Lier et suivre les messages électroniques dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Effectuer le suivi des messages électroniques vers et depuis personnes associées à votre entreprise peut être une tâche ardue, et lorsque vous perdez effectuez le suivi des messages, vous pouvez perdre les opportunités de vente, trop. Pour contourner ce problème, Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook se transforme une entreprise enregistrement en une boîte de réception virtuelle en vous permettant de lier des messages électroniques à celui-ci.

Cet article décrit comment lier des messages électroniques individuels à des enregistrements Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et comment définir la liaison adresses de messagerie et le suivi pour lier automatiquement des messages à des enregistrements, y compris les projets professionnels.

Important : S’il existe plusieurs utilisateurs de votre base de données, tout utilisateur ayant accès à la base de données visible par mes messages électroniques liés.

Que voulez-vous faire ?

Lier des messages électroniques individuels à des enregistrements

Lier automatiquement des messages électroniques à des enregistrements

Désactiver le courrier liaison et suivi

Comprendre les problèmes de confidentialité et la sécurité avec liaison adresses de messagerie et le suivi dans une base de données partagée

Supprimer les messages électroniques à partir d’un enregistrement

Lien des messages électroniques à des enregistrements

Vous pouvez lier des messages électroniques à des types d’enregistrements Compte et contact professionnel et aux projets professionnels. Et ensuite, en quelques clics, vous pouvez afficher les messages qui sont liées à l’enregistrement.

Lorsque vous liez des Contacts professionnels et les projets professionnels à un compte, vous pouvez également afficher les messages électroniques qui sont liées à chaque Contact professionnel et un projet professionnel dans l’historique des communications de l’enregistrement compte.

Lier automatiquement des messages électroniques à des enregistrements

La liaison adresses de messagerie et le suivi de fonctionnalité vous permet d’automatiquement lier et suivre les messages électroniques à partir de vos comptes et Contacts professionnels, lisez les anciens et même passer en revue les messages que vous avez envoyée à ces. Vous pouvez lier automatiquement les messages électroniques par soumis aux projets professionnels.

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Lier des messages électroniques individuels à des enregistrements

Les messages électroniques que vous liez à un enregistrement compte, Contact professionnel ou projet professionnel restent dans Outlook. Les messages électroniques sont également répertoriés dans l’historique des communications de l’enregistrement et dossier Historique des communications de Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

Quatre Ko du message sont stockée dans la base de données Gestionnaire de contacts professionnels, afin que vous avez toujours accès à tout ou partie du message, même si elle est supprimée à partir d’Outlook. Si le message d’origine a été supérieur à 4 Ko, vous aurez uniquement accès à une partie du message s’il est supprimé à partir d’Outlook.

  1. Dans Outlook, cliquez sur ou ouvrez le message électronique que vous souhaitez lier à un enregistrement.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Professionnel, cliquez sur lier à l’enregistrement.

  3. Dans la boîte de dialogue lier à un enregistrement du Gestionnaire de contacts professionnels, dans la liste Type d’élément, cliquez sur le type d’enregistrement que vous souhaitez rechercher.

    Remarque : Si vous choisissez un enregistrement opportunité, le message électronique est actuellement lié au compte ou Contact professionnel de l’enregistrement opportunité.

  4. Dans la liste des enregistrements, cliquez sur un enregistrement.

    Si vous voulez associer l’élément à plusieurs enregistrements, sélectionnez ces enregistrements.

Comment puis-je sélectionner plusieurs enregistrements ?

Pour sélectionner des enregistrements qui se suivent, appuyez sur la touche Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier enregistrement du groupe que vous souhaitez ajouter. Pour sélectionner des enregistrements qui ne se suivent pas, appuyez sur la touche Ctrl, puis cliquez sur chaque enregistrement individuellement. Pour sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur l’un d’entre eux, puis appuyez sur Ctrl+A.

  1. Sous Enregistrements liés, cliquez sur Lier à.

    Les enregistrements que vous avez sélectionné sont répertoriés dans la zone Lier à.

