Meilleures pratiques pour l’organisation d’une réunion Skype Entreprise (Lync)

Vous disposez de différentes options pour configurer, rejoindre et présenter une réunion Lync. Ces meilleures pratiques vous aideront à optimiser votre utilisation des fonctionnalités qui faciliteront votre travail et rendront les réunions agréables.

Configuration d’une réunion Lync

Planification de la réunion

  • Pour une petite réunion informelle avec des personnes de votre entreprise, utilisez les options de réunion par défaut au lieu de changer les paramètres. N’oubliez pas que les options par défaut permettent à tous les participants d’être présentateur et de joindre directement la réunion.

  • Si vous avez des impératifs spécifiques de réunion, par exemple, un nombre plus important de participants, des clients externes, ou des données sécurisées, n’oubliez pas de modifier les options de la réunion afin de les adapter à ces impératifs. Pour plus d’informations, reportez-vous à Définir les options des réunions Lync.

Remarque : Le nombre maximal de participants à la réunion est de 250.

  • Si vous avez à la fois des participants en personne et en ligne, vous pouvez organiser votre réunion Lync dans une salle de conférence. Cliquez sur Recherche de salles dans Outlook pour rechercher et ajouter une salle de conférence dans le bâtiment de votre choix. Vous pouvez également réserver la salle séparément et ajouter les informations la concernant dans la zone Emplacement de la demande de réunion.

Désigner un présentateur de remplacement

Choisissez un présentateur de remplacement, au cas où vous seriez en retard à la réunion ou que vous ne puissiez pas y participer. Le présentateur de remplacement peut également démarrer l’enregistrement, aider et gérer les participants, ou contrôler les questions soumises pendant la réunion afin que vous puissiez vous concentrer sur votre présentation. Ce point est particulièrement important s’il s’agit d’une réunion ou d’un événement réunissant de nombreuses personnes.

Connaître son code confidentiel

La plupart du temps, vous n’avez pas besoin de code confidentiel pour vous joindre à la réunion par téléphone. Vous êtes connecté directement et votre numéro s’affiche dans la liste des participants. Toutefois, si vous souhaitez participer comme organisateur ou appelant authentifié, vous serez invité à fournir votre code confidentiel et/ou numéro professionnel ou numéro de poste.

Remarque : La connexion en tant qu’appelant authentifié signifie que la réunion est sécurisée et que vous devez être authentifié pour pouvoir accéder à la réunion.

Nous vous conseillons de conserver votre code confidentiel à portée de main au cas où vous en auriez besoin. Si vous oubliez votre Code confidentiel, cliquez sur Vous avez oublié votre code confidentiel de connexion ? dans la demande de réunion, puis suivez les instructions figurant dans la page pour le réinitialiser.

Inclure un document explicatif ou un lien dans votre demande de réunion

Si vous invitez des participants qui ne connaissent pas Lync, incluez un document explicatif ou un lien vers la formation Lync dans la demande de réunion afin de les aider à se familiariser avec les fonctionnalités de réunion avant qu’ils y accèdent.

Participation à une réunion Lync

  • Connectez-vous à la réunion 10 à 15 minutes à l’avance afin de tout préparer et, au besoin, d’avoir le temps de résoudre les problèmes.

  • Avant la réunion, décidez si vous allez utiliser la voix sur IP (audio et vidéo intégrés de Lync) ou un téléphone pour la partie audio de votre réunion.

  • Si vous utilisez le protocole voix sur IP, configurez vos périphériques audio et vidéo et vérifiez la qualité du son. Vous pouvez utiliser le micro et les haut-parleurs de votre ordinateur ou brancher un casque. Pour plus d’informations, allez à Configurer les périphériques audio et vidéo Lync

  • Si vous utilisez un téléphone pour la partie audio de la réunion, utilisez la fonctionnalité LyncM’appeler. Dans la fenêtre Accéder à la partie audio de la réunion, sélectionnez M’appeler au, puis tapez le numéro de téléphone auquel vous souhaitez être appelé. Si vous utilisez cette fonctionnalité, vous n’aurez pas besoin d’entrer l’ID de la réunion ou votre code confidentiel.

