Meilleures pratiques lors de l’utilisation du calendrier Outlook

Meilleures pratiques lors de l’utilisation du calendrier Outlook

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le calendrier Outlook est totalement intégré au courrier électronique, contacts et autres fonctionnalités. Cette intégration en fait l’un des composants les plus populaires d’Outlook. Dans cet article, nous allons vous guider dans l’utilisation des différentes fonctions des calendriers. Nous aborderons également les améliorations destinées à rendre l’expérience utilisateur encore plus cohérente.

Remarque :  De nombreuses améliorations du calendrier ont été ajoutées aux Service Packs Outlook 2007. Pour cette raison, nous vous recommandons avant tout de veiller à utiliser Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) ou version ultérieure. Les sections suivantes partent du principe que vous utilisez Outlook 2007 SP3, Outlook 2010, Outlook 2013 ou Outlook 2016.

Transfert de demandes de réunion

Si vous utilisez Outlook 2007, vous ne devez pas transférer les demandes de réunion. Vous risqueriez de provoquer des pertes de réunion ou la création de réunions discordantes. Au lieu de cela, demandez à l’organisateur de réunion d’ajouter le participant à la demande de réunion initiale.

Si vous utilisez Outlook 2010 ou une version plus récente et que vous participez à une réunion, vous pouvez transférer une réunion à une autre personne qui utilise Outlook 2010 ou une version ultérieure, grâce à la fonctionnalité Notification de transfert de réunion. Lorsque vous utilisez Outlook 2010 ou une version ultérieure pour transférer une réunion à une personne qui n’était pas initialement invitée à la réunion, Outlook envoie une notification de transfert de réunion à l’organisateur. Lorsque celui-ci la reçoit, le nouveau participant est ajouté à sa réunion. Si les participants déjà présents doivent être informés de l’ajout d’un participant à la réunion, l’organisateur doit ouvrir la réunion et envoyer une mise à jour de réunion à tous les participants.

Remarque : Si vous voulez informer une personne de la tenue d’une réunion sans l’inviter, faites simplement glisser la demande de réunion de votre calendrier vers l’icône Courrier dans le coin inférieur gauche d’Outlook. Les informations concernant la réunion sont placées dans un nouveau message que vous pouvez envoyer. Remarque : ce message n’ajoute pas le ou les destinataires à la réunion. Il contient uniquement des informations relatives à la réunion telles que la date, l’heure, l’objet et le programme.

Pour les utilisateurs de Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 offre également les notifications de transfert de réunion dans le cadre de la fonctionnalité Intendant Calendrier. Si vous utilisez Outlook pour vous connecter à une boîte aux lettres sur une organisation Exchange Server, le comportement de la notification de transfert de réunion peut être influencé par les paramètres Exchange, en cas de configuration par l’administrateur Exchange. Par exemple, celui-ci peut empêcher l’envoi d’une notification de transfert de réunion vers des domaines distants.

En règle générale, il est recommandé à un participant de ne pas transférer de réunion s’il n’appartient pas à la même organisation Exchange que l’organisateur, à moins que toutes les conditions suivantes soient remplies :

  • le participant utilise Microsoft Outlook 2010 ou version ultérieure ;

  • l’Administrateur Exchange du participant autorise l’envoi des notifications de transfert de réunion aux domaines distants ;

  • l’organisateur utilise un client Microsoft Outlook.

Dans le cas d’un participant qui utilise un système de messagerie autre qu’Exchange, nous vous recommandons de ne pas transférer de réunion à moins que toutes les conditions suivantes soient remplies :

  • le participant utilise Microsoft Outlook 2010 ou version ultérieure ;

  • l’organisateur utilise un client Microsoft Outlook.

Si, pour une raison quelconque, l’organisateur ne reçoit pas la notification de transfert de réunion, les participants à la réunion ne sont pas ajoutés à la réunion de l’organisateur. Si ce dernier modifie par la suite la réunion et envoie une mise à jour, celle-ci est envoyée uniquement aux invités d’origine. Les participants ayant reçu précédemment la copie transférée de la réunion ne recevront pas la mise à jour.

Si les limitations ci-dessus vous empêchent de transférer des invitations à des réunions de manière répétée, il est plus simple de demander à l’organisateur d’ajouter les participants souhaités. Il est important de demander à l’organisateur d’ajouter les participants souhaités si vous êtes certain que leur environnement et le vôtre remplissent les conditions ci-dessus.

Remarque :  Les délégués Outlook ne reçoivent pas de notifications de transfert de réunion.