  2. Enfin, cliquez sur OK.

Afficher les messages électroniques qui sont liées à un enregistrement

Pour afficher les messages électroniques qui sont liées à un enregistrement, ouvrez l’enregistrement, puis cliquez sur l’onglet historique.

Les messages électroniques, ainsi que les autres éléments d’historique des communications qui sont liées à l’enregistrement sont répertoriées.

Pour plus d’informations sur les autres éléments d’historique des communications, voir suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Lier automatiquement des messages électroniques à des enregistrements

À partir du moment où que vous activez Liaison et suivi des messages, les nouveaux messages électroniques vers ou à partir des adresses de messagerie sélectionnées sont automatiquement liés à des enregistrements.

Vous pouvez également rechercher des messages électroniques passées et associez-les à des enregistrements, trop.

Les messages apparaissent dans l’historique des communications de l’enregistrement qui contient l’adresse de messagerie sélectionné.

Si vous liez à partir d’un message électronique, et il n’existe aucune Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook existant qui correspond à l’adresse de messagerie, la liaison et fonctionnalité de suivi crée un nouvel enregistrement Contact professionnel et des liens le message électronique.

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Avant de liaison et suivi

Avant d’activer le suivi et liaison adresses de messagerie, procédez comme suit :

Vérifiez que vous avez entré les adresses de messagerie dans vos enregistrements Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

    • Gestion des contacts.

    • Ventes.

    • Gestion des projets.

  2. Cliquez sur l’onglet qui contient l’enregistrement que vous voulez, puis double-cliquez sur l’enregistrement pour l’ouvrir.

  3. Vérifiez qu’une adresse de messagerie est répertoriée dans le champ adresse de messagerie.

Vérifiez qu’Outlook est configuré pour enregistrer les messages envoyés dans le dossier Éléments envoyés.

Pour facilement lier et suivre les messages sortants, enregistrer les messages envoyés à votre dossier Éléments envoyés.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Options.

  3. Cliquez sur courrier, puis accédez à la section Enregistrer les Messages.

  4. Vérifiez que la case à cocher en regard de Enregistrer une copie des messages dans le dossier éléments envoyés est activée. Si vous souhaitez également lier et suivre des messages transférés, vérifiez que la case à cocher Enregistrer les messages transférés est également sélectionnée.

  5. Enfin, cliquez sur OK.

Pour protéger votre confidentialité si vous partagez votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook avec d’autres utilisateurs, les messages électroniques marqué personnel, privé ou confidentiel ne sont pas liées et suivis.

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Configurer la liaison adresses de messagerie et le suivi

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le bouton Gérer la liaison et le suivi.

  3. Dans la boîte de dialogue Gérer la liaison et suivi, sous l’onglet messagerie, sélectionnez les cases à cocher en regard des adresses de messagerie que vous souhaitez lier et suivre.

    Si un enregistrement contient plusieurs adresses de messagerie, l’enregistrement compte ou Contact professionnel apparaît plusieurs fois.

    La zone gérer liaison et suivi de la boîte de dialogue.

  4. Désactivez les cases à cocher en regard de toutes les adresses de messagerie que vous ne souhaitez pas lier et suivre.

  5. Cliquez sur l’onglet dossiers.

    Tous les dossiers sont activées par défaut.

    Remarque : Si vous avez toutes les règles Outlook configuré pour acheminer les messages électroniques à plusieurs dossiers, assurez-vous de que sélectionner ces dossiers sous l’onglet dossiers à lier et suivre ces messages.

  6. Enfin, cliquez sur OK.

    Tous les futurs messages vers et depuis les adresses sélectionnées dans les dossiers sélectionnés sont suivies automatiquement.

    Vous pouvez également configurer la liaison et le suivi d’un message électronique. Dans votre boîte de réception, cliquez sur ou ouvrez le message électronique. Dans le ruban, dans le groupe Professionnel, cliquez sur lien et suivi. Dans la boîte de dialogue liaison et suivi, sélectionnez les adresses de messagerie, puis cliquez sur OK. S’il n’existe aucun enregistrement Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook existant qui correspond à l’adresse de messagerie, lien l’adresse de messagerie, vous créez un enregistrement Contact professionnel.

