sur OK.

        À l’étape 4 de la section précédente, vous avez ajouté une partie ou l’ensemble des champs de la table source à la grille de création de requête. Si vous avez ajouté l’intégralité du tableau lors de cette étape, Access ajoute la toute table de destination à la ligne Ajouter à, comme illustré ici :

        Requête Ajout qui inclut tous les champs de deux tables

        –ou–

        Si vous avez ajouté des champs spécifiques à l’étape 4 dans la section précédente et faire correspondre les noms de champs dans les tables source et de destination, Access ajoute automatiquement les noms de champs de destination dans la ligne Ajouter à, comme illustré ici :

        Une requête Ajout avec des champs correspondants

        –ou–

        Si vous avez ajouté des champs spécifiques, et tout ou partie des noms dans les tables source et de destination ne correspondent pas, Access laisse les champs qui ne correspondent pas dans la ligne Ajouter à vide. Cliquez sur chaque champ vide et sélectionnez le champ source souhaité dans la liste résultante, comme illustré ici.

        Choisir des champs de destination pour une requête Ajouter

      3. Pour afficher un aperçu de vos modifications, cliquez sur affichage.

      4. Revenir en mode Création, puis sur exécuter pour ajouter les enregistrements.

    • Ajouter des enregistrements à une table dans une autre base de données

      1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur Autre base de données.

      2. Dans le champ Nom de fichier, tapez l’emplacement et le nom de la base de données de destination.

      3. Dans le champ Nom de la Table, tapez le nom de la table de destination, puis cliquez sur OK.

        –ou–

        Cliquez sur Parcourir et utilisez la boîte de dialogue Ajout deuxième pour localiser la base de données de destination. Une fois que vous recherchez et sélectionnez la base de données de destination, cliquez sur OK. La deuxième boîte de dialogue se ferme. Dans la première boîte de dialogue, dans le champ Nom de la Table, entrez le nom de la table de destination, puis cliquez sur OK.

        Tapez le nom de la table de destination, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Ajout.

        À l’étape 4 de la section précédente, vous avez ajouté une partie ou l’ensemble des champs de la table source à la ligne champ dans la grille de création de requête. Si vous avez ajouté l’intégralité du tableau lors de cette étape, Access ajoute la toute table de destination à la ligne Ajouter à, comme illustré ici :

        Requête Ajout qui inclut tous les champs de deux tables

        –ou–

        Si vous avez ajouté des champs spécifiques à l’étape 4 et les noms des champs des tables source et destination correspondent, Access ajoute automatiquement les noms de champs de destination dans la ligne Ajouter à, comme suit :

        Une requête Ajout avec des champs correspondants

        –ou–

        Si vous avez ajouté des champs spécifiques, et tout ou partie des noms dans les tables source et de destination ne correspondent pas, Access laisse les champs qui ne correspondent pas dans la ligne Ajouter à vide. Cliquez sur chaque champ vide et sélectionnez le champ de destination souhaité dans la liste résultante, comme suit :

        Choisir des champs de destination pour une requête Ajouter

      4. Pour afficher un aperçu de vos modifications, cliquez sur affichage.

      5. Basculez en mode Création, puis cliquez sur exécuter pour ajouter les enregistrements.

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Collecte de données permet de mettre à jour les enregistrements

Office Access 2007 fournit une nouvelle fonctionnalité appelée collecte de données. Vous pouvez configurer un formulaire de saisie de données dans Microsoft Office Outlook 2007, recueillir des informations et stocker ces données dans une base de données Access. Explique comment utiliser la fonctionnalité collecte de données est au-delà de la portée de cet article.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de collecte de données, voir l’article intitulé collecter les données dans les messages électroniques.

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Utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour modifier des données

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer fournit une autre façon de modifier des petites quantités de données en moins de temps et en toute simplicité. Explique comment utiliser la boîte de dialogue est dépasse le cadre de cet article.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la boîte de dialogue, voir l’article utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour modifier des données.

