Méthodes pour partager une base de données de bureau Access

Méthodes pour partager une base de données de bureau Access

Il existe plusieurs moyens vous permettant de partager une base de données Access en fonction de vos besoins et de la disponibilité des ressources. Dans cet article, nous allons examiner les options disponibles et leurs avantages, et vous indiquer les ressources à consulter pour obtenir plus d’informations sur une méthode qui pourrait vous convenir.

Pour apporter des modifications à la structure d’une base de données, Access doit être installé sur votre ordinateur.

Contenu de cet article

Partager des données à l’aide de dossiers réseau

Partager une base de données fractionnée

Partager une base de données sur un site SharePoint

Partager une base de données par des liaisons sur des listes SharePoint

Partager une base de données à l’aide d’un serveur

Points à considérer dans le choix d’une méthode

Partager les données à l’aide de dossiers réseau

Il s’agit de l’option la plus simple et la moins exigeante, mais également celle qui offre le moins de fonctionnalités. Dans cette méthode, le fichier de base de données est stocké sur un lecteur réseau partagé et tous les utilisateurs partagent le fichier de base de données simultanément. Comme tous les objets de base de données sont partagés, la fiabilité et la disponibilité peuvent être limitées si plusieurs utilisateurs modifient des données simultanément. Cette technique peut également réduire les performances du fait de l’envoi de tous les objets de base de données sur le réseau.

Cette option peut vous convenir si seulement quelques personnes sont susceptibles d’utiliser la base de données en même temps, et que les utilisateurs n’ont pas besoin de personnaliser la conception de la base de données.

Remarque : Cette méthode est moins sûre que d’autres méthodes de partage de base de données car chaque utilisateur possède une copie complète du fichier de base de données, ce qui accroît le risque d’accès non autorisé.

Pour partager une base de données à l’aide d’un dossier réseau

  1. Si aucun dossier réseau partagé n’est déjà disponible, configurez-en un.

    Pour obtenir de l’aide pour cette étape, consultez le système d’aide du système d’exploitation de l’ordinateur que vous souhaitez utiliser pour partager votre base de données. Si le dossier partagé se trouve sur un serveur réseau, vous devrez peut-être obtenir une assistance de la part de l’administrateur réseau.

  2. Assurez-vous qu’Access est configuré de façon à s’ouvrir en mode partagé sur les ordinateurs de tous les utilisateurs. Il s’agit du paramètre par défaut, mais vérifiez tout de même afin de vous en assurer ; si un utilisateur ouvre la base de données en mode exclusif, cela interférera avec la disponibilité des données. Effectuez la procédure suivante sur chaque ordinateur :

    1. Démarrez Access, puis sous Fichier, cliquez sur Options. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Options Access.

    2. Dans la zone Options Access, cliquez sur Paramètres du client. Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur Avancé.

    3. Dans la section Avancé, sous Mode d’ouverture par défaut, sélectionnez Mode partagé, cliquez sur OK, puis quittez Access.

  3. Copiez le fichier de base de données dans le dossier partagé. Après cela, assurez-vous que les attributs du fichier sont définis de façon à autoriser l’accès en lecture/écriture au fichier de base de données. Les utilisateurs doivent disposer d’un accès en lecture/écriture pour pouvoir utiliser la base de données.

  4. Sur l’ordinateur de chaque utilisateur, créez un raccourci vers le fichier de base de données. Dans la boîte de dialogue Propriétés du raccourci, entrez le chemin d’accès au fichier de base de données dans la propriété Cible en utilisant une adresse UNC plutôt qu’une lettre de lecteur mappé. Par exemple, au lieu de F:\sample.accdb, spécifiez \\nom_ordinateur\shared.accdb.

    Remarque : Cette étape peut également être effectuée par les utilisateurs eux-mêmes.

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Partager une base de données fractionnée

Ce choix peut être judicieux si vous n’avez pas de site SharePoint ou de serveur de base de données. Vous pouvez utiliser le partage de bases de données fractionnées sur un réseau ou un site SharePoint. Lorsque vous fractionnez une base de données, vous la réorganisez en deux fichiers : une base de données principale contenant les tables de données et une base de données frontale contenant tous les autres objets de base de données tels que les requêtes, formulaires et états. Chaque utilisateur interagit avec les données en utilisant une copie locale de la base de données frontale.

Avantages du fractionnement d’une base de données

  • Performances améliorées   Seules les données sont partagées sur le réseau. Les tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules ne le sont pas.

  • Plus grande disponibilité    Les transactions de base de données telles que les modifications d’enregistrements sont effectuées plus rapidement.

