Liaison de messages électroniques à des enregistrements du Gestionnaire de contacts professionnels

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez utiliser le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook pour lier des messages électroniques entrants ou sortants à un enregistrementCompte, contact professionnel ou projet professionnel. En modifiant les options de liaisons d’adresse de messagerie, vous pouvez faire en sorte que les messages électroniques entrants et sortants, existants et futurs, provenant de n’importe quelle adresse de messagerie, soient automatiquement liés à cet enregistrement Compte, Contact professionnel ou Projet professionnel.

Remarque : Pièces jointes aux messages électroniques ne sont pas liées aux enregistrements ainsi que les messages électroniques. Vous pouvez enregistrer une pièce jointe en tant que fichier et vous pouvez ensuite lier le fichier à l’historique des communications de l’enregistrement du Gestionnaire de contacts professionnels.

Vous pouvez également lier une tâche affectée à un enregistrement Compte, Contact professionnel, Opportunité ou Projet professionnel.

Pour afficher les messages et les tâches liées à un enregistrement, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Comptes, Contacts professionnels, Opportunités ou Projets professionnels.

  2. Double-cliquez sur l’enregistrement que vous voulez ouvrir.

  3. Dans le groupe Afficher du Ruban, cliquez sur Historique.

Que voulez-vous faire ?

Lier un message électronique ou une tâche à un enregistrement compte, Contact professionnel, opportunité ou projet professionnel

Lier automatiquement des messages électroniques à un enregistrement compte, Contact professionnel ou projet professionnel

Enregistrer les messages électroniques sortants

Supprimer le lien d’un message électronique ou une tâche à partir d’un enregistrement

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Lier un message électronique ou une tâche à un enregistrement Compte, Contact professionnel, Opportunité et Projet professionnel

Vous pouvez lier un message électronique ou une tâche individuel(le) à un ou plusieurs enregistrements.

  1. Sélectionnez le message électronique ou la tâche que vous souhaitez lier à un enregistrement.

  2. Dans la barre d'outils Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Lier à l'enregistrement.

  3. Dans la boîte de dialogue lier à un enregistrement du Gestionnaire de contacts professionnels, dans la liste des dossiers, cliquez sur un des types suivants de l’enregistrement que vous souhaitez lier le message électronique ou la tâche :

    • Comptes (par défaut)

    • Contacts professionnels

    • Opportunités

    • Projets professionnels

  4. Dans la liste des enregistrements qui s’affiche, cliquez sur les enregistrements que vous souhaitez lier le message électronique, puis cliquez sur le bouton Lier à.

    Remarque : Pour sélectionner des enregistrements adjacents, appuyez sur la touche MAJ enfoncée, puis cliquez sur la première et dernière l’enregistrement. Pour sélectionner des enregistrements non adjacents, maintenez la touche CTRL ENFONCÉE, puis cliquez sur les enregistrements individuels.

Conseil : Pourquoi souhaitez vous lier manuellement des messages électroniques individuels à un enregistrement lorsque vous pouvez lier automatiquement des messages électroniques? Si vos collègues qui fonctionnent également avec votre client envoyer des que messages sur la transaction électroniques, vous pouvez manuellement lier les messages électroniques à l’enregistrement compte ou Contact professionnel en cliquant sur le bouton lier à l’enregistrement, ce qui permet de que vous enregistrez tous les messages avec l’enregistrement du client.

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Lier automatiquement un message électronique à un enregistrement Compte, Contact professionnel, Opportunité et Projet professionnel

Au lieu de lier des messages électroniques individuels à un enregistrement, vous pouvez utiliser la fonction de liaison automatique d'adresses de messagerie pour lier tous les messages entrants et sortants futurs d'une adresse de messagerie spécifiée.

  1. Sélectionnez un message électronique de l'adresse de messagerie spécifiée que vous souhaitez lier automatiquement à un enregistrement Compte, Contact professionnel ou Projet professionnel.

  2. Dans la barre d’outils Gestionnaire de contacts professionnels, cliquez sur Liaison automatique d’adresse de messagerie.

    • Pour créer un lien à un compte ou un contact professionnel, dans la boîte de dialogue Lier automatiquement les adresses de messagerie, sous l’onglet Adresse électronique, sélectionnez une ou plusieurs adresses de messagerie dans le message, puis cliquez sur OK.

      Le message électronique sélectionné et les messages électroniques futurs — entrants et sortants, qui contiennent cette adresse de messagerie sont à présent liée à cet enregistrement compte ou Contact professionnel. Le lien s’affiche dans la section Historique des communications de cet enregistrement.

    • Pour créer un lien à un projet professionnel, dans la boîte de dialogue liaison automatique sous l’onglet Projets du Gestionnaire de contacts professionnels, sélectionnez un ou plusieurs projets professionnels.

      Remarques : 

      • Pour sélectionner toutes les adresses de messagerie électronique ou tous les contacts professionnels, cliquez sur Sélectionner tout.

      • Pour désactiver les cases à cocher de toutes les adresses de messagerie électronique ou de tous les dossiers, cliquez sur Effacer tout.

      • Pour obtenir de l'aide sur la saisie d'informations dans la boîte de dialogue, cliquez sur le bouton ? (Aide).

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Enregistrer les messages électroniques sortants

Dans la mesure où le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook ne peut lier automatiquement un message électronique à un compte ou à un contact professionnel que si le message électronique est stocké dans le dossier Éléments envoyés d’Outlook, il est recommandé de définir vos options de messagerie afin d’enregistrer des copies de vos messages envoyés. De cette façon, le courrier sortant est automatiquement lié.

Procédure

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

  2. Dans l'onglet Préférences , cliquez sur Options de la messagerie.

  3. Activez la case à cocher Enregistrer une copie des messages dans Éléments envoyés.

  4. Cliquez sur OK.

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Supprimer un lien d’un message électronique ou d’une tâche à un enregistrement

Lorsque vous dissocier d’un message électronique ou d’une tâche dans un enregistrement, le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook stocke le message électronique ou la tache si cet élément est toujours lié à un autre enregistrement. Les liens vers le message électronique ou la tâche dans les autres enregistrements ne sont pas affectés. Par exemple, si vous supprimez le lien d’un message à un enregistrement Opportunité, le message électronique reste lié à ses enregistrements Compte et Contact professionnel.

  1. Dans le menu Contacts professionnels, cliquez sur Comptes, Contacts professionnels, Opportunités ou Projets professionnels.

  2. Ouvrez l'enregistrement dans lequel vous souhaitez supprimer le lien du message électronique ou de la tâche.

  3. Dans le groupe Afficher du Ruban, cliquez sur Historique.

  4. Cliquez avec le bouton droit sur le message ou la tâche que vous souhaitez dissocier, puis cliquez sur Supprimer dans le menu contextuel.

Remarque : Si vous cliquez sur un lien lorsque le message électronique ou la tâche d'origine a été supprimé, vous pouvez afficher les 4 premiers kilo-octets (Ko) du message, ou le titre et les informations de statut de la tâche dans un formulaire Activité professionnelle.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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