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Créer un lien au-delà de messages à vos comptes et Contacts professionnels

Si vous voulez lier des messages que vous avez reçu avant d’activer la liaison adresses de messagerie et le suivi, Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook peuvent vous recherchez les messages et les lier à vos comptes et Contacts professionnels.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le bouton Gérer la liaison et le suivi.

  3. Dans la boîte de dialogue Gérer la liaison et suivi, procédez comme suit, si nécessaire :

    • Activez les cases à cocher pour les comptes ou Contacts professionnels dont vous voulez rechercher et lier les messages.

    • Désactivez les cases à cocher en regard de n’importe quel comptes ou Contacts professionnels dont passé les messages que vous ne souhaitez pas créer un lien.

      Si un enregistrement contient plusieurs adresses de messagerie, l’enregistrement compte ou Contact professionnel apparaît plusieurs fois.

  4. Si vous souhaitez spécifier où Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook recherche les messages précédents, sous l’onglet dossiers, activez ou désactivez les cases à cocher en regard des noms de dossier.

  5. Cliquez sur Rechercher et lier.

    gérer les liens et boîte de dialogue suivi avec le bouton Rechercher et lier sous forme de plan.

  6. Dans la boîte de dialogue Lien adresse de messagerie existante si vous voulez exclure les messages électroniques antérieurs à une date donnée, activez la case à cocher Ignorer les messages électroniques antérieurs à, puis cliquez sur une date dans le calendrier.

  7. Cliquez sur Démarrer.

  8. Lors de la recherche et liaison est terminée, cliquez sur Fermer.

  9. Si nécessaire, dans la boîte de dialogue Gérer la liaison et suivi, modifiez vos sélections pour les messages électroniques futurs.

    Important : Si vous cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Gérer la liaison et suivi sans modifier les adresses de messagerie sélectionnées et les dossiers, vos messages électroniques futurs sont liées et suivis sur les sélections que vous avez utilisé pour rechercher et lier.

  10. Dans la boîte de dialogue Gérer la liaison et suivi, cliquez sur OK.

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Lien des courriers électroniques par soumis à des projets professionnels

Vous pouvez lier des messages électroniques à un enregistrement projet professionnel en fonction de l’objet des messages électroniques. Pour plus d’informations sur les enregistrements projet professionnel, voir organiser des projets professionnels dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

Avertissement : Si vous liez des messages à un projet professionnel et que vous voulez désactiver la liaison et suivi, vous devez le désactiver pour chaque sujet de messagerie unique.

Pour plus d’informations, voir désactiver la liaison adresses de messagerie et le suivi par sujet plus loin dans cet article.

  1. Cliquez sur ou ouvrez le message électronique que vous voulez créer un lien vers votre enregistrement projet professionnel.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Professionnel, cliquez sur lien et suivi.

  3. Dans la boîte de dialogue liaison et suivi, cliquez sur l’onglet d’Objet du message électronique.

    La boîte de dialogue Lier et suivre sous l’onglet d’objet du message électronique, avec une case à cocher en regard d’un projet professionnel sélectionné.

  4. Activez la case à cocher en regard du nom de projet que vous souhaitez lier le message électronique à.

  5. Enfin, cliquez sur OK.

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Désactiver le courrier liaison et suivi

Si vous ne voulez plus lier automatiquement des messages électroniques à des enregistrements, vous pouvez désactiver la liaison de messagerie et le suivi.

Vous souhaiterez peut-être désactiver la liaison adresses de messagerie et de suivi si vous partagez votre base de données avec vos collègues, car ils peuvent voir tous les messages électroniques liés. Pour empêcher d’afficher seulement les messages qui sont déjà liés, voir Supprimer des messages électroniques à partir d’un enregistrement plus loin dans cet article.

