Listes SharePoint V : techniques de gestion de listes de grande taille

Vue d’ensemble

Icône Liste de grande taille Lorsqu’une liste SharePoint devient importante, il est possible que vous receviez des avertissements du type : « Cette liste dépasse le seuil d’affichage de liste. » ou « Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous. ». Découvrez pourquoi ces avertissements s’affichent et apprenez à configurer vos listes de grande taille pour continuer à recevoir des informations utiles.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • Découvrir ce qu’est le seuil d’affichage de la liste et ses avantages

  • Créer un index afin de voir un maximum d’informations dans un affichage.

  • Créer des dossiers pour mieux organiser votre liste de grande taille.

  • Utiliser le mode Feuille de calcul pour un filtrage et un tri rapide d’une liste de grande taille.

  • Découvrir ce qu’est la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses.

  • Utiliser des filtres de touche pour un filtrage rapide en mode Standard.

  • Synchroniser une liste de grande taille avec un espace de travail SharePoint.

  • Exporter une liste de grande taille vers Excel.

  • Lier une liste de grande taille dans Access.

Ce cours comprend :

  • Un cours d’autoformation.

  • Un court test, proposé à la fin du cours. Ce test ne fait pas l’objet d’une évaluation.

  • Un aide-mémoire, que vous pouvez imprimer à la fin du cours.

Ce cours requiert d’avoir déjà utilisé des listes SharePoint, ou vous pouvez suivre les cours Listes I : une introduction, Listes II : créer et utiliser différentes listes, Listes III : créer une liste basée sur une feuille de calcul et Listes IV : créer une liste personnalisée.

Version hors connexion (299 Mo)

Informations supplémentaires

Ce cours explique les avertissements suivants, pourquoi ils surviennent et comment les gérer :

  • Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous. Pour afficher tous les résultats, affinez votre requête en ajoutant un filtre.

  • Impossible d’afficher la valeur du filtre, car le champ n’est pas filtrable ou le nombre d’éléments renvoyés dépasse le seuil d’affichages de liste appliqué par l’utilisateur.

  • L’affichage est impossible car le nombre de colonnes de recherche et d’états de flux de travail dépasse le seuil (5 000 éléments) imposé par l’administrateur.

  • L’opération sollicitée est interdite car elle dépasse le seuil d’affichage des listes appliqué par l’administrateur.

D’autres cours sont disponibles sur Formations Microsoft Office.

Introduction

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Création et utilisation d’un index

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Utilisation de dossiers pour gérer une liste de grande taille

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Mode Feuille de données

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Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses

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Utiliser des filtres de touche pour un filtrage rapide.

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Sortir la liste de votre site d’équipe

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Contrôle des connaissances

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Quel est le seuil d’affichage de la liste  ?

10 000 éléments.

Inexact, le seuil d’affichage de la liste est de 5 000 éléments. Remarque : les administrateurs peuvent augmenter ou réduire ce seuil. Réessayez.

Seuil à partir duquel SharePoint limite votre utilisation d’une liste de grande taille.

Exact. Par défaut, le seuil d’affichage de la liste est de 5 000 éléments. Si vous créez des éléments supplémentaires, vous commencerez à voir des avertissements ou des erreurs qui limitent votre utilisation de la liste.

10 001 éléments.

Inexact. Par défaut, le seuil d’affichage de la liste est de 5 000 éléments. Une fois que vous ajoutez le 5 001e élément, votre utilisation de la liste est limitée. Remarque : les administrateurs peuvent augmenter ou réduire ce seuil. Réessayez.

Seuil à partir duquel SharePoint limite la création de nouveaux éléments dans une liste.

Inexact. Si vous dépassez le seuil d’affichage de la liste, vous pourrez toujours créer de nouveaux éléments. Réessayez.

Votre liste comporte 5 002 éléments. Vous créez un affichage. L’affichage contient un filtre qui affiche uniquement les éléments pour lesquels la colonne « ID produit » indique « A-101 ». Vous pensez que cet affichage devrait comporter 510 éléments. Pourtant, vous obtenez le message suivant : « Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous. »

En temps normal, vous ignorez ce message, mais votre responsable vous a demandé un rapport contenant ces 510 éléments. Que devez-vous faire ?

