Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : configuration personnalisée d'Outlook

Important    Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article fait partie d'une série de meilleures pratiques pour Outlook pour Mac 2011. Pour obtenir des informations sur des parties spécifiques de la série, reportez-vous aux liens Voir aussi au bas de la page.

Configuration d'Outlook pour Mac 2011 : la mise en page

Suivant ces meilleures pratiques, la première étape consiste à configurer un système pour optimiser la façon dont vous utilisez Outlook pour Mac 2011. Il est jugé préférable d'avoir :

Pour plus d'informations sur la façon de définir la mise en page recommandée, consultez la section Forum aux questions à la fin de ce document.

Dossiers

Il est jugé préférable d'avoir :

  • Une boîte de réception pour les messages dont vous avez besoin pour le processus (affaire avec). Votre boîte de réception est réservé aux messages envoyés directement ou qui pourrait être important pour vous de lire. Si vous recevez de nombreux messages aller et venir entre plusieurs personnes, passez en mode de Conversations. Dans le cas contraire, utilisez la disposition par date (la disposition par défaut).

  • Un dossier de référence unique, dans la boîte de réception, tous les documents de référence que vous pouvez faire référence au plus tard. Rien n'est automatiquement archivé (autrement dit, avec une règle) dans ce dossier. Nommez ce dossier 1-référence. (1 - est ajoutée qu'il soit le premier élément dans la boîte de réception.) Ce dossier est créé sous la boîte de réception de sorte que vous pouvez réduire la boîte de réception et le supprimer de la vue.

    Remarque   Si ce dossier devient trop volumineux (10 000 éléments ou plus), Outlook pour Mac 2011 peut devenir lent lors du basculement vers ce dossier.

  • Un dossier de messages liés à la carrière, privés et personnels. Créer un dossier distinct pour les informations personnelles et de carrière vous donne la liberté pour rechercher un message alors que quelqu'un se trouve au-dessus de votre épaule sans craindre qui affiche un message personnelle sensible. Nommez ce dossier 2-personnel.

    Les responsables peuvent avoir un seul dossier pour obtenir des commentaires sur leurs employés appelée Gestion de 3.

  • Un ensemble de dossiers pour les messages de groupe de contacts. Tous les messages envoyés à des groupes de contacts (également connu sous le nom des serveurs de la liste, ou des listes de publipostage ou des listes de distribution) n'est pas forcément nécessairement à lire. Cet ensemble de dossiers est le référentiel pour tous les messages de groupe de contacts qui ne sont pas automatiquement remis dans votre boîte de réception. Créer un dossier unique, de niveau supérieur dans votre boîte de réception appelé Groupes de Contact et puis créer un sous-dossier pour chaque rubrique de groupes de contacts. En règle générale, un seul dossier par groupe de Contact est suffisant, mais si vous travaillez sur plusieurs groupes de Contact associés, utile de disposer de tous les messages remis dans le même dossier. Réduire le dossier du groupe de Contact de niveau supérieur afin que vous n'êtes pas distraits par les messages non lus dans les dossiers situés sous lui.

    Remarque   Si vous avez besoin lire tous les messages dans un groupe de contacts, ne pas créer un dossier pour elle. Ces messages doivent accéder directement à votre boîte de réception.

Dossiers virtuels   

Dossiers intelligents, également connu sous le nom des dossiers de recherche, sont utiles pour rassembler des informations à partir de dans les dossiers de messagerie différent. Dossiers intelligents peuvent être particulièrement utiles lorsque vous devez rassembler les informations qui sont enregistrées dans des dossiers différents, par exemple, lors de la préparation d'une réunion trimestrielle.

Dossiers virtuels

Si vous recevez un volume important de messages (plus de 200 messages par jour), les dossiers de recherche peuvent être un bon moyen pour vous permettent d'analyser le courrier provenant d'expéditeurs différents.

Pour plus d'informations sur le paramétrage des dossiers intelligents, consultez la section Forum aux questions à la fin de ce document.

Règles

L'objectif d'organiser votre Outlook est de réduire la quantité de « bruit » inutile dans votre boîte de réception et pour rendre la bulle d'éléments plus importante vers le haut. Les règles permettent de ce processus en transférant des messages dans des dossiers en fonction de critères que vous définissez. Règles de filtrer les messages arrivant dans votre boîte de réception pour les articles tendances en matière d'uniquement.

Il est considéré comme meilleure pratique pour que les règles suivantes (plus d'informations sur comment configurer ces règles sont dans le Forum aux questions à la fin de ce document) :

  • À: Me     Tous les messages envoyés directement ou avec vous sur la liste Cc ligne est envoyée à la boîte de réception et n'est pas traité par d'autres règles, même s'il est également envoyé à un groupe de contacts.

