Les dix meilleures solutions pour nettoyer vos données

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Les mots mal orthographiés, Stubborn les espaces de fin, les préfixes indésirables, les mauvaises casses et les caractères non imprimables constituent une première impression incorrecte. Et il ne s’agit pas de la liste complète des modes de modification des données. Faites rouler vos manches. Il est temps de procéder à un nettoyage principal de vos feuilles de calcul à l’aide de Microsoft Excel.

Vous ne contrôlez pas toujours le format et le type de données que vous importez à partir d’une source de données externe, telle qu’une base de données, un fichier texte ou une page Web. Pour pouvoir analyser les données, il est souvent nécessaire de les nettoyer. Heureusement, Excel propose de nombreuses fonctionnalités qui vous permettent d’obtenir les données dans le format précis souhaité. Parfois, la tâche est simple et il existe une fonctionnalité spécifique qui vous permet de travailler. Par exemple, vous pouvez facilement utiliser le vérificateur d’orthographe pour supprimer les mots mal orthographiés dans les colonnes qui contiennent des commentaires ou des descriptions. Si vous voulez supprimer les lignes en double, vous pouvez le faire rapidement à l’aide de la boîte de dialogue supprimer les doublons.

À d’autres moments, vous devrez peut-être manipuler une ou plusieurs colonnes à l’aide d’une formule pour convertir les valeurs importées en nouvelles valeurs. Par exemple, si vous souhaitez supprimer les espaces de fin, vous pouvez créer une nouvelle colonne pour nettoyer les données en utilisant une formule, en remplissant la nouvelle colonne, en convertissant les formules de cette nouvelle colonne en valeurs, puis en supprimant la colonne d’origine.

Les étapes de base pour le nettoyage des données sont les suivantes:

  1. Importer les données à partir d’une source de données externe.

  2. Créez une copie de sauvegarde des données d’origine dans un classeur distinct.

  3. Assurez-vous que les données sont au format tabulaire de lignes et de colonnes avec: des données similaires dans chaque colonne, toutes les colonnes et lignes visibles et aucune ligne vide dans la plage. Pour obtenir de meilleurs résultats, utilisez un tableau Excel.

  4. Effectuez des tâches qui ne nécessitent pas d’abord de manipulation de colonnes, par exemple pour vérifier l’orthographe ou utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer .

  5. Les tâches suivantes nécessitent une manipulation de colonnes. Les étapes générales permettant de manipuler une colonne sont les suivantes:

    1. Insérez une nouvelle colonne (B) en regard de la colonne d’origine (A) qui doit être nettoyée.

    2. Ajoutez une formule qui transforme les données en haut de la nouvelle colonne (B).

    3. Recopiez vers le bas la formule dans la nouvelle colonne (B). Dans un tableau Excel, une colonne calculée est automatiquement créée avec les valeurs remplies.

    4. Sélectionnez la nouvelle colonne (B), copiez-la, puis collez-la sous forme de valeurs dans la nouvelle colonne (B).

    5. Supprimez la colonne d’origine (A), qui convertit la nouvelle colonne de B en A.

Pour nettoyer périodiquement la même source de données, envisagez d’enregistrer une macro ou d’écrire du code pour automatiser l’intégralité du processus. Il existe également un certain nombre de compléments externes écrits par des fournisseurs tiers, qui sont répertoriés dans la section fournisseurs tiers , que vous pouvez envisager d’utiliser si vous n’avez pas le temps ou les ressources pour automatiser le processus.

Informations supplémentaires

Description

Vue d’ensemble de la connexion aux données (importation)

Décrit tous les moyens d’importer des données externes dans Office Excel.

Recopier automatiquement des données dans les cellules d’une feuille de calcul

Montre comment utiliser la commande remplissage .

Créer et mettre en forme des tableaux

redimensionner un tableau en ajoutant ou en supprimant des lignes et des colonnes

Utilisez des colonnes calculées dans un tableau Excel

Montrer comment créer un tableau Excel et ajouter ou supprimer des colonnes ou des colonnes calculées.