  • Sécurité renforcée    Les utilisateurs accèdent à la base de données principale à l’aide de tables liées ; la possibilité que des intrus puissent obtenir un accès non autorisé aux données via la base de données frontale est minime.

  • Fiabilité améliorée    Si un utilisateur rencontre un problème et que la base de données se ferme de manière inattendue, toute corruption du fichier de base de données se limite généralement à la copie de la base de données frontale qu’il a ouverte.

  • Environnement de développement flexible    Chaque utilisateur peut développer des requêtes, des formulaires, des états et d’autres objets de base de données de manière indépendante, sans affecter les autres utilisateurs. Vous pouvez également développer et distribuer une nouvelle version de la base de données frontale sans perturber l’accès aux données stockées dans la base de données principale.

Si cette option vous paraît envisageable, accédez aux instructions de fractionnement d’une base de données Access.

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Partager une base de données sur un site SharePoint

Important    Microsoft ne recommande plus de créer et d’utiliser des applications web Access dans SharePoint. En guise d’alternative, vous pouvez utiliser Microsoft PowerApps pour créer des solutions d’entreprise sans code pour le web et les appareils mobiles.

Plusieurs options appréciables s’offrent à vous si vous avez un serveur SharePoint, en particulier un serveur exécutant Access Services. Plusieurs points d’intégration avec SharePoint facilitent l’accès aux bases de données. Lorsque vous publiez une base de données web, Access Services crée un site SharePoint qui contient la base de données. Tous les objets de la base de données et toutes les données sont déplacées dans des listes SharePoint sur ce site.

Lorsque vous publiez une base de données, vous la déplacez sur le web. Vous pouvez créer des états et des formulaires web qui s’exécutent dans une fenêtre de navigateur et également créer des objets Access standard (parfois appelés objets « clients » afin de les distinguer des objets web). Access doit être installé sur votre ordinateur pour permettre l’utilisation d’objets Access, mais tous les objets de base de données sont partagés sur SharePoint.

Remarque : Quand Access est installé sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser les objets clients à partir d’une base de données web, autrement vous ne pouvez utiliser que les objets de la base de données web.

Access Services fournit une plateforme qui vous permet de créer des bases de données utilisables sur le web. Vous concevez et publiez une base de données web à l’aide d’Access 2010 et de SharePoint, et d’autres personnes utilisent cette base de données dans un navigateur web.

Remarque :  Vous avez besoin d’autorisations du Concepteur sur le site SharePoint sur lequel vous voulez publier la base de données.

Les formulaires, états et macros d’interface utilisateur s’exécutent dans le navigateur.

Les données sont stockées dans des listes SharePoint si vous utilisez une base de données web :toutes vos tables deviennent des listes SharePoint et les enregistrements deviennent des éléments de listes. Cela vous permet d’utiliser les autorisations SharePoint pour contrôler l’accès à votre base de données web.

Requêtes et macros de données s’exécutent sur le serveur : tout le traitement SQL s’effectue sur le serveur. Cela aide à améliorer les performances réseau en limitant le trafic aux jeux de résultats.

Enregistrement d’une base de données dans une bibliothèque de documents 

Vous pouvez enregistrer une base de données dans une bibliothèque de documents SharePoint quelconque. Cette méthode est similaire à l’enregistrement d’une base de données sur un dossier réseau et offre un moyen utile de gérer l’accès à la base de données. Lorsque vous établissez des liens vers des listes SharePoint, les données sont partagées mais les objets de base de données ne le sont pas. Chaque utilisateur utilise sa propre copie de la base de données.

Par exemple, si le site SharePoint contient des listes permettant de suivre les problèmes liés au service clientèle et de stocker les informations sur les employés, vous pouvez créer une base de données dans Access comme application frontale de ces listes. Vous pouvez créer des requêtes Access afin d’analyser ces problèmes et des états Access afin de mettre en forme et de publier des rapports écrits dans le cadre d’une réunion d’avancement de l’équipe. Si un utilisateur dispose d’Access sur son ordinateur, vous pouvez rendre les requêtes et états Access disponibles dans le menu Affichage de la liste SharePoint. Lorsqu’un utilisateur consulte la liste sur le site SharePoint, il peut localiser et ouvrir les requêtes, états et autres objets Access en cliquant sur le menu Affichage. Les utilisateurs ne possédant pas Access peuvent tout de même utiliser les données contenues dans les listes en utilisant des affichages SharePoint.

  1. Ouvrez la base de données à partager.

  2. Dans l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.

  3. Cliquez sur Enregistrer la base de données sous, dans la section Avancé, sélectionnez SharePoint et cliquez sur Enregistrer sous.

    Remarques : 

    • Si vous utilisez Access 2007, cliquez sur le bouton Microsoft Office > Publier > Serveur de gestion des documents.

