Listes SharePoint II : créer et utiliser différentes listes

Vue d’ensemble

Liste SharePoint Vous savez comment ajouter, modifier et supprimer des éléments dans les listes SharePoint. Il est temps de créer vos propres listes. Utilisez ce lien pour savoir comment procéder. En outre, découvrez des conseils intéressants pour grouper des éléments et définir des alertes électroniques.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • Créer une liste dans un objectif précis ou afin de répondre aux besoins d’un projet.

  • Créer et utiliser un calendrier.

  • Créer et utiliser une liste de contacts

  • Créer et utiliser un forum de discussion.

  • Créer et utiliser une enquête.

  • Supprimer une liste.

Ce cours comprend :

  • Un cours d’autoformation.

  • Un court test, proposé à la fin du cours. Ce test ne fait pas l’objet d’une évaluation.

  • Un aide-mémoire, que vous pouvez imprimer à la fin du cours.

Ce cours requiert d’avoir déjà utilisé des listes SharePoint, ou vous pouvez suivre le cours Listes SharePoint I : une introduction.

Version hors connexion (260 Mo)

Introduction

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Utilisation des calendriers

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Utilisation d’une liste de contacts

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Utilisation d’un groupe de discussion

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Utilisation d’une enquête

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Suppression d’une liste

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Contrôle des connaissances

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Une liste sur un site d’équipe SharePoint, c’est :

Une collection de données que vous pouvez partager avec les membres de l’équipe

Oui, c’est bien la définition d’une liste sur un site d’équipe SharePoint.

Un emplacement où vous seul pouvez publier des informations en privé.

Désolé, cela ressemble à une liste que vous créez pour votre usage personnel, et non à une liste que vous utilisez sur un site d’équipe SharePoint. Réessayez.

Une collection de données générées automatiquement par le site SharePoint.

S’il est possible que certaines listes soient effectivement générées automatiquement, une liste SharePoint implique généralement une intervention humaine. Réessayez.

Une collection de lignes et de colonnes qui ne peuvent pas être modifiées, mais peuvent être partagées ; un aperçu de données à un moment spécifique.

Une liste SharePoint est conçue pour être utilisée, et pas seulement consultée. Réessayez.

Vous devez créer une nouvelle liste :

Lorsque vous disposez d’un nouveau site d’équipe. Après tout, ce nouveau site est vide et prêt à recevoir de nouveaux éléments.

Non, désolé. Votre site d’équipe comprend déjà plusieurs listes par défaut. Réessayez.

Lorsque les listes par défaut ne vous conviennent pas.

Exact. Les listes par défaut sont créées avec le site. Elles sont utiles lorsque vous commencez à utiliser le site, mais pour répondre à des besoins spécifiques, vous pouvez créer vos propres listes.

Lorsque les listes par défaut ne comportent pas les colonnes souhaitées.

Pas nécessairement. Vous pouvez toujours ajouter une colonne à une liste existante. Réessayez.

Lorsque vous voulez recevoir des alertes électroniques pour une liste, car vous ne pouvez pas définir d’alertes pour les listes par défaut.

Inexact. Il est possible de définir des alertes pour n’importe quelle liste, qu’elle soit par défaut ou nouvellement créée. Réessayez.

Parmi les méthodes suivantes, quelle est la méthode correcte pour créer une liste ?

Cliquez sur Créer un affichage dans le Ruban Outils de liste.

Inexact. Cette opération crée un nouvel affichage de vos données de liste, mais ce n’est pas la meilleure façon de créer une liste. Réessayez.

Allez à Tout le contenu du site, cliquez sur Créer, puis sur Listes dans le menu Filtrer par.

Exact. Vous pouvez également sélectionner Autres options dans le menu Actions du site pour créer une liste.

Sélectionnez Listes dans le menu Actions du site, puis cliquez sur Créer.

Inexact. Il n’existe aucune commande Listes dans le menu Actions du site. Réessayez.

Dans la barre de lancement rapide, cliquez avec le bouton droit sur le type de liste que vous voulez créer, puis cliquez sur Nouvelle.

Inexact. Vous ne pouvez pas cliquer avec le bouton droit sur le site SharePoint pour créer une liste. Réessayez.

Comment créez-vous un événement sur plusieurs jours en réduisant au minimum le nombre d’étapes de création ?

Sélectionnez les jours choisis pour l’événement, puis double-cliquez sur la date de début.

Inexact. Procéder ainsi annule la sélection des autres jours et crée un nouvel événement avec uniquement la date de début dans la boîte de dialogue Nouvel élément. Réessayez.

Cliquez avec le bouton droit sur la date de début.

Inexact. Cliquez avec le bouton droit ne fonctionne pas dans un calendrier SharePoint. Réessayez.

Cliquez sur la date de début souhaitée pour l’événement, et maintenez enfoncé.

Inexact. Procéder ainsi requiert des étapes supplémentaires pour créer un événement récurrent. Seule la date de début doit être sélectionnée. Réessayez.