Créer une macro

Il existe plusieurs façons d’automatiser les tâches répétitives à l’aide d’une macro.

Vous pouvez utiliser un vérificateur d’orthographe pour rechercher des mots mal orthographiés, mais pour rechercher des valeurs qui ne sont pas utilisées de manière homogène (par exemple, le nom d’un produit ou d’une entreprise) en ajoutant ces valeurs à un dictionnaire personnel.

Informations supplémentaires

Description

Vérifier la grammaire et l’orthographe

Montre comment corriger des mots mal orthographiés dans une feuille de calcul.

Utiliser des dictionnaires personnalisés pour ajouter des mots au vérificateur d’orthographe

Décrit l’utilisation des dictionnaires personnels.

Les lignes en double sont un problème courant lors de l’importation de données. Il peut s’avérer utile de filtrer d’abord les valeurs uniques pour vérifier que les résultats sont corrects avant de supprimer les valeurs en double.

Informations supplémentaires

Description

Filtrer des valeurs et supprimer les doublons

Il s’agit de deux procédures étroitement liées: comment filtrer des lignes uniques et supprimer les lignes en double.

Vous souhaiterez peut-être supprimer une chaîne d’interlignage commune, telle qu’une étiquette suivie d’un signe deux-points ou d’un suffixe, par exemple une expression parenthetic à la fin de la chaîne obsolète ou inutile. Pour cela, vous pouvez rechercher les instances de ce texte, puis le remplacer par un texte ou un autre texte.

Informations supplémentaires

Description

Vérifier si une cellule contient du texte (sans respecter la casse)

vérifier si une cellule contient du texte (en tenant compte de la casse)

Montre comment utiliser la commande Rechercher et plusieurs fonctions pour rechercher du texte.

Supprimer les caractères de texte

Montre comment utiliser la commande remplacer et plusieurs fonctions pour supprimer du texte.

Rechercher ou remplacer du texte et des nombres dans une feuille de calcul

Montre comment utiliser les boîtes de dialogue Rechercher et remplacer .

trouve, TROUVERB

recherche, CHERCHERB

remplacer, REMPLACERB


substitution
àgauche, GAUCHEB

droite, DROITEB

NBCAR, LenB STXT, MIDB

Voici les fonctions que vous pouvez utiliser pour effectuer différentes tâches de manipulation de chaîne, telles que la recherche et le remplacement d’une sous-chaîne au sein d’une chaîne, l’extraction de portions d’une chaîne ou la détermination de la longueur d’une chaîne.

Le texte se trouve parfois dans un sac mélangé, en particulier lorsque la casse d’un texte est intéressée. À l’aide d’une ou de plusieurs des fonctions à trois cas, vous pouvez convertir le texte en minuscules, telles que les adresses de messagerie, les majuscules, telles que les codes de produit ou les majuscules.

Informations supplémentaires

Description

Modifier la casse d’un texte

Montre comment utiliser les trois fonctions cas.

LOWER

Convertit toutes les lettres majuscules d’une chaîne de texte en lettres minuscules.

CORRECT

Met en majuscule la première lettre de chaque chaîne de caractères et toute lettre d’un texte qui suit un caractère non alphabétique. Toutes les autres lettres sont converties en lettres minuscules.

UPPER

Convertit du texte en lettres majuscules.

Il peut arriver que des valeurs de texte contiennent des caractères de début, de fin ou de multiples espaces intégrés (valeurs de jeu de caractères 32 et 160) ou des caractères non imprimables (valeurs du jeu de caractères Unicode 0 à 31, 127, 129, 141, 143, 144 et 157). Ces caractères peuvent parfois provoquer des résultats inattendus lorsque vous triez, filtrez ou recherchez des résultats inattendus. Par exemple, dans la source de données externe, les utilisateurs peuvent formuler des erreurs typographiques en ajoutant par inadvertance des espaces supplémentaires ou en important des données de texte provenant de sources externes qui sont incorporées dans le texte. Étant donné que ces caractères ne sont pas facilement remarqués, les résultats inattendus peuvent être difficiles à comprendre. Pour supprimer ces caractères indésirables, vous pouvez utiliser une combinaison des fonctions TRIM, CLEAN et substitué.