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Désactiver le courrier liaison et suivi pour les comptes et Contacts professionnels

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur l’onglet Gestionnaire de contacts professionnels, puis cliquez sur le bouton Gérer la liaison et le suivi.

  3. Dans la boîte de dialogue Gérer la liaison et suivi, sous onglets de la messagerie et les dossiers, cliquez sur le bouton Effacer tout pour effacer toutes les cases à cocher.

    Si vous souhaitez désactiver la liaison et suivi uniquement pour certains des enregistrements, désactivez les cases à cocher.

  4. Enfin, cliquez sur OK.

    Remarque : Désactivation de la liaison de messagerie et le suivi des taquets de liaison les messages électroniques futurs à vos enregistrements. Si vous voulez supprimer les messages électroniques qui sont liés à vos enregistrements, vous devrez supprimez-les après avoir désactivé messagerie liaison et suivi. Pour plus d’informations, voir Supprimer des messages électroniques à partir d’un enregistrement plus loin dans cet article.

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Désactiver la liaison adresses de messagerie et le suivi par sujet

  1. Dans le volet de Navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Gestion de projet.

  2. Sous l’onglet Projets professionnels, double-cliquez sur le projet que vous voulez.

  3. Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur Historique.

  4. Cliquez sur le message électronique avec l’objet que vous voulez arrêter la liaison et suivi, puis cliquez sur lien et suivi.

  5. Procédez comme suit :

    • Désactiver le courrier liaison et suivi pour les comptes et Contacts professionnels     Si nécessaire, sous l’onglet Adresse de messagerie, cliquez sur Effacer tout pour interrompre la liaison et suivi des messages pour les comptes et Contacts professionnels.

    • Désactiver le courrier liaison et suivi de projets professionnels     Cliquez sur l’onglet d’Objet du message électronique, puis cliquez sur Effacer tout.

      Vous pouvez désactiver la liaison adresses de messagerie et le suivi pour seulement ces projets professionnels, des comptes et Contacts professionnels sont liés au message sélectionné. Pour désactiver la liaison et le suivi de projets professionnels, vous devez le désactiver pour chaque sujet de messagerie unique.

  6. Enfin, cliquez sur OK.

    Remarque : Désactivation de la liaison de messagerie et le suivi des taquets de liaison les messages électroniques futurs à vos enregistrements. Si vous voulez supprimer les messages électroniques qui sont liés à vos enregistrements, vous devrez supprimez-les après avoir désactivé messagerie liaison et suivi. Pour plus d’informations, voir Supprimer des messages électroniques à partir d’un enregistrement plus loin dans cet article.

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Comprendre les problèmes de confidentialité et la sécurité avec liaison adresses de messagerie et le suivi dans une base de données partagée

Lorsque vous partagez une base de données, vous partagez toutes les informations dans la base de données avec toutes les personnes ayant accès à celui-ci. Si vous avez configuré liaison automatique et le suivi de vos messages électroniques, tous les messages électroniques existants et à venir et autres éléments d’historique des communications qui sont liées à vos enregistrements sont disponibles à tous les utilisateurs qui accèdent à la base de données. Pour plus d’informations sur le partage d’une base de données, voir partager vos données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs.

Si vous avez plusieurs utilisateurs de votre base de données     Tout utilisateur ayant accès à la base de données visible par mes messages liés et autres éléments d’historique des communications.

  • Si vous souhaitez empêcher vos collègues d’accéder aux messages électroniques liés, mais que vous souhaitez toujours utiliser liaison adresses de messagerie et le suivi pour les futurs messages, supprimez les messages existants à partir des enregistrements avant de partager votre base de données. Pour plus d’informations, voir Supprimer des messages électroniques à partir d’un enregistrement plus loin dans cet article.

  • Si vous ne souhaitez pas vos collègues ont accès à des messages électroniques futurs, mais souhaitez qu’elles aient accès aux messages précédents, désactivez la liaison et suivi avant de partager votre base de données. Consultez la section désactiver la liaison adresses de messagerie et le suivi plus haut dans cet article.