Sélectionnez les jours choisis pour l’événement, puis cliquez sur le lien +Ajouter.

Exact. Cette action ouvre la boîte de dialogue Nouvel élément avec les dates adjacentes déjà sélectionnées.

Comment définissez-vous une alerte sur une liste de contacts ou une enquête ?

Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Liste, puis cliquez sur Envoyer un lien par messagerie.

Inexact. Cette option vous permet d’envoyer un message électronique avec l’URL de votre liste. Elle ne vous indique pas comment recevoir des alertes pour la liste. Réessayez.

Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Liste puis sur M’avertir.

Exact.

Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Éléments, puis cliquez sur Paramètres de la liste.

Inexact. L’option Paramètres de la liste vous permet de définir des options pour toute la liste, mais vous ne pouvez pas définir d’alerte. Réessayez.

Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Liste, puis cliquez sur Modifier l’affichage. Cliquez sur Définir une alerte.

Inexact. Il n’existe aucune option Définir une alerte ici. Réessayez.

Quand est-il nécessaire de modifier l’ordre des questions d’une enquête ?

Si vous ne les avez pas créées dans un ordre approprié.

Exact.

Si vous voulez qu’elles soient incluses dans l’enquête.

Inexact. Même si l’ordre ne vous convient pas, les questions apparaissent de toute façon dans l’enquête. Réessayez.

Pour qu’un enchaînement de questions fonctionne.

Inexact. L’ordre des questions n’est pas directement lié à la capacité de définir une logique d’enchaînement. Réessayez.

Uniquement si vous utilisez des questions de type Oui/Non.

Inexact. Le type des questions n’est pas lié à l’ordre de présentation des questions. Réessayez.

Supprimer une liste de contacts et supprimer une enquête sont deux choses différentes car :

Vous ne pouvez pas supprimer une enquête si vous n’en avez pas d’abord supprimé les réponses.

Inexact. Vous n’avez pas besoin de supprimer les réponses. Réessayez.

La suppression d’une liste de contacts s’effectue dans Paramètres de liste, la suppression d’une enquête s’effectue dans Paramètres de l’enquête.

Exact. Les enquêtes disposent de leurs propres menus. Dans l’enquête, sélectionnez le menu Paramètres, puis cliquez sur Paramètres de l’enquête. Sous Autorisations et gestion, sélectionnez Supprimer cette enquête

La suppression des contacts prend plus de temps. Lorsque vous supprimez une liste de contacts, une demande de confirmation s’affiche pour chaque nom de la liste.

Inexact. Lorsque vous supprimez une liste de contacts, toute la liste et tous les noms de la liste sont supprimés. Réessayez.

Lorsque vous supprimez une liste de contacts, elle n’est jamais vraiment supprimée.

Inexact. Même s’il existe des solutions pour récupérer les listes envoyées dans la Corbeille, une suppression reste une suppression. La liste est définitivement supprimée. Réessayez.

Commentaires

Aide-mémoire

Créer une liste

  1. Cliquez sur Actions du site, puis sur Autres options.

  2. Sur la gauche, cliquez sur Liste, puis choisissez le type de liste que vous souhaitez créer.

  3. Cliquez sur Autres options.

  4. Tapez le nom de la liste. Cette zone est obligatoire.
    Ce nom apparaît en haut de la liste dans la plupart des affichages. Il devient un composant de l’adresse Web de la page de liste et apparaît dans la navigation du site pour aider les utilisateurs à trouver la liste. Vous pouvez changer le nom d’une liste, mais l’adresse Web restera la même.

  5. Tapez le nom de la description. Cette zone est obligatoire.
    La description apparaît sous le nom dans la plupart des affichages. Certains types de listes peuvent recevoir du contenu par courrier électronique. Si vous envisagez de configurer la liste pour la réception de contenu par courrier électronique, vous pouvez ajouter l’adresse de messagerie de la liste à sa description de sorte que les utilisateurs puissent facilement la trouver. Vous pouvez modifier la description d’une liste.

  6. Pour ajouter un lien au volet Lancement rapide, vérifiez que Oui est sélectionné dans la section Navigation.

  7. Cliquez sur Créer.

Autoriser plusieurs réponses à une enquête

  1. Accédez à l’enquête pour laquelle vous souhaitez autoriser plusieurs réponses.

  2. Cliquez sur Paramètres puis sur Paramètres de l’enquête.

  3. Cliquez sur Titre, description et navigation.

  4. Pour Autoriser plusieurs réponses, cliquez sur Oui.

Supprimer une liste ou un calendrier

  1. Accédez à la liste que vous voulez supprimer.

  2. En haut, cliquez au choix sur l’onglet Calendrier ou Liste.

  3. Cliquez sur Paramètres de la liste.

  4. Cliquez sur Supprimer cette liste, puis sur OK.

Supprimer une enquête

  1. Accédez à l’enquête que vous voulez supprimer.

  2. Cliquez sur Paramètres puis sur Paramètres de l’enquête.

  3. Cliquez sur Supprimer cette enquête, puis sur OK.

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