Informations supplémentaires

Description

Montre comment supprimer tous les espaces et caractères non imprimables du jeu de caractères Unicode.

CODAGE

Renvoie le numéro de code du premier caractère du texte.

CLAIR

Supprime les 32 premiers caractères non imprimables dans le code ASCII 7 bits (valeurs 0 à 31) du texte.

TRIM

Supprime le caractère d’espace ASCII 7 bits (valeur 32) du texte.

Indiquez

Vous pouvez utiliser la fonction SUBSTITUe pour remplacer les caractères Unicode les plus élevés (valeurs 127, 129, 141, 143, 144, 157 et 160) par les caractères ASCII 7 bits pour lesquels les fonctions TRIM et EPURAGE ont été conçues.

Il existe deux problèmes principaux liés aux numéros qui peuvent nécessiter le nettoyage des données: ce numéro a été accidentellement importé en tant que texte, et le signe négatif doit être modifié en standard pour votre organisation.

Informations supplémentaires

Description

Convertir les nombres stockés en tant que texte en nombres

Montre comment convertir les nombres mis en forme et stockés dans des cellules en tant que texte, ce qui peut entraîner des problèmes de calculs ou de création d’ordres de tri confus, au format numérique.

ÉCONOMIES

Convertit un nombre au format texte et applique un symbole monétaire.

TEXT

Convertit une valeur en texte dans un format de nombre spécifique.

RÉSOLU

Arrondit un nombre au nombre de décimales spécifié, lui applique le format décimal, à l’aide d’une virgule et d’espaces, et renvoie le résultat sous forme de texte.

VALUE

Convertit en nombre une chaîne de caractères représentant un nombre.

Étant donné qu’il existe un grand nombre de formats de date différents et qu’ils peuvent être confondus avec les codes de parties numérotés ou d’autres chaînes qui contiennent des barres obliques ou des traits d’Union, les dates et les heures doivent souvent être converties et reformatées.

Informations supplémentaires

Description

Modifier le système de dates, le format ou l’interprétation des années à deux chiffres

Décrit le fonctionnement du système de dates dans Office Excel.

Convertir des heures

Montre comment effectuer une conversion entre différentes unités de temps.

Convertir les dates stockées en tant que texte en dates

Montre comment convertir les dates mises en forme et stockées dans les cellules en tant que texte, ce qui peut poser des problèmes de calculs ou de création d’ordres de tri confus, au format de date.

DATE

Renvoie le numéro de série séquentiel qui représente une date particulière. Si le format de cellule était Standard avant que la fonction ne soit entrée, le résultat est mis en forme en tant que date.

DATEVAL

Convertit une date représentée sous forme de texte en numéro de série.

TIME

Renvoie le nombre décimal d’une heure précise. Si le format de cellule était Standard avant que la fonction ne soit entrée, le résultat est mis en forme en tant que date.

TEMPSVAL

Renvoie le nombre décimal de l’heure représentée par une chaîne de texte. Le nombre décimal est une valeur comprise entre 0 (zéro) 0,99999999, qui représente l’heure de 0:00:00 (12:00:00 AM) à 23:59:59 (11:59:59 PM).

Une tâche courante après l’importation de données à partir d’une source de données externe consiste à fusionner deux ou plusieurs colonnes en une seule ou à fractionner une colonne en deux ou plusieurs colonnes. Par exemple, vous souhaiterez probablement fractionner une colonne qui contient un nom complet en prénom et nom. Vous pouvez également fractionner une colonne qui contient un champ d’adresse dans des colonnes rue, ville, région et code postal distinctes. L’inverse est également susceptible d’avoir la valeur true. Vous pouvez fusionner une colonne de nom et de prénom dans une colonne de nom complet, ou combiner des colonnes d’adresses distinctes en une seule colonne. Les valeurs communes supplémentaires qui peuvent nécessiter une fusion dans une colonne ou le fractionnement en plusieurs colonnes incluent des codes de produit, des chemins de fichier et des adresses IP.