  • Si vous souhaitez empêcher vos collègues d’accéder à tous les messages électroniques existants et à venir qui sont liées aux enregistrements, désactiver le courrier liaison et suivi et supprimer les messages électroniques à partir de tous les enregistrements avant de partager votre base de données.

Si vous êtes la seule personne qui utilise votre base de données, ou si vous partagez la base de données pour en faire une copie sur votre ordinateur portable     Les considérations de sécurité sont minimes, telles que la conservation de votre mot de passe sécurisé. Vous pouvez activer en toute sécurité n’importe quelle adresse de messagerie pour la liaison et suivi, car personne ne peut voir les messages.

Remarque : Pour créer une copie de votre base de données à utiliser lorsque vous êtes absent du bureau, vous devez d’abord partager votre base de données Gestionnaire de contacts professionnels, mais il est toujours qu’un seul utilisateur de la base de données. Pour plus d’informations sur la définition d’une copie de la base de données, voir partager vos données du Gestionnaire de contacts professionnels avec d’autres utilisateurs.

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Supprimer les messages électroniques à partir d’un enregistrement

Un message électronique peut être lié à plusieurs enregistrements. Lorsque vous supprimez un message lié à partir d’un enregistrement, celui-ci est supprimé à partir de l’historique des communications de cet enregistrement uniquement. Si le message électronique est lié à d’autres enregistrements, ils ne sont pas concernés. Par exemple, si un message électronique est lié à un prospect et un compte non lié, la suppression du message électronique à partir du prospect ne supprime pas le message à partir de l’enregistrement compte.

Suppression d’un message électronique à partir d’un enregistrement ne supprime pas le message électronique dans Outlook.

  1. Dans le volet de navigation, sous Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur l’un des dossiers suivants pour afficher l’espace de travail :

    • Gestion des contacts.

    • Ventes.

    • Gestion des projets.

  2. Cliquez sur l’onglet qui contient l’enregistrement que vous voulez, puis double-cliquez sur l’enregistrement pour l’ouvrir.

  3. Dans le ruban, dans le groupe Afficher, cliquez sur le bouton historique.

    Messages électroniques, ainsi que les autres éléments d’historique des communications qui sont liées à l’enregistrement sont répertoriées.

    Pour afficher uniquement le courrier électronique des messages sur la page historique, dans le ruban, cliquez sur l’onglet affichage cliquez sur le bouton Type d’élément, puis cliquez sur messages électroniques.

  4. Sélectionnez les messages électroniques que vous voulez supprimer.

    Pour sélectionner les enregistrements qui sont adjacentes, appuyez sur la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur les premier et dernier enregistrements du groupe que vous voulez supprimer. Pour sélectionner des enregistrements non adjacents, maintenez la touche CTRL ENFONCÉE, puis cliquez sur les enregistrements individuels.

  5. Cliquez sur le bouton Supprimer.

Pour plus d’informations sur les enregistrements supprimés, voir Gestionnaire de contacts professionnels de supprimer des enregistrements.

Pour savoir comment restaurer des éléments supprimés, voir restaurer un enregistrement dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Supprimer tous les messages électroniques à partir d’enregistrements

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur le bouton Gestionnaire de contacts professionnels.

  2. Sous Enregistrements professionnels, cliquez sur Historique des communications.

  3. Cliquez sur l’en-tête de colonne de Type d’élément pour trier la liste par Type d’élément.

  4. Sélectionnez tous les messages électroniques, ou sélectionnez tous les messages électroniques que vous voulez supprimer.

    Pour sélectionner les enregistrements qui sont adjacentes, appuyez sur la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur les premier et dernier enregistrements du groupe que vous voulez supprimer. Pour sélectionner des enregistrements non adjacents, maintenez la touche CTRL ENFONCÉE, puis cliquez sur les enregistrements individuels.

  5. Cliquez sur les messages électroniques sélectionnés, puis cliquez sur Supprimer.

Pour plus d’informations sur les autres éléments d’historique des communications, voir suivi des communications avec les clients dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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