    • Si vous utilisez Access 2010, cliquez sur Fichier > Enregistrer et publier > Enregistrer la base de données sous > SharePoint.

  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer dans SharePoint, naviguez jusqu’à la bibliothèque de documents à utiliser.

  5. Vérifiez le nom et le type du fichier de base de données, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.

Pour plus d’informations, voir Publication vers Access Services et Importer ou attacher des données sur une liste SharePoint.

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Partager une base de données par des liaisons sur des listes SharePoint

Cette méthode procure les mêmes avantages que l’utilisation d’une base de données fractionnée, chaque utilisateur pouvant modifier sa copie de la base de données, car les données sont partagées via le site SharePoint. Bien que vous ne bénéficiiez pas des mêmes avantages que ceux offerts par la publication de la base de données sur un site SharePoint, vous profitez de la centralisation des données. Les données étant stockées dans des listes SharePoint, vous pouvez les rendre disponibles séparément sur le réseau à l’aide des fonctionnalités de SharePoint.

Cette méthode implique trois principales étapes :

  1. Déplacer les données dans des listes SharePoint.

  2. Créer des liens vers ces listes.

  3. Distribuer le fichier de base de données.

Vous pouvez utiliser l’Assistant Déplacer vers le site SharePoint pour accomplir les deux premières étapes et tout moyen à votre disposition pour accomplir la troisième.

Utilisation de l’Assistant Exportation de tables dans SharePoint

  1. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Déplacer les données, cliquez sur SharePoint.

    Remarques : 

    • Cette option est disponible uniquement si votre base de données est enregistrée au format de fichier .accdb.

    • Si vous utilisez Access 2007, dans l’onglet Données externes, dans le groupe Listes SharePoint, cliquez sur Déplacer vers SharePoint.

  2. Suivez les étapes fournies par l’Assistant Exportation de tables dans SharePoint, y compris la spécification de l’emplacement de votre site SharePoint. Pour annuler le processus, cliquez sur Annuler.

  3. Dans la dernière page de l’Assistant, activez la case à cocher Afficher les détails pour afficher d’autres détails relatifs à la migration.

    Cette page de l’Assistant indique les tables liées à des listes et fournit des informations sur l’emplacement de sauvegarde et l’URL de la base de données. Elle affiche également un avertissement si des problèmes de migration se sont produits et indique l’emplacement d’une table journal contenant les détails des problèmes.

  4. Cliquez sur Terminer une fois toutes les opérations de l’Assistant terminées.

    Si l’Assistant affiche un avertissement, consultez la table journal et prenez les mesures nécessaires. Par exemple, certains champs n’ont pas été déplacés ou ont été convertis dans un autre type de données compatible avec une liste SharePoint.

Remarque : Pour afficher vos listes du site SharePoint, cliquez sur Listes dans Lancement rapide ou cliquez sur Afficher tout le contenu du site. Il peut s’avérer nécessaire d’actualiser la page dans le navigateur web. Pour afficher vos listes dans Lancement rapide sur le site SharePoint ou pour modifier d’autres paramètres (activer le suivi des versions, par exemple), vous pouvez modifier les paramètres de liste sur le site SharePoint. Pour plus d’informations, consultez l’aide relative au site SharePoint.

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Partager une base de données à l’aide d’un serveur

Vous pouvez utiliser Access avec un produit serveur de base de données, tel que SQL Server, pour partager votre base de données. Cette méthode offre de nombreux avantages, mais nécessite un logiciel supplémentaire, à savoir un produit serveur de base de données.

Cette méthode s’apparente au fractionnement d’une base de données, dans le sens où les tables sont stockées sur le réseau et chaque utilisateur possède une copie locale d’un fichier de base de données Access qui contient des liens vers les tables, ainsi que des requêtes, formulaires, états et autres objets de base de données. Choisissez cette option si un serveur de base de données est disponible et que tous vos utilisateurs possèdent Access. Les avantages de cette méthode de partage varient en fonction du logiciel de serveur de base de données utilisé, mais ils incluent généralement des comptes d’utilisateur, un accès sélectif aux données, une excellente disponibilité des données et de bons outils de gestion de données intégrés. En outre, la plupart des logiciels de serveur de base de données fonctionnent bien avec les versions antérieures d’Access ; il n’est donc pas obligatoire que tout le monde utilise la même version. Seules les tables sont partagées.