Traiter toutes les demandes de réunion et les annulations

Bien qu’il soit possible de supprimer une demande de réunion directement à partir de votre boîte de réception, vous devez la traiter correctement en l’acceptant ou en la refusant. Veillez à toujours utiliser la commande Supprimer du calendrier pour traiter les annulations de réunion à partir de votre boîte aux lettres. Évitez de traiter les réunions directement à partir du module Calendrier.

Utilisation de réunions périodiques

Définir les dates de fin et limiter le nombre d’occurrences

Outlook simplifie la planification des réunions ayant plusieurs occurrences périodiques. Nous vous recommandons de toujours définir une date de fin et de limiter la série périodique à une quantité d’occurrences spécifique. Les réunions périodiques subissent souvent des modifications à un moment ou à un autre. Au fil du temps, des participants sont ajoutés ou supprimés d’une occurrence donnée. Le lieu ou l’horaire de la réunion peut changer en fonction des dates de congés ou de circonstances imprévues. Outlook enregistre chacune de ces modifications en tant qu’exception à la réunion. Lorsqu’une réunion comporte un très grand nombre d’exceptions, la série de réunions peut devenir difficile à gérer. De plus, un comportement inattendu risque de se produire. Vous pouvez toujours créer une série de réunions à l’issue de la série actuelle. Lorsque vous évaluez le nombre d’occurrences, pensez à la fréquence. Au cours d’une année, une réunion qui se tient deux fois par semaine aura environ 90 occurrences de plus qu’une réunion mensuelle.

Mettre fin à une réunion périodique avant la date de fin d’origine

Bien qu’il soit possible d’annuler une réunion périodique, une meilleure solution consiste à modifier la date de fin de la série. Cela permet aux participants (et à vous-même) de conserver un enregistrement des réunions qui se sont tenues dans le passé. Si vous annulez complètement la réunion périodique, cet historique est perdu. La meilleure solution consiste à définir une nouvelle date de fin et à envoyer la mise à jour à tous les participants. La série de réunions sera alors interrompue de manière anticipée et un enregistrement des réunions précédentes sera conservé.

Remarque :  Si vous mettez fin à la série de réunions de manière anticipée, les exceptions associées à la réunion périodique sont perdues. Pour en savoir plus sur les exceptions, voir la section « Définir les dates de fin et limiter le nombre d’occurrences ».

Pour plus d’informations sur l’annulation de toutes les réunions ultérieures d’une série, voir : Annuler toutes les réunions futures d’une série

Changer d’organisateur

Outlook n’offre aucun moyen de changer l’organisateur d’une réunion. Pour changer l’organisateur d’une réunion périodique, vous devez mettre fin à celle-ci. Pour cela, définissez une date de fin anticipée et envoyez la mise à jour à tous les participants. Une fois cette opération effectuée, le nouvel organisateur doit créer une réunion périodique.

Pour plus d’informations sur la définition d’une date de fin antérieure, voir Annuler une réunion.

Éviter d’utiliser une réunion périodique pour partager des pièces jointes

Les pièces jointes augmentent la complexité des exceptions aux réunions périodiques. Chaque exception contient sa propre copie des pièces jointes. À mesure que des exceptions sont ajoutées aux réunions périodiques, de nouvelles copies des pièces jointes sont créées. Si vous apportez des modifications à un ensemble de pièces jointes, ces modifications ne sont pas propagées aux autres exceptions. Si vous souhaitez que tous les participants disposent de la copie la plus récente des modifications pour une réunion donnée, partagez les documents à l’aide d’un service de partage tel que OneDrive. Les utilisateurs d’entreprise peuvent tirer parti de SharePoint ou autre serveur de fichiers partagé sur le réseau.

Éviter de copier des réunions

Par défaut, Outlook supprime tout lien entre une réunion copiée et la réunion d’origine. Cela permet d’éviter de nombreuses incohérences. Les versions les plus récentes d’Outlook ajoutent la chaîne de texte « Copie : » à l’objet, car cela simplifie l’identification des copies de réunion.

Les actions en rapport avec des réunions copiées peuvent générer des résultats inattendus. Vous devez par conséquent éviter de copier des réunions. Cela s’applique à la fois aux réunions copiées à partir du calendrier d’un autre utilisateur et à celles copiées à partir d’un autre dossier de calendrier dont vous êtes propriétaire.