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Mises à jour en cascade permet de modifier les valeurs de clé primaires et étrangères

Dans certains cas, vous devrez peut-être mettre à jour une valeur de clé primaire. Si vous utilisez cette clé primaire comme clé étrangère, vous pouvez mettre à jour automatiquement vos modifications sur toutes les instances enfants de la clé étrangère.

En tant que rappel, une clé primaire est une valeur qui identifie de façon unique chaque ligne (enregistrement) dans une table de base de données. Une clé étrangère est une colonne qui correspond à la clé primaire. En règle générale, clés étrangères sont situées dans les autres tables, et elles permettent de créer une relation (un lien) entre les données dans les tables.

Par exemple, supposons que vous utilisez un numéro d’identification produit comme clé primaire. Un numéro d’identification identifie de façon unique un produit. Vous utilisez également ce numéro d’identification comme clé étrangère dans une table de données de commande. De cette façon, vous pouvez trouver toutes les commandes qui impliquent chaque produit, car chaque fois qu'une personne passe une commande pour ce produit, l’ID devient partie intégrante de l’ordre.

Parfois, les numéros d’identification (ou d’autres types de clés primaires) modifier. Dans ce cas, vous pouvez modifier votre valeur de clé primaire et que ce changement en cascade dans tous les enregistrements enfants. Vous activez ce comportement, activez l’intégrité référentielle et en cascade mises à jour entre les deux tables.

N’oubliez pas ces règles qui suit :

  • Vous pouvez activer les mises à jour en cascade uniquement pour les champs de clé primaire définis sur les types de données texte ou numérique. Vous ne pouvez pas utiliser les mises à jour en cascade aux champs dont le type de données NuméroAuto.

  • Vous pouvez activer les mises à jour en cascade uniquement entre des tables ayant une relation un-à-plusieurs.

Les étapes suivantes expliquent comment créer une relation et activer les mises à jour en cascade pour cette relation.

Créer la relation

  1. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/masquer, cliquez sur relations.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe relations, cliquez sur Afficher la Table.

    La boîte de dialogue Afficher la Table s’affiche.

  3. Si ce n’est pas déjà fait, cliquez sur l’onglet Tables, sélectionnez les tables que vous souhaitez modifier, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.

    Vous pouvez également appuyer sur MAJ pour sélectionner plusieurs tables, ou vous pouvez ajouter chaque table individuellement. Sélectionnez uniquement les tables sur les côtés « un » et « plusieurs » de la relation.

  4. Dans la fenêtre relations, faites glisser la clé primaire de la table du côté « un » de la relation et déposez-la sur le champ de clé étrangère de la table du côté « plusieurs » de la relation.

    La boîte de dialogue Modifier des relations s’affiche. La figure suivante illustre la boîte de dialogue :

    Boîte de dialogue Modifier les relations

  5. Activez la case à cocher Appliquer l’intégrité référentielle et cliquez sur créer.

  6. Accédez aux étapes suivantes.

Activer les mises à jour en cascade dans les clés primaires

  1. Si vous n’a pas suivi les étapes décrites dans la section précédente, ouvrez la base de données qui contient la relation que vous souhaitez modifier.

  2. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/masquer, cliquez sur relations.

    La fenêtre relations s’affiche et indique les jointures (comme illustrés les lignes de connexion comme) entre les tables dans la base de données. La figure suivante illustre une relation classique :

    Relation entre deux tables

  3. Avec le bouton droit de la ligne de jointure entre les tables parent / enfant, puis cliquez sur Modifier la relation.

    La boîte de dialogue Modifier des relations s’affiche. La figure suivante illustre la boîte de dialogue :

    Boîte de dialogue Modifier les relations avec une relation existante

  4. Sélectionnez Mise à jour en Cascade les champs correspondants, vérifiez que la case à cocher Appliquer l’intégrité référentielle est activée, puis cliquez sur OK.

Pour plus d’informations sur la création de relations. consultez les articles suivants :

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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