Filtrer simplement la liste sans utiliser d’affichage.

Inexact. Un avertissement s’affichera, vous indiquant que vous ne pouvez pas filtrer la liste. Réessayez.

Demander à votre administrateur de créer l’affichage.

Inexact. Ce n’est pas à votre administrateur de créer l’affichage. Réessayez.

Demander à votre administrateur de créer un index pour la colonne ID produit.

Exact. Un index doit être créé pour la colonne ID produit. Remarque : il est préférable de créer un index avant que votre liste n’atteigne 5 000 éléments. Ainsi, votre administrateur n’a pas à en créer un pour vous.

Demander à votre administrateur de créer un index pour la colonne Nom du produit.

Inexact. Ce n’est pas la colonne pour laquelle vous devez créer un index dans cette situation. Réessayez.

Qu’est-ce que la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses ?

Une fenêtre de temps dans laquelle vous pouvez utiliser votre liste de grande taille sans limitation.

Oui, c’est exact. Notez que l’option Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses n’est pas activée pour tous les sites, aussi, si vous en avez besoin, demandez à votre administrateur.

19h00–7h00 GMT, tous les jours.

Inexact. La Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses doit être configurée par votre administrateur ; ce n’est pas la même pour tous les sites SharePoint dans le monde.

Une plage de temps que n’importe qui peut configurer dans l’administration centrale.

Inexact. Seuls les administrateurs peuvent configurer la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses.

Une plage de temps que votre administrateur peut configurer afin que vous puissiez créer une liste de grande taille de plus de 5 000 éléments.

Inexact. SharePoint vous permet de créer des listes de plus de 5 000 éléments. Réessayez.

Votre liste contient 5 002 éléments. Vous voulez filtrer la colonne « ID produit» pour afficher tous les produits dont la référence produit est « A-101 ». Vous pensez que cet affichage devrait comporter 510 éléments. Pourtant, lorsque vous cliquez sur le nom de la colonne pour exécuter le filtre, vous obtenez l’avertissement : « Impossible d’afficher la valeur du filtre. ».

Parmi les actions suivantes, laquelle ne vous permet PAS de filtrer et d’afficher les 510 éléments ?

Feuille de données

Inexact. Ce mode vous permet de filtrer et d’afficher les 510 éléments. Réessayez.

Exporter vers Excel.

Inexact. Ce mode vous permet de filtrer et d’afficher les 510 éléments. Réessayez.

Créer un nouvel affichage qui filtre les références produit égales à « A-101 ».

Exact. Cette action ne vous permet pas de filtrer et d’afficher les 510 éléments. En procédant ainsi, vous obtiendrez très probablement le message d’avertissement « Seuls les résultats les plus récents s’affichent ci-dessous. » et vous ne pourrez toujours pas voir les 510 éléments.

Ouvrir avec Access

Inexact. Ce mode vous permet de filtrer et d’afficher les 510 éléments. Réessayez.

Parmi les stratégies suivantes, laquelle est la meilleure pour gérer une liste de grande taille ?

Demandez à votre administrateur d’activer la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses, de 9h00 à 17h00.

Inexact. Pour la plupart des entreprises, 9h00 à 17h00 est une tranche horaire à forte activité pendant laquelle beaucoup d’utilisateurs se connecteront au site. Exécuter plusieurs requêtes importantes à la fois risque d’entraîner un arrêt temporaire du serveur. Réessayez.

N’ajoutez pas plus de 5 000 éléments à une liste.

Inexact. Vous n’avez pas besoin de limiter le nombre d’éléments de la liste à 5 000 éléments. Réessayez.

Demandez à vos utilisateurs d’utiliser la liste le soir très tard, lorsque la plupart des gens n’utilisent pas le site.

Inexact. Utiliser une liste de cette façon ne serait pas très pratique. Réessayez.

Créez des affichages à l’aide des filtres, afin que vos utilisateurs puissent voir des ensembles de données plus petits plutôt que tous les éléments.

