Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler est un programme web que vous pouvez utiliser pour créer des réunions Lync si vous ne disposez pas de Microsoft Outlook ou si vous utilisez un système d’exploitation autre que Windows. Grâce à Web Scheduler, vous pouvez créer des réunions, modifier des réunions existantes et envoyer des invitations à l’aide de votre programme de messagerie préféré.

Le support technique de votre entreprise vous fournit un nom d’utilisateur et un mot de passe pour vous connecter à Web Scheduler.

Contenu de cet article

Créer une réunion Lync

Envoyer les invitations aux participants à la réunion

Envoyer les invitations à l’aide de votre programme de messagerie

Envoyer les invitations à l’aide d’iCalendar

Accès et présentateurs

Qui évite la salle d’attente

Qui est présentateur

Rejoindre une réunion

Afficher ou modifier les réunions existantes

Supprimer ou annuler une réunion

Créer une réunion Lync

Les réunions Lync prennent en charge les réunions en ligne et les téléconférences. Les participants peuvent rejoindre une réunion à l’aide d’un ordinateur pour afficher la présentation ou à l’aide d’un téléphone pour écouter l’audio uniquement.

  1. Accédez à https://sched.lync.com et connectez-vous à Web Scheduler à l’aide de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe.

  2. Cliquez sur Créer une réunion.

  3. Dans la zone Subject (Objet), tapez l’objet de la réunion.

  4. Vous pouvez conserver Réunion en ligne en tant qu’emplacement de réunion ou vous pouvez ajouter un emplacement comme une salle de conférence si les participants font partie de l’entreprise.

  5. Tapez un message court ou l’ordre du jour dans la zone Message (facultatif).

  6. Sélectionnez le fuseau horaire de la réunion à l’aide du menu déroulant.

  7. Sélectionnez les date et heure de début et de fin (options Start et End) de réunion.

  8. Par défaut, tout le monde, y compris les personnes extérieures à votre entreprise, peut éviter la salle d’attente qui est une zone virtuelle vous permettant d’accorder ou de refuser l’accès à la réunion. Pour plus d’informations sur la modification des options, voir Accès et présentateurs.

  9. Par défaut, toute personne invitée par votre organisation dispose des autorisations de présentateur. Pour plus d’informations sur la modification des options, voir Accès et présentateurs.

  10. Sous Participants et audio, ajoutez les noms des participants, en les séparant d’un point virgule, dans la zone réservée à cet effet.

  11. Cliquez sur Vérifier les noms pour vérifier que vous disposez des noms corrects. Pour les invités extérieurs à votre société, tapez l’adresse de messagerie complète comme mailto:contoso@contoso.com.

Remarque : Web Scheduler ne vérifie pas la disponibilité des participants ou des salles de conférence.

  1. Si votre compte est configuré avec un fournisseur de services d’audioconférence, l’invitation à la réunion comprend un numéro gratuit, un numéro payant et un code de participant. Les participants à la réunion peuvent utiliser les capacités audio de l’ordinateur ou effectuer un appel téléphonique selon leur préférence.

  2. Cliquez sur Enregistrer.

Envoyer les invitations aux participants à la réunion

Pour envoyer l’invitation à la réunion, sélectionnez l’une des méthodes suivantes :

Envoyer les invitations à l’aide de votre programme de messagerie

Lorsque vous employez cette méthode, vous copiez les détails de la réunion à partir de Web Scheduler et vous les collez dans une invitation créée dans n’importe quel programme de messagerie.

Conseil : Vous pouvez également accéder aux informations sur la réunion en cliquant sur Afficher les infos pour rejoindre la réunion dans la page des détails de la réunion Web Scheduler.

  1. Lorsque vous avez terminé de créer la réunion, cliquez sur Enregistrer.

  2. Une fenêtre contenant les informations sur la réunion s’ouvre.

  3. Sélectionnez les détails de la réunion, notamment l’URL de la réunion, le numéro de téléconférence et l’ID de conférence.

  4. Cliquez avec le bouton droit sur le texte, puis cliquez sur Copier.

  5. Ouvrez un programme de messagerie, puis créez une demande de réunion standard.

  6. Collez les détails de la réunion en ligne Lync (copiées à l’étape 4) dans l’invitation.

  7. Ajoutez les participants, vérifiez l’heure/la date de la réunion, tapez un ordre du jour, puis envoyez l’invitation.

Envoyer les invitations à l’aide d’iCalendar

iCalendar permet aux utilisateurs de systèmes de messagerie différents d’échanger des informations de calendrier. Les destinataires d’une invitation iCalendar doivent disposer d’un logiciel pris en charge pour ouvrir l’invitation à la réunion et y répondre.

  1. Dans la section Mes réunions, sélectionnez la réunion en fonction de son objet, puis cliquez sur Exporter comme iCalendar.

  2. Cliquez sur Open (Ouvrir) lorsque vous y êtes invité par votre programme de messagerie.

    Remarque : iCalendar comprend toutes les informations que vous avez ajoutées pendant la planification de la réunion comme le message, les participants, l’emplacement de la réunion, la date et l’heure.

  3. Lorsque l’entrée du calendrier s’ouvre, transférez-la aux personnes que vous avez ajoutées comme participants lors de la planification de la réunion.

  4. Les invités peuvent ensuite ouvrir le fichier iCalendar dans leur programme de messagerie préféré, tel qu’Outlook, Notes, iCal, etc.