  • Groupes de contacts     Tout message électronique envoyé à un groupe de Contact est envoyé à un dossier de groupe de contacts, à moins que ses mots-clés suggèrent qu'il est important pour vous, auquel cas il est envoyé dans votre boîte de réception. Plusieurs groupes de Contact sont similaires doivent utiliser la même règle et classées dans le même dossier. Si vous êtes un membre d'un groupe de contacts pour lequel vous avez besoin lire tous les messages, ne créez une règle. Vous devez lire tous les messages doit être placé directement dans votre boîte de réception.

Notifications

Si vous recevez un grand nombre de messages ou sont facilement distraits par le son de notification qui lit les messages entrants, nous vous recommandons de désactiver les options suivantes :

Pour modifier ces paramètres, dans le menu Outlook, cliquez sur Préférences, puis cliquez sur Notifications & sons. Sous l' arrivée d'un Message, désactivez toutes les cases à cocher.

Réception des messages

Catégories

Catégories dans Outlook pour Mac 2011 vous permettent de gérer les éléments de différentes façons. Il existe trois principaux types de catégories que nous vous recommandons de créer :

  • Projet (peut inclure des personnes)

  • Sujet

  • Emplacement ou activité

Les catégories ne sont pas un aspect de ce système obligatoire, mais ils va faciliter la vie si vous êtes attentif de leur utilisation. Par exemple, ils peuvent vous aider identifie plus facilement ce que vous pouvez faire maintenant et vous aider à regrouper des tâches similaires afin que vous pouvez les faire en une seule fois.

Pour créer des catégories, effectuez les opérations suivantes :

  • Sous l'onglet accueil, cliquez sur classer, puis cliquez sur Ajouter un nouveau.

Il est jugé préférable d'avoir une catégorie pour :

  • Chacun de vos collaborateurs et votre gestionnaire pour les éléments que vous souhaitez revoir la prochaine fois que vous satisfaire (par exemple, une catégorie appelée Gestionnaire de 1:1 ).

  • Chacun des principaux emplacements ou types d'activités que vous faites, afin que vous puissiez effectuer des actions en bloc (une partie utile de gérer vos tâches), par exemple :

    @Commute    pour les tâches que vous pouvez faire le revenant du travail.

    @Email    pour les tâches qui impliquent des messages électroniques, de réunions ou de tout autre aspect d'Outlook pour Mac 2011.

    @Home    pour les tâches que vous pouvez faire à la maison.

    @Meeting    pour les éléments dont vous avez besoin pour préparer une réunion.

    @Offline    pour les tâches qui vous conduisent à l'ordinateur, comme la création d'une copie d'un document.

    @Online    pour les tâches que vous pouvez accomplir en ligne uniquement ou via un navigateur Web.

    @Phone    pour avoir pour passer ou recevoir des appels.

    @Read    pour les tâches qui impliquent la lecture seulement — ne répond ne pas. Cette catégorie est utile pour les longs messages ou les pièces jointes que vous avez besoin de lire mais ne peut pas obtenir pour l'instant.

    @Waiting    des messages ou des tâches pour lesquelles vous sont en attente d'une réponse, mais il n'y a aucune action explicite suivante pour vous.

    Catégories Outlook

    Remarque   À l'aide du @ rend symbole les catégories ressortent dans votre liste de catégories. Marquage @ avant certaines catégories permet de garder ces catégories en haut de votre liste de catégories et vous rappelle d'où vous serez lorsque vous effectuez cette tâche (par exemple, @Phone est « au téléphone »).

  • Chaque sujet important ou d'un projet de sorte que vous pouvez trouver facilement les messages sur un sujet donné, surtout si il n'y a aucun mot dans le corps ou l'objet du message qui serait qu'elle apparaisse dans une recherche.

  • Éléments importants qui doivent être réalisées aujourd'hui et ne peut pas passer à un autre jour.

    Remarque   Vous pouvez appliquer plusieurs catégories à un élément unique, au lieu de dépôt, où les éléments peuvent résider dans un seul dossier à la fois. Par exemple, un message important qui vous souhaitez discuter avec votre directeur avant de répondre peut-être être catégorisé à la catégorie @Email et la catégorie responsable de 1:1.

Comme vous le verrez, catégories aident à rendre plus efficaces la recherche et vous aider à vous préparer pour les réunions.

Remarque   Soyez très prudent de catégorisation des messages sortants, vos destinataires peuvent être en mesure de voir vos catégories. Si vos destinataires n'utilisent pas Outlook pour Mac 2011 ou Exchange Server 2010, ils seront en mesure de voir les catégories que vous définissez.

Voir aussi

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : gestion optimale du temps

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : 4 options pour dompter votre boîte de réception

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : gestion du temps et révision journalière

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : travaillez à l'aide de la vue Tâches

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : recherche d'un message spécifique

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : la rédaction d'un message réussi

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : calendriers et réunions

Meilleures pratiques Outlook pour Mac 2011 : forum aux questions

Remarque   Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

S’applique à : Outlook for Mac 2011



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