Lier les données aux diagrammes IV : Lier les données automatiquement

Vue d’ensemble

Liaison automatique des données

Il existe une façon plus rapide de lier des données à des diagrammes que la procédure consistant à faire glisser des lignes vers des formes. Suivez cette formation afin de savoir comment lier des données à des formes automatiquement à l’aide de Microsoft Office Visio Professional 2007.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • lier automatiquement une quantité de données volumineuse à de nombreuses formes en une seule opération ;

  • configurer Visio afin que les données liées soient actualisées automatiquement ;

  • lier à une source de données des diagrammes Visio anciens contenant des données.

Ce cours comprend :

  • une leçon d’autoformation et une session d’exercices pratiques pour une expérience d’atelier pratique (Microsoft Office Visio Professional 2007 requis) ;

  • un test rapide (non noté) à la fin de chaque leçon ;

  • un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours.

Avant de suivre cette formation, vous devez être familiarisé avec la liaison de données à un diagramme et vous devez savoir ajouter des graphiques de données à des formes. Sinon, vous devez suivre les formations ci-après :

  • Lier les données aux diagrammes I : Prise en main

  • Lier les données aux diagrammes II : Graphiques de données

  • Lier les données aux diagrammes III : Positionner vos graphiques de données

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    Lier les données aux diagrammes I, nous vous avons appris à faire glisser des lignes de données vers des formes une par une. Toutefois, ce processus manuel peut s’avérer fastidieux si vous devez lier de nombreuses lignes. Cette formation vous montre comment lier de nombreuses lignes à de nombreuses formes automatiquement dans Visio Professional 2007. En outre, vous allez apprendre au cours de cette formation ce que vous devez effectuer avec les diagrammes Visio créés dans des versions antérieures, diagrammes qui contiennent déjà des données. Nous allons vous montrer comment lier ces diagrammes à des sources de données externes automatiquement afin que vous n’ayez pas besoin d’entrer les données manuellement.

    Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

    Dans la formation Lier les données aux diagrammes I, nous vous avons appris à faire glisser des lignes de données vers des formes une par une. Toutefois, ce processus manuel peut s’avérer fastidieux si vous devez lier de nombreuses lignes. Cette formation vous montre comment lier de nombreuses lignes à de nombreuses formes automatiquement dans Visio Professional 2007. En outre, vous allez apprendre au cours de cette formation ce que vous devez effectuer avec les diagrammes Visio créés dans des versions antérieures, diagrammes qui contiennent déjà des données. Nous allons vous montrer comment lier ces diagrammes à des sources de données externes automatiquement afin que vous n’ayez pas besoin d’entrer les données manuellement.

    Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

Liaison automatique

1 : placer des formes sur la page ; 2 : établir une connexion à la source de données ; 3 : lier automatiquement les données à des formes

Liaison automatique des données aux diagrammes

Trois étapes sont nécessaires pour lier des données à des diagrammes automatiquement, à l’image des trois étapes du processus manuel : 1) Placer des formes sur la page ; 2) Établir une connexion à la source de données ; 3) Lier automatiquement des lignes à des formes.

Il existe certaines différences entre les processus automatique et manuel dans chaque étape, notamment dans la dernière étape. C’est au cours de celle-ci que vous liez des lignes à des formes de manière globale et automatique, au lieu de les faire glisser une par une. Cliquez sur Suivant pour obtenir plus d’informations sur les étapes de la liaison automatique.

Placer des formes sur la page

Les noms de formes de serveurs dans le diagramme correspondent aux noms dans les données

Placez des formes sur la page, avec du texte.

La première étape, qui consiste à placer des formes sur la page, est pratiquement la même que celle utilisée dans le processus manuel. Toutefois, ce qui est important pour la liaison automatique, c’est que vous devez taper du texte pour chaque forme. Il est fort probable que vous ayez déjà effectué cette opération.