Pour plus d’informations sur la façon de déplacer des réunions que vous avez organisées vers un autre dossier de calendrier, voir :

Comment déplacer des réunions Outlook sans perdre l’option « Envoyer la mise à jour »

Tenir à jour les appareils connectés à votre calendrier

Assurez-vous que tout appareil qui se connecte à votre calendrier dispose de toutes les dernières mises à jour. Certains appareils utilisent Exchange ActiveSync pour synchroniser le calendrier et d’autres dossiers. Il s’agit notamment des appareils Windows Phone, Windows RT, Apple iOS et Android. Les appareils BlackBerry RIM (Research In Motion) et d’autres appareils peuvent également être synchronisés avec le calendrier.

Pour plus d’informations sur certains des problèmes connus, voir : problèmes actuels liés à Microsoft Exchange ActiveSync et appareils tiers.

Remarque :  Dans certains cas, plusieurs appareils et clients Outlook peuvent modifier des éléments simultanément, ce qui peut générer des conflits. Pour limiter les risques, évitez de traiter le même élément sur plusieurs clients ou appareils dans un délai relativement court.

Tenir à jour les compléments intégrés à Outlook

La plupart des compléments Outlook, voire tous, accèdent à des données Outlook. Un complément est susceptible de modifier un élément Outlook au moment où vous le modifiez, que ce soit dans Outlook ou sur un autre appareil. Cela peut engendrer des conflits. Pour réduire les risques, veillez à installer les dernières mises à jour des compléments ou programmes intégrés à Outlook. Désinstallez ou désactivez les programmes ou compléments que vous n’utilisez pas ou qui n’ont pas besoin d’être intégrés à Outlook.

Remarque :  Dans certains cas, plusieurs appareils et clients Outlook peuvent modifier des éléments simultanément, ce qui peut générer des conflits. Pour limiter les risques, évitez de traiter le même élément sur plusieurs clients ou appareils dans un délai relativement court.

Recommandations supplémentaires destinées aux utilisateurs de Microsoft Exchange

Utilisation dans un scénario de responsable/délégué

Si votre organisation l’autorise, configurez Outlook de façon à ce qu’il se connecte à votre boîte aux lettres Exchange en mode Exchange mis en cache. Vous bénéficierez alors des meilleures performances.

Les dernières versions de Microsoft Outlook, Microsoft Entourage et Microsoft Outlook pour Mac offrent de nombreuses améliorations de la fonction de délégation. Pour plus d’informations sur ces versions, voir :

Outlook délégué fonctionnalité dans les versions mixtes de Microsoft Outlook et Entourage

Limiter le nombre de délégués

Outlook ne limite pas le nombre de délégués que vous pouvez ajouter. Toutefois, nous vous recommandons de n’accorder l’autorisation Éditeur qu’à un seul délégué. Cela vous permet de savoir quand et comment une réunion a été traitée. Un délégué pouvant avoir plusieurs appareils pour accéder à vos données, si vous accordez à plusieurs délégués l’autorisation Éditeur, il sera très difficile de déterminer pourquoi certaines réunions sont manquantes ou obsolètes.

Même si vous n’accordez l’autorisation Éditeur qu’à un seul délégué, évitez d’ajouter un grand nombre de délégués avec l’autorisation Relecteur ou Collaborateur, car cela risquerait d’épuiser d’autres ressources. Vous risqueriez, par exemple, d’atteindre la limite des données de règles. Lorsque vous ajoutez un délégué, différentes modifications sont apportées :

  • Outlook applique des autorisations aux dossiers concernés.

  • L’attribut PublicDelegates Active Directory est mis à jour de façon à ajouter l’autorisation « Envoi par procuration à » au délégué.

  • Outlook ajoute le délégué à une règle de transfert sur la boîte aux lettres du responsable. Cela permet de transférer les demandes de réunion au délégué.

  • Outlook enregistre des informations supplémentaires relatives au délégué dans la boîte aux lettres du responsable.

Chacun de ces domaines de fonctionnalité peut avoir des limites différentes. Les performances et la stabilité peuvent être affectées si vous vous approchez de ces limites.

Remarques : 

  • Lors du développement et des tests du produit, Microsoft a utilisé un maximum de quatre (4) délégués. De plus, les délégués utilisaient uniquement Outlook. Aucun appareil mobile n’a été utilisé lors des tests.

  • Si le délégué disposant de l’autorisation Éditeur doit être remplacé momentanément ou indéfiniment, remplacez l’autorisation Éditeur par Relecteur ou aucun. Ensuite, accordez l’autorisation Éditeur au nouveau délégué ou au délégué suppléant.

Voir également

Informations de l’outil Analyseur de Configuration Office

Informations sur l’outil Calendar Checking pour Outlook (CalCheck)

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×