Accès et présentateurs

Les options d’accès et de présentateur sont optimales pour les réunions d’équipe standard. Vous pouvez personnaliser les options de réunion pour répondre à vos besoins, au type de réunion ou aux participants.

Sous la section Accès et présentateurs de la page des détails de la réunion, sélectionnez les personnes pouvant éviter la salle d’attente et celles pouvant rejoindre la réunion en tant que présentateur.

Qui évite la salle d’attente

Options d’accès

Ce qui se produit

Recommandée quand…

Organisateur uniquement (verrouillé)

Seul l’organisateur évite la salle d’attente. Tous les autres participants doivent patienter jusqu’à leur admission.

Vous ne souhaitez pas que les participants puissent voir le contenu avant la réunion ou vous échanger des informations confidentielles.

Personnes de mon entreprise que j’invite

Les personnes qui n’ont pas de compte sur votre réseau et celles qui n’ont pas été invitées doivent patienter dans la salle d’attente jusqu’à leur admission.

Vous échangez des informations confidentielles et vous souhaitez autoriser des personnes de votre entreprise à rejoindre la réunion.

Personnes de mon entreprise

Les personnes qui n’ont pas de compte sur votre réseau doivent patienter dans la salle d’attente jusqu’à leur admission.

Tous les participants ont un compte sur le réseau de votre organisation et vous n’échangez pas d’informations confidentielles.

Tout le monde, y compris des personnes extérieures à ma société

Aucune personne ne patiente dans la salle d’attente.

Vous invitez des participants extérieurs et vous n’échangez pas d’informations confidentielles.

Important : Même si la salle d’attente de la réunion est activée, les participants qui se connectent à la réunion par téléphone évitent automatiquement la salle d’attente.

Qui est présentateur

Options de présentateur

Qui est présentateur

Recommandée quand...

Organisateur uniquement

Uniquement la personne qui planifie les réunions

Pour les présentations où les participants ne doivent pas interagir avec le contenu de la réunion. Vous pouvez désigner d’autres présentateurs en cours de réunion.

Personnes de mon entreprise

Toute personne que vous invitez, qui dispose d’un compte sur votre réseau

Pour les sessions de travail internes en groupe où tous les participants peuvent partager et modifier le contenu de la réunion.

Tout le monde, y compris les personnes externes à mon entreprise (aucune restriction)

Toute personne que vous invitez.

Pour les sessions de travail en groupe avec des personnes qui ne disposent pas de compte sur votre réseau.

Personnes que je choisis

Vous et les participants que vous choisissez.

Pour des présentations où interviennent plusieurs présentateurs.

Remarque : Vous ne pouvez pas inviter des participants externes ou des listes de distribution comme présentateur à l’aide de l’option Personnes que je choisis. Vous pouvez accorder un accès de présentateur aux personnes lorsqu’elles se trouvent dans la salle d’attente.

Rejoindre une réunion

Vous pouvez utiliser le lien contenu dans l’invitation à la réunion pour vous y connecter. Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’onglet Participer à la réunion de Web Scheduler pour démarrer la réunion.

  1. Sous Mes réunions, cliquez sur votre réunion.

  2. Dans la page des détails de la réunion, cliquez sur l’onglet Participer à la réunion.

  3. Lync s’ouvre alors et vous permet de vous connecter à la réunion.

Afficher ou modifier les réunions existantes

Vous pouvez voir toutes les réunions que vous avez organisées sous l’onglet Mes réunions de Web Scheduler. N’oubliez pas que Web Scheduler ne répertorie que les réunions que vous avez organisées ; le programme n’affiche pas les réunions auxquelles vous étiez invité.

  1. Cliquez sur une réunion pour ouvrir la page des détails de la réunion qui contient un court résumé de la réunion, un ensemble d’onglets et les informations sur la réunion.

  2. Cliquez sur Edit (Modifier).

  3. Apportez les modifications requises, puis cliquez sur Save (Enregistrer).

  4. Cliquez sur OK dans le message de réussite, puis vérifiez les informations modifiées.

Important : Lorsque vous mettez à jour une réunion, vous devez manuellement envoyer les informations mises à jour à vos invités. Web Scheduler ne met pas automatiquement à jour le calendrier.

  • Si vous avez utilisé iCalendar pour envoyer l’invitation, cliquez à nouveau sur Exporter comme iCalendar pour ouvrir l’invitation et envoyer une mise à jour.

  • Si vous avez copié les détails de la réunion Lync dans une invitation standard, ouvrez-la, mettez-la à jour avec les nouveaux détails de la réunion, puis envoyez-la à nouveau aux participants.

Supprimer ou annuler une réunion

Vos réunions arrivent à expiration 14 jours après la date de fin planifiée, mais vous pouvez les supprimer si vous souhaitez nettoyer Web Scheduler ou annuler une réunion.

  1. Sous l’onglet Mes réunions, cliquez sur la réunion à supprimer.

  2. Dans la page des détails de la réunion, cliquez sur l’onglet Supprimer la réunion.

  3. Cliquez sur Oui dans la boîte de dialogue de confirmation.

    Important : Vous devez envoyer une notification d’annulation aux participants, car Web Scheduler ne met pas automatiquement à jour votre calendrier.

  4. Si vous avez utilisé iCalendar pour envoyer l’invitation, ouvrez-la et cliquez sur Cancel (Annuler). Une notification d’annulation est ainsi envoyée aux destinataires.

  5. Si vous avez copié les détails de la réunion Lync dans une invitation standard, ouvrez-la, puis cliquez sur Cancel pour envoyer une notification d’annulation aux participants.

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