Remarque     Pour que la liaison automatique fonctionne, l’orthographe du texte des formes doit correspondre précisément à l’orthographe utilisée dans les données. Notez que le nom de chaque forme de serveur est orthographié tel que le nom dans les données. Cela facilite la liaison automatique ultérieure à l’étape 3, car chaque paire ligne/forme partage ainsi un identificateur.

Établir une connexion à une source de données

Menu Données, commande Lier des données à des formes

Comment se connecter à une source de données.

La deuxième étape consiste à se connecter à la source de données. Commencez par cliquer sur Lier des données à des formes dans le menu Données. Cette opération démarre l’Assistant Sélecteur de données, qui est le même Assistant que celui que vous utilisez lorsque vous liez des données à des diagrammes manuellement.

Sélectionner des colonnes à partir de jeux de données volumineux

Boîte de dialogue Sélectionner les colonnes, avec certaines colonnes sélectionnées et d’autres désélectionnées

Comment sélectionner des colonnes à afficher dans Visio.

Lorsque vous utilisez la méthode de liaison automatique, vous travaillez généralement avec beaucoup plus de données que si vous utilisiez la méthode manuelle. Par conséquent, il peut s’avérer utile d’effectuer des tâches supplémentaires dans l’Assistant Sélecteur de données. Par exemple, vous pouvez choisir les colonnes qui apparaîtront dans la fenêtre Données externes. Cela est utile, car, parfois, votre source de données comprend de nombreuses colonnes qui ne sont pas toutes forcément nécessaires pour votre diagramme.

Comment effectuer une liaison automatique

Menu Données, commande Liaison automatique ; fenêtre Données externes avec lignes de données

Fenêtre Données externes avec lignes de données.

Une fois établie la connexion à la source de données, la fenêtre Données externes apparaît en bas. Toutefois, au lieu de faire glisser chaque ligne vers une forme une par une, vous cliquez simplement sur Liaison automatique dans le menu Données.

Comment fonctionne la liaison automatique

Boîte de dialogue Liaison automatique avec Colonne de données défini sur Nom du réseau et Champ de forme défini sur Texte de la forme

Comment Visio lie les lignes aux formes.

Ensuite, indiquez à Visio comment lier chaque ligne à chaque forme. Dans l’Assistant Liaison automatique, choisissez une colonne de données à gauche, puis choisissez Texte de la forme à droite. Dans cet exemple, si les données dans la colonne Nom du réseau d’une ligne sont les mêmes que le texte de la forme (c’est-à-dire, le texte que vous avez tapé pour la forme), Visio lie cette ligne à cette forme. En outre, il poursuit automatiquement cette opération pour chaque ligne, à condition que le nom du réseau et le texte de la forme correspondent. Aucun glissement n’est nécessaire !

Résultat

Plusieurs formes de serveurs auxquelles sont liées des données simultanément

Résultat de la liaison automatique de données à des formes.

Et voilà ! Maintenant, les lignes sont liées aux formes, en une seule opération. En outre, notez que, comme dans le cas de la liaison manuelle, un graphique de données initial est attaché à chaque forme, les icônes de lien apparaissent dans la fenêtre Données externes, etc.

Si vous avez utilisé une version antérieure

Menu Colonne de données défini sur Nom du réseau et menu Champ de forme défini sur Nom du réseau

Liaison de lignes à des formes qui contiennent déjà des données issues d’une version antérieure de Visio.

Dans une version antérieure de Visio, avez-vous entré des données dans la fenêtre Propriétés personnalisées ? Vous n’aurez plus besoin de faire cela désormais. Vous pouvez lier votre diagramme à une source de données afin que Visio puisse entrer les données à votre place. Pour ce faire, vous effectuez une opération spécifique dans l’Assistant Liaison automatique. À gauche, choisissez une colonne de données dans votre source de données. À droite, pour Champ de forme, sélectionnez un champ dans lequel vous avez entré des données précédemment. Cette opération vous permet d’établir une correspondance entre une colonne dans votre source de données et le champ de forme équivalent. Désormais, Visio saura quelle ligne lier à quelle forme.