Informations supplémentaires

Description

Combiner le prénom et le nom

combine

du texte et des nombres combinez dutexte avec une date ou une heure

combiner plusieurs colonnes en utilisant une fonction

Afficher des exemples typiques de combinaison de valeurs de deux ou plusieurs colonnes.

Fractionner du texte en plusieurs colonnes à l’aide de l’Assistant Conversion

Montre comment utiliser cet Assistant pour fractionner des colonnes en fonction de différents séparateurs communs.

Fractionner du texte en plusieurs colonnes en utilisant des fonctions

Montre comment utiliser les fonctions gauche, STXT, droite, recherche et NBCAR pour fractionner une colonne de nom en deux ou plusieurs colonnes.

Combiner ou fractionner le contenu de cellules

Montre comment utiliser la fonction CONCATENER, l’opérateur & (esperluette) et l’Assistant Conversion.

Fusionner des cellules ou fractionner des cellules fusionnées

Montre comment utiliser les commandes fusionner les cellules, Fusionner tout, et fusionner et centrer .

CONCATENER

Joint plusieurs chaînes de texte dans une seule chaîne de texte.

La plupart des fonctionnalités d’analyse et de mise en forme dans Office Excel présupposent que les données existent dans une seule table à deux dimensions plate. Parfois, vous souhaiterez peut-être que les lignes deviennent des colonnes et les colonnes deviennent des lignes. Dans d’autres cas, les données ne sont pas structurées dans un format tabulaire et vous avez besoin d’un moyen de transformer les données d’un tableau non tabulaire en un format tabulaire.

Informations supplémentaires

Description

TRANSPOSE

Renvoie une plage de cellules verticales sous la forme d’une plage horizontale, ou vice versa.

Il arrive que les administrateurs de base de données utilisent Office Excel pour rechercher et corriger les erreurs correspondantes lorsque plusieurs tables sont jointes. Cela peut impliquer le rapprochement de deux tables de différentes feuilles de calcul, par exemple pour afficher tous les enregistrements dans les deux tables ou pour comparer les tables et rechercher les lignes qui ne correspondent pas.

Informations supplémentaires

Description

Rechercher des valeurs dans une liste de données

Montre les méthodes les plus courantes pour rechercher des données à l’aide des fonctions recherche.

FENÊTRES

Renvoie une valeur provenant d’une plage à une ligne ou colonne ou d’une matrice. La fonction recherche comporte deux formes de syntaxe: forme vectorielle et forme matricielle.

RECHERCHEH

Recherche une valeur dans la ligne supérieure d’un tableau ou d’une matrice de valeurs, puis renvoie une valeur dans la même colonne à partir d’une ligne que vous spécifiez dans la table ou le tableau.

RECHERCHEV

Recherche une valeur dans la première colonne d’une matrice de tableaux et renvoie une valeur dans la même ligne qu’une autre colonne de la matrice.

INDEX

Renvoie une valeur ou une référence à une valeur provenant d’un tableau ou d’une plage. Il existe deux formes de fonction INDEX: la forme matricielle et la forme de référence.

MATCH

Renvoie la position relative d’un élément d’un tableau qui correspond à une valeur spécifiée dans un ordre spécifié. Utilisez la fonction EQUIV plutôt qu’une des fonctions RECHERCHE lorsque vous avez besoin de la position d’un élément dans une plage et non de l’élément en tant que tel.

COMPENSE

Renvoie une référence à une plage qui correspond à un nombre déterminé de lignes et de colonnes d’une cellule ou plage de cellules. La référence qui est renvoyée peut être une cellule unique ou une plage de cellules. Vous pouvez spécifier le nombre de lignes et de colonnes à renvoyer.

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