Exact. Si vous créez des affichages à l’aide des filtres, les utilisateurs verront des ensembles de données plus petits.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Comment créer un index

  1. Accédez à la liste pour laquelle vous voulez créer un index.

  2. Sous l’onglet Liste, cliquez sur Paramètres de la liste.

  3. Sous Colonnes, cliquez sur Colonnes indexées.

  4. Cliquez sur Créer un nouvel index.

  5. Sous Colonne principale pour cet index, sélectionnez une colonne que vous filtrerez ou trierez souvent.

  6. Cliquez sur Créer.
    Remarque : si vous obtenez un message d’erreur indiquant que vous ne pouvez pas créer l’index, votre administrateur devra peut-être créer l’index pour vous ou vous devrez créer l’index dans la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses.

Comment créer des dossiers

  1. Commencez par activer la commande Nouveau dossier. Accédez à la liste pour laquelle vous voulez créer un index. Sous l’onglet Liste, cliquez sur Paramètres de la liste.

  2. Cliquez sur Options avancées.

  3. Sous Rendre la commande « Nouveau dossier » disponible, cliquez sur Oui, puis sur OK.

  4. Retournez à la liste. Sous l’onglet Éléments, cliquez sur Nouveau dossier.

Après que vous avez créé les dossiers dans la liste, vous pouvez déplacer les éléments dans ces dossiers.

  1. Dans le menu Actions du site, cliquez sur Paramètres du site.

  2. Sous Administration du site, cliquez sur Contenu et structure.
    Remarque : ce lien n’est pas disponible si vous n’avez pas les autorisations appropriées ou si vous n’utilisez pas SharePoint Server.

  3. Sur la gauche, cliquez sur le nom de votre liste de grande taille.
    Remarque : si vous obtenez un message d’erreur indiquant que vous ne pouvez afficher votre liste, votre administrateur devra peut-être déplacer les éléments pour vous ou vous devrez les déplacer dans la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses.

  4. Sur la droite, cliquez sur les cases à cocher des éléments que vous voulez déplacer dans les dossiers.

  5. Dans le menu Actions, cliquez sur Déplacer.

  6. Dans la boîte de dialogue Déplacer…, cliquez sur le signe plus situé en regard de votre liste de grande taille, puis cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez déplacer les éléments.

  7. Cliquez sur OK.

Comment configurer des filtres de touche ?

  1. Accédez à la liste pour laquelle vous voulez définir un filtre de touche.

  2. Sous l’onglet Liste, cliquez sur Paramètres de la liste.

  3. Cliquez sur Paramètres de navigation par métadonnées.

  4. Sous Champs de filtre de touche disponibles, sélectionnez la colonne que vous voulez filtrer, puis cliquez sur Ajouter.
    Remarque : si vous obtenez un message d’erreur indiquant que vous ne pouvez pas créer le filtre de touche, votre administrateur devra peut-être le créer pour vous ou vous devrez créer le filtre de touche dans la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses.

  5. Cliquez sur OK.

Création d’index, de filtres de touche ou déplacement d’éléments dans une liste de grande taille

Si votre liste comporte plus de 5 000 éléments, des erreurs peuvent vous empêcher de créer des index, des filtres de touche ou de déplacer les éléments. Cependant, une ou plusieurs des solutions suivantes résoudra le problème :

  • Effectuer ces tâches dans la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses. Votre administrateur peut créer cette fenêtre de temps en se référant à la section ci-dessous, Comment activer la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses.

  • Demandez à votre administrateur de créer des index, des filtres de touche ou de déplacer des éléments pour vous.

  • Obtenez des autorisations qui vous permettront de créer des index, des filtres de touche et de déplacer des éléments sans erreurs ni avertissements. Cela signifie en substance devenir membre du groupe Administrateurs dans Windows Server. Remarque : c’est souvent impossible dans la pratique pour les grandes organisations.

Comment activer la Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses

  1. Dans l’administration centrale, cliquez sur Gestion des applications sur la gauche.

  2. Cliquez sur Gérer les applications Web

  3. Sélectionnez l’application Web qui contient la liste de grande taille.

  4. Cliquez sur Paramètres généraux, puis sur Limitation de ressources.

  5. Sous Fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses, cliquez sur Activer une fenêtre Délai quotidien pour les requêtes volumineuses.

  6. Définissez une date de début et une durée correspondant à une période où la plupart de vos utilisateurs ne travaillent pas.

  7. Cliquez sur OK.

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