Avantages offerts par le partage d’une base de données à l’aide d’un serveur de base de données

  • Performances et extensibilité élevées    Dans de nombreuses situations, un serveur de base de données offre de meilleures performances qu’un fichier de base de données Access seul. De nombreux produits serveurs de base de données prennent également en charge les bases de données volumineuses, de l’ordre du téraoctet, soit environ 500 fois la taille limite actuelle d’un fichier de base de données Access (deux gigaoctets). Les produits serveurs de base de données sont en général très performants car ils traitent les requêtes en parallèle (en utilisant plusieurs threads natifs dans un même processus pour gérer les demandes des utilisateurs) et limitent les exigences de mémoire supplémentaires lorsque d’autres utilisateurs sont ajoutés.

  • Disponibilité accrue    La plupart des produits serveurs de base de données vous permettent de sauvegarder votre base de données pendant qu’elle est en cours d’utilisation. Ainsi, vous n’êtes pas obligé de forcer les utilisateurs à quitter la base de données pour sauvegarder les données. De plus, ils gèrent en général très efficacement les modifications simultanées et le verrouillage d’enregistrement.

  • Sécurité améliorée    Aucune base de données ne peut être sécurisée à 100 %. Néanmoins, les produits serveurs de base de données offrent une sécurité robuste qui aide à protéger les données contre toute utilisation non autorisée. La plupart d’entre eux proposent une sécurité basée sur les comptes, ce qui vous permet de spécifier qui peut afficher les différentes tables. Même en cas d’accès illégal à la base de données frontale Access, toute utilisation non autorisée des données est prévenue grâce à la sécurité basée sur les comptes.

  • Récupérabilité automatique    En cas de défaillance système (par exemple une panne de courant ou un blocage du système d’exploitation), certains produits serveurs de base de données possèdent un mécanisme de récupération automatique qui permet de récupérer une base de données au dernier état de cohérence en quelques minutes, sans aucune intervention de la part de l’administrateur de base de données.

  • Traitement basé sur serveur    L’utilisation d’Access dans une configuration client-serveur aide à réduire le trafic réseau en traitant les requêtes de base de données sur le serveur avant d’envoyer les résultats au client. Faire en sorte que le serveur effectue tout le traitement est généralement gage d’efficacité, en particulier avec les jeux de données volumineux.

Étapes de base pour utiliser Access avec un serveur de base de données

  1. Les étapes exactes requises pour utiliser Access avec un serveur de base de données varient en fonction du produit serveur de base de données que vous utilisez, mais les étapes de base sont identiques :

  2. Déplacer les données à partir des tables d’une base de données Access vers des tables sur le serveur de base de données.

  3. Établir des liens vers les tables du serveur de base de données à partir du fichier de base de données Access.

  4. Créer des comptes d’utilisateur appropriés sur le serveur de base de données.

  5. Distribuer le fichier de base de données Access.

  6. Installer les pilotes de bases de données nécessaires sur les ordinateurs des utilisateurs.

  7. Pour obtenir des informations spécifiques sur l’utilisation d’Access avec SQL Server, voir Déplacer des données Access vers une base de données SQL Server à l’aide de l’Assistant Migration SQL Server.

Voir également Attacher ou importer à partir d’une base de données SQL Server.

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Points à considérer dans le choix d’une méthode

Conditions de méthode requises

Base de données fractionnée

Dossier réseau

Site SharePoint

Serveur de base de données

Un logiciel de serveur de base de données est-il nécessaire ?

Non

Non

Non

Oui

SharePoint est-il nécessaire ?

Non

Non

Oui

Non

L’exécution d’Access Services sur un serveur SharePoint est-elle nécessaire  ?

Non

Non

Dépend du scénario

Les liens vers des listes et l’enregistrement dans une bibliothèque de documents ne nécessitent pas Access Services

La publication comme base de données ou application web ne nécessite pas Access Services

Non

Disponibilité des données

Bonne

Correcte pour les petits groupes avec peu de modifications des données

Optimale. Autorise les scénarios hors connexion.

Optimale

Sécurité

Dépend des mesures supplémentaires

Méthode la moins sûre

Optimale

Optimale

Flexibilité

Flexible. Permet de développer facilement de nouvelles fonctionnalités de base de données sans perturber le travail. Les utilisateurs peuvent modifier la structure des objets dans leur propre copie.

Moins flexible. Le développement peut s’effectuer avec une copie hors connexion de la base de données, qui est ensuite remplacée. Ne permet pas aux utilisateurs de modifier individuellement la structure de la base de données.

Flexible. Tire parti des autorisations SharePoint pour le contrôle d’accès et les modifications structurelles. Permet d’utiliser certains objets de base de données, tels que les formulaires, par le biais d’un navigateur.

Flexible. Facilité à développer de nouvelles fonctionnalités de base de données sans perturber le travail. Les utilisateurs peuvent modifier la structure des objets dans leur propre copie.

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