Listes SharePoint III : créer une liste basée sur une feuille de calcul

Vue d’ensemble

Icône Importer une feuille de calcul Comment transformez-vous une feuille de calcul en liste SharePoint ? Vous l’importez. Suivez ce bref cours de formation pour découvrir comment procéder.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • Préparer votre feuille de calcul pour l’importation.

  • Créer la liste en important la feuille de calcul.

  • Nettoyer la liste afin qu’elle soit facile à utiliser.

  • Créer des affichages utiles pour la nouvelle liste.

Ce cours comprend :

  • Un cours d’autoformation.

  • Un court test, proposé à la fin du cours. Ce test ne fait pas l’objet d’une évaluation.

  • Un aide-mémoire, que vous pouvez imprimer à la fin du cours.

Ce cours requiert d’avoir déjà utilisé les listes SharePoint, ou vous pouvez suivre les cours Listes I : une introduction et Listes II : créer et utiliser différentes listes.

D’autres cours sont disponibles sur Formations Microsoft Office.

Version hors connexion (124 Mo)

Introduction

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Préparation de la feuille de calcul

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Importation de la feuille de calcul

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Nettoyage de la liste

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Définition d’affichages utiles

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Contrôle des connaissances

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Avant d’importer votre feuille de calcul, chaque colonne doit avoir un type de données différent.

Vrai

Inexact. Il n’est pas nécessaire que chaque colonne ait un type de données différent. Cependant, chaque colonne doit avoir le type de données correct pour commencer. En d’autres termes, dans Excel, utilisez le format Texte pour les colonnes contenant du texte et le format Nombre pour les colonnes contenant des nombres vrais.

Faux

Exact. Deux colonnes, ou plus, peuvent partager le même type de données. Ce n’est pas le problème. Vérifiez simplement que chaque colonne est correctement formatée dans Excel avant de procéder à l’importation. Par exemple, choisissez Texte pour les colonnes contenant du texte et Nombre pour les colonnes contenant des nombres vrais.

Pour créer une liste basée sur une feuille de calcul, vous allez dans Actions du site, vous cliquez sur Autres options, puis vous sélectionnez Liste. Ensuite, que devez-vous sélectionner ?

Liste personnalisée

Inexact. Cette option crée une liste vide, où vous pouvez ajouter vos propres colonnes et affichages. Réessayez.

Liste personnalisée en mode Feuille de données

Inexact. Cette option crée une liste vide avec le mode Feuille de calcul comme mode d’affichage par défaut. Bien que le mode Feuille de calcul rappelle beaucoup Excel, cette option n’est pas adéquate si vous créez une liste basée sur une feuille de calcul. Réessayez.

Importer une feuille de calcul

Exact. Ce choix vous permet de créer une liste qui copie les colonnes et les données à partir d’une feuille de calcul existante. L’importation d’une feuille de calcul requiert de disposer de Microsoft Excel ou d’une autre application compatible.

Feuille de calcul externe

Inexact. Cette option n’existe pas. Nous l’avons inventée. Réessayez.

Dans une liste SharePoint, comment pouvez-vous être sûr qu’une colonne utilise le bon type de données ?

Sous l’onglet Liste, cliquez sur Paramètres de la liste, puis sélectionnez Titre, description et navigation.

Inexact. Cette option vous permet de modifier le titre de la liste. Elle permet également d’inclure la liste dans la barre de lancement rapide, mais vous ne pouvez pas modifier l’affichage ou le type de données d’une colonne ici. Réessayez.

Sélectionnez l’onglet Liste, cliquez sur Paramètres de la liste, puis localisez la colonne Type.

Exact. La colonne Type contient le type de données de chaque colonne créée.

Maintenez le pointeur sur l’en-tête de colonne dans la liste. Une info-bulle apparaît, indiquant le type de données.

Inexact. Vous ne verrez pas d’info-bulle si vous laissez le pointeur sur l’en-tête de la colonne. Réessayez.

Cliquez avec le bouton droit sur la colonne, puis cliquez sur Format de cellule.

Inexact. C’est de cette façon que vous vérifiez un type de données dans Excel, mais ce n’est pas de cette façon que vous affichez un type de données dans une liste SharePoint. Réessayez.

Une colonne de votre liste est appelée « numéro de SKU », mais quelque chose ne semble pas correct, car ses valeurs comportent une virgule, par exemple : 110,840, or vous ne voulez pas de virgule. Comment corrigez-vous cela ?

Changez le type en Une seule ligne de texte.

Exact. Le numéro de SKU ne représente pas une vraie valeur numérique. Dans ce cas, il s’agit de texte. L’option Une seule ligne de texte est donc le bon choix.

Changez le type en Nombre.

Inexact. C’est en fait ce qui constitue le problème. Lors de l’importation, la liste a donné le type Nombre à cette colonne, mais il doit être changé. Réessayez.

Changez le type en Devise.

Inexact. Le type Devise ajoute le symbole du dollar et une virgule. Réessayez.

Changez le type en Oui/Non.

Inexact. Avec le type Oui/Non, tous les numéros de SKU de la colonne seront remplacés par « Oui ». Réessayez.

Commentaires

Aide-mémoire

Avant d’importer, préparez vos données.

  • La ligne supérieure de la feuille de calcul doit consister en des étiquettes ou des en-têtes. Chaque étiquette doit décrire le contenu des données listées en dessous.

  • Vérifiez que vos informations sont correctement présentées afin que leur tri soit plus facile. Par exemple, si vous avez une colonne « Nom » qui contient le prénom et le nom d’un client, vous voudrez peut-être séparer cette colonne en deux colonnes « Prénom » et « Nom ».

  • Une liste ne doit pas contenir de ligne, colonne ou cellule vide.

Comment convertir vos données Microsoft Excel en un tableau ?

  1. Cliquez dans les données.

  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Mettre sous forme de tableau, puis choisissez un style.

  3. Vérifiez que la plage de cellules sélectionnée est correcte.

  4. Assurez-vous que la case à cocher Mon tableau comporte des en-têtes est sélectionnée.

  5. Cliquez sur OK.

Comment importer une feuille de calcul Excel ?

  1. Fermez Excel.

  2. Dans le menu Actions du site, cliquez sur Autres options.

  3. Sur la gauche, cliquez sur Liste.

  4. Sélectionnez Importer une feuille de calcul.

  5. Cliquez sur Créer.

  6. Nommez la liste et entrez une description.

  7. Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez la feuille de calcul à importer.

  8. Cliquez sur Ouvrir.

  9. Cliquez sur Importer.

  10. Si l’icône Excel clignote dans la barre d’outils au bas de votre écran, cliquez sur l’icône, puis sur le nom du fichier à importer.

  11. Pour Sélectionner la plage, cliquez sur la plage de tableau.

  12. Cliquez sur Importer.

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