  • Pour une meilleure qualité du son, si possible, utilisez un casque plutôt que le micro et les haut-parleurs de votre ordinateur.

  • La qualité audio dépend beaucoup des conditions du réseau. Utilisez une connexion câblée et veillez à désactiver la fonctionnalité sans fil sur votre ordinateur.

  • Une fois dans la réunion, désactivez votre micro si vous ne parlez pas.

Présentation dans une réunion Lync

  • Demandez à un collègue de se connecter à la réunion en même temps que vous pour vérifier la qualité du son et de l’image.

  • Vérifiez les options de la réunion pour vous assurer que les fonctionnalités relatives aux participants sont correctement activées ou désactivées, comme les autorisations des participants, le contenu des vues ou les autorisations d’annotation.

  • Si vous utilisez PowerPoint :

    • Ne présentez pas plus de 15 diapositives, utilisez des polices de grande taille (supérieures à 30 points) et un arrière-plan simple, afin d’éviter de distraire les participants.

    • Téléchargez votre présentation à l’avance et exercez-vous à déplacer les diapositives ou à effectuer des annotations à l’aide des contrôles. Par exemple, vous pouvez présenter les points importants en utilisant le pointeur laser ou des marquages.

    • Utilisez les commentaires du présentateur pour vous aider à retenir vos points de discussion. Pour plus d’informations, reportez-vous à Partager des diapositives PowerPoint dans une réunion Lync.

  • Si vous partagez votre Bureau ou un programme :

    • N’oubliez pas que quand vous partagez un programme, seuls les fichiers et programmes que vous partagez peuvent être vus par les participants. Si vous accédez à d’autres programmes, ils ne seront pas visibles dans la réunion.

    • Utilisez le partage du Bureau si vous avez besoin de basculer entre plusieurs programmes.

    • Cliquez sur Aperçu dans la réunion Lync pour afficher ce que les participants voient lorsque vous partagez votre Bureau ou un programme.

    • Informez les participants qu’ils peuvent agrandir la zone d’affichage en passant en mode plein écran.

      Pour plus d’informations, reportez-vous à la rubrique Partage de votre Bureau ou d’un programme dans une réunion Lync.

  • Laissez suffisamment de temps pour les questions, et indiquez aux participants qu’ils peuvent taper leurs questions ou commentaires dans la zone de la messagerie instantanée.

    • Désactivez votre micro quand vous ne parlez pas et assurez-vous de savoir désactiver ou activer le micro des participants si nécessaire, en utilisant Lync et les commandes à tonalité du téléphone, si vous utilisez un téléphone (appuyez sur *1 sur le pavé de numérotation de votre téléphone pour entendre les commandes).

    • En début de réunion, rappelez aux participants comment activer et désactiver leur micro.

Organisation d’une réunion dans une salle de conférence

Nous vous conseillons de prendre le temps de préparer la salle avant que le début de la réunion afin de vous assurer que Lync est bien configuré pour les périphériques audio et vidéo de la salle.

  • Connectez votre ordinateur portable au projecteur et, éventuellement, le téléphone de la salle de conférence.

  • S’il y a de l’écho, désactivez le micro et les haut-parleurs de l’ordinateur. Demandez aux autres personnes présentes dans la salle de désactiver également leur micro et leurs haut-parleurs si elles sont connectées à Lync.

  • Vous pouvez connecter le téléphone de la salle à votre ordinateur ou l’utiliser pour se connecter à la partie audio de la réunion.

  • Si vous utilisez le projecteur de la salle, connectez le câble à votre ordinateur et sélectionnez l’affichage approprié. Sur votre clavier, appuyez sur la touche Windows + P pour afficher l’écran, puis cliquez sur l’une des options suivantes :

    • Dupliquer, pour afficher votre Bureau sur l’écran de l’ordinateur et sur le projecteur de la salle.

    • Étendre, pour étendre votre Bureau de l’écran de votre ordinateur au projecteur de la salle.

    • Projecteur uniquement, pour afficher votre Bureau uniquement sur le projecteur de la salle.

Nous vous recommandons de sélectionner Dupliquer afin de pouvoir suivre la réunion à la fois sur votre écran et sur celui de la salle.

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