Actualisation automatique

Boîte de dialogue Configurer l’actualisation et option Intervalle d’actualisation

Comment configurer la fonctionnalité Actualisation automatique.

Voici une autre façon d’automatiser les opérations : utilisez la fonctionnalité Actualisation automatique afin que les données dans votre diagramme soient à jour. Dans le menu Données, cliquez sur Actualiser les données, puis cliquez sur Configurer. Activez la case à cocher Actualiser toutes les, puis définissez la fréquence des actualisations en tapant un nombre. Notez que vous pouvez utiliser la fonctionnalité Actualisation automatique même si vous avez lié vos données à l’aide du glissement, au lieu de recourir à la procédure automatique.

Exercices pratiques

Clic sur le bouton Exercices pratiques dans Visio pour ouvrir la fenêtre du programme Visio et la fenêtre des instructions

Taille du téléchargement : 203 Ko (<1 min à 56 Ko/s)

Exercices pratiques dans Visio

À présent, expérimentez la liaison automatique dans une session d’exercices pratiques.

À propos de la session d’exercices pratiques

Lorsque vous cliquez sur Exercices pratiques dans Visio, un dessin d’exercices pratiques est téléchargé sur votre ordinateur et s’ouvre dans Visio. Ensuite, une fenêtre distincte comportant les instructions des exercices pratiques apparaît.

Remarque     Visio Professional 2007 doit avoir été installé sur votre ordinateur.

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Comment liez-vous automatiquement des lignes à des formes ?

Vous maintenez la touche Maj enfoncée, vous sélectionnez plusieurs lignes, puis vous les faites glisser vers un groupe de formes.

Mauvaise réponse. Vous ne pouvez pas lier plusieurs lignes de la sorte. Essayez encore.

Vous faites glisser une ligne vers une forme, puis vous appuyez sur la combinaison de touches Ctrl+Y plusieurs fois.

Non, la combinaison de touches Ctrl+Y convient pour répéter quelque chose tel qu’une couleur de ligne ou une couleur de remplissage, mais elle ne fonctionne pas pour la liaison de lignes à des formes. Essayez encore.

Vous cliquez sur Liaison automatique dans le menu données.

Oui, vous devez cliquer sur cette commande pour lier simultanément plusieurs lignes à des formes dans votre diagramme.

Vous cliquez avec le bouton droit sur la page, puis vous cliquez sur Liaison automatique.

Non, ce n’est pas juste. Vous ne pouvez pas accéder à la commande Liaison automatique par ce biais. Essayez encore.

Lorsque vous utilisez la liaison automatique, des icônes de lien apparaissent en regard de vos lignes.

Vrai.

Oui, votre réponse est correcte. Cette fonctionnalité est très similaire au glissement manuel de lignes vers des formes.

Faux.

Non, ce n’est pas la bonne réponse. Des icônes de lien apparaissent.

Que vos formes doivent-elles posséder pour que vous puissiez lier automatiquement des données à celles-ci ?

Aucun texte, dans la mesure où Visio ajoutera du texte de toute façon.

Mauvaise réponse. Bien que Visio affiche des données sous la forme de texte, cette réponse n’est pas correcte. Essayez encore.

Des lignes déjà liées à certaines des formes.

Non, ce n’est pas juste. Il s’agit ici du processus de liaison proprement dit ; par conséquent, il n’est pas nécessaire que des liens soient déjà configurés. Essayez encore.

Des liens entre des formes.

Non, des liens entre des formes ne sont pas nécessaires pour la liaison. Essayez encore.

Du texte.

Oui, du texte tapé pour chaque forme vous permet de lier des lignes à des formes automatiquement.

La liaison automatique ne génère pas de graphiques de données.

Vrai.

Mauvaise réponse. Un graphique de données par défaut apparaît sur chacune de vos formes une fois que vous avez automatiquement lié des données à celles-ci.

Faux.

Exact, c’est la bonne réponse. Un graphique de données par défaut apparaît sur chacune de vos formes une fois que vous avez automatiquement lié des données à celles-ci.

L’Assistant Liaison automatique se présente comme suit :

Liaison automatique d’une ligne à une forme si Colonne de données: Administrateur est égal à Champ de forme: Admin

Que se passe-t-il lorsque vous cliquez sur Terminer ?

Si le nom Administrateur d’une ligne correspond au texte d’une forme, Visio lie la ligne à cette forme.

Non, ce n’est pas juste. Cette correspondance générera une liaison par le biais de texte de forme, mais aucun texte de forme n’est illustré ici. Essayez encore.

Si le nom Administrateur d’une colonne correspond au texte d’une forme, Visio lie la ligne à cette forme.

Non, désolé, ce n’est pas juste. Essayez encore.

Si le nom Administrateur d’une ligne correspond au nom dans le champ Admin d’une forme, Visio lie la ligne à cette forme.

C’est exact. Bonne réponse.

Si le nom Administrateur d’une colonne correspond à un champ d’une forme, Visio lie la colonne à cette forme.

Non, désolé. Vous ne liez pas de colonnes à des formes. Essayez encore.

Testez vos connaissances

Commentaires

Aide-mémoire

Configurer la page et les données pour la liaison automatique

  1. Placez des formes sur la page dans Microsoft® Office Visio® Professional 2007. Attribuez aux formes du texte qui correspond à des valeurs dans vos données. Par exemple, nommez chaque forme en cliquant dessus, puis en tapant du texte. Assurez-vous que les noms correspondent aux noms dans vos données.

  2. Dans le menu Données, cliquez sur Lier des données à des formes.

  3. Sélectionnez le type de source de données à utiliser, puis cliquez sur Suivant.

  4. Dans cet écran, vous devez rechercher les données externes que vous utiliserez. Cliquez sur le bouton Parcourir pour les rechercher. Ensuite, cliquez sur Suivant.

  5. Suivez les instructions indiquées dans les écrans suivants, puis cliquez sur Terminer au terme de la procédure.

  6. La fenêtre Données externes apparaît en bas. Celle-ci affiche les lignes de données que vous allez lier automatiquement aux formes.

Lier automatiquement des lignes à des formes

  1. Dans le menu Données, cliquez sur Liaison automatique.

  2. Assurez-vous que l’option Toutes les formes de la page est sélectionnée.

  3. Cliquez sur Suivant.

  4. Pour Colonne de données, choisissez, dans votre source de données, la colonne dont les valeurs correspondent à vos formes.

  5. Pour Champ de forme, choisissez Texte de la forme.

  6. Cliquez sur Terminer.

Configurer l’actualisation automatique

La fonctionnalité Actualisation automatique met à jour les données du diagramme à la fréquence de votre choix.

  1. Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre Données externes, puis cliquez sur Configurer l’actualisation.

  2. Dans le coin inférieur gauche de la boîte de dialogue, sélectionnez le paramètre Actualisation automatique, puis entrez un nombre pour spécifier, en minutes, la fréquence des mises à jour.

    Si vous n’avez pas besoin de spécifier ce délai, vous pouvez quand même faire en sorte que les données soient mises à jour chaque fois que vous ouvrez le diagramme. Voici comment procéder :

  3. Fermez cette boîte de dialogue en cliquant sur Annuler. Dans le menu Données, cliquez sur Actualiser les données.

  4. Activez la case à cocher Afficher cette boîte de dialogue à l’ouverture d’un fichier. Ainsi, vous serez invité à actualiser les données à chaque ouverture du diagramme.

S’applique